anexos al pliego de.. - Copnia

12.7 El COORDINADOR del CONTRATISTA debe asistir a las reuniones que convoque el
COPNIA para la planeación, ejecución y evaluación de los eventos
12.8 EL CONTRATISTA presentará al SUPERVISOR a más tardar cinco (5) días hábiles
después de recibida la orden de efectuar el evento tres (3) cotizaciones para cada uno de
los servicios a subcontratar, las cuales deben estar enmarcadas dentro de las
especificaciones generales y particulares, y demás condiciones fijadas en el pliego de
condiciones o en la oferta del CONTRATISTA y que correspondan como máximo a precios
de mercado o de lista de precios al público, cuando ello sea posible
12.9 EL CONTRATISTA presentará tres (3) opciones de menú por día para cada una de las
comidas. EL SUPERVISOR definirá al CONTRATISTA en un término máximo de dos (2) días
hábiles cuales encuentra convenientes para el desarrollo del evento. En caso de no
encontrarse conveniente ninguna de ellas EL SUPERVISOR le comunicará al CONTRATISTA
que debe repetir el proceso de cotización en un término no mayor a dos (2) días hábiles.
La selección de la alternativa estará guiada por factores de calidad y precio, es decir, la
que cumpliendo con lo señalado en las especificaciones ofrezca el menor precio. EL
CONTRATISTA no podrá adelantar ninguna clase de compromiso o gasto que no esté
aprobada previamente por EL SUPERVISOR.
12.10 El personal del CONTRATISTA durante el evento debe estar uniformado
adecuadamente para la clase de reunión que se desarrolla e identificado de tal forma que
los asistentes puedan ubicarlos fácilmente para obtener información oportuna y precisa.
12.11 EL CONTRATISTA debe entregar una vez concluido el evento un informe de los
servicios prestados junto con los soportes necesarios por cada evento, que incluirá
registro final de participantes con datos de: departamento, municipio, nombre
participante, área y/o entidad, cargo, dirección, teléfono, correo electrónico; listados de
entrega de material, actividades realizadas, novedades reportadas durante la realización
del evento y un informe financiero de ejecución, indicando en el valor detallado de cada
uno de los eventos y/o acciones desarrolladas, relación consolidada de gastos y facturas
de soporte que contengan el detalle del gasto, certificado de pago expedido por el
contador o el Revisor Fiscal, si a ello hubiere lugar, o en su defecto el comprobante de
pago al tercero que prestó el servicio, copia del certificado de la cuenta bancaria donde se
realiza el desembolso por parte del COPNIA, certificado de pago de aportes a salud,
pensión, riesgos profesionales y parafiscales, así como el certificado del revisor fiscal
sobre el cumplimiento de los pagos tributarios y de los certificados de cumplimiento o
recibo a satisfacción expedido por los responsables de los eventos. Para los productos
post-evento que haya autorizado EL SUPERVISOR, EL CONTRATISTA tendrá una semana de
plazo para su presentación.
12.12 El COPNIA se reserva el derecho a ajustar las fechas de los eventos y el tiempo de
duración de los mismos, con una semana de anticipación al evento programado e
informará al contratista la nueva fecha. Igualmente, el COPNIA comunicará con tres (3)
días de anterioridad a la realización del evento, la cancelación de algún hospedaje o el
cambio de participantes, según sea el caso
13. GESTIÓN ADMINISTRATIVA DEL CONTRATISTA
13.1 Debe tener sede localizada en Bogotá D.C., lugar de coordinación de las actividades
programadas o el coordinador de eventos y el restante personal mínimo solicitado
radicado en Bogotá D.C., con disponibilidad permanente y capacidad de decisión, dicha
condición deberá acreditarse en la carta de presentación de la propuesta