PROTOCOLOS COMUNITARIOS BIOCULTURALES - Natural Justice

equerir precauciones adicionales. Ser consciente de cómo se puede manejar esta responsabilidad desde
el inicio puede mejorar el proceso global (ver el Cuadro 18 como guía general).
Documentar el proceso
Además de documentar la información que va a formar la base del protocolo, documentar el proceso en sí
es también útil por varias razones. Por ejemplo, podría ayudar a verificar cierta información para
garantizar la precisión de un resultado o acuerdo determinado o proporcionar evidencia respecto del
mismo. También podría facilitar la validación del protocolo consolidado por parte de la comunidad (ver la
Parte II: Sección III para más información). El Cuadro 19 proporciona parámetros generales acerca de
cómo documentar el proceso en sí.
Hable con los líderes o representantes comunitarios sobre la forma más adecuada para
documentar la información en diferentes contextos. Algunos eventos o temas serán confidenciales
o demasiado sensibles para ser documentados.
Al inicio de una actividad que usted tenga previsto documentar por algún medio, conceda a los
participantes una oportunidad para comentar y estar de acuerdo con el modo previsto para la
documentación.
Si está utilizando equipos de audio o de vídeo para grabar talleres o entrevistas, pida permiso a los
participantes de antemano. Si hay gente que no quiere ser fotografiada o grabada, esa es su
prerrogativa y no deben sentirse obligados a hacerlo.
No es necesario documentar los talleres y reuniones de la comunidad palabra por palabra, aunque
las notas detalladas serán de utilidad. Considere de antemano cómo organizar mejor las notas, ya
sea con títulos y subtítulos, de acuerdo con la agenda de la reunión, o con el uso de colores
diferentes.
Solicite anticipadamente la ayuda de "relatores de la comunidad” para tomar notas de las
discusiones ampliadas, grupos de trabajo y sesiones de presentación de informes. Los jóvenes en
particular pueden responder bien a este tipo de responsabilidad. Asegúrese de que entiendan que
las notas se transcribirán más adelante, por lo que deben ser precisas, claras y legibles. Tener más
de un relator en los debates clave le permitirá comparar notas y llenar los vacíos.
Transcriba las notas del trabajo en grupos pequeños o las notas del taller, tales como los rotafolios,
en un archivo central. Antes de terminar el taller, averigüe en dónde desea la comunidad almacenar
las notas originales. Asegúrese de que se mantengan en un lugar seguro que sea accesible para los
miembros de la comunidad que participan en el taller.
Los talleres y otras reuniones importantes deben contar con un informe elaborado en un plazo
razonable y distribuido a todos los participantes. El informe podría centrarse en los temas y
resultados clave e incluir anexos, como la agenda definitiva y la lista de participantes con datos de
contacto.
Si trabaja sólo con archivos escritos a mano, haga al menos dos juegos de fotocopias y
manténgalas en distintos lugares seguros. Tenga en cuenta factores potenciales, tales como
inundaciones, goteras, incendios y robos.
Si trabaja en una computadora, utilice nombres de archivo descriptivos y organícelos en carpetas
etiquetadas. Evite comer o beber cerca del equipo para evitar derrames. Realice una copia de
seguridad de los archivos regularmente en un disco duro externo o un sitio gratuito de
almacenamiento en línea como Dropbox.
Cuadro 18: Sugerencias para manejar información
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Mantenga un esquema general o cronograma de actividades relacionadas con el protocolo,
incluyendo talleres, reuniones y entrevistas. Es posible que desee utilizar encabezados o membretes
para dividir el cronograma en etapas claramente definidas como "Conversaciones Preliminares",
"Documentación y Desarrollo del protocolo", "Uso del protocolo", "Reportar a la comunidad", y
"Revisión del Protocolo".