PROCEDIMIENTO DE CERTIFICACIÃN DE POBLACIÃN ESPECIAL

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PROCESO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS SOCIALESETAPA PARA PRESTAR SERVICIOS SOCIALES INTEGRALESPROCEDIMIENTO DE CERTIFICACIÓNDE POBLACIÓN ESPECIALCódigo: PCD-GE-PE-097Versión: 2Fecha: 30-MAR-10Página: 6 de 86. Aclaración de las actividadesActividad 4. Verificar base de datos, diligenciar y firmar formato. Con la identificación del solicitante se debe verificar que secumplen las condiciones establecidas en las bases de datos de SIRBE, Registraduría Nacional, FOSYGA y SDS. Se firmará un formatodonde se deje constancia que se realizaron las verificaciones. La verificación se debe realizar al 100% de las solicitudes.Actividad 5. Registrar actuación de "egreso". Esta actuación se registra en el sistema SIRBE de acuerdo con los siguientesmotivos:Motivo 1: inconsistencias en bases de datos (cuando la verificación en las bases de datos permite establecer que no se cumplen lascondiciones definidas para población especial)Motivo 2: no cumple criterios (cuando no se cumplen las condiciones de población especial al realizar la entrevista)Actividad 7: Registrar "pendiente de entrevista".errores de identificación que se hayan presentadoEsta actuación se registra en el sistema SIRBE, al tiempo que se corrigen losActividad 8. Realizar entrevista. La entrevista al solicitante se realiza para comprobar las condiciones de población especial.Actividad 10. Diligenciar formato y registrar actuación. Se registra en el sistema SIRBE la actuación de seguimiento "en proceso"Certificado de población especialActividad 12. Verificar en sistema y base de datos información y diligenciar y firmar formato. La verificación consiste en revisarel 100% de los datos incluídos en el formato de certificado de población especial con el sistema SIRBE y realizar muestreo con lasbases de datos de Fosyga, SDS y Registraduría Nacional. Se registra en un formato donde se indican las verificaciones y susresultados.Actividad 13. Devolver con oficio reportando inconsistencias. Los formatos que no cumplen condiciones se devolverán con unoficio firmado por la Subsecretaría y relación donde se indiquen las causas de su devolución.Actividad 14. Tramitar firma certificados legajados en carpeta. Los formatos que cumplan condiciones una vez realizada laF-EP-001
PROCESO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS SOCIALESETAPA PARA PRESTAR SERVICIOS SOCIALES INTEGRALESPROCEDIMIENTO DE CERTIFICACIÓNDE POBLACIÓN ESPECIALCódigo: PCD-GE-PE-097Versión: 2Fecha: 30-MAR-10Página: 7 de 8verificación se entregarán a la Subsecretaria para su firma con la relación respectiva.7. Posibles productos o servicios no conformesPRODUCTO OACTIVIDADCRITERIO DE ACEPTACIÓN CORRECCIÓN REGISTROSERVICIORegistro en elSensibilizar al solicitantesoftware del1. Solicitar la expedición delIdentidadacerca de la importancia decruce delSolicitud La solicitud debe acompañarse del documento de presentar el documento decertificadodocumento deidentidad del ciudadano a certificaridentidad y aplicar el Criterioidentidad con lasde Aceptaciónbases de datos1. Solicitar la expedición delcertificado1. Solicitar la expedición delcertificado2. Verificar en el sistemaSIRBE si el solicitantecuenta con certificadovigenteSolicitudSolicitudVerificaciónInformaciónLa solicitud debe acompañarse de la siguienteinformación: nombre del ciudadano, tipo de documentode identidad, número de documento, fecha denacimiento, lugar de residencia y datos del solicitante(sies distinto al mismo ciudadano)EntrevistaSi la solicitud es realizada por un Hospital, laconstancia de entrevista es un requisito para expedir elcertificado preliminarConsulta del softwareLa verificación debe realizarse mediante el software,consultando la base de datos SIRBE, RegistraduríaNacional del Estado Civil, SDS y FosygaCompletar los datos deidentificación del solicitante enel formato establecidoSolicitar realización deentrevista al HospitalAplicar Criterio de AceptaciónFormato MS-DGSS-02-98Constancia deEntrevistaConstancia en elformato de lafecha del cruce yla baseconsultadaF-EP-001
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