respuesta a observac.. - Copnia

RESPUESTA A LAS OBSERVACIONES PRESENTADAS AL INFORME DE EVALUACION
DE OFERTAS
SELECCIÓN ABREVIADA DE MENOR CUANTIA SA-MC-04-2013
“PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE ORGANIZACIÓN Y OPERACIÓN LOGÍSTICA
PARA LA REALIZACIÓN DE LOS EVENTOS DE BIENESTAR Y CAPACITACIÓN
DEL COPNIA, PARA LA VIGENCIA 2013”
18 de Abril de 2013
OBSERVACIONES PRESENTADAS POR ÓPTIMA TM S.A., RECIBIDA EL 12 DE
ABRIL DE 2013 RADICADA BAJO EL NÚMERO NAL-CR-2013-01217
OBSERVACIÓN No.1
“Hemos revisado el informe de evaluación de ofertas puesto a
consideración en la página web y estando dentro de los
términos del cronograma nos permitimos hacer muy
respetuosamente las siguientes observaciones:
Para aplicar los pliegos de condiciones hay que tener presente
que estos deben ser claros y de fácil compresión. NUNCA
pueden dar para una doble interpretación.
Ahora, cuando en el pliego de condiciones no existe claridad la
interpretación debe hacerse de manera literal y teniendo
presente que favorezca la habilitación de los oferentes.
Sobre esa base, se puede concluir que en el pliego de
condiciones, EN SU PÁGINA 19, se establece sobre el
Indicador de Riesgo lo siguiente:
Indicador De
Riesgo
Activos Fijos / Patrimonio
Neto
Igual o Inferior al 5%
del Total del
Patrimonio del
Oferente
Como vemos el Pliego de Condiciones de manera CLARA dice
que EL 5% es del total del patrimonio del oferente.
Aparentemente se podría pensar que hay contradicción. Pero,
lo que realmente sucede es que el PLIEGO de CONDICIONES
es sumamente CLARO.
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DE OFERTAS
RESPUESTA No.1
Siendo así, el resultado que se pide del 5% es sobre EL
TOTAL DEL PATRIMONIO del oferente Entonces,
714.940.089 / 16.471.727.225 es igual a 0,04, lo es inferior al
5% exigido en el Pliego.
ACTIVO FIJO 714.940.089 0,04
EL TOTAL DEL PATRIMONIO 16.471.727.225
Aplicando EL PLIEGO DE CONDICIONES, página 19, que es
sobre EL TOTAL DEL PATRIMONIO, el resultado es 4%.
De esta forma, solicitamos muy respetuosamente que en
aplicación del pliego de condiciones la propuesta presentada
por OPTIMA TM sea habilitada y se continúe con el proceso de
evaluación que concluirá en la adjudicación”.
Respecto a la observación presentada frente al informe de evaluación del proceso
SA-MC-04-2013, queremos manifestarles que la misma no es procedente ya que
como ustedes lo mencionan, el pliego de condiciones fue claro al señalar en el punto
21.1.2.1, que el “indicador de riesgo” se calcularía con base en el valor de los activos
fijos y del patrimonio neto (subrayado fuera de texto) del oferente.
En el marco de las normas de presentación y registro de información financiera
aplicable en Colombia, el Patrimonio es uno de los elementos básicos de los Estados
Financieros, y este se define como el valor residual de los activos del ente económico,
después de deducir todos sus pasivos.
Si analizamos la información presentada en el anexo 6 de la propuesta, y de forma
adicional, el anexo aclaratorio de los Estados Financieros enviado por correo
electrónico al COPNIA el día miércoles 10 de abril de 2013, encontramos que en
ambos documentos el valor del Patrimonio registrado por la empresa OPTIMA TM S.A.,
para el año terminado a 31 de diciembre de 2012, fue de siete mil cuatrocientos
noventa y nueve millones ochocientos cuarenta y dos mil novecientos cuarenta y ocho
pesos ($7.499.842.948) pesos. Esta cifra corresponde a la diferencia existente entre el
activo total del ente de $16.471.727.225 y el pasivo total de $ 8.971.884.277.
De acuerdo con lo ya expuesto, no es posible inferir que el patrimonio de la empresa
OPTIMA TM S.A., sea equivalente en magnitud al valor de su activo total, ya que
como muestran las cifras y anexos financieros aportados al proceso de evaluación, la
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DE OFERTAS
empresa a diciembre 31 de 2012 registraba un pasivo total de $ 8.971.884.277, el
cual debe ser obligatoriamente descontado para obtener el valor patrimonial neto del
ente. En consecuencia, el COPNIA no realizará ninguna modificación al Anexo
Financiero Definitivo para el proponente ÓPTIMA TM. S.A.
OBSERVACIONES PRESENTADAS POR LA FUNDACION WAYS OF HOPE,
RECIBIDA EL 16 DE ABRIL DE 2013 RADICADA BAJO EL NÚMERO NAL-CR-2013-
01260
OBSERVACIÓN No.2
RESPUESTA No. 2
“De forma atenta anexamos correo enviado NOTIFICANDO A
LA ENTIDAD los datos de Contacto de la entidad, Lo anterior
dado que estamos renovando la página web de la
FUNDACIÓN; De antemano agradecemos la oportunidad de
participar en este proceso de selección.
Para los fines pertinentes al Proceso de selección abreviada de
Mínima Cuantía No. SA-MC-04-2013. con objeto:
PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE ORGANIZACIÓN Y
OPERACIÓN LOGÍSTICA PARA LA REALIZACIÓN DE LOS
EVENTOS DE BIENESTAR Y CAPACITACIÓN DELCOPNIA,
PARA LA VIGENCIA 2013. presentamos a continuación
nuestros datos de contacto. (…)”
No es clara la observación, el COPNIA realiza la publicación de todos los procesos de
selección que adelanta, tanto en la página de contratación del COPNIA
www.copnia.gov.co como en la página del SECOP - Contratación Pública
www.contratos.gov.co/entidades/entLogin.html
OBSERVACIONES PRESENTADAS POR 1A EVENTOS INTERNACIONALES
GRUPO COMPUSISER LTDA., RECIBIDA EL 16 DE ABRIL DE 2013 RADICADA
BAJO EL NÚMERO NAL-CR-2013-01261
OBSERVACIÓN No.3
Una vez analizadas las evaluaciones publicadas en el SECOP
el día 11 de abril de 2013 y encontrándonos dentro del término
establecido en el cronograma, nos permitimos presentar las
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DE OFERTAS
siguientes observaciones, para que sean estudiadas y tenidas
en cuenta por la entidad, modificando la evaluación de acuerdo
con las siguientes acotaciones:
A NUESTRA PROPUESTA:
De acuerdo con el numeral 2.2 CAPACIDAD FINANCIERA, la
entidad establece: "Se realiza atendiendo lo descrito en el
numeral 21.1.2 del Pliego de Condiciones, para lo cual se
solicitaron aclaraciones a los oferentes, tal y como se- indica en
el numeral 3 del presente documento. No obstante los
documentos allegados, los proponentes no cumplen con la
totalidad de los indicadores financieros establecidos en el
numeral 21.1.2 del Pliego de Condiciones; en consecuencia,
NO se HABILITAN sus propuestas para continuar con el
análisis de los demás criterios de verificación y evaluación, en
concordancia con lo dispuesto en el inciso final del citado
numeral, que indica: "En caso de que la propuesta no cumpla
con alguno de los indicadores mencionados, será considerada
como NO HABILITADA y no podrá seguir en el proceso de
selección/'(Ver Anexo de calificación financiera adjunto).
PROPONENTES NO HABILITADOS FINANCIERAMENTE:
> OPTIMA TMS.A.
> SPHERA PRODUCCIONES S.A
> 1A EVENTOS INTERNACIONALES GRUPO COMPUSISER LTDA"
Revisada la calificación financiera adjunta a las evaluaciones,
observamos que:
1) Numeral 21.1.2.1. INDICADORES FINANCIEROS:
Se estableció de manera taxativa que: "Los proponentes
acreditarán mediante el RUP vigente, los requisitos habilitantes
de la Capacidad Financiera. (...) Los certificados RUP
expedidos en atención a la información verificada con los
requisitos del Decreto 1464 de 2010, serán aceptados por el
COPNIA, mientras continúe vigente la transición del artículo
6.4.6 del Decreto 734 de 2012. El COPNIA se hará cargo de la
verificación de la información que no se encuentre contenida en
el RUP y que sea requerida por el Decreto 734 de 2012 hasta
tanto el proponente actualice o ajuste la información. La
información que se encuentre en firme dentro del RUP y que
esté registrada de acuerdo con lo establecido en el Decreto
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DE OFERTAS
1464 de 2010, tendrá todos los efectos legales, hasta tanto
quede en firme la renovación o actualización registrada bajo el
régimen del Decreto 734 de 2012. Si el proponente ya cumplió
con su actualización en virtud de lo señalado en el artículo
6.2.2.4 del Decreto 734 de 2012 para verificar la capacidad
financiera con corte al 31 de Diciembre de 2011 y ésta
información se encuentra en firme, bastará con la presentación
del RUP. En aquellos casos en que en el RUP del proponente
no conste la información del año 2011 o que se encuentre
dentro del proceso de transición del Artículo 6.4.6 y en el
parágrafo transitorio del artículo 6.1.3.4 del Decreto 734 de
2012, deberá allegar una certificación firmada por el
Representante Legal, el Contador Público y/o el Revisor Fiscal
para empresas que se encuentran obligados a tenerlo, en la
cual se certifique las cifras utilizadas para el cálculo y el valor
de cada uno de los indicadores solicitados por el COPNIA, de
conformidad con lo establecido en el Decreto 734 de 2012.
Para tal efecto se solicita a los proponentes diligenciar el
FORMATO "INDICADORES FINANCIEROS", Anexo No.6,
adjunto.
De acuerdo a lo anterior, la entidad solicito el RUP con corte a
31 de diciembre de 2011, razón por la cual los datos que se
relacionaron en el respectivo anexo No. 6 correspondían al año
2011, teniendo en cuenta que los indicadores de acuerdo a
este requerimiento debían ser año 2011 y 2010, ya que
contablemente se toman los indicadores del año solicitado y el
año inmediatamente anterior presentamos las siguientes
observaciones a nuestros indicadores de acuerdo con la
evaluación financiera obtenida así:
Solicitamos a la entidad modificar nuestro indicador y
habilitarnos, puesto que de acuerdo con la aclaración realizada,
cumplimos con lo señalado en los pliegos de condiciones.
Nuestra solicitud se encuentra amparada bajo la normatividad
del Decreto 734 de 2012 en su numeral 2.7 del Artículo 6.2.2.4,
el cual señala lo siguiente: "2.7 Indicador Crecimiento EBITDA:
EBITDA del último año sobre el EBITDA del año
inmediatamente anterior."
En términos relativos, tal como se estableció en la citada
norma, este indicador informa sobre cuánto representa el
EBITDA del último año (Para el caso que .nos aplica y de
acuerdo al pliego de condiciones año 2011) frente al EBITDA
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DE OFERTAS
RESPUESTA No.3
del período inmediatamente anterior (Para el caso que nos
aplica y de acuerdo al pliego de condiciones año 2011).
Solicitamos ajustar el indicador mencionado, ya que de
acuerdo a la formula presentada en las evaluaciones ustedes
aplican al resultado un menos uno (-1) y toman los datos del
año 2012, los cuales no aplican para el presente proceso.
Finalmente, solicitamos a la entidad ceñirse estrictamente a los
pliegos de condiciones, toda vez que estos son ley para las
partes, y es de obligatorio cumplimiento los datos en el
contenido tanto para los oferentes como para los comités
evaluadores.
Hacemos un llamado a la entidad, para que clarifique lo
expuesto, basados en los principios que rigen la contratación
estatal como lo son el principio de transparencia, igualdad y
economía; y realmente se realice una evaluación objetiva de
las propuestas presentadas, ya que no es claro el por qué las
tres empresas habilitadas no cumplen precisamente con los
mismos indicadores, todo apunta a que se realizó una
calificación errónea.
Se acepta la observación. Ver Anexo Financiero Definitivo al Informe de Evaluación
de las Ofertas.
OBSERVACIÓN No.4
OBSERVACIONES A LA EMPRESA OPTIMA TM
Estableció la entidad en el numeral 21.3 Evaluación de las
propuestas: Literal B. Coordinación de eventos - Valor
agregado 2: "Si los dos (2) coordinadores. Acreditan título
profesional y capacitación en temas relacionados con planes
de emergencia y/o seguridad preventiva, en instituciones
autorizadas para ello"
De acuerdo con la información aportada para el coordinador 2
el Sr. Alberto Gómez Ríos, aporta a folio 55 y 56 de la
respectiva propuesta el histórico de notas, pero en ningún otro
folio aporta el respectivo diploma el cual acredite su título como
profesional.
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DE OFERTAS
RESPUESTA No.4
De igual manera con la información aportada para el
coordinador 3 el Sr. Pedro Sarmiento, no aporta entre los folios
140 al 146 de la respectiva propuesta el respectivo diploma el
cual acredite su título como profesional.
Por último el coordinador 4 el Sr. Juan David Herrera, en
ningún folio de la propuesta aporta el respectivo diploma el cual
acredite su título como profesional.
Razón por la cual solicitamos, se califique a este proponente
con 10 puntos de acuerdo a lo establecido en el pliego de
condiciones, el cual específico: "Si un (1) coordinador acredita
título profesional y capacitación en temas relacionados con
planes de emergencia y/o seguridad preventiva, en
instituciones autorizadas para ello", lo anterior debido a que
dicho documento se debía aportar al momento de presentar la
respectiva propuesta, teniendo en cuenta que los valores
agregados constituyen factor de calificación.
No es de recibo la observación. Por economía procesal no se continúa con el proceso
de calificación y otorgamiento de puntajes por concepto de valores agregados, toda
vez que ninguna de las ofertas que se presentaron dentro del proceso de selección,
cumple con la totalidad de requisitos habilitantes exigidos en el Pliego de
Condiciones.
OBSERVACIÓN No.5
RESPUESTA No.5
Se adjunta a folio 139 una certificación laboral de la empresa
DUBRAN S.A., donde certifican que el señor JUAN DAVID
HERRERA, laboró desde el 1 de septiembre hasta el 31 de
marzo de 2013, con fecha de solicitud 11 de marzo de 2013.
Solicitamos no sea tenida en cuenta dicha certificación, toda
vez que por regla general y siendo de voz populi, las
certificaciones siempre se expiden con fecha posterior a la
ejecución del contrato, obra o labor.
No se acepta la observación. Por economía procesal no se continúa con el proceso
de calificación y otorgamiento de puntajes por concepto de valores agregados, toda
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DE OFERTAS
vez que ninguna de las ofertas que se presentaron dentro del proceso de selección,
cumple con la totalidad de requisitos habilitantes exigidos en el Pliego de
Condiciones.
OBSERVACIÓN No.6
RESPUESTA No.6
“OBSERVACIONES SPHERA PRODUCCIONES S.A.
A folio 157, adjuntan un documento de compromiso del 100%
de ejecución, el cual debía estar firmado por la Sra. DIANA
MALAGÓN.
En razón a que dicho documento no se encuentra debidamente
suscrito, solicitamos a la entidad aplicar lo establecido en el
numeral 20 CAUSALES DE RECHAZO, subnumeral 20.2
Cuando, no se oferte o no se cumpla con alguna de ías
especificaciones técnicas establecidas.
Siendo nuestro único interés, de que nuestras observaciones
sean tenidas en cuenta, para garantizar a la administración, la
aplicación de los principios de igualdad, moralidad, eficacia,
economía, celeridad, imparcialidad, publicidad, eficiencia,
equidad, transparencia, responsabilidad y control social, en
cumplimiento con lo establecido en las normas vigentes.”
Se observa que el Representante Legal de la firma proponente está validando la
información. No obstante, por economía procesal no se continúa con el proceso de
calificación y otorgamiento de puntajes por concepto de valores agregados, toda vez
que ninguna de las ofertas que se presentaron dentro del proceso de selección,
cumple con la totalidad de requisitos habilitantes exigidos en el Pliego de
Condiciones.
OBSERVACIONES PRESENTADAS POR SPHERA PRODUCCIONES S.A.,
RECIBIDA EL 16 DE ABRIL DE 2013 RADICADA BAJO EL NÚMERO NAL-CR-2013-
01262
OBSERVACION No.7
“Encontrándonos en el plazo para hacer las observaciones al
informe preliminar de evaluación del proceso SÁ-MC-04-de
2013, nos permitirnos manifestar Lo siguiente:
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En el numeral 21.1.2. CAPACIDAD FINANCIERA dice
textualmente "El análisis financiero de las propuestas, no da
derecho a la asignación de puntaje, pero será factor para
determinar si habilita las propuestas: Él análisis se efectuará
con la información financiera aportada en el Registro Único
de Proponentes de la Vigencia 2011 o 2012 los cuales
deben ser cumplidos en su totalidad.
Luego, en el numeral 21.1.2.1. INDICADORES FINANClEROS
dice textualmente: "Los proponentes acreditarán mediante el
RUP vigente, los requisitos habilitantes de la Capacidad
Financiera''.
Los proponemos inscritos en el Registro Único de
Proponentes bajo el régimen del Decreto 1464 do 2010, al
momento de cumplir su obligación de renovación del
registro, deben ajustarse a lo establecido en el Decreto 734
de 2012.
Los certificados RUP expedidos en atención a la
información verificada con los requisitos del Decreto 1464
de 2010, serán aceptados por el COPNIA, mientras
continúe vigente la transición del artículo 6.4.6 del Decreto
734 de 2012.
La información que se encuentre en firme dentro del RUP y
que esté registrada de acuerdo con lo establecido en el
Decreto 1464 de 2010, tendrá todos los efectos legales,
hasta tanto quede en firme la renovación o actualización
registrada bajo el régimen del Decreto 734 de 2012.
Si el proponente ya cumplió con su actualización en virtud de lo
señalado en el artículo 6.2.2.4 del Decreto 734 de 2012 para
verificar la capacidad financiera, con corte al 31 de Diciembre
de 2011 y ésta información se encuentra en firme, bastará
con la presentación del RUP. En aquellos casos en que en el
RUP del proponente no conste la información del año 2011 o
que se encuentre dentro del proceso de transición del Artículo
6.4.6. y en el parágrafo transitorio del artículo del Decreto 734
de 2012, deberá allegar una certificación, firmada por su
Representante Legal, el Contador Publico y/o el Revisor Fiscal
para empresas que se encuentran obligados a tenerlo, en la
cual se certifique las cifras utilizadas para el cálculo y el valor
de cada uno de los indicadores solicitados por el COPNIA, de
conformidad con lo establecido en el Decreto 734 de 2012.
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Para tal efecto se solicita a los proponentes diligenciar el
FORMATO "INDICADORES FINANCIEROS" Anexo No.6,
adjunto.”
Solicitamos respetuosamente a la entidad, revisar nuevamente
nuestra propuesta, puesto que en los pliegos, de condiciones
en el numeral 21.1.2 decía que el análisis financiero se haría
con la Información reportada en el RÜP con corte a 2011 o a
2012, por esta razón nuestra compañía presentó la propuesta
diligenciando el anexo 6 con la Información financiera a 2011,
la cual se encontraba vigente y en firme, cumpliendo con la
totalidad de los Indicadores financieros solicitados, y
amparados también en el período de transición del cual habla
el decreto 734 de 2012, puesto que la fecha de renovación de
nuestro RUP es en el mes de Septiembre de 2013, tal y como
se puede constatar en el RUP aportado con la propuesta.
En el período establecido en los pliegos de condiciones para
que la entidad solicite subsanar o aclarar cualquier información,
nos hicieron el requerimiento de que se diligenciara el anexo 6,
pero esta vez con la Información con corle a 31 de Diciembre
de 2012; con el fin de no incurrir en una causal de rechazo de
la propuesta al no responder los requerimientos hechos por la
entidad, remitimos la información solicitada, pero no
entendemos como fuimos evaluados financieramente con esta
última información, y no con la adjunta en nuestra propuesta
correspondiente al año 2011, la cual era permitida según los
pliegos de condiciones.
Si nos remitimos al anexo 6 adjunto en los pliegos de
condiciones definitivos, podemos observar que el indicador de
crecimiento del EBITDA, solicitado, se calculaba con el EBITDA
del año 2011 / el EBITDA del 2010, tal y como aparece en la
fórmula, y con la Información de estos dos años nuestra
empresa cumplía con el Indicador,
Teniendo en cuenta que los pliegos de condiciones de un
proceso son la guía que tiene un proponente para elaborar su
propuesta, y que posterior al cierre no se le pueden hacer
modificaciones de este documento, solicitamos que nuestra
propuesta sea habilitada financieramente, y que se continúe
con el proceso de verificación de los demás aspectos de la
propuesta.”
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RESPUESTA No.7
Se acepta la observación. Ver Anexo Financiero Definitivo al Informe de Evaluación
de las Ofertas.
Atentamente,
(Original Firmado)
LUZ MARINA RESTREPO TREJOS
Subdirectora Administrativa y Financiera
(Original Firmado)
Revisó Aspectos Técnicos: DIEGO FERNANDO BRIÑEZ HERNÁNDEZ
Profesional de Gestión Administrativa
(Original Firmado)
Revisó Aspectos Financieros: FRANCISCO LUIS VALENCIA CARVAJAL
Profesional de Gestión de Contabilidad
(Original Firmado)
Revisó Aspectos Jurídicos: NUBIA ROCÍO POVEDA PARRA
Profesional de Gestión de Contratación
Valbuena
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