anexos al pliego de.. - Copnia

ANEXO 2
FICHA TECNICA
SELECCIÓN ABREVIADA DE MENOR CUANTÍA
SA-MC-02-2013
“Prestación de servicios de organización y operación logística para la realización de
los eventos de bienestar y capacitación del COPNIA, para la vigencia 2013”.
CARACTERISTICAS DEL SERVICIO C N.C
1. Asistencia del Personal al Evento
1.1 Base de datos de asistentes: EL CONTRATISTA conformará una base de datos con la
lista de probables asistentes a invitar, y datos de contacto que le suministrará EL
SUPERVISOR con una antelación de al menos una semana antes de la fecha inicial del
evento y será el punto de partida del mismo, por lo cual debe estar acompañada de la
orden de servicio y la programación que realizará el COPNIA. La base de datos debe
mantenerse actualizada y debe ser entregada al concluir el evento. Por excepción podrán
convocarse reuniones con antelación de 3 días cuando impliquen una logística menor
1.2 Invitaciones o convocatoria: EL CONTRATISTA para la divulgación y promoción del
evento, elaborará según modelo, medio, e instrucciones que le entregue el COPNIA a
través de EL SUPERVISOR con la misma anticipación señalada en la viñeta anterior, las
invitaciones o convocatoria para participar en el evento y las remitirá a los destinatarios
por entrega personal, correo electrónico, según el caso
1.3 Confirmación: EL CONTRATISTA utilizando un medio efectivo de comunicación
confirmará la asistencia y reportará la situación definitiva al supervisor una (1) semana
después de recibir la orden de servicio, para que éste autorice la continuación del
proceso, lo cual podrá hacer en caso de no recibir ninguna observación en el término de
dos (2) días hábiles.
1.4 Una vez se inicie el proceso de confirmación, EL CONTRATISTA diariamente debe
enviar el reporte de asistentes confirmados.
1.5 Itinerarios de viaje y agenda: Con los asistentes confirmados que tengan sede
diferente a la del evento EL CONTRATISTA coordinará el itinerario de viaje y agenda de
manera que teniendo en cuenta las distancias de viaje, rutas y horarios de los medios de
transporte, los asistentes lleguen oportunamente antes de la iniciación del evento y
regresen en el vuelo más cercano a la finalización del mismo o a más tardar al día
siguiente de la culminación del evento. De igual manera, tomará la información de los
materiales que requieran los conferencistas y expositores para sus intervenciones
1.6 Registro de asistentes: EL CONTRATISTA efectuará el registro de los asistentes en el
sitio del evento, para lo cual dispondrá de personal suficiente, como mínimo dos (2)
personas y los equipos necesarios, para que esta labor sea ágil y no llegue a causar
demoras en la iniciación del evento. El registro incluirá al menos datos de nombre del
participante, institución y/o entidad, cargo, dirección, teléfono, fax, departamento,
municipio y correo electrónico

1.7 Identificación: EL CONTRATISTA elaborará las escarapelas según modelo e
instrucciones que le suministre el COPNIA a través del SUPERVISOR, en todo caso estará a
su cargo la marcación de las mismas y las entregará a los asistentes en el momento del
registro
1.8 Certificados de asistencia: Con base en su lista de registro EL CONTRATISTA, elaborará
y tramitará la firma de los certificados de asistencia al evento, según modelo que le
suministre el COPNIA a través de EL SUPERVISOR y dispondrá de los mismos para la
entrega a los asistentes en la sesión final del evento
2. Transporte
2.1 Transporte local: EL CONTRATISTA dispondrá de acuerdo con el evento los servicios
de transporte local para trasladar al personal asistente autorizado (incluyendo
conferencistas y expositores) por EL INTERVENTOR, del aeropuerto al sitio de alojamiento
en el trayecto de ida y regreso o de las sedes de la entidad al sitio de realización del
evento. EL CONTRATISTA también debe disponer del transporte de los asistentes,
conferencistas e invitados, cuando el evento no se desarrolle en el mismo sitio de
alojamiento, es decir, del Hotel al sitio del evento en ida y regreso, con itinerarios que
sean publicitados con la debida antelación y en vehículos de modelos 2010 o más
recientes, cómodos y con capacidad acorde con la cantidad de personas a transportar
3. Alojamiento
3.1 Clase de hoteles: EL CONTRATISTA debe disponer en las ciudades sedes de los
eventos de hoteles clasificados de cuatro (4) estrellas hacia arriba o que en ausencia de la
clasificación de estrellas tenga los mismos servicios y calidad según la resolución No. 657
de abril 8 de 2005 y la resolución 320 del 21 de febrero de 2006 del Ministerio de
Comercio, Industria y Turismo, con sala de Internet y servicio gratuito del mismo; servicio
de llamadas locales, agua en la habitación y desayuno incluido en la tarifa; con check in
desde las 6:00 a.m. y check out no antes de las 3:00 p.m.; servicios de guarda equipajes y
de confirmación de reservas aéreas. Para cada evento presentará tres (3) alternativas de
hotel con las mismas características, para ser comparados por EL SUPERVISOR para la
selección definitiva
3.2 Acomodación: EL CONTRATISTA organizará la acomodación sencilla, twin, o triple,
según instrucciones que imparta el COPNIA, esta se hará con personas del mismo género,
de acuerdo con la lista de confirmaciones y la distribución de las personas será sometida a
consideración del SUPERVISOR, con la debida anticipación al inicio del alojamiento. El
alojamiento se prestará estrictamente durante los días que el beneficiario este dedicado
al evento o hasta el día anterior a la fecha de su vuelo de regreso
3.3 Paquetes hoteleros: EL CONTRATISTA debe ofrecer al COPNIA opciones de paquetes
hoteleros para los asistentes provenientes de lugares diferentes al de la realización de los
eventos, según los lugares nacionales y la programación que para el efecto entregue el
COPNIA
3.4 Contingencias en el alojamiento: Si para la fecha prevista para la realización de un
encuentro, evento o capacitación no hay cupo para la totalidad de asistentes prevista en
un mismo hotel, por falta de gestión del CONTRATISTA, éste debe garantizar, con la
aprobación previa del COPNIA y la autorización a través del SUPERVISOR, el alojamiento
en otros hoteles de características similares al aprobado inicialmente. EL CONTRATISTA
deberá cubrir todos los costos de transporte y todos los gastos adicionales que se
generen por este cambio. En estos casos, el COPNIA no asumirá ningún costo de
alojamiento y alimentación adicional

3.5 Manejo de No shows: EL CONTRATISTA deberá negociar con el Hotel seleccionado
desde un principio el cobro de no shows para evitar penalidades en detrimento del
patrimonio institucional. Si el hotel no accede a las condiciones establecidas, es decir, que
la variación pueda darse dentro de los tres (3) días anteriores al evento, EL CONTRATISTA
debe buscar otros hoteles o estar dispuesto a asumir los costos que se ocasionen.
3.6 Servicios conexos al alojamiento no incluidos: En ningún caso el COPNIA asumirá los
gastos por concepto de minibar, lavandería, llamadas telefónicas a celulares o larga
distancia nacional o internacional, o alimentación diferente a la contratada y no
autorizada, por lo cual EL CONTRATISTA debe informar al hotel, al momento de efectuar
la negociación y a los asistentes del evento, en el momento de realizar el registro
hotelero.
4. Alimentación
4.1 EL CONTRATISTA organizará y pagará el suministro de alimentación (desayuno y cena),
para los asistentes el evento, provenientes de fuera de la ciudad sede. De igual manera
organizará y pagará el suministro de alimentación durante la reunión (refrigerios AM/PM,
y almuerzo), y el suministro de bebidas durante la reunión (Estación de agua, café,
aromáticas y té), cuando ello se requiera por parte del COPNIA. Las comidas tendrán las
siguientes especificaciones de referencia, pero podrán tener cambios por alimentos de
similares características nutricionales y equivalentes a la porción indicada:
4.2 Desayuno: EL CONTRATISTA dispondrá que esta comida se suministre a los
beneficiarios que indique el COPNIA a través del SUPERVISOR, en el sitio de alojamiento,
en los lugares donde el hotel cuente con restaurante o en su defecto en un restaurante
cercano al hotel, en lo posible debe estar incluido en la tarifa del hotel, y contendrá por lo
menos los siguientes elementos: bebida láctea fría o caliente, bebida fría en agua,
proteína, cereal, fruta, mantequilla y mermelada
4.3 Cena: EL CONTRATISTA dispondrá que esta comida se suministre a los asistentes al
evento que indique el COPNIA a través del SUPERVISOR en el sitio de alojamiento con
cargo separado a la tarifa de alojamiento o que se incluya en el paquete seleccionado, y
contendrá por lo menos los siguientes elementos: entrada, fruta, plato fuerte con
proteína, ensalada de verduras o fruta, harina, postre y bebida fría
4.4 Cenas formales: EL CONTRATISTA dispondrá que estas comidas se suministren a los
asistentes del evento los días que indique el COPNIA a través del SUPERVISOR en un
restaurante formal nocturno con cargo separado a la tarifa de alojamiento de acuerdo
con el menú y servicios con que cuente éste, para lo cual el CONTRATISTA deberá
presentar cinco (5) opciones de diferentes restaurantes en la ciudad donde se vaya a
realizar el evento
4.5 Almuerzo de evento de capacitación: EL CONTRATISTA dispondrá que esta comida se
suministre a los asistentes que indique el COPNIA a través del SUPERVISOR en el espacio
dispuesto como restaurante en un área exclusiva para la entidad, y tendrá las siguientes
especificaciones, contendrá por lo menos los siguientes elementos: entrada, fruta, plato
fuerte con proteína, ensalada de verduras o fruta, harina, postre y bebida fría.
4.6 Almuerzo de evento de bienestar: EL CONTRATISTA dispondrá que estas comidas se
suministren a los asistentes de los eventos que indique el COPNIA a través del
SUPERVISOR, en restaurantes campestre o formales de acuerdo a la disponibilidad de
cada una de las ciudades donde se encuentran las oficinas seccionales del COPNIA, con el
menú y servicios con que cuente éste, para lo cual el CONTRATISTA deberá presentar
cinco (5) opciones de diferentes restaurantes en la ciudad donde se vaya a cada evento.

El restaurante deberá contar con los siguientes espacios y servicios
4.7 Brindar el servicio a funcionarios del COPNIA en un Restaurante Campestre ubicado a
las afueras de la ciudad de realización del evento
4.8 Reservar para el COPNIA el espacio físico para el día del evento, desde las 11:00 AM
hasta las 7:00 PM acorde con la necesidad, y con capacidad para las personas asistentes
4.9 Salón amplio y privado para realizar el almuerzo, dentro del mismo restaurante, que
incluya la dotación completa del salón como mesas, sillas, manteles y menaje, con buena
ventilación e iluminación. Se requiere la mayor comodidad para los participantes. Debe
tener la capacidad necesaria para el número de participantes a cada evento.
4.10 Garantizar privacidad para los funcionarios del COPNIA durante el evento.
4.11 Suministrar un grupo musical de Bienvenida (mínimo 2 horas), en los eventos que
el COPNIA así lo requiera a través del SUPERVISOR del contrato.
4.12 Ofrecer una actividad de recreación incluyendo la logística y el personal suficiente,
para realizar la actividad (Carrera de Observación), en aquellos eventos en los que el
COPNIA así lo requiera a través del SUPERVISOR del contrato
4.13 Suministrar un Dj con sonido profesional (tipo de música sugerida por el COPNIA) en
un espacio amplio y cómodo, para aquellos eventos que el COPNIA lo requiera a través
del SUPERVISOR del contrato
4.14 Garantizar zona de parqueo gratuito, para los asistentes que se desplacen en
vehículo particular
4.15 Disponer de personal suficiente para atender el evento, garantizando como mínimo
un (1) mesero por cada quince (15) personas
4.16 Suministrar los talonarios, tickets, manillas o valeras para reclamar las entradas, los
almuerzos y las bebidas de cada asistente al evento, que permita registrar y llevar el
control de las entregas de lo contratado
4.17 Verificar, previo al evento y junto con el supervisor del contrato, el orden y los
horarios de las actividades y las comidas, que permitan cumplir con los tiempos
proyectados para cada actividad.
4.18 Garantizar la excelente calidad, frescura y buen estado de los alimentos y las bebidas
suministradas, así como la calidad de los servicios adicionales contratados
4.19 El COPNIA no reconocerá consumos adicionales que realicen los asistentes al evento,
no incluidos o autorizados en la presente contratación o por el SUPERVISOR, de realizarse
consumos adicionales deberán ser cancelados de inmediato, por el funcionario que los
solicite
4.20 Refrigerios (AM/PM): EL CONTRATISTA dispondrá que estos se suministren, en el
espacio dispuesto o en el mismo salón del evento, si fuera necesario y estará compuesto
por bebida y producto de panadería o fruta
4.21 Estación de bebidas: EL CONTRATISTA dispondrá y pagará, cuando el COPNIA lo
solicite a través del SUPERVISOR, una estación de bebidas en sitio anexo al salón de
reuniones que suministre agua, café, té, o aromáticas para los asistentes.
4.22 Alternativas: EL CONTRATISTA deberá presentar al SUPERVISOR mínimo tres (3)
opciones de menú por día, para cada comida, con una semana de antelación a la fecha
prevista para la realización del evento, con el fin de seleccionar la opción que el COPNIA
considere más apropiada.

5. Infraestructura Física y Mobiliario
5.1 Espacio físico: EL CONTRATISTA deberá gestionar el/los espacios físicos cómodos
necesarios, de acuerdo con los requerimientos del formato de solicitud de eventos y
considerando el número de personas a participar. Debe proveer un área suficiente que
permita trabajar en grupos, mesa redonda, aula o auditorio; con iluminación natural o
artificial suficiente; ventilación incluyendo aire acondicionado, cuando sea necesario;
aislamiento de ruidos exteriores; sonido básico, conectividad a Internet, teléfono, y
tomacorrientes, que permitan adelantar procesos de capacitación con la utilización de
computadores. El salón debe tener fácil acceso y señalización que permita la ubicación. El
espacio físico debe contar con vigilancia que garantice la seguridad e integridad de los
asistentes al evento, además debe tener salidas de emergencia, rutas de evacuación,
extintores etc.
5.2 Cantidad de espacios: En algunos casos EL CONTRATISTA debe disponer de más de un
espacio o salón dadas las características de la reunión, lo cual le será informado por el
COPNIA
5.3 Mobiliario: El espacio para el evento debe disponer de sillas confortables y
apropiadas para extensas jornadas de trabajo. Cuando sea necesario también dispondrá
de mesas con manteles y jarras de agua. La organización del mobiliario será definida por
EL SUPERVISOR de acuerdo con las instrucciones entregadas por el COPNIA con suficiente
antelación a cada reunión con el fin que EL CONTRATISTA pueda disponer de la
organización requerida. Adicionalmente el espacio debe disponer de papelógrafo y/o
tablero acrílico, marcadores, telón para proyecciones como mínimo de 1,80 x 2,00 metros
y dispositivos señaladores, en caso que sea requerido por la SUPERVISIÓN.
5.4 Horarios: Los salones se deben tener disponibles en horario de 6:00 a.m. a 10:00 p.m.
5.5 Alternativas: EL CONTRATISTA deberá presentar al SUPERVISOR mínimo tres (3)
opciones de salón para la realización del evento, con el fin de seleccionar la opción que el
COPNIA considere más apropiada, en los lugares donde se cuente con suficientes
opciones que cumplan los requerimientos del evento. En caso de disponer de un único
sitio que cumpla las condiciones para el evento, se entiende que no se requerirán las tres
cotizaciones solicitadas de manera general.
5.6 Costo de espacios físicos: Se espera que los espacios físicos con las instalaciones
básicas, ubicados en hoteles donde se ha contratado el servicio de alojamiento para los
asistentes sea gratuito, en todo caso EL CONTRATISTA organizará y pagará el alquiler, de
ser necesario, con cargo a los costos directos del contrato”.
6. Equipos
6.1 EL CONTRATISTA debe disponer al menos de los siguientes equipos según los
requerimientos del COPNIA, comunicados a través del SUPERVISOR para cada evento,
quien le informará con al menos una semana de anticipación:
6.2 Micrófonos de mesa, inalámbricos y de solapa, en cantidad suficiente al tamaño de
la reunión, Video beam, DVD, Televisor plasma de 40” ó LCD de 40” ,Computador portátil
con unidad de lectoescritura (interna y externa),Computadores con software Microsoft
office de la versión más reciente, Equipos de filmación, Equipos para impresión,
Fotocopiadora, Fax, Teléfono fijo y/o móvil .
7. Materiales
7.1 EL CONTRATISTA debe disponer de los siguientes materiales según los requerimientos
del COPNIA comunicados a través de EL SUPERVISOR para cada evento, quien le
informará con al menos una semana de anticipación las cantidades de:Papel tamaño

carta,Papel tamaño oficio,Marcadores de tinta indeleble y borrables ,Lápices, Lapiceros
,Carpetas ,Programa del evento, Libretas de apuntes , Porta escarapelas ,
CDS, Duplicación de material (Fotocopias) , Memorias USB
8. Otros Servicios a Cargo de EL CONTRATISTA
8.1 Elaboración de memorias del evento: Para lo cual debe:Grabar en medio magnético y
video, registrar, transcribir, redactar, editar, corregir estilo, diseñar y entregar en formato
digital memorias del evento de acuerdo al material que se presente durante el mismo y
las especificaciones particulares de cada evento, indicadas por EL SUPERVISOR,
8.2 Grabar en audio y video de conferencias, paneles, presentación de programas,
trabajo de redes y cierre del evento
8.3 Realizar la contratación del profesional que realizará las memorias, previa aprobación
por parte del SUPERVISOR
8.4 Elaboración e instalación de pendones
8.5 Organizar mesas y sitios de recepción y registro
8.6 Apoyo a los conferencistas y expositores en sus exposiciones.
8.7 Diseño, instalación y atención de stands
8.8 Organizar a solicitud del COPNIA actos de protocolo y apoyo a conferencistas
relacionados con el evento. Se consideran eventos protocolarios y de apoyo a
conferencistas del evento aquellas necesidades que se encuentran por fuera de la
realización del evento y que implican la prestación de servicios alimentarios, logísticos o
de recreación a los conferencistas o personas relacionadas, que en todo caso forme parte
del objetivo de la realización del evento y que estén autorizados por el COPNIA.
8.9 Hacer el envío oportuno de los materiales que se requieren para el desarrollo del
evento
9. Otros requerimientos
9.1 Las alternativas de cotización deben ser siempre comparables y estar en el mismo
rango de precios.
9.2 EL CONTRATISTA debe negociar con el hotel seleccionado el cobro de no shows de
acuerdo con los tiempos señalados en las obligaciones de este contrato, señalando que
los eventos podrán variar en sus condiciones dentro de los tres (3) días anteriores a la
realización del mismo
9.3 El COPNIA podrá solicitar cotizaciones cuando lo considere conveniente y serán
tenidas en cuenta en la selección
10. Especificaciones Generales
10.1 Una vez las dependencias expidan una solicitud de servicio EL CONTRATISTA deberá
presentar (3) tres cotizaciones en un plazo máximo de cinco (5) días hábiles, para la
realización de la actividad. La cotización deberá ser aprobada por EL SUPERVISOR. En
ningún caso el COPNIA quedará comprometido a aceptar la cotización presentada por EL
CONTRATISTA. En todo caso, primará la cotización que presente mejor relación entre
valor y la calidad del servicio o bien.Las cotizaciones podrán hacerse a partir de la
iniciación del contrato de conformidad con la programación de eventos e instrucciones
que imparta EL SUPERVISOR, no serán requeridas cuando se trate de precios regulados y
serán válidas durante la vigencia que se establezca en ellas, en tal sentido podrán servir
de soporte para varios eventos.El COPNIA podrá solicitar cotizaciones cuando lo considere
conveniente y serán tenidas en cuenta al momento de su elección.En ningún caso el
COPNIA quedará comprometido a aceptar la cotización presentada por EL CONTRATISTA

11. EVALUACIÓN DEL EVENTO
11.1 Al finalizar cada evento, EL CONTRATISTA aplicará una encuesta a los asistentes
sobre los servicios logísticos prestados, según formulario diseñado para tal fin y el cual se
comunicará al CONTRATISTA previo a la realización del primer evento que se programe.Se
espera que la calificación promedio mínima que obtenga el servicio prestado como
resultado de la evaluación sea de tres punto cinco (3.5) puntos, en una escala de uno (1) a
cinco (5).El resultado de las encuestas será tabulada por EL SUPERVISOR y analizada
conjuntamente por los coordinadores del COPNIA y EL CONTRATISTA. Acorde con el
resultado de la evaluación, EL CONTRATISTA debe ejecutar las acciones de mejoramiento
que se acuerden para los siguientes eventos.
12. GESTIÓN DE EVENTOS
12.1 EL CONTRATISTA deberá planear, organizar y administrar los eventos con base en la
orden que el COPNIA expida con una antelación no menor a una semana, acompañada
del listado probable de asistentes, los datos de contacto, el modelo de invitación, la
ciudad donde se realizará el evento, la programación del mismo con fechas, número de
alojados, agenda, precisiones sobre la logística necesaria y los demás datos que considere
relevantes para una debida organización. Los nombres de las personas que se alojarán
durante cada encuentro, será confirmada tres (3) días antes del encuentro
correspondiente
12.2 Por solicitud del COPNIA, EL CONTRATISTA procederá con la elaboración y envío de
las invitaciones, efectuará la confirmación y contacto con las personas convocadas para
acordar itinerario, agenda y necesidad de materiales y tres (3) días a partir del recibo de la
orden informará al SUPERVISOR la situación de asistencia, para que éste autorice en un
plazo de un (1) día hábil la continuación de las tareas relacionadas con transporte,
alojamiento, alimentos, sitio de reunión, disposición de equipos, adquisición de
materiales y demás propias del certamen a realizar.
12.3 EL CONTRATISTA designará un COORDINADOR en la ciudad sede del evento para que
efectúe y ejecute las tareas necesarias para realizarlo. En caso de requerirse la
celebración de eventos simultáneos en ciudades diferentes debe previa autorización del
COPNIA, designar un coordinador adicional para cada ZONA que la entidad defina, con
cargo a los costos directos. EL CONTRATISTA informará al SUPERVISOR el nombre y datos
de contacto de su coordinador y presentará un cronograma de las actividades a
desarrollar para el evento programado.
12.4 El COPNIA además del SUPERVISOR, podrá designar un COORDINADOR DEL EVENTO.
EL GERENTE DE SERVICIOS del CONTRATISTA será el interlocutor con el COPNIA, pero
igualmente podrán ser interlocutores con el COPNIA los COORDINADORES de los eventos
para los asuntos pertinentes al mismo y se tendrá personal de ASISTENCIA OPERATIVA,
como mínimo dos durante la realización del evento, y en una cantidad proporcional al
número de participantes a partir de 50, de 1 adicional por cada 50 asistentes adicionales,
cuyos costos se cancelarán como costos directos.
12.5 En caso de requerirse personal adicional al que debe proveer EL CONTRATISTA como
básico, su pago se hará conforme a la utilización de esta clase de personal en cada
evento, junto con la cuenta por costos directos que deba presentar. Este gasto deberá ser
autorizado por el SUPERVISOR, siempre y cuando se cuente con la disponibilidad
presupuestal correspondiente.
12.6 Los gastos que genere este personal adicional serán asumidos como costos directos

12.7 El COORDINADOR del CONTRATISTA debe asistir a las reuniones que convoque el
COPNIA para la planeación, ejecución y evaluación de los eventos
12.8 EL CONTRATISTA presentará al SUPERVISOR a más tardar cinco (5) días hábiles
después de recibida la orden de efectuar el evento tres (3) cotizaciones para cada uno de
los servicios a subcontratar, las cuales deben estar enmarcadas dentro de las
especificaciones generales y particulares, y demás condiciones fijadas en el pliego de
condiciones o en la oferta del CONTRATISTA y que correspondan como máximo a precios
de mercado o de lista de precios al público, cuando ello sea posible
12.9 EL CONTRATISTA presentará tres (3) opciones de menú por día para cada una de las
comidas. EL SUPERVISOR definirá al CONTRATISTA en un término máximo de dos (2) días
hábiles cuales encuentra convenientes para el desarrollo del evento. En caso de no
encontrarse conveniente ninguna de ellas EL SUPERVISOR le comunicará al CONTRATISTA
que debe repetir el proceso de cotización en un término no mayor a dos (2) días hábiles.
La selección de la alternativa estará guiada por factores de calidad y precio, es decir, la
que cumpliendo con lo señalado en las especificaciones ofrezca el menor precio. EL
CONTRATISTA no podrá adelantar ninguna clase de compromiso o gasto que no esté
aprobada previamente por EL SUPERVISOR.
12.10 El personal del CONTRATISTA durante el evento debe estar uniformado
adecuadamente para la clase de reunión que se desarrolla e identificado de tal forma que
los asistentes puedan ubicarlos fácilmente para obtener información oportuna y precisa.
12.11 EL CONTRATISTA debe entregar una vez concluido el evento un informe de los
servicios prestados junto con los soportes necesarios por cada evento, que incluirá
registro final de participantes con datos de: departamento, municipio, nombre
participante, área y/o entidad, cargo, dirección, teléfono, correo electrónico; listados de
entrega de material, actividades realizadas, novedades reportadas durante la realización
del evento y un informe financiero de ejecución, indicando en el valor detallado de cada
uno de los eventos y/o acciones desarrolladas, relación consolidada de gastos y facturas
de soporte que contengan el detalle del gasto, certificado de pago expedido por el
contador o el Revisor Fiscal, si a ello hubiere lugar, o en su defecto el comprobante de
pago al tercero que prestó el servicio, copia del certificado de la cuenta bancaria donde se
realiza el desembolso por parte del COPNIA, certificado de pago de aportes a salud,
pensión, riesgos profesionales y parafiscales, así como el certificado del revisor fiscal
sobre el cumplimiento de los pagos tributarios y de los certificados de cumplimiento o
recibo a satisfacción expedido por los responsables de los eventos. Para los productos
post-evento que haya autorizado EL SUPERVISOR, EL CONTRATISTA tendrá una semana de
plazo para su presentación.
12.12 El COPNIA se reserva el derecho a ajustar las fechas de los eventos y el tiempo de
duración de los mismos, con una semana de anticipación al evento programado e
informará al contratista la nueva fecha. Igualmente, el COPNIA comunicará con tres (3)
días de anterioridad a la realización del evento, la cancelación de algún hospedaje o el
cambio de participantes, según sea el caso
13. GESTIÓN ADMINISTRATIVA DEL CONTRATISTA
13.1 Debe tener sede localizada en Bogotá D.C., lugar de coordinación de las actividades
programadas o el coordinador de eventos y el restante personal mínimo solicitado
radicado en Bogotá D.C., con disponibilidad permanente y capacidad de decisión, dicha
condición deberá acreditarse en la carta de presentación de la propuesta

13.2 EL CONTRATISTA debe contar con un sistema de comunicaciones de disponibilidad
permanente con EL SUPERVISOR y una capacidad de reacción que le permita asistir a los
representantes del CONTRATISTA a reuniones en Bogotá D.C., programadas con
antelación no menor de un (1) día hábil.
13.3 EL CONTRATISTA debe suministrar el personal profesional idóneo con un GERENTE
DE SERVICIOS, coordinadores por evento y los asistentes operativos necesarios para cada
evento
13.4 EL CONTRATISTA debe gestionar la obtención de descuentos frente a los precios del
mercado, en los hoteles y demás servicios, de acuerdo con la cantidad de personas que
participen por evento y el tiempo disponible para la organización del mismo
13.5 EL CONTRATISTA se obliga a responder por los daños y perjuicios que se causaren a
los participantes, en el caso de intoxicaciones por causa de alimentos o accidentes
causados por hechos generados por la prestación del servicio de logística.
13.6 EL CONTRATISTA deberá presentar después de cada evento un informe de la
ejecución del contrato, indicando entre otros asuntos, el valor detallado de cada evento
desarrollado y el saldo disponible para los futuros
13.7 EL CONTRATISTA deberá presentar un Informe final de ejecución presupuestal y de
los servicios prestados, junto con los soportes necesarios, listados de entrega de material,
actividades realizadas y novedades reportadas durante la ejecución del contrato
13.8 El COPNIA tiene la certificación de calidad 9001:2000 y NTC – GP1000 otorgada por
BVQI, por tal motivo la empresa Operadora de Logística debe cumplir con los requisitos
del Sistema Integrado de Gestión de Calidad que el COPNIA le solicite cumplir y de
acuerdo con las instrucciones que imparta la Subdirección Administrativa y Financiera.
13.9 Además de cumplir con la totalidad de las especificaciones de los servicios generales
y específicos según los requerimientos de cada proyecto, debe:• Planear, organizar,
administrar y ejecutar los eventos según las necesidades del COPNIA• Solicitar
autorización de la SUPERVISIÓN cuando requiera realizar alguna modificación a los
eventos• Asumir la responsabilidad civil que genere la demanda o las demandas
interpuestas por terceros derivada de su actividad• Seguir los parámetros establecidos en
el pliego de condiciones, la propuesta presentada, el contrato y la normatividad vigente•
Evaluar y mantener durante la ejecución del contrato, las características de calidad
presentadas en la propuesta• Acatar o responder las indicaciones o requerimientos
escritos que haga EL SUPERVISOR en el término establecido por éste• Cuando se requiera
un cambio de personal, el nuevo personal a contratar cumplirá los requisitos y dicho
cambio no se hará efectivo antes de ser autorizado por EL SUPERVISOR• Suscribir con EL
SUPERVISOR las actas de eventos realizados• Informar al COPNIA y/o al SUPERVISOR,
cualquier situación que altere el normal funcionamiento de cada evento• Presentar
alternativas de solución ante problemas que sean de su competencia. • Suscribir las actas
de: iniciación, recibo a satisfacción, terminación, liquidación y cualquiera otra que resulte
con ocasión y ejecución del contrato• Entregar informes financiero y técnico al finalizar
cada evento y al final de la ejecución del contrato, en medio magnético e impreso•
Entregar al COPNIA un informe al finalizar el plazo de ejecución del contrato, donde se
presente en forma resumida el resultado obtenido. El informe deberá ser presentado, en
su totalidad, en medio impreso y magnético. • Las demás que se requieran para lograr el
cumplimiento del objeto del contrato.
14. RECURSO HUMANO

14.1 Se establece como personal básico un (1) GERENTE DE SERVICIOS, dos (2)
ASISTENTES OPERATIVOS y dos (2) COORDINADORES DE EVENTOS, con los cuales EL
CONTRATISTA atenderá los eventos programados en este proceso.
14.2 Los proponentes deben presentar toda la documentación relativa al Gerente y los
asistentes operativos dentro de los términos y las condiciones indicadas en este numeral
14.3 La entidad se reserva el derecho de pedir el cambio del profesional cuando advierta
que el desarrollo de sus labores no es satisfactorio o cuando sus condiciones académicas
y de experiencia no se ajusten a los requerimientos de su labor
14.4 La entidad verificará el cumplimiento de los requisitos correspondientes al personal.
En el evento que efectuada la verificación de los requisitos, se advierta que no cumple
con las condiciones y requisitos establecidos, el COPNIA considerará que se ha incumplido
con este compromiso y podrá tomar las medidas legales a que haya lugar.
15. Gerente de Servicios
15.1 Con la propuesta debe presentar la persona que tendrá a su cargo, durante todo el
contrato, las labores relativas a las interrelaciones, comunicaciones y gestión del contrato
entre el CONTRATISTA y el COPNIA. Esta persona deberá cumplir con los siguientes
requisitos mínimos:
PERFIL
PROFESIONAL
Experiencia General
Experiencia Específica
Mínima
Eventos Mínimos
MÍNIMO Mínima Acreditados
Título profesional
o técnico profesional
o tecnólogo en
hotelería y turismo.
Experiencia general
mínima de cinco (5)
años para los
profesionales
Ocho (8) años para el
técnico profesional o
tecnólogo, desde la
fecha de grado.
Experiencia específica
mínima de dos (2) años
coordinando, o dirigiendo
actividades de logística
para eventos académicos,
institucionales,
corporativos o de trabajo.
El técnico o tecnólogo
deberá acreditar mínimo
cuatro (4) años realizando
las actividades antes
enunciadas.
Cinco (5) eventos con
participación de más de cien (100)
personas que incluyan transporte,
alojamiento, y alimentación como
mínimo. Los eventos deben haber
sido realizados dentro del mínimo
de experiencia específica
acreditada en años.
El tiempo de experiencia del personal se tendrá en cuenta sumando la experiencia
aportada sin traslapos, por lo tanto, no se contabilizarán dedicaciones en dos o más
proyectos en un mismo período de tiempo, cualquiera que sea su dedicación en cada
proyecto.
16. Asistentes Operativos (2)
16.1 EL CONTRATISTA debe presentar los documentos que demuestren la preparación
académica y la experiencia requerida para los dos (2) Asistentes Operativos exigidos como
básicos para la ejecución del contrato. Este personal tendrá a su cargo las funciones
operativas para la organización de los eventos y estará bajo la supervisión del Gerente de
Servicios. Deben cumplir con los siguientes requisitos:

PERFIL PROFESIONAL MÍNIMO EXPERIENCIA GENERAL MÍNIMA DEDICACIÓN
Título de técnico profesional o tecnólogo en
hotelería y turismo, administración, ingeniería
industrial, economía, mercadeo, relaciones
públicas, finanzas y relaciones internacionales,
negocios internacionales, comunicación social,
periodismo o publicidad. En caso que el
proponente presente un perfil profesional
asumirá los costos que esto genere.
Experiencia laboral de un (1) año en la
realización de eventos, manejo de ayudas
audiovisuales y/o relaciones humanas
La documentación para acreditar las condiciones exigidas será hoja de vida y copias de
toda la documentación que sustente la experiencia y la preparación académica tales
como: certificaciones expedidas por el funcionario competente, actas de inicio,
terminación, liquidación, suspensión, contratos, diplomas, actas de grado y en general
cualquier otro documento que cumpla con la función de acreditar la experiencia. En
términos generales se aceptarán como válidos y suficientes aquellos documentos
expedidos por autoridad o funcionario competente que permitan confrontar de manera
clara, plena y sin equívocos la información contenida en el formulario
17. Coordinadores de Eventos
17.1 EL CONTRATISTA debe presentar los documentos que muestren la preparación
académica y la experiencia requerida para los dos (2) Coordinadores de Eventos
requeridos como básicos para el contrato:
PERFIL
PROFESIONAL
MÍNIMO
Título profesional o
técnico profesional o
tecnólogo en hotelería
y turismo
EXPERIENCIA
GENERAL MÍNIMA
Experiencia general
mínima de tres (3)
años contados a
partir de la fecha de
grado
EXPRIENCIA
ESPECÍFICA MÍNIMA
Experiencia específica
mínima de un (1) año
coordinando, o
dirigiendo actividades
de logística para
eventos académicos,
institucionales,
corporativos o de
trabajo.
Compromiso de
dedicación del 100%
durante la
organización,
ejecución del evento
y actividades
posteriores que se
relacionen.
EVENTOS MÍNIMOS
ACREDITADOS
100%
Dos (2) eventos con
participación de más de cien
(100) personas que incluyan
transporte, alojamiento, y
alimentación como mínimo
Los eventos deben haber sido
realizados dentro del mínimo
de experiencia específica
acreditada en años
La documentación para acreditar las condiciones exigidas será hoja de vida y copias de
toda la documentación que sustente la experiencia y la preparación académica tales
como: certificaciones expedidas por el funcionario competente, actas de inicio,
terminación, liquidación, suspensión, contratos, diplomas, actas de grado y en general
cualquier otro documento que cumpla con la función de acreditar la experiencia. En
términos generales se aceptarán como válidos y suficientes aquellos documentos
expedidos por autoridad o funcionario competente que permitan confrontar de manera
clara, plena y sin equívocos la información contenida en el formulario.

18. Otro Personal
18.1 Adicional al personal citado anteriormente, EL CONTRATISTA debe disponer de todo
el personal administrativo, técnico y de apoyo necesario para el desarrollo de los eventos
y del contrato en general.
18.2 La entidad se reserva el derecho de pedir información necesaria sobre el personal
que integre el equipo de trabajo y en todo caso, el proponente seleccionado deberá
presentar como mínimo ante el COPNIA la hoja de vida del respectivo personal cuando le
sea solicitado.

No
1
2
3
NOTAS :
.
Entidad
Contratante
ANEXO Nº 3
EXPERIENCIA ESPECÍFICA DEL PROPONENTE
SELECCIÓN ABREVIADA DE MENOR CUANTÍA
SA-MC-02-2013
Objeto
del
Contrato
TOTALES
Contrato
No.
Valor
Contrato
Valor
Ejecutado
% de
Participación
NOMBRE DEL OFERENTE
Fecha de
Iniciación
Fecha de
Terminación Observa
ciones
FIRMA Y NOMBRE DEL
REPRESENTANTE LEGAL

ANEXO No. 4
CUADRO VALOR DE LA PROPUESTA
SELECCIÓN ABREVIADA DE MENOR CUANTÍA
SA-MC-02-2013
“Prestación de servicios de organización y operación logística para la realización de
los eventos de bienestar y capacitación del COPNIA, para la vigencia 2013”.
COBRO DE COMISION Y ADMINISTRACION
(RETRIBUCION)
FIRMA PROPONENTE
VALOR OFERTA
Nota: El porcentaje de comisión y administración no podrá ser superior al
5%.

ANEXO Nº 5
MINUTA DEL CONTRATO
SELECCIÓN ABREVIADA DE MENOR CUANTÍA
SA-MC-02-2013
CONTRATO Nº
CONTRATISTA:
OBJETO: PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE ORGANIZACIÓN Y
OPERACIÓN LOGÍSTICA PARA LA REALIZACIÓN DE LOS
EVENTOS DE BIENESTAR Y CAPACITACIÓN DEL COPNIA,
PARA LA VIGENCIA 2013.
DISPONIBILIDAD: CDP No. 159 del 4/03/2013
VALOR: $
Entre los suscritos, CARLOS ALBERTO JARAMILLO JARAMILLO, mayor de
edad, identificado con cédula de ciudadanía No.10.217.476 de Manizales, quien
actúa en su calidad de Director General del CONSEJO PROFESIONAL
NACIONAL DE INGENIERÍA - COPNIA con NIT. No.800.214.417-9, según la
Resolución de nombramiento No.0867 del 29 de mayo de 2012 y el Acta de
Posesión de 5 de junio de 2012, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 2º
de la Resolución Nacional No.0075 de 2012, que le asignó la representación legal
de la Entidad, quien para los efectos del presente contrato se denominará EL
COPNIA, por una parte y por la otra, (.......), también mayor de edad, vecino de
(.......), identificado con cédula de ciudadanía Nº (.......) de (.......), quien obra en
representación legal de (.......) con NIT. Nº (.......) y Matrícula Mercantil Nº (.......),
sociedad constituida por escritura pública Nº (.......), otorgada en la Notaría (.......) ,
quien en lo sucesivo se denominará EL CONTRATISTA, que afirma bajo la
gravedad del juramento no estar incurso en ninguna de las inhabilidades y/o
incompatibilidades previstas en la Constitución y la ley y en especial los Artículos
8º y 9º de la Ley 80 de 1993, hemos convenido celebrar un contrato que consta de
las siguientes cláusulas: PRIMERA: OBJETO DEL CONTRATO: El
CONTRATISTA, se compromete para con EL COPNIA a prestar el servicio de
organización y operación logística para la realización de los eventos de bienestar
y capacitación del COPNIA, para la vigencia 2013, que acorde con las
especificaciones técnicas establecidas en el Pliego de Condiciones de la
Selección Abreviada SA-MC-02-2013 y la oferta técnica y económica presentada
por el CONTRATISTA. SEGUNDA: DOCUMENTOS DEL CONTRATO: Hacen
parte integral de este contrato los siguientes documentos: a) El Pliego de
Condiciones de la Selección Abreviada SA-MC-02-2013. b) La propuesta
presentada por el CONTRATISTA en aquellas partes aceptadas por el COPNIA. c)
La Ficha Técnica del Proceso de Selección. d) El informe de verificación de

equisitos habilitantes evaluación y calificación de XXXX de XXXXXX de 2012. e)
La Resolución No.XXXXX de fecha XXX de XXXXX de 2013 “Por la cual se
adjudica el Proceso de Selección Abreviada de Menor Cuantía SA-MC-02-2013”.
f) Las garantías exigidas en el presente contrato, su respectiva aprobación y los
demás documentos que se produzcan en el desarrollo del mismo. TERCERA:
VALOR DEL CONTRATO: El valor total del presente contrato corresponde a la
suma de XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX PESOS MCTE
($XXXXXXXXXX.oo) incluido IVA, y todos los costos directos e indirectos del
servicio objeto del presente contrato, así como cualquier obligación tributaria a que
éste pudiera estar sujeto, suma que se pagará al CONTRATISTA de conformidad
con la Cláusula Cuarta del presente contrato. CUARTA: FORMA DE PAGO: El
COPNIA realizará el pago correspondiente al valor del servicio de organización y
operación logística para la realización de los eventos de bienestar y capacitación
dentro de los veinte (20) días calendario siguientes a la presentación de la
respectiva factura o cuenta de cobro; el diligenciamiento del formato de “Control
de supervisión y aprobación de pago” firmado por el supervisor, como constancia
de recibo a satisfacción del informe mensual de actividades y la acreditación de
pago de aportes parafiscales, al sistema de seguridad social integral.
PARÁGRAFO. El COPNIA radicará facturas o cuentas de cobro, únicamente
hasta el día 25 o el día hábil inmediatamente anterior de cada mes. El COPNIA
sólo pagará al contratista y bajo ningún motivo o circunstancia aceptará o hará
pagos directos a terceros. QUINTA: PLAZO DE EJECUCIÓN Y VIGENCIA DEL
CONTRATO: El plazo de ejecución del contrato será de diez (10) meses,
contados a partir de la legalización del contrato, previa aprobación de la garantía
única por parte del COPNIA. PARÁGRAFO. El contrato tendrá una vigencia
equivalente al plazo de ejecución y cuatro (4) meses más. SEXTA: GARANTÍA: El
CONTRATISTA deberá constituir a su propia costa a favor del Consejo Profesional
Nacional de Ingeniería – COPNIA, NIT 800.214.417-9, ante una Compañía de
Seguros legalmente establecida en el país, UNA GARANTÍA ÚNICA destinada a
amparar el cumplimiento de la totalidad de las obligaciones asumidas por el
CONTRATISTA en virtud del presente contrato, que cubra los siguientes riesgos y
por los valores, plazos y condiciones que a continuación se precisan: a) Para
garantizar el CUMPLIMIENTO de las obligaciones del contrato, por una cuantía
equivalente al veinte por ciento (20%) del valor total del contrato y una vigencia
igual al plazo de ejecución y cuatro (4) meses más. b) Para garantizar la CALIDAD
DEL SERVICIO, por una cuantía equivalente al veinte por ciento (20%) del valor
total del contrato y una vigencia igual al plazo de ejecución y cuatro (4) meses
más. c) Para garantizar el PAGO DE SALARIOS, PRESTACIONES SOCIALES E
INDEMNIZACIONES LABORALES, por una cuantía equivalente al diez por ciento
(10%) del valor total del contrato y una vigencia igual al plazo de ejecución y tres
(3) años más. PARÁGRAFO: VALIDEZ DE LA GARANTÍA Y SEGUROS: 1) La
Garantía que allegue EL CONTRATISTA, deberá ser constituida a favor de
entidades estatales y aprobada por el COPNIA. 2) El CONTRATISTA deberá
cumplir con todos los requisitos necesarios para mantener vigentes las garantías a
que se refiere este contrato. 3) Será de cargo del CONTRATISTA, el oportuno
pago de todas las primas y erogaciones de constitución y mantenimiento de las
garantías a que se refiere esta cláusula. SÉPTIMA: OBLIGACIONES DE LAS

PARTES: - I) OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA: Éste queda obligado a: 1)
Presentar la facturación discriminada de las actividades desarrolladas dentro de
los términos establecidos por el supervisor del contrato y con el cumplimiento de
los requisitos que exija el contrato. 2) Suministrar los equipos de trabajo
necesarios para cumplir el objeto contractual 3) Utilizar personal idóneo y
calificado para ejecutar el objeto contractual y supervisarlo de manera directa y
oportuna. 4) Disponer lo necesario para que el objeto del contrato se cumpla a
cabalidad. 5) Responder por la calidad del servicio contratado 6) Mantener la
reserva profesional sobre la información suministrada por LA ENTIDAD con
ocasión de la ejecución del contrato 7) Cumplir con las normas, instrucciones y
solicitudes que imparta la ENTIDAD para la efectiva prestación del servicio
contratado 8) En relación con el personal que utilizará para la prestación del
servicio, EL CONTRATISTA acreditará: Certificado en que conste que están
debidamente capacitados y entrenados para prestar el servicio objeto del contrato,
Hoja de vida, Afiliación a un régimen o sistema de salud (EPS), Fondo de
Pensiones y en una administradora de riesgos profesionales (ARP) y Parafiscales,
Responder por los perjuicios que se causen a LA ENTIDAD con ocasión de la
prestación de los servicios contratados, que constituya responsabilidad del
contratista o sus empleados o dependientes ocurridos con ocasión de la ejecución
del contrato, Utilizar personal idóneo, debidamente capacitado y directamente
empleado por el contratista, Destinar de su área de servicio y soporte al cliente,
dos (2) personas que atiendan oportunamente los requerimientos de LA ENTIDAD
durante la vigencia del contrato, Obrar con lealtad y buena fe en las distintas
etapas contractuales, evitando retrasos que puedan presentarse y en general se
obliga a cumplir con lo establecido en las leyes 80 de 1993, 1150 de 2007 y sus
decretos reglamentarios, Responder por sus actuaciones y omisiones derivadas
de la celebración del presente contrato y de su ejecución, conforme lo establecido
en las leyes 80 de 1993, 1150 de 2007 y sus decretos reglamentarios, Mantener
actualizado su domicilio durante la vigencia del contrato y cuatro (4) meses más y
presentarse a LA ENTIDAD en el momento en que sea requerido por el mismo
para la suscripción de la correspondiente acta de liquidación, No acceder a
peticiones o amenazas de quienes actúen por fuera de la ley con el fin de obligarlo
a hacer u omitir algún acto o hecho, informando inmediatamente a LA ENTIDAD y
demás autoridades competentes cuando se presenten tales peticiones o
amenazas, Suministrar los equipos técnicos necesarios y el recurso humano para
cumplir el objeto contractual.9) Atender los incidentes que se llegaren a presentar
y generar los planes de contingencia que garanticen la correcta prestación del
servicio contratado. 10) Radicar la factura a más tardar el día 25 o el día hábil
inmediatamente anterior de cada mes, acreditando el pago de los aportes de sus
empleados a los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a
las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y
Servicio Nacional de Aprendizaje. II) OBLIGACIONES DEL COPNIA: Éste se
obliga a: 1) Facilitar las condiciones y la información necesaria para que EL
CONTRATISTA pueda desarrollar su trabajo. 2) Pagar oportunamente al
CONTRATISTA sus servicios de conformidad con la cláusula cuarta del presente
contrato. OCTAVA: CESIÓN DEL CONTRATO: a) El CONTRATISTA no puede
ceder, ni total, ni parcialmente el presente contrato, sin previa autorización escrita

del COPNIA. NOVENA: SANCIONES EL COPNIA, podrá imponer las siguientes
sanciones conforme lo estipulado en el Art. 17 de la ley 1150 de 2007, y de
acuerdo al procedimiento establecido en el Artículo 86 de la Ley 1474 de 2011. a).
MULTAS: En el evento de presentarse retardo en el cumplimiento de las
obligaciones que se deriven del contrato y con el fin de que el CONTRATISTA
cumpla debidamente la ejecución del mismo, se impondrán multas cuyo valor se
liquidará con base en el cero punto cinco por ciento (0.5%) del valor del contrato
por cada día de retardo o incumplimiento y hasta por un plazo máximo de quince
(15) días calendario en calidad de sanción. Esta sanción se impondrá conforme a
lo dispuesto en la Ley 1150 de 2007 y sus decretos Reglamentarios o normas que
lo modifiquen o adicionen. EXTENSIÓN PARA LAS DEMÁS OBLIGACIONES
CONTRACTUALES: Esta sanción puede hacerse efectiva por parte del COPNIA
no sólo para la obligación de entregar el bien, sino para las demás obligaciones
contractuales, especialmente si se trata de la obligación por parte del
CONTRATISTA de suscribir las adiciones acordadas o cualquier otro acuerdo que
conste en documento y que se perfeccione con la suscripción del mismo por las
partes aquí involucradas. b). CLÁUSULA PENAL PECUNIARIA: Adicionalmente
en caso de declaratoria de caducidad o de incumplimiento del contrato, el
Contratista, pagará al COPNIA, además del valor del contrato, el cien por ciento
(100%) del valor de la garantía de cumplimiento como tasación anticipada de
perjuicios. PARÁGRAFO: PAGO DE LAS MULTAS Y DE LA CLÁUSULA
PENAL PECUNIARIA: El pago de las multas y de la cláusula penal pecuniaria
podrá ser exigido directamente al contratista descontándolas de los saldos a su
favor, si los hubiere, o reclamándola de la garantía constituida y, si nada de ello
fuere posible, se cobrará por jurisdicción coactiva. DÉCIMA: CLÁUSULA DE
INDEMNIDAD. El COPNIA establece que es obligación del contratista, mantenerlo
libre de cualquier daño o perjuicio originado en reclamaciones de terceros y que se
deriven de sus actuaciones o de las de sus subcontratistas o dependientes.
DÉCIMA PRIMERA: SUPERVISIÓN Y COORDINACIÓN: La supervisión y
coordinación de la ejecución del presente contrato estará a cargo del funcionario
del COPNIA delegado por la Dirección General, quien deberá: 1) Ser el canal de
comunicación entre el COPNIA y el CONTRATISTA. 2) Verificar que el contrato se
desarrolle conforme a las especificaciones técnicas y al contenido del presente
contrato. 3) Resolver las consultas que formule EL CONTRATISTA haciéndole las
observaciones que estime convenientes. 4) En general, hacer cumplir lo dispuesto
en las cláusulas del presente contrato y en las especificaciones técnicas exigidas.
DÉCIMA SEGUNDA: CLÁUSULA COMPROMISORIA: Cualquiera de las partes
podrá solicitar que las controversias que se susciten en razón de la celebración,
de su ejecución o de su liquidación, se someterán a la decisión de un Tribunal de
Arbitramento. El arbitramento será en derecho. El Tribunal será integrado por tres
(3) Árbitros, los cuales serán designados en la siguiente forma: uno por cada una
de las partes, y el tercero escogido de común acuerdo. Las partes convienen en
optar por el arbitramento institucional que presta el centro de arbitraje y
conciliación de la Cámara de Comercio de Bogotá, y para todos los efectos se
aplicará la legislación vigente que regula esta materia. DÉCIMA TERCERA:
ARBITRAMENTO O PERICIA TÉCNICA: Las diferencias de carácter
exclusivamente técnicas, de común acuerdo entre las partes, se podrán someter al

criterio de dos (2) expertos directamente designados por ellas. DÉCIMA CUARTA:
LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO: Expirado el plazo para la ejecución del contrato
o cumplido el objeto del mismo o terminado anticipadamente éste, se procederá a
su liquidación dentro de los dos (2) meses siguientes a la fecha establecida para
su terminación. DÉCIMA QUINTA: SUSPENSIÓN DEL CONTRATO: Las partes
de común acuerdo podrán acordar la suspensión del contrato, por el término
prudencial que fuere preciso, en aquellos casos en que circunstancias especiales
de conveniencia, así lo ameriten. DÉCIMA SEXTA: LEGALIZACIÓN Y
EJECUCIÓN: El presente contrato se entiende legalizado con la firma de este
instrumento por las partes. Para su ejecución requiere: 1) Registro presupuestal.
2) Constitución de garantías por parte del CONTRATISTA. 3) Aprobación de las
garantías por parte del COPNIA, y 4) La acreditación del pago de aportes
parafiscales al Sistema de Seguridad Social Integral. DÉCIMA SÉPTIMA:
FUERZA MAYOR O CASO FORTUITO: Para los efectos de las obligaciones del
CONTRATISTA, se considera como fuerza mayor o caso fortuito cualquier hecho
o suceso imprevisto e irresistible ajeno a la voluntad de las partes, que demore o
impida el cumplimiento de sus obligaciones sin que pueda remediarlo. En la
eventualidad de presentarse caso fortuito o fuerza mayor, EL CONTRATISTA
tendrá derecho a una prórroga del plazo de ejecución a juicio del COPNIA, pero no
podrá reclamar indemnizaciones por los perjuicios sufridos. DÉCIMA OCTAVA:
Los costos y gastos en que deba incurrir para la legalización del contrato, en caso
de que los hubiere, correrán por cuenta exclusiva del CONTRATISTA. DÉCIMA
NOVENA: CADUCIDAD: EL COPNIA, podrá declarar la caducidad del presente
contrato por el incumplimiento de las obligaciones de EL CONTRATISTA. Una vez
en firme la correspondiente resolución, se liquidará el presente contrato y se harán
efectivas las garantías y la cláusula penal pecuniaria, de acuerdo al parágrafo
primero de la cláusula novena. VIGÉSIMA: INTERPRETACIÓN, MODIFICACIÓN,
TERMINACIÓN Y LIQUIDACIÓN UNILATERALES: Cuando surjan motivos que
hicieren necesario la Interpretación, Modificación, Terminación y Liquidación
unilaterales del presente contrato, EL COPNIA dispondrá de las facultades
excepcionales al derecho común y dará aplicación a lo previsto en la Ley.
PARÁGRAFO: El Consejo Profesional Nacional de Ingeniería “COPNIA” se
reserva el derecho de interpretar, modificar y terminar unilateralmente el presente
contrato cuando se den las circunstancias establecidas en los Artículos 15, 16 y 17
de la Ley 80 de 1993 y demás normas concordantes. CLÁUSULA VIGÉSIMA
PRIMERA: CLÁUSULAS EXCEPCIONALES: De conformidad con lo dispuesto en
el inciso segundo, numeral 2°, artículo 14 de la Ley 44 PROYECTO 80 de 1993,
en el presente contrato se pactan las cláusulas excepcionales al derecho común
de que trata el inciso 1°, numeral 2°, artículo 14 ibídem y su régimen será el
establecido en los artículos 15, 16, 17 y 18 de la Ley 80 de 1993 y demás normas
concordantes. CLÁUSULA VIGÉSIMA SEGUNDA: AUSENCIA DE RELACIÓN
LABORAL. Con la suscripción y ejecución del presente contrato ni EL
CONTRATISTA, ni el personal auxiliar que emplee para su ejecución, adquieren
vínculo laboral, ni relación laboral alguna con el COPNIA. CLÁUSULA VIGÉSIMA
TERCERA: DOMICILIO: Las partes contratantes señalan a Bogotá D.C., como
domicilio para todos los efectos relacionados con el presente Contrato.
CLÁUSULA VIGÉSIMA CUARTA: INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES:

EL CONTRATISTA afirma bajo la gravedad de juramento que se entiende
prestado con la firma del contrato, no estar incurso en ninguna de las inhabilidades
y/o incompatibilidades de que trata la ley. CLÁUSULA VIGÉSIMA QUINTA: El
presente es el único contrato válido de común acuerdo otorgado entre las partes y
deja sin efecto cualquier acuerdo anterior expreso ó tácito, verbal o escrito sobre
el mismo objeto. Toda modificación del mismo deberá hacerse constar por escrito.
En prueba de aceptación se suscribe por las partes en la ciudad de Bogotá D.C.,
el día XXXXXX (XX) del mes de XXXXX del año dos mil doce (2012).
POR EL COPNIA, POR EL CONTRATISTA,
CARLOS ALBERTO JARAMILLO JARAMILLO
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
Director General XXXXXXXXXXXXX
C.C Representante Legal