PROCEDIMIENTO DE CERTIFICACIÓN DE POBLACIÓN ESPECIAL

PROCESO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS SOCIALESETAPA PARA PRESTAR SERVICIOS SOCIALES INTEGRALESPROCEDIMIENTO DE CERTIFICACIÓNDE POBLACIÓN ESPECIALCódigo: PCD-GE-PE-097Versión: 2Fecha: 30-MAR-10Página: 2 de 83. Condiciones generalesLas personas a las que se les expida el certificado de población especial, deben cumplir los siguientes requisitos:Ser personas mayores de 18 añosEn situación de discapacidad cognitiva, física o mental identificado en los servicios ofrecidos a la población adultaHabitantes de la calle, en cuyo caso no deberán aparecer como cotizantes del régimen contributivo en los tres mesesinmediatamente anteriores a la solicitud de la certificación. Si no cumple esta condición y la trabajadora social loconsidera de acuerdo a la verificación de condiciones se enviará certificación de su parte para que el caso sea tratado enla mesa de excepcionalidadQue carezcan de rentas e ingresos, oEn abandono, sin red de apoyo familiar y/o social, óEn condiciones de dependencia severa y moderada de la modalidad institucionalizada en los Centros de Protección delAdulto Mayor y Centro de Día para el Adulto Mayor de la SDIS u operadores contratados por la SDISDiligenciar la ficha SIRBE directamente con el solicitante, soportada con la cédula de ciudadanía o documento que lo respalde. En cadode no poseer la cédula de ciudadanía el sistema asignará un código para la expedición del Certificado de Población Especial, el cualtendrá una vigencia de 3 meses. Para la población que cuente con cédula de ciudadanía el certificado tendrá vigencia de un año. Lavigencia se especificará en el certificado con sello donde se indique la misma.Cruzar los datos suministrados por el solicitante con las bases de datos que dan cuenta sobre la vinculación al sistema General deSeguridad Socialm SGSS y verificar la veracidad de la información reportada por el solicitante.La población adulta sin identificación certificada, debe tramitar ante las autoridades competentes su documento de identidad antes devencerse la vigencia del certificado de población especial y presentarlo al funcionario responsable en la subdirección técnica respectivapara cotejar y actualizar la información, en caso de no realizarse este trámite no se procederá a renovar el certificado de poblaciónespecial.A las personas indocumentadas a las que no se les haya emitido certificado de población especial, se les certificará por solo tres meses,F-EP-001

PROCESO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS SOCIALESETAPA PARA PRESTAR SERVICIOS SOCIALES INTEGRALESPROCEDIMIENTO DE CERTIFICACIÓNDE POBLACIÓN ESPECIALCódigo: PCD-GE-PE-097Versión: 2Fecha: 30-MAR-10Página: 4 de 8Son referencia jurídica del procedimiento las siguientes normas: Ley 100 de 1993. Decreto 1136 de 1970 por el cual se dictan algunas medidas sobre protección social. Decreto 897 del 29 de Diciembre de 1995, mediante el cual se establece el Programa Distrital de Atención al Habitante de laCalle. Decreto 136 de mayo 6 de 2005 por el cual se formulan acciones prioritarias para brindar Atención Integral a la poblaciónhabitante de calle del Distrito Capital. Decreto 607 del 28 de Diciembre de 2007 "Por el cual se determina el Objeto, la Estructura Organizacional y Funciones de laSecretaría Distrital de Integración Social" Acuerdo 77 de 1997- art. 5. Acuerdo 13 de 1995 por el cual se crea el Programa Integral de Protección y Seguridad social de los Indigentes de la Ciudad deBogotá. Acuerdo 244 de 2003 del Consejo Nacional de Seguridad Social por el cual se define la forma y operación del régimensubsidiado.4. Relación con otros procedimientos y procesos.DireccionamientoPolíticoDireccionamientode ServiciosSocialesPrestación deServicios SocialesDirectrices orientadorasPolíticas públicasSistema de Información yRegistro de ServiciosSociales y de de CalidadPlan de operación Integralde Servicios SocialesCERTIFICACION DEPOBLACION ESPECIALOportunidadesequitativas,Garantía dederechosCIUDADANIAMantenimiento ySoporte de TIC´SSistemas informáticos eInfraestructuraF-EP-001

PROCESO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS SOCIALESETAPA PARA PRESTAR SERVICIOS SOCIALES INTEGRALESPROCEDIMIENTO DE CERTIFICACIÓNDE POBLACIÓN ESPECIALCódigo: PCD-GE-PE-097Versión: 2Fecha: 30-MAR-10Página: 5 de 85. Diagrama de flujo del procedimiento* Ver aclaración la actividad en el aparte 6 del procedimiento.Ver posibles no conformidades de la actividad en el aparte 7 del procedimientoF-EP-001

PROCESO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS SOCIALESETAPA PARA PRESTAR SERVICIOS SOCIALES INTEGRALESPROCEDIMIENTO DE CERTIFICACIÓNDE POBLACIÓN ESPECIALCódigo: PCD-GE-PE-097Versión: 2Fecha: 30-MAR-10Página: 6 de 86. Aclaración de las actividadesActividad 4. Verificar base de datos, diligenciar y firmar formato. Con la identificación del solicitante se debe verificar que secumplen las condiciones establecidas en las bases de datos de SIRBE, Registraduría Nacional, FOSYGA y SDS. Se firmará un formatodonde se deje constancia que se realizaron las verificaciones. La verificación se debe realizar al 100% de las solicitudes.Actividad 5. Registrar actuación de "egreso". Esta actuación se registra en el sistema SIRBE de acuerdo con los siguientesmotivos:Motivo 1: inconsistencias en bases de datos (cuando la verificación en las bases de datos permite establecer que no se cumplen lascondiciones definidas para población especial)Motivo 2: no cumple criterios (cuando no se cumplen las condiciones de población especial al realizar la entrevista)Actividad 7: Registrar "pendiente de entrevista".errores de identificación que se hayan presentadoEsta actuación se registra en el sistema SIRBE, al tiempo que se corrigen losActividad 8. Realizar entrevista. La entrevista al solicitante se realiza para comprobar las condiciones de población especial.Actividad 10. Diligenciar formato y registrar actuación. Se registra en el sistema SIRBE la actuación de seguimiento "en proceso"Certificado de población especialActividad 12. Verificar en sistema y base de datos información y diligenciar y firmar formato. La verificación consiste en revisarel 100% de los datos incluídos en el formato de certificado de población especial con el sistema SIRBE y realizar muestreo con lasbases de datos de Fosyga, SDS y Registraduría Nacional. Se registra en un formato donde se indican las verificaciones y susresultados.Actividad 13. Devolver con oficio reportando inconsistencias. Los formatos que no cumplen condiciones se devolverán con unoficio firmado por la Subsecretaría y relación donde se indiquen las causas de su devolución.Actividad 14. Tramitar firma certificados legajados en carpeta. Los formatos que cumplan condiciones una vez realizada laF-EP-001

PROCESO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS SOCIALESETAPA PARA PRESTAR SERVICIOS SOCIALES INTEGRALESPROCEDIMIENTO DE CERTIFICACIÓNDE POBLACIÓN ESPECIALCódigo: PCD-GE-PE-097Versión: 2Fecha: 30-MAR-10Página: 7 de 8verificación se entregarán a la Subsecretaria para su firma con la relación respectiva.7. Posibles productos o servicios no conformesPRODUCTO OACTIVIDADCRITERIO DE ACEPTACIÓN CORRECCIÓN REGISTROSERVICIORegistro en elSensibilizar al solicitantesoftware del1. Solicitar la expedición delIdentidadacerca de la importancia decruce delSolicitud La solicitud debe acompañarse del documento de presentar el documento decertificadodocumento deidentidad del ciudadano a certificaridentidad y aplicar el Criterioidentidad con lasde Aceptaciónbases de datos1. Solicitar la expedición delcertificado1. Solicitar la expedición delcertificado2. Verificar en el sistemaSIRBE si el solicitantecuenta con certificadovigenteSolicitudSolicitudVerificaciónInformaciónLa solicitud debe acompañarse de la siguienteinformación: nombre del ciudadano, tipo de documentode identidad, número de documento, fecha denacimiento, lugar de residencia y datos del solicitante(sies distinto al mismo ciudadano)EntrevistaSi la solicitud es realizada por un Hospital, laconstancia de entrevista es un requisito para expedir elcertificado preliminarConsulta del softwareLa verificación debe realizarse mediante el software,consultando la base de datos SIRBE, RegistraduríaNacional del Estado Civil, SDS y FosygaCompletar los datos deidentificación del solicitante enel formato establecidoSolicitar realización deentrevista al HospitalAplicar Criterio de AceptaciónFormato MS-DGSS-02-98Constancia deEntrevistaConstancia en elformato de lafecha del cruce yla baseconsultadaF-EP-001

PROCESO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS SOCIALESETAPA PARA PRESTAR SERVICIOS SOCIALES INTEGRALESPROCEDIMIENTO DE CERTIFICACIÓNDE POBLACIÓN ESPECIALCódigo: PCD-GE-PE-097Versión: 2Fecha: 30-MAR-10Página: 8 de 8ACTIVIDAD12. Verificar en el sistema ybase de datos información ydiligenciar y firmar formatoPRODUCTO OSERVICIOVerificaciónCRITERIO DE ACEPTACIÓN CORRECCIÓN REGISTROConsulta totalLa verificación debe confirmar que se cumplen loscriterios mediante consulta total base de datos SIRBEy muestreo Registraduría Nacional del Estado Civil,SDS y FosygaAplicar Criterio de AceptaciónConstancia en elformato de lafecha del cruce yla baseconsultadaELABORO REVISO APROBONOMBRE Soraya Murcia Sobeyda Acosta Clodomiro RiveraJuan FernandoRuedaJefrey Prada DíazCARGOAsesora Dirección Coordinador deAsesora SubsecretaríaTerritorialgestión documentalDirector PoblacionalDirector TerritorialF-EP-001