anexos al pliego de.. - Copnia

carta,Papel tamaño oficio,Marcadores de tinta indeleble y borrables ,Lápices, Lapiceros
,Carpetas ,Programa del evento, Libretas de apuntes , Porta escarapelas ,
CDS, Duplicación de material (Fotocopias) , Memorias USB
8. Otros Servicios a Cargo de EL CONTRATISTA
8.1 Elaboración de memorias del evento: Para lo cual debe:Grabar en medio magnético y
video, registrar, transcribir, redactar, editar, corregir estilo, diseñar y entregar en formato
digital memorias del evento de acuerdo al material que se presente durante el mismo y
las especificaciones particulares de cada evento, indicadas por EL SUPERVISOR,
8.2 Grabar en audio y video de conferencias, paneles, presentación de programas,
trabajo de redes y cierre del evento
8.3 Realizar la contratación del profesional que realizará las memorias, previa aprobación
por parte del SUPERVISOR
8.4 Elaboración e instalación de pendones
8.5 Organizar mesas y sitios de recepción y registro
8.6 Apoyo a los conferencistas y expositores en sus exposiciones.
8.7 Diseño, instalación y atención de stands
8.8 Organizar a solicitud del COPNIA actos de protocolo y apoyo a conferencistas
relacionados con el evento. Se consideran eventos protocolarios y de apoyo a
conferencistas del evento aquellas necesidades que se encuentran por fuera de la
realización del evento y que implican la prestación de servicios alimentarios, logísticos o
de recreación a los conferencistas o personas relacionadas, que en todo caso forme parte
del objetivo de la realización del evento y que estén autorizados por el COPNIA.
8.9 Hacer el envío oportuno de los materiales que se requieren para el desarrollo del
evento
9. Otros requerimientos
9.1 Las alternativas de cotización deben ser siempre comparables y estar en el mismo
rango de precios.
9.2 EL CONTRATISTA debe negociar con el hotel seleccionado el cobro de no shows de
acuerdo con los tiempos señalados en las obligaciones de este contrato, señalando que
los eventos podrán variar en sus condiciones dentro de los tres (3) días anteriores a la
realización del mismo
9.3 El COPNIA podrá solicitar cotizaciones cuando lo considere conveniente y serán
tenidas en cuenta en la selección
10. Especificaciones Generales
10.1 Una vez las dependencias expidan una solicitud de servicio EL CONTRATISTA deberá
presentar (3) tres cotizaciones en un plazo máximo de cinco (5) días hábiles, para la
realización de la actividad. La cotización deberá ser aprobada por EL SUPERVISOR. En
ningún caso el COPNIA quedará comprometido a aceptar la cotización presentada por EL
CONTRATISTA. En todo caso, primará la cotización que presente mejor relación entre
valor y la calidad del servicio o bien.Las cotizaciones podrán hacerse a partir de la
iniciación del contrato de conformidad con la programación de eventos e instrucciones
que imparta EL SUPERVISOR, no serán requeridas cuando se trate de precios regulados y
serán válidas durante la vigencia que se establezca en ellas, en tal sentido podrán servir
de soporte para varios eventos.El COPNIA podrá solicitar cotizaciones cuando lo considere
conveniente y serán tenidas en cuenta al momento de su elección.En ningún caso el
COPNIA quedará comprometido a aceptar la cotización presentada por EL CONTRATISTA