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2.4.4. Presentación material:Los informes deben estar bien preparados y presentados con el propósito de hacer más fácil latarea del lector.2.4.5. Estilo de los informes y los estados:Los informes deben caracterizarse por la brevedad, sencillez, objetividad y la comparabilidad.2.4.6. Oportunidad de su presentación:Como hemos visto en párrafos anteriores la oportunidad es una de las característicassobresalientes de información en todo buen sistema de control.2.4.7. Amplitud:La extensión de un informe depender del uso y a quien están destinados. Así a los dirigentesadministrativos principales, deben abarcar materiales relacionados con toda la organización,adoptando la forma de estados financieros, presupuestos, comparaciones, variaciones odesviaciones con análisis e indicativos. Para dirigentes departamentales, los informes ser n m sdetallados, cubriendo sólo las actividades de una sección o departamento correspondiente.2.4.8. Contenido:Debe ajustarse a las reglas siguientes:a. Limitarse a los datos más importantes.b. Hacer comparaciones, cuando sea posible, sobre todo con los informes anteriores dela misma clase.c. Precisar donde deben hacerse esfuerzos para mejorar la operación y reducir costos.12
d. Presentar los datos de modo que la responsabilidad, por cuanto a los resultadosindicados en el informe, pueda localizarse inmediatamente.2.5. Usos y eficacia:El que un informe deba o no realizarse o utilizarse depender del grado de control deseado.A continuación mencionaremos algunos de los informes utilizados en las entidades industriales:a. Informe de Costo del Trabajo Directo:Este informe resulta complejo cuando una entidad tiene las técnicas de costos estándar y depresupuestos, ya que es necesario que cada departamento realice una minuciosa preparación delpresupuesto y la fijación de los estándares, mismos que deberán compararse con las cifras reales.b. Informes Diarios de la Eficiencia de la Fábrica:Estos abarcan sólo las partidas principales reales y estándar, son entregados al Gerente General yal Vicepresidente, ya que son un factor importante para medir los resultados obtenidos por lasdiferentes secciones.c. Informe de Desechos:En algunas entidades, la pérdida a consecuencia de los desechos es importante, por lo que laDirección debe tomar las medidas pertinentes para controlar esas pérdidas, de manera que elInforme de Desechos deber presentarse semanal, quincenal o mensualmente, según sea el caso,con el fin de que a través de una compilación estadística del numero de unidades aprovechadas ydesechadas, así como el costo respectivo, de manera que puedan determinarse las causas odeslindar responsabilidades.13
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