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Plan Estratégico 2009 - Departamento de Hacienda

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MENSAJE DEL SECRETARIO“Cuando se me hizo este llamadoal Servicio Público en Puerto Rico,no dudé ni un instante en aceptar el reto.Consciente <strong>de</strong> las responsabilida<strong>de</strong>s que conllevadicho cargo, conociendo la crisis fiscal jamás vistay la excelente calidad <strong>de</strong>l Capital Humano<strong>de</strong>l <strong>Departamento</strong> <strong>de</strong> <strong>Hacienda</strong>,acepto la oferta con valentía y con muchos<strong>de</strong>seos <strong>de</strong> servirleal Pueblo <strong>de</strong> Puerto Rico.”Juan Carlos Puig(Ponencia ante el Senado, 2 <strong>de</strong> marzo <strong>de</strong> <strong>2009</strong>)


CONTENIDOResumen EjecutivoiMetodología 1Misión, Visión y Valores 4Áreas <strong>de</strong> Enfoque 6Fiscalización y Cumplimiento 7Reforma Contributiva y Fiscal 9Servicio al Cliente 11Capital Humano 15Tecnología 17Comunicación 19Loterías 21Medidas <strong>de</strong> Éxito 23Cronogramas 25


RESUMEN EJECUTIVO“Si buscas resultados distintos,no hagas siempre lo mismo.”Albert Einsteini


RESUMEN EJECUTIVOEn enero <strong>de</strong> <strong>2009</strong> aceptamos el reto que pocos querían enfrentar, administrar un <strong>Departamento</strong><strong>de</strong> <strong>Hacienda</strong> sin dinero en caja, con serios problemas en el renglón <strong>de</strong> recaudos y con más <strong>de</strong>$750 millones en <strong>de</strong>udas con suplidores y contratistas <strong>de</strong>l Gobierno. El <strong>Departamento</strong> tiene unrol fundamental en estos tiempos históricos. Tenemos que ser más eficientes para allegarrecursos al erario. Enfocarnos en mejorar la prestación <strong>de</strong> servicios a los contribuyentes y laeficiencia en la administración tributaria. La encomienda es ardua, pero estamos confiados enque con el excelente equipo <strong>de</strong> trabajo y la aportación <strong>de</strong> todos, retomaremos la ruta correcta ymejoraremos las finanzas <strong>de</strong> Puerto Rico.Para llevar a cabo estos proyectos es necesario establecer un plan <strong>de</strong> trabajo. Por esta razón enabril <strong>de</strong> <strong>2009</strong> comenzamos a trabajar con el diseño y <strong>de</strong>sarrollo <strong>de</strong>l <strong>Plan</strong> Estratégico <strong>2009</strong>-2012,el cual presentamos y en el que se establece la Misión, la Visión y los Valores institucionales.Este <strong>Plan</strong> nos ayudará a enfocar nuestros trabajos para los próximos años. El mismo es unoabarcador, a pesar <strong>de</strong> las limitaciones presupuestarias que atravesamos, pero con el compromisoy <strong>de</strong>dicación <strong>de</strong> nuestros compañeros en el <strong>Departamento</strong> lo lograremos. Este <strong>Plan</strong> estáencauzado hacia el mejoramiento continuo <strong>de</strong> los procesos y la satisfacción <strong>de</strong> nuestros clientespara po<strong>de</strong>r brindarles un servicio <strong>de</strong> excelencia.Para el <strong>de</strong>sarrollo <strong>de</strong>l <strong>Plan</strong> contamos con la ayuda técnica <strong>de</strong> los consultores <strong>de</strong> la firma Vision toAction (V2A, por sus siglas en inglés). En el diseño <strong>de</strong>l <strong>Plan</strong> Estratégico <strong>2009</strong>-2012 se utilizóuna metodología participativa a través <strong>de</strong> entrevistas, reuniones y grupos focales conrepresentación <strong>de</strong> todos los niveles en el <strong>Departamento</strong>. A<strong>de</strong>más, la firma V2A administró uncuestionario, en forma confi<strong>de</strong>ncial, a compañeros <strong>de</strong> labores (52) y a clientes externos (23),capturando la opinión <strong>de</strong> ambos grupos.Con esta metodología recopilamos sus opiniones sobre las fortalezas, <strong>de</strong>bilida<strong>de</strong>s, oportunida<strong>de</strong>s,y amenazas que pue<strong>de</strong>n tener algún impacto en el <strong>Departamento</strong> durante los próximos años. Y se<strong>de</strong>finió con claridad la visión <strong>de</strong>l futuro <strong>de</strong> la organización y los pasos para alcanzarla. Luego <strong>de</strong>lanálisis realizado, se estableció nuestra Misión, la Visión y los Valores organizacionales.ii


Administrar las leyes tributarias <strong>de</strong> manera justa y equitativa, custodiardiligentemente los fondos públicos y velar por los <strong>de</strong>rechos <strong>de</strong> nuestroscontribuyentes, para fomentar el <strong>de</strong>sarrollo económico y social <strong>de</strong> Puerto Rico yla confianza <strong>de</strong>l Pueblo en su Gobierno.Simplificar el proceso contributivo y ampliarsignificativamente nuestra base <strong>de</strong> captación <strong>de</strong>impuestos; mejorar el cumplimiento y minimizar laevasión contributiva.Mejorar radicalmente la calidad <strong>de</strong> nuestro servicio,para lograr el respeto y la confianza <strong>de</strong> todoslos contribuyentes.Desarrollar un equipo <strong>de</strong> profesionales <strong>de</strong> primera,unos procesos <strong>de</strong> trabajo eficientes y eficaces yunas herramientas <strong>de</strong> trabajo efectivas.1. I<strong>de</strong>ntificar e incorporar recursos humanos adicionales.2. Establecer un programa intensivo <strong>de</strong> adiestramiento para el personal técnico <strong>de</strong> nuevo ingreso.3. Completar el Proyecto <strong>de</strong> Inteligencia Tributaria (PIT).4. Establecer una solución tecnológica para mejorar la captación <strong>de</strong>l IVU.5. Desarrollar legislación que fortalezca la habilidad <strong>de</strong> cobrar contribuciones a<strong>de</strong>udadas.6. Establecer acuerdos interagenciales y municipales.7. Completar un análisis <strong>de</strong>tallado <strong>de</strong> la estructura organizacional.8. Separar el Negociado <strong>de</strong> Recaudaciones en dos: Colecturías (enfocado en optimizar y mejorar los servicios)y Cobros (enfocado en el cobro <strong>de</strong> la <strong>de</strong>uda).9. Establecer un Centro <strong>de</strong> Cobros y Cumplimiento Automatizado.10. Consolidar la red <strong>de</strong> colecturías.11. Mejorar y flexibilizar los procesos <strong>de</strong> <strong>Plan</strong>es <strong>de</strong> Pagos <strong>de</strong> Deudas Contributivas, Ofertas en Compromiso,Acuerdos Finales y el Cobro Vía Apremio.12. Implantar un Programa <strong>de</strong> Divulgación Voluntaria.13. Fortalecer los procesos y programas <strong>de</strong> auditoría.14. Fortalecer la fiscalización <strong>de</strong> máquinas <strong>de</strong> entretenimiento para adultos.15. Fortalecer la fiscalización <strong>de</strong> espectáculos públicos y <strong>de</strong> fiestas patronales.16. Completar un estudio para medir la evasión contributiva.1. Desarrollar los mecanismos <strong>de</strong> administración y reglamentación <strong>de</strong> disposiciones contributivas <strong>de</strong> la Ley 7.2. Desarrollar mecanismos <strong>de</strong> administración para Fondos ARRA (“American Recovery and ReinvestmentAct”) y PEC (<strong>Plan</strong> <strong>de</strong> Estímulo Criollo).3. Apoyar activamente e implantar un esfuerzo <strong>de</strong> simplificación <strong>de</strong>l sistema tributario para hacerlo más justoy equitativo.4. Construir mo<strong>de</strong>los <strong>de</strong> simulación <strong>de</strong> impuestos para medir las propuestas contributivas.5. Integrar los sistemas financieros y <strong>de</strong> contabilidad <strong>de</strong> información.6. Desarrollar soluciones para el manejo contable <strong>de</strong> los fondos fe<strong>de</strong>rales (“grants”).7. Emitir los estados financieros <strong>de</strong>l gobierno a tiempo.1. Establecer “HACIENDA VIRTUAL” - herramienta en línea para ampliar los ofrecimientos <strong>de</strong>l portal <strong>de</strong>Internet.2. Mejorar la calidad <strong>de</strong>l servicio al contribuyente.3. Simplificar los procesos <strong>de</strong> cumplimiento para los contribuyentes.4. Establecer un programa <strong>de</strong> medición <strong>de</strong> la calidad y <strong>de</strong> la satisfacción <strong>de</strong>l cliente interno y externo.5. Establecer una filosofía <strong>de</strong> mejoramiento continuo <strong>de</strong> los procesos enfocados en una cultura <strong>de</strong> servicio.6. Mejorar las facilida<strong>de</strong>s físicas <strong>de</strong>l <strong>Departamento</strong> <strong>de</strong> <strong>Hacienda</strong>.7. Completar un inventario y evaluación <strong>de</strong> herramientas <strong>de</strong> trabajo con el propósito <strong>de</strong> mejorarlas.8. Establecer un <strong>Plan</strong> <strong>de</strong> Reciclaje y una Política <strong>de</strong> Reducción <strong>de</strong> Papel (“paperless”).9. Designar un Oficial <strong>de</strong> Cumplimiento.10. Promover activamente la radicación <strong>de</strong> planilla electrónica.11. Crear un Comité Asesor para el Secretario <strong>de</strong> <strong>Hacienda</strong>.12. Simplificar el proceso <strong>de</strong> envío <strong>de</strong> planillas <strong>de</strong> contribución sobre ingresos a los contribuyentes.1. Establecer un plan <strong>de</strong> capacitación para todos los niveles organizacionales.2. Establecer un nuevo plan <strong>de</strong> clasificación <strong>de</strong> puestos.3. Establecer mecanismos <strong>de</strong> “energización” <strong>de</strong> los empleados (equipos <strong>de</strong>portivos, talleres, reconocimientos,confraternización y otros).4. Establecer un plan <strong>de</strong> sucesión.5. Mejorar el sistema <strong>de</strong> evaluación <strong>de</strong> <strong>de</strong>sempeño.6. Mecanizar los procesos <strong>de</strong> Recursos Humanos.7. Preparar y/o revisar los reglamentos y normas para atemperarlos a los nuevos <strong>de</strong>sarrollos en el <strong>Departamento</strong>.Recaudos totalesCaptación <strong>de</strong>l IVUTotal <strong>de</strong> contribuyentes que radican planillaDeudas morosas cobradasÍndice <strong>de</strong> satisfacción <strong>de</strong>l contribuyenteLlamadas telefónicas atendidas<strong>Plan</strong>illas electrónicas recibidasErrores en la entrada <strong>de</strong> datosTransacciones a través <strong>de</strong> <strong>Hacienda</strong> VirtualTiempo en emitir los estados financierosIngresos <strong>de</strong> las LoteríasHoras <strong>de</strong> adiestramiento completadasMenciones positivas en los mediosTrabajamos con honestidad y compromiso ético.Somos fieles a nuestra misión.Administramos las leyes contributivas y fiscalescon equidad.Nuestro trabajo inspira confianza y credibilidad.Somos firmes, pero conscientes <strong>de</strong> las situacionesy necesida<strong>de</strong>s <strong>de</strong> los que servimos.Somos profesionales, nos esmeramos en hacer untrabajo <strong>de</strong> calidad y mejorar continuamente lo quehacemos.1. Reestructurar el Área <strong>de</strong> Tecnología <strong>de</strong> Información.2. Mejorar la infraestructura tecnológica .3. Lanzar un programa <strong>de</strong> digitalización <strong>de</strong> documentos.4. Implantar la consolidación <strong>de</strong> servidores (“servers”) <strong>de</strong> colecturía.5. Establecer un programa <strong>de</strong> continuidad <strong>de</strong> los sistemas.6. Establecer un repositorio <strong>de</strong> toda la información/perfil <strong>de</strong>l contribuyente (“data warehouse”).7. Culminar el proyecto <strong>de</strong> Tarjeta <strong>de</strong> Nómina <strong>de</strong>l Gobierno (“payroll card”).8. Mejorar los sistemas <strong>de</strong> seguridad y confi<strong>de</strong>ncialidad electrónica.1. Establecer un portal <strong>de</strong> Intranet que incluya directorios telefónicos, <strong>de</strong>scripción <strong>de</strong> lo que hace cada área <strong>de</strong>trabajo, documentos y otros.2. Actualizar el directorio telefónico.3. Desarrollar campañas educativas e informativas dirigidas a contribuyentes e individuos.4. Mejorar el acceso a los medios <strong>de</strong> comunicación y la información externa relevante al <strong>Departamento</strong>.5. Crear una publicación interna y externa como vehículo <strong>de</strong> comunicación.6. Promover la participación externa a través <strong>de</strong> un Panel Ciudadano que ofrecerá asistencia al <strong>Departamento</strong>en la i<strong>de</strong>ntificación <strong>de</strong> los procesos a mejorar y recomendaciones <strong>de</strong> cómo hacerlo.7. Crear un programa <strong>de</strong> visitas a universida<strong>de</strong>s y escuelas técnicas para promover programas <strong>de</strong> internados,reclutamiento y educación.1. Renovar la lotería tradicional para aumentar sus ventas.2. Optimizar los ingresos <strong>de</strong> la lotería electrónica.3. Introducir el concepto <strong>de</strong> vi<strong>de</strong>o-lotería.4. Agilizar y optimizar los procesos internos <strong>de</strong>l Negociado <strong>de</strong> la Lotería.5. Mejorar la infraestructura en el Negociado <strong>de</strong> la Lotería.6. Mejorar la comunicación interna y externa.


METODOLOGÍA“Como no sabían que era imposible, lo hicieron.”Anónimo1


METODOLOGÍAEl <strong>Departamento</strong> preparó este <strong>Plan</strong> Estratégico para dirigir sus trabajos durante los próximoscuatro años. El Proceso <strong>de</strong> <strong>Plan</strong>ificación Estratégica consistió <strong>de</strong> tres etapas principales. Laprimera etapa comprendió un análisis <strong>de</strong> la situación actual <strong>de</strong>l <strong>Departamento</strong> mediante larecopilación <strong>de</strong> insumos <strong>de</strong> clientes internos y externos. La segunda etapa consistió en el <strong>de</strong>sarrollo<strong>de</strong> la visión <strong>de</strong> futuro en la que establecimos nuestras metas. Finalmente, en la tercera etapa,<strong>de</strong>sarrollamos las estrategias y proyectos.ETAPA IAnálisis <strong>de</strong>l Ambiente ySituación ActualETAPA IIDesarrollo <strong>de</strong> la Visión <strong>de</strong>lFuturoETAPA IIIDesarrollo EstratégicoComponentes <strong>de</strong>l Mo<strong>de</strong>lo <strong>de</strong> <strong>Plan</strong>ificación EstratégicaMisiónVisiónValores CompartidosÁreas <strong>de</strong> EnfoqueObjetivos EstratégicosIniciativasMedidas <strong>de</strong> ÉxitoDefine el propósito <strong>de</strong> la organización.Define el futuro que la organización quiere alcanzar.Define la “fibra moral” <strong>de</strong> la organización; en qué cree.Define los elementos más importantes para enfocar lostrabajos <strong>de</strong> la organización.Define las metas más importantes para alcanzar la Visión.Describe los proyectos y las tareas para lograr los objetivos.Describe los elementos cuantificables para medir el avancehacia el logro <strong>de</strong> la Visión.2


Etapa I: Análisis <strong>de</strong>l Ambiente y Situación ActualComo parte <strong>de</strong>l análisis <strong>de</strong>l ambiente y la situación actual, se realizaron 14 entrevistas con el personalejecutivo. Se analizó información relacionada a las funciones, las finanzas y los datos operacionales<strong>de</strong>l <strong>Departamento</strong>. Se llevaron a cabo tres grupos focales con personal interno <strong>de</strong>l <strong>Departamento</strong> <strong>de</strong>diferentes niveles: li<strong>de</strong>rato, gerencia intermedia y nivel operacional.A<strong>de</strong>más, se realizó un cuestionario para el personal interno y clientes externos que incluía elementoscualitativos y cuantitativos. Los cuestionarios internos fueron distribuidos a 52 empleados <strong>de</strong>diferentes áreas y negociados. Estos fueron suministrados al azar, en sobres sellados y en completaconfi<strong>de</strong>ncialidad. Los cuestionarios externos fueron completados en entrevistas personales a 23personas, entre estos, contables, comerciantes y otros contribuyentes.Etapa II: Desarrollo <strong>de</strong> la Visión <strong>de</strong>l FuturoSe realizaron dos sesiones <strong>de</strong> planificación estratégica con el personal ejecutivo <strong>de</strong>l <strong>Departamento</strong>con el propósito <strong>de</strong> revisar y validar la información recopilada en la Etapa I y <strong>de</strong>sarrollar y trazar elfuturo <strong>de</strong> la organización mediante el <strong>de</strong>sarrollo <strong>de</strong> los objetivos estratégicos.Etapa III: Desarrollo EstratégicoSe realizaron reuniones para recopilar, validar y documentar las activida<strong>de</strong>s/proyectos esencialespara lograr los objetivos estratégicos. Para el logro efectivo <strong>de</strong> estas activida<strong>de</strong>s nos enfocamos eni<strong>de</strong>ntificar las personas responsables y las fechas límites para llevar a cabo las mismas.3


MISIÓN, VISIÓN Y VALORES“No hay viento favorable para quien no sabea dón<strong>de</strong> va”Séneca4


Administrar las leyes tributarias <strong>de</strong> manera justa yequitativa, custodiar diligentemente los fondos públicos yvelar por los <strong>de</strong>rechos <strong>de</strong> nuestros contribuyentes, parafomentar el <strong>de</strong>sarrollo económico y social <strong>de</strong> Puerto Rico yla confianza <strong>de</strong>l Pueblo en su Gobierno. Simplificar el proceso contributivo y ampliar significativamentenuestra base <strong>de</strong> captación <strong>de</strong> impuestos; mejorarel cumplimiento y minimizar la evasión contributiva. Mejorar radicalmente la calidad <strong>de</strong> nuestro servicio, paralograr el respeto y la confianza <strong>de</strong> todos loscontribuyentes. Desarrollar un equipo <strong>de</strong> profesionales <strong>de</strong> primera, unosprocesos <strong>de</strong> trabajo eficientes y eficaces y unasherramientas <strong>de</strong> trabajo efectivas. Trabajamos con honestidad y compromiso ético. Somos fieles a nuestra misión. Administramos las leyes contributivas y fiscales con equidad. Nuestro trabajo inspira confianza y credibilidad. Somos firmes, pero conscientes <strong>de</strong> las situaciones ynecesida<strong>de</strong>s <strong>de</strong> los que servimos. Somos profesionales, nos esmeramos en hacer un trabajo <strong>de</strong>calidad y mejorar continuamente lo que hacemos.


ÁREAS DE ENFOQUE“El éxito no se logra sólo con cualida<strong>de</strong>s especiales.Es sobre todo un trabajo <strong>de</strong> constancia, <strong>de</strong> métodoy <strong>de</strong> organización”J. P. Sergent6


FISCALIZACIÓN Y CUMPLIMIENTO“Quiero que <strong>Hacienda</strong> sea una agencia lí<strong>de</strong>r, recobrar laconfianza <strong>de</strong>l pueblo y a través <strong>de</strong> la cual se ofrezca unservicio <strong>de</strong> calidad al contribuyente. Porque el sistemacontributivo <strong>de</strong> Puerto Rico está basado en elcumplimiento voluntario y tengo que motivar a laspersonas para que ellos voluntariamentecumplan con su obligación.”Juan Carlos Puig7


FISCALIZACIÓN Y CUMPLIMIENTOObjetivos/IniciativasI<strong>de</strong>ntificar e incorporar recursos para reducir áreas <strong>de</strong> incumplimiento con las leyes fiscales yla evasión.1.1 I<strong>de</strong>ntificar e incorporar recursos humanos adicionales.1.2 Establecer un programa intensivo <strong>de</strong> adiestramiento para el personal técnico <strong>de</strong> nuevoingreso.1.3 Completar el Proyecto <strong>de</strong> Inteligencia Tributaria (PIT).1.4 Establecer una solución tecnológica para mejorar la captación <strong>de</strong>l IVU.1.5 Desarrollar legislación que fortalezca la habilidad <strong>de</strong> cobrar contribuciones a<strong>de</strong>udadas.1.6 Establecer acuerdos interagenciales y municipales.Reestructurar el Área <strong>de</strong> Rentas Internas.1.7 Completar un análisis <strong>de</strong>tallado <strong>de</strong> la estructura organizacional.1.8 Separar el Negociado <strong>de</strong> Recaudaciones en dos: Colecturías (enfocado en optimizar ymejorar los servicios) y Cobros (enfocado en el cobro <strong>de</strong> la <strong>de</strong>uda).1.9 Establecer un Centro <strong>de</strong> Cobros y Cumplimiento Automatizado.1.10 Consolidar la red <strong>de</strong> colecturías.1.11 Mejorar y flexibilizar los procesos <strong>de</strong> <strong>Plan</strong>es <strong>de</strong> Pagos <strong>de</strong> Deudas Contributivas, Ofertasen Compromiso, Acuerdos Finales y el Cobro Vía Apremio.1.12 Implantar un Programa <strong>de</strong> Divulgación Voluntaria.1.13 Fortalecer los procesos y programas <strong>de</strong> auditoría.1.14 Fortalecer la fiscalización <strong>de</strong> máquinas <strong>de</strong> entretenimiento para adultos.1.15 Fortalecer la fiscalización <strong>de</strong> espectáculos públicos y <strong>de</strong> fiestas patronales.1.16 Completar un estudio para medir la evasión contributiva.8


REFORMA CONTRIBUTIVA Y FISCAL“Los gran<strong>de</strong>s problemas <strong>de</strong> hoy no pue<strong>de</strong>n serresueltos con el mismo nivel <strong>de</strong> pensamiento con elque fueron creados.”Albert Einstein9


REFORMA CONTRIBUTIVA Y FISCALObjetivos/Iniciativas2.1 Desarrollar los mecanismos <strong>de</strong> administración y reglamentación <strong>de</strong> disposicionescontributivas <strong>de</strong> la Ley 7.2.2 Desarrollar mecanismos <strong>de</strong> administración para Fondos ARRA (“AmericanRecovery and Reinvestment Act”) y PEC (<strong>Plan</strong> <strong>de</strong> Estímulo Criollo).2.3 Apoyar activamente e implantar un esfuerzo <strong>de</strong> simplificación <strong>de</strong>l sistematributario para hacerlo más justo y equitativo.a. Formalizar el Comité <strong>de</strong> Estudios <strong>de</strong>l Sistema Contributivo.2.4 Construir mo<strong>de</strong>los <strong>de</strong> simulación <strong>de</strong> impuestos para medir las propuestascontributivas.2.5 Integrar los sistemas financieros y <strong>de</strong> contabilidad <strong>de</strong> información.2.6 Desarrollar soluciones para el manejo contable <strong>de</strong> los fondos fe<strong>de</strong>rales (“grants”).2.7 Emitir los estados financieros <strong>de</strong>l gobierno a tiempo.a. Cerrar los periodos contables mensualmente y a tiempo.b. Agilizar el recibo <strong>de</strong> información <strong>de</strong> las agencias y corporacionespúblicas.10


SERVICIO AL CLIENTE“Mis dos objetivos principales: mejorar el servicio anuestros clientes y aumentar los recaudos reforzandoel cumplimiento.”Juan Carlos Puig11


SERVICIO AL CLIENTEObjetivos/ Iniciativas3.1 Establecer “HACIENDA VIRTUAL” - herramienta en línea para ampliar losofrecimientos <strong>de</strong>l portal <strong>de</strong> Internet incluyendo, entre otros;• Solicitu<strong>de</strong>s <strong>de</strong> planes <strong>de</strong> pago• Certificaciones <strong>de</strong> <strong>de</strong>uda• Notificación <strong>de</strong> aplicaciones <strong>de</strong> pago• Errores matemáticos• Venta <strong>de</strong> sellos <strong>de</strong> rentas internas• Consultas <strong>de</strong> reintegros3.2 Mejorar la calidad <strong>de</strong>l servicio al contribuyente.a. Establecer un centro <strong>de</strong> información en el lobby <strong>de</strong>l Edificio Inten<strong>de</strong>nteRamírez.b. Mejorar y simplificar los procesos <strong>de</strong> servicio al contribuyente.c. Reforzar la Oficina <strong>de</strong>l Procurador <strong>de</strong>l Contribuyente.d. Aumentar los puntos <strong>de</strong> acceso para la compra <strong>de</strong> sellos <strong>de</strong> rentas internasy marbetes.3.3 Simplificar los procesos <strong>de</strong> cumplimiento para los contribuyentes.a. Simplificar el proceso <strong>de</strong> obtención <strong>de</strong> licencias <strong>de</strong> rentas internas.b. Reducir los requisitos <strong>de</strong> planillas y los formularios innecesarios.3.4 Establecer un programa <strong>de</strong> medición <strong>de</strong> la calidad y <strong>de</strong> la satisfacción <strong>de</strong>l clienteinterno y externo.12


3.5 Establecer una filosofía <strong>de</strong> mejoramiento continuo <strong>de</strong> los procesos enfocados enuna cultura <strong>de</strong> servicio.a. I<strong>de</strong>ntificar los procesos y priorida<strong>de</strong>s <strong>de</strong> mejoramiento.b. Establecer equipos <strong>de</strong> mejoramiento <strong>de</strong> procesos.c. Establecer mediciones para los procesos.d. Adiestrar a todo el personal en temas <strong>de</strong> calidad y <strong>de</strong> servicio al cliente.3.6 Mejorar las facilida<strong>de</strong>s físicas <strong>de</strong>l <strong>Departamento</strong> <strong>de</strong> <strong>Hacienda</strong>.a. Establecer un programa <strong>de</strong> mantenimiento preventivo.b. I<strong>de</strong>ntificar, priorizar y aten<strong>de</strong>r las necesida<strong>de</strong>s <strong>de</strong> mejoras en lasfacilida<strong>de</strong>s y <strong>de</strong> mobiliario.c. Establecer un día <strong>de</strong> limpieza (“housekeeping”).d. Mejorar la seguridad física (establecer un centro <strong>de</strong> mando, i<strong>de</strong>ntificarequipo necesario, establecer un plan <strong>de</strong> emergencia y llevar a cabosimulacros).3.7 Completar un inventario y evaluación <strong>de</strong> herramientas <strong>de</strong> trabajo con el propósito<strong>de</strong> mejorarlas.3.8 Establecer un <strong>Plan</strong> <strong>de</strong> Reciclaje y una Política <strong>de</strong> Reducción <strong>de</strong> Papel(“paperless”).13


3.9 Designar un Oficial <strong>de</strong> Cumplimiento.a. Establecer un procedimiento para la redacción, revisión, aprobación ycontrol <strong>de</strong> la reglamentación <strong>de</strong>l <strong>Departamento</strong>.b. Establecer los procedimientos por fases y priorida<strong>de</strong>s para uniformar losprocesos internos y externos <strong>de</strong>l <strong>Departamento</strong>.c. Establecer un sistema <strong>de</strong> control y trámite <strong>de</strong> la documentación generada yrecibida en el <strong>Departamento</strong>.d. Establecer una metodología <strong>de</strong> manejo <strong>de</strong> proyectos.e. Establecer una metodología <strong>de</strong> manejo <strong>de</strong> riesgos.f. Establecer y monitorear los indicadores <strong>de</strong> los procesos.g. Establecer un control <strong>de</strong> los contratos (“database”).3.10 Promover activamente la radicación <strong>de</strong> planilla electrónica.3.11 Crear un Comité Asesor para el Secretario <strong>de</strong> <strong>Hacienda</strong>.3.12 Simplificar el proceso <strong>de</strong> envío <strong>de</strong> planillas <strong>de</strong> contribución sobre ingresos a loscontribuyentes.14


CAPITAL HUMANO“Los recursos más importantes son uste<strong>de</strong>s.Mi misión es sencilla, es ser facilitadorpara que todos y cada uno <strong>de</strong> uste<strong>de</strong>spuedan hacer el trabajo.”Juan Carlos Puig15


CAPITAL HUMANOObjetivos/Iniciativas4.1 Establecer un plan <strong>de</strong> capacitación para todos los niveles organizacionales.4.2 Establecer un nuevo plan <strong>de</strong> clasificación <strong>de</strong> puestos.4.3 Establecer mecanismos <strong>de</strong> “energización” <strong>de</strong> los empleados (equipos <strong>de</strong>portivos,talleres, reconocimientos, confraternización y otros).4.4 Establecer un plan <strong>de</strong> sucesión.a. I<strong>de</strong>ntificar el talento en áreas técnicas y especializadas necesarias paracumplir las funciones en el <strong>Departamento</strong>.4.5 Mejorar el sistema <strong>de</strong> evaluación <strong>de</strong> <strong>de</strong>sempeño.4.6 Mecanizar los procesos <strong>de</strong> Recursos Humanos.a. Implantar un registro electrónico <strong>de</strong> asistencia.b. Digitalizar los archivos <strong>de</strong> personal.4.7 Preparar y/o revisar los reglamentos y normas para atemperarlos a los nuevos<strong>de</strong>sarrollos en el <strong>Departamento</strong>.16


TECNOLOGÍA“El mejoramiento y la innovación <strong>de</strong> los procesosconstituyen la mejor esperanza que tenemos parahacer más valiosa la enorme inversiónen tecnología <strong>de</strong> información.”J. H. Davenport17


TECNOLOGÍAObjetivos/Iniciativas5.1 Reestructurar el Área <strong>de</strong> Tecnología <strong>de</strong> Información.5.2 Mejorar la infraestructura tecnológica.a. Consolidar las plataformas tecnológicas y mejorar las aplicaciones(“software”).b. Definir priorida<strong>de</strong>s y actualizar equipos y sistemas (“hardware”).c. Mejorar la infraestructura <strong>de</strong> comunicación (incluyendo“vi<strong>de</strong>oconference”, etc.).5.3 Lanzar un programa <strong>de</strong> digitalización <strong>de</strong> documentos.5.4 Implantar la consolidación <strong>de</strong> servidores (“servers”) <strong>de</strong> colecturía.5.5 Establecer un programa <strong>de</strong> continuidad <strong>de</strong> los sistemas.a. Desarrollar un sistema <strong>de</strong> resguardos (“backups”).b. Establecer y validar procesos <strong>de</strong> contingencia (redundancia ycontinuidad).5.6 Establecer un repositorio <strong>de</strong> toda la información/perfil <strong>de</strong>l contribuyente (“datawarehouse”).5.7 Culminar el proyecto <strong>de</strong> Tarjeta <strong>de</strong> Nómina <strong>de</strong>l Gobierno (“payroll card”).5.8 Mejorar los sistemas <strong>de</strong> seguridad y confi<strong>de</strong>ncialidad electrónica.a. Sistemas y procesos para la protección <strong>de</strong> la i<strong>de</strong>ntidad <strong>de</strong> contribuyentes yempleados.b. Sistema <strong>de</strong> monitoreo.c. Seguridad y “encryption” <strong>de</strong> las líneas telefónicas y <strong>de</strong> la información.d. Prevención <strong>de</strong>l frau<strong>de</strong> (incluyendo a <strong>Hacienda</strong> Virtual).e. Controles <strong>de</strong> acceso digital.18


COMUNICACIÓN“Las i<strong>de</strong>as por buenas que sean,no prevalecen por sí solas,alguien tiene que moverlascon esfuerzo y <strong>de</strong>dicación.”Thomas Alba Edison19


COMUNICACIÓNObjetivos/Iniciativas6.1 Establecer un portal <strong>de</strong> Intranet que incluya directorios telefónicos, <strong>de</strong>scripción <strong>de</strong>lo que hace cada área <strong>de</strong> trabajo, documentos y otros.6.2 Actualizar el directorio telefónico.a. Designar un oficial <strong>de</strong> enlace por área/oficina para que lo mantengaactualizado.6.3 Desarrollar campañas educativas e informativas dirigidas a contribuyentes eindividuos.6.4 Mejorar el acceso a los medios <strong>de</strong> comunicación y la información externarelevante al <strong>Departamento</strong>.a. Comunicar los logros y <strong>de</strong>sarrollos positivos <strong>de</strong> interés para la ciudadanía.6.5 Crear una publicación interna y externa como vehículo <strong>de</strong> comunicación.6.6 Promover la participación externa a través <strong>de</strong> un Panel Ciudadano que ofreceráasistencia al <strong>Departamento</strong> en la i<strong>de</strong>ntificación <strong>de</strong> los procesos a mejorar yrecomendaciones <strong>de</strong> cómo hacerlo.6.7 Crear un programa <strong>de</strong> visitas a universida<strong>de</strong>s y escuelas técnicas para promoverprogramas <strong>de</strong> internados, reclutamiento y educación.20


LOTERÍAS“Si avanzamos en confianza en la dirección <strong>de</strong>nuestros sueños y nos empeñamos en vivir lo queimaginamos, alcanzaremos el éxito inesperado enpoco tiempo.”Henry David Thoreau21


LOTERÍASObjetivos/Iniciativas7.1 Renovar la lotería tradicional para aumentar sus ventas.a. Relanzar el nombre y el logo.b. Cambiar el diseño e imagen <strong>de</strong>l producto.c. Aumentar la promoción y el merca<strong>de</strong>o.d. Descentralizar la distribución y el pago.7.2 Optimizar los ingresos <strong>de</strong> la lotería electrónica.a. Introducir juegos instantáneos.b. Aumentar las promociones y los eventos.c. Incentivar el pago <strong>de</strong> premios en los puntos <strong>de</strong> venta.7.3 Introducir el concepto <strong>de</strong> vi<strong>de</strong>o-lotería.7.4 Agilizar y optimizar los procesos internos <strong>de</strong>l Negociado <strong>de</strong> la Lotería.a. Rediseñar el área <strong>de</strong> investigaciones.7.5 Mejorar la infraestructura en el Negociado <strong>de</strong> la Lotería.a. Mejorar la comunicación electrónica.b. Mejorar los sistemas tecnológicos; tanto aplicaciones (“software”)como equipos (“hardware”).c. Mejorar las facilida<strong>de</strong>s físicas.7.6 Mejorar la comunicación interna y externa.a. Mejorar la comunicación interna e integración entre las Loterías.b. Lograr mejor integración entre el Negociado y el resto <strong>de</strong>l <strong>Departamento</strong>.c. Establecer mecanismos formales <strong>de</strong> comunicación con los agentes <strong>de</strong>Lotería, tanto individuos como organizaciones.22


MEDIDAS DE ÉXITO“Los individuos, las familias, los grupos <strong>de</strong> trabajo ylas organizaciones mol<strong>de</strong>an su propio futuro creandouna visión mental y un objetivo para cada proyecto,gran<strong>de</strong> o pequeño. No viven día a día sin un claropropósito. Se i<strong>de</strong>ntifican y se comprometen con losprincipios, relaciones y objetivosque más le interesan.”Stephen R. Covey23


MEDIDAS DE ÉXITOMedidaResponsable1. Recaudos totales Edwin Ríos2. Captación <strong>de</strong>l IVU Edwin Ríos3. Total <strong>de</strong> contribuyentes quePablo Hymovitzradican planilla4. Deudas morosas cobradas Pablo Hymovitz5. Índice <strong>de</strong> satisfacción <strong>de</strong>lLillian Sánchezcontribuyente6. Llamadas telefónicas atendidas Pablo Hymovitz7. <strong>Plan</strong>illas electrónicas recibidas Pablo Hymovitz8. Errores en la entrada <strong>de</strong> datos Pablo Hymovitz9. Transacciones a través <strong>de</strong>Pablo Hymovitz<strong>Hacienda</strong> Virtual10. Tiempo en emitir los estadosLuis Báezfinancieros11. Ingresos <strong>de</strong> las Loterías José López12. Horas <strong>de</strong> adiestramientoSandra Rosariocompletadas13. Menciones positivas en losZaima Negrónmedios24


CRONOGRAMAS“Se alcanza el éxito convirtiendo cada pasoen una meta y cada meta en un paso”C. C. Cortéz25


CRONOGRAMA – FISCALIZACIÓN YCUMPLIMIENTO26


CRONOGRAMA – REFORMA CONTRIBUTIVA YFISCAL27


CRONOGRAMA – SERVICIO AL CLIENTE28


CRONOGRAMA – CAPITAL HUMANO31


CRONOGRAMA – TECNOLOGÍA32


CRONOGRAMA – COMUNICACIÓN34


CRONOGRAMA – LOTERÍAS35


“La recompensa <strong>de</strong> una buena acción está enhaberla hecho”Séneca

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