Espacio delimitado en donde se guardan elementos, bienes o ...

ALCALDÍA MAYORDE BOGOTÁ D.C.Secretaría DistritalINTEGRACIÓN SOCIALSECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIALDIRECCIÓN DE GESTIÓN CORPORATIVASUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERAPROCEDIMIENTO ENTRADAS POR COMPRAS INDIRECTASSUBPROCESO INVENTARIOSPROCESO DE GESTIÓN LOGÍSTICACÓDIGOGL-3-PR-0FECHA27-AGO-07VERSIÓN 0PÁGINA 2 de 55. CONDICIONES GENERALES1. El Comité Técnico está conformado por representantes de los centros de desarrollo comunitario –Subdirección Local y ONG’s; toda adquisición de bienes en los CDC debe ser aprobadamediante este organismo y el acta de aprobación será el soporte complementario a la facturapara realizar el ingreso al inventario2. Las compras en otros proyectos que tengan convenios que requieran la realización de compras,deben hacerse acorde con las cláusulas estipuladas en el contrato para la realización de lasmismas.3. La factura o el documento equivalente será el soporte legalmente aceptado para legalizar elingreso al inventario de la SDIS; éste será presentado en copia, ante el responsable del Almacéne inventarios a más tardar al siguiente día hábil de realizada la compra.4. El responsable del Almacén realizará el registro de ingreso correspondiente directamente a lacuenta propiedades, planta y equipo – bienes en servicio - a nombre del Servidor que lo tiene enuso, de no conocerse el nombre, el comprobante de traslado al servicio se hará a nombre delcoordinador para los CDC o del supervisor del convenio para los demás proyectos.5. Las solicitudes de ingreso que sean devueltas por inconsistencias en su información o en lossoportes, deberán ser ajustadas y entregadas al área de Apoyo Logístico – Equipo de inventariosdentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la notificación del faltante.6. Toda dependencia programa o proyecto que se desee adquirir, recibir o solicitar al almacénbienes, debe garantizar las condiciones necesarias en términos de espacio y distribución para eladecuado funcionamiento e inmediata puesta en marcha del bien y evitar subutilización pordisponibilidad locativa.7. Los bienes de las dependencias cuyos servicios se presten durante las veinticuatro horas del día,son de responsabilidad compartida entre los servidores de dicha dependencia.6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTONo.DESCRIPCIÓN DE LAACTIVIDADDEPENDENCIA SERVIDOR REGISTRO12Aprobar mediante comité técnicopara los CDC la compra de bienescon recursos propios. Para losdemás proyectos se haráconforme a las cláusulasestipuladas en el contrato oconvenio.Solicitar, mediante oficio remisorioradicado, el ingreso del nuevoCDC o proyectoCDC o proyectoComité técnicoSupervisor de proyectoComité técnicoSupervisor de proyectoOficio remisorio radicado

ALCALDÍA MAYORDE BOGOTÁ D.C.Secretaría DistritalINTEGRACIÓN SOCIALSECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIALDIRECCIÓN DE GESTIÓN CORPORATIVASUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERAPROCEDIMIENTO ENTRADAS POR COMPRAS INDIRECTASSUBPROCESO INVENTARIOSPROCESO DE GESTIÓN LOGÍSTICACÓDIGOGL-3-PR-0FECHA27-AGO-07VERSIÓN 0PÁGINA 3 de 5bien al área de apoyo logístico -responsable de almacén einventarios inmediatamentedespués de realizada la compraanexando: uso, destinación yresponsable de los bienes, actade aprobación de la compraemitida por el comité técnico delCDC, copia del contrato oconvenio y acta de inicio para losdemás proyectos, garantías yfacturas en copia legible.3PCVerificar que los documentosanexados a la solicitud seencuentren completos y en regla.NO: devolverlos al coordinador delCDC o supervisor del proyectosegún sea el caso, para sucomplementación; ésta serealizará dentro de los (2) díashábiles siguientes a sunotificación.SI: Continúa paso No. 4Apoyo Logístico - Equipode almacén e inventariosResponsable dealmacén e inventarios4Ingresar la informacióncorrespondiente al Software deinventarios.Apoyo Logístico - Equipode almacén e inventariosServidor asignado56PCImprimir el comprobante deentrada a servicio en original ydos copias, y entregarlo alcoordinador del CDC o supervisordel contrato para obtener firmasde los responsablesObtener firma de los responsablesde los bienes en el comprobantede entrada a servicio ydevolverlos a Apoyo Logístico –Equipo de almacén e inventarios.Una vez entregados loscomprobantes de entrada aservicio la firma se debe obteneren un plazo no mayor a (2) díashábiles siguientes a surecibimiento.Apoyo Logístico –Equipo de almacén einventariosCDC o proyectoServidor asignadoComité técnicoSupervisor de proyectoComprobante de entrada aservicio

ALCALDÍA MAYORDE BOGOTÁ D.C.Secretaría DistritalINTEGRACIÓN SOCIALSECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIALDIRECCIÓN DE GESTIÓN CORPORATIVASUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERAPROCEDIMIENTO ENTRADAS POR COMPRAS INDIRECTASSUBPROCESO INVENTARIOSPROCESO DE GESTIÓN LOGÍSTICACÓDIGOGL-3-PR-0FECHA27-AGO-07VERSIÓN 0PÁGINA 4 de 57Entregar copias del comprobanteasí: original para Equipo dealmacén e inventarios, primeracopia para responsable del bien,segunda copia para Contabilidad.Apoyo Logístico - Equipode almacén e inventariosServidor asignado8Archivar los documentos soportedel Equipo de almacén einventarios.Apoyo Logístico - Equipode almacén e inventariosServidor asignado9Enviarmensualmentecomprobantes de ingreso debienes a contabilidad mediantememorando radicado.Apoyo Logístico - Equipode almacén e inventariosServidor asignadoMemorando radicado7. TABLA DE COMUNICACIONESNo delaactividad259MOTIVOSolicitud deingreso debienesObtenerfirma en elcomprobante deentrada aservicioEnvío de loscomprobantes deingreso aContabilidadEMISORCoordinador de CDCResponsable dealmacén einventariosApoyologístico –Equipoalmacén einventariosRECEPTORResponsable dealmacén einventariosCoordinadorde CDCContabilidadFRECUENCIACada que serealice unacompraSegúncomprobantesde entrada aservicioelaboradosSegúningresosrealizadosMEDIOFísicoFísicoFísicoEVIDENCIAOficioremisorio desolicitudComprobante de entradaa serviciofirmado porelcoordinadordel CDCMemorandoradicado deenvío decomprobante de entradaa servicioRETROALIMENTACIÓNCopia de solicitudradicadaCopia de memorandoradicado

ALCALDÍA MAYORDE BOGOTÁ D.C.Secretaría DistritalINTEGRACIÓN SOCIALSECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIALDIRECCIÓN DE GESTIÓN CORPORATIVASUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERAPROCEDIMIENTO ENTRADAS POR COMPRAS INDIRECTASSUBPROCESO INVENTARIOSPROCESO DE GESTIÓN LOGÍSTICACÓDIGOGL-3-PR-0FECHA27-AGO-07VERSIÓN 0PÁGINA 5 de 58. REGISTROSTÍTULO O DESCRIPCIÓNOficio remisorio radicado de solicitudde ingresoComprobante de entrada a servicioMemorando radicado de envío decomprobantes a contabilidadMEDIOFísicoFísicoFísicoDEPENDENCIARESPONSABLEApoyo logístico – Equipo de almacéne inventariosApoyo logístico – Equipo de almacéne inventariosApoyo logístico – Equipo de almacéne inventarios9. DOCUMENTACION ASOCIADAMapa de riesgos, solicitud de ingreso, acta de aprobación de la compra emitida por el comité técnico,uso y destinación de los bienes, garantías, facturas, especificaciones técnicas de los bienes adquiridos.10. CONTROL DE CAMBIOSNº VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO0 27-ago-07 Aprobación del procedimiento11. ANEXOSNo.3CRITERIO DEACEPTACIÓNDocumentoscompletosacorde con loestipulado en elpresenteprocedimientoRESPONSABLEServidorPOSIBLE NOCONFORMIDADInconformidad enel suministro de lainformaciónsuministrada porel responsableTRATAMIEN-TO DELA NOCONFORMI-DADDevoluciónde losdocumentos paracomplementarlosRESPONSA-BLE DELTRATAMIEN-TOServidorasignadoVERIFICA-CIÓN DELTRATA-MIENTOVerificacióndelreprocesoREGISTROSolicitud deingresoradicada