CONVINUS Global Mobility Alert - Week 7.2024

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AUS DER PRAXIS Im ersten Fall («Remote Work mit vorwiegender Tätigkeit am ausländischen Wohnort») muss abklärt werden, ob das Unternehmen für die Abführung und den Einbehalt der Lohnsteuern des hauptsächlich im Ausland arbeitenden Mitarbeiters verantwortlich ist. Dies dürfte in den meisten Ländern der Fall sein. So sehen mittlerweile beispielsweise Frankreich, Italien, Polen oder auch Grossbritannien den verpflichtenden Einkommenssteuerabzug vom Lohn vor. Aufgrund der Komplexität und der länderspezifischen Besonderheiten ist dies in den meisten Fällen nicht allein durch den ausländischen Arbeitgeber zu bewerkstelligen, sondern benötigt die Hilfe eines erfahrenen internationalen Payroll-Providers, der nicht nur die ausländischen Lohnabrechnungen erstellt, sondern auch die Registrierung bei den Steuerbehörden und die monatliche Berechnung der Steuerbelastung vornimmt. Für die vereinzelten Arbeitstage in der Schweiz ist aufgrund des im Beispiel vorliegenden Schweizer Arbeitgebers für jeden Schweizer Arbeitstag die Schweizer Quellensteuer zu berechnen und an das zuständige Quellensteueramt abzuführen. Um die Schweizer Quellensteuern und die am ausländischen Wohn- und Arbeitsort geschuldeten Steuern zu koordinieren, müssen die jeweiligen länderspezifischen Regelungen beachtet werden. So kann es je nach Länderkonstellation zu unterschiedlichen Verfahren kommen (z.B. monatlicher Abzug der effektiven Schweizer Quellensteuern, Definition eines pauschalen Quellensteuerabzugs und Korrektur am Jahresende, Abzug der effektiven Quellensteuern am Jahresende). Die Vermeidung der steuerlichen Doppelbelastung erfolgt aufgrund des erheblichen Aufwandes und der gesetzlichen Vorgaben nur in den wenigsten Fällen über die Payroll (z.B. Deutschland). In vielen Fällen sehen wir die Richtigstellung erst im Rahmen der jährlichen Einkommenssteuererklärung (z.B. Frankreich, Polen oder Grossbritannien). Version II: Remote Work als kurzzeitige Tätigkeit im Ausland Wenn Remote Work hingegen nur eine kurzzeitige Tätigkeit im Ausland ist und der Mitarbeiter für einige Tage, Wochen oder auch Monate ins Ausland geht, sind Unternehmen tendenziell sehr daran interessiert, die ausländische Steuerpflicht zu vermeiden, um den administrativen Aufwand zu minimieren. 10 convinus.com
AUS DER PRAXIS Die Vermeidung der ausländischen Steuerpflicht gelingt bei kurzzeitigen Auslandseinsätzen meistens, wenn alle Aspekte der sogenannten 183-Tage-Regelung aus den jeweiligen Doppelbesteuerungsabkommen (DBA) beachtet werden. Diese besagt vereinfacht, dass Sich der Mitarbeiter nicht mehr als 183 Tage pro Kalenderjahr bzw. 12-Monats-Periode im betreffenden ausländischen Staat aufhalten darf; keine Kosten von der ausländischen Organisation übernommen werden dürfen (auch keine Teilkosten wie z.B. Verpflegung oder Unterkunft); keine Gehaltsauszahlung im Ausland erfolgen darf. Zudem darf im Ausland kein faktischer bzw. wirtschaftlicher Arbeitgeber vorliegen. Die Definition dieses theoretischen Konstrukts ist länderspezifisch. Die steuerliche Komplexität ist auch der Hintergrund, warum Unternehmen «Remote Work» oftmals zeitlich (z.B. bis zu 30 Tage) und örtlich (z.B. nur in Staaten mit Doppelbesteuerungsabkommen) einschränken. Aus der Sicht der Payroll- und HR-Abteilungen ist dies verständlich, da kurzzeitiges Arbeiten im Ausland auf Wunsch des Mitarbeiters mit erheblichen Abklärungen seitens der Personalabteilungen, administrativen Aufwand und auch wesentlichen steuerlichen Aspekten einhergehen kann, um es rechtskonform zu gestalten. Remote Arbeit bleibt zweifellos eine komplexe Angelegenheit. Dennoch ist es lohnend, sich intensiv mit diesem Thema auseinanderzusetzen. Einerseits ermöglicht es das Finden von qualifizierten Fachkräften im Ausland, andererseits bietet es Unternehmen die Möglichkeit, sich als fortschrittliche Arbeitgeber mit entsprechenden Vorteilen für ihre Mitarbeiter zu positionieren. Die ermutigende Nachricht ist, dass die Erfahrungen mit Remote Arbeit in den letzten Jahren erheblich gewachsen sind. Durch die Unterstützung qualifizierter Berater können Unternehmen genau herausfinden, ob und wie Remote Arbeit in ihrem Unternehmen umgesetzt werden kann. Teil 1: Eine Frage der Definition - Was ist Remote Work überhaupt? Teil 2: Sozialversicherungen bei Remote Work mit Auslandsbezug Teil 3: Steuern bei Remote Work bei Remote Work mit Auslandsbezug Teil 4: Arbeitsbewilligungen für internationales Remote Work Teil 5 (Monthly Special): Detaillierte Praxisfälle von Remote Work für Personalabteilungen in Bezug auf Steuern, Sozialversicherungen, Arbeitsbewilligungen, Payroll und Arbeitsverträge 11 convinus.com
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