INSTRUCTIVO: CAJAS MENORES SDIS

3PROCESO: ADQUISICIONESPROCEDIMIENTO: CAJA MENORINSTRUCTIVO: CAJAS MENORES SDISCódigo: INSTR-AD-CMVersión: 1Fecha: Diciembre 2010Página: 3 de 261. ObjetivoEstablecer y documentar la metodología aplicada para la apertura, manejo y cancelación de lascajas menores utilizadas por la Secretaría Distrital de Integración Social- SDIS.Está dirigida en primer lugar a las y los servidores públicos designados sean éstos de nivelcentral o de las unidades operativas responsables del manejo de las cajas menores y enejercicio de sus funciones les permita aplicar y conocer las herramientas que trata las accionesrelacionadas de caja menor. Y en segundo lugar a las y los servidores públicos del nivel centralquienes son las y los responsables de la administración presupuestal, financiera y legalizaciónde los documentos.La elaboración de este documento enmarca en especial a las siguientes dependencias de laSDIS para la aplicación del instructivo:a) Las Subdirecciones Locales para la Integración Social, los Centros de Desarrollo Social y losCentros Crecer adscritos a estas.b) La Dirección Poblacional con destino a los Centros de Atención Integral adscritos a esta.c) La Subdirección para la Familia con destino a las Comisarías de Familia.d) La Subdirección para la Vejez, encargada de financiar los gastos de los centros deDesarrollo Social Bosque Popular y Bello Horizonte,e) La Subsecretaría yf) Dirección de Gestión Corporativa2. Marco Conceptual2.1. Caja MenorMedio efectivo de fondos renovables que se proveen con recursos del presupuesto destinado ala SDIS cuya finalidad es atender erogaciones de menor cuantía que se presenten pornecesidades imprevistas, urgentes, imprescindibles o inaplazables para la buena marcha de laadministración y los servicios que no pueden ser atendidos o solucionados por los canalesgenerales de contratación, logrando cubrir las necesidades básicas de nuestra población y porningún motivo debe desviarse su objetivo utilizándose para satisfacer gastos personales uotros.La elaboración del presente instructivo se enmarca dentro de la normatividad vigente sobre lamateria, en especial la contenida en:- La resolución No. 356 de septiembre de 2007 por la cual se adoptó el manual deprocedimientos del Régimen de Contabilidad Pública, integrado por el Catálogo General deCra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 195F-I-001

5PROCESO: ADQUISICIONESPROCEDIMIENTO: CAJA MENORINSTRUCTIVO: CAJAS MENORES SDIS2.3. Cuantías Máximas Mensuales AutorizadasCódigo: INSTR-AD-CMVersión: 1Fecha: Diciembre 2010Página: 5 de 26Las cuantías máximas mensuales autorizadas de las cajas menores se establecen de acuerdoal Decreto Distrital 061 de 2007, para la SDIS la sumatoria de los montos de todas las cajasmenores no podrá ser superior a las cuantías señaladas así:VALOR DEL PRESUPUESTO EN SALARIOS MINIMOSMENSUALES LEGALES VIGENTESMAXIMA CUANTIAMENSUAL ENS.M.M.LVMENOS DE 15.000 2515.001 A 25.000 4525.001 A 55.000 11055.001 A 100.000 150100.001 A 200.000 180200.001 A 300.000 200300.001 EN ADELANTE 3503. DESARROLLO3.1. RESPONSABLE DEL MANEJOSe designará a una servidora o servidor público responsable de la caja menor el cual estadebidamente autorizado mediante acto administrativo y deberá ser amparado mediante pólizade manejo, la cual debe cubrir el 100% del monto del fondo de caja menor establecido.La o el servidor público designado para esta labor deberá estar habilitado y capacitado para suadecuado manejo y no podrá manejar más de una Caja Menor.El área de contabilidad solicitará a los ordenadores del gasto, la designación de la o elresponsable del apoyo para el manejo de la caja menor, donde se debe especificar y tener encuenta lo siguiente:- El responsable debe ser servidora o servidor público de planta y con cargo deprofesional- Nombre y Número de cédula del responsable- Número de cuenta bancaria y tipo de cuenta bancaria- Certificación en la cual se especifique que el o la servidora pública no tengaresponsabilidades fiscales o proceso, la cual será expedida por la o el Contador de laSecretaría Distrital de Integración Social.NOTA: Cuando se requiera el cambio del responsable de la caja menor, el ordenador del gastodebe comunicar por escrito al área de contabilidad el nombre y número de cédula del nuevoresponsable.Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 195F-I-001

6PROCESO: ADQUISICIONESPROCEDIMIENTO: CAJA MENORINSTRUCTIVO: CAJAS MENORES SDISCódigo: INSTR-AD-CMVersión: 1Fecha: Diciembre 2010Página: 6 de 263.2. FUNCIONES DEL RESPONSABLELlevar y mantener al día los libros de caja, bancos y demás auxiliares que se requieran para elcontrol de los fondos.Adquirir y pagar los bienes y servicios de conformidad con las normas exigidas.Legalizar oportunamente las cuentas para los reembolsosMantener la liquidez para atender los bienes o servicios.Elaborar mensualmente las conciliaciones bancarias.Elaborar mensualmente la Información Exógena.Responder por el buen manejo y utilización de los fondos entregados.Efectuar las deducciones de los descuentos tributarios.Atender los Arqueos de Caja menor3.3. FUNCIONAMIENTO Y MANEJO DE CAJA MENORLas cajas menores funcionaran contablemente como un fondo fijo, y únicamente su movimientotendrá relación directa con la creación, aumento, disminución, cancelación definitiva y cambiode responsable.a. Los dineros que constituyen las cajas menores se manejarán a través de cuentacorriente oficial manejada por el responsable asignado para el manejo de la caja.b. Manejo en efectivo. Se podrá manejar en efectivo hasta una cuantía no superior a (5)cinco SMLMV. Estos recursos serán administrados por el responsable facultado,protegidos en caja fuerte y debidamente asegurado, al igual que chequeras en lascuales no se puede dejar cheques firmados en blanco.3.4. DESTINACIÓNLos dineros que constituyen las cajas menores solamente pueden utilizarse en los gastosidentificados y definidos en la Resolución de Constitución y referenciados para cada caja menorconstituida; sin exceder en la sumatoria la cuantía máxima mensual, establecida en lareglamentación vigente en el Decreto Distrital 061 de 2007.Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 195F-I-001

7PROCESO: ADQUISICIONESPROCEDIMIENTO: CAJA MENORINSTRUCTIVO: CAJAS MENORES SDISCódigo: INSTR-AD-CMVersión: 1Fecha: Diciembre 2010Página: 7 de 263.5. LÍMITESLos gastos que se efectúen en efectivo por CAJA MENOR no podrán superar en cadaoperación el equivalente a dos (2) salarios mínimos legales mensuales vigentes (SMLMV) y nopodrá efectuarse ninguna clase de fraccionamiento en las compras.3.6. PAGOS CON CHEQUECuando se trate de gastos que se deban pagar mediante cheque, éste deberá girarseúnicamente a nombre del proveedor, con los correspondientes sellos restrictivos de “páguese alprimer beneficiario”. Los pagos superiores a dos (2) salarios mínimos legales mensualesvigentes se harán única y exclusivamente con cheque. Esta restricción no cubre a las CAJASMENORES cuyos montos totales se manejan solo en efectivo.3.7. SOPORTES COMPROBANTE DE EGRESO (ANEXO 1)Para efectos de la comprobación de cada gasto las facturas, recibos, cuentas y demásdocumentos que expida el proveedor o el prestatario del servicio deberán cumplir los siguientesrequisitos:- Las facturas, recibos y demás comprobantes deberán estar elaborados en original y paraefectos tributarios la expedición de estos documentos contendrán los siguientes datos mínimos:a. Estar denominada expresamente como factura de venta.b. Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.c. Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, juntocon la discriminación del IVA pagado.d. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva defacturas de venta.e. Fecha de su expedición.f. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.g. Valor total de la operación.h. El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.i. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.Al momento de la expedición de la factura los requisitos de los literales a), b), d) y h) deberánestar previamente impresos a través de medios litográficos, tipográficos o de técnicasindustriales de carácter similar.NOTA 1 (ANEXO 2)Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 195F-I-001

PROCESO: ADQUISICIONESCódigo: INSTR-AD-CMPROCEDIMIENTO: CAJA MENORVersión: 18Fecha: Diciembre 2010INSTRUCTIVO: CAJAS MENORES SDISPágina: 8 de 26El documento equivalente a la factura será diligenciado en el formato previamente establecidopor la Secretaría Distrital de Hacienda, debidamente firmado por los responsables (proveedor).NOTA 2a) Al momento del pago se tendrá en cuenta si el valor a cancelar supera las basesestablecidas para los descuentos tributarios.b) Los documentos no podrán presentar enmendaduras o tachones.c) Cuando se adquieran elementos devolutivos la o el Servidor Público ordenador del gasto yel responsable del manejo de Caja Menor informarán al área de Apoyo Logístico y exigirá laelaboración del respectivo comprobante de entrada y salida de almacén del bien o bienesadquiridos, y serán entregados al responsable de inventario de la correspondiente área, ya queformará parte de los bienes de Propiedades, Planta y Equipo en servicio de la SDIS.d) Cuando sea estrictamente necesario que una compra la realice un servidor o servidorapública distinto al responsable de la CAJA MENOR, la entrega del dinero deberá soportarse através de recibos provisionales; los cuales serán legalizados ante el responsable dentro de los(3) tres días hábiles siguientes al desembolso. (Anexo 3).En caso contrario la responsabilidad total de la compra recaerá sobre la o el servidor públicoque firmó el recibo provisional y se procederá a determinar la correspondiente responsabilidaden proceso en el área de Contabilidad.3.8. PROHIBICIONESNo se podrán realizar con fondos de CAJA MENOR las siguientes operaciones:a) Comprar elementos cuya existencia esté comprobada en las bodegas y depósitos de laentidad ubicadas en el área geográfica donde funciona la respectiva caja menor.b) Fraccionar compras de un mismo bien o servicio en una misma fecha.c) Realizar pagos por concepto de servicios personales, contribuciones de ley, transferencias,cesantías, pensiones, sueldos, jornales, viáticos, prestaciones sociales y demás gastossimilares.d) Adquirir bienes o servicios destinados a dependencias diferentes a la cual esté adscrita laCAJA MENOR.e) Efectuar préstamos personales.f) Realizar cualquier pago por concepto de contratos.Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 195F-I-001

9PROCESO: ADQUISICIONESPROCEDIMIENTO: CAJA MENORINSTRUCTIVO: CAJAS MENORES SDISg) Cambiar cheques a personas naturales o jurídicas.Código: INSTR-AD-CMVersión: 1Fecha: Diciembre 2010Página: 9 de 26h) Contratar obligaciones a crédito.i) Adquirir bienes y servicios por cuantía superior a los montos autorizados en el actoadministrativo de creación.j) Efectuar desembolsos que no formen parte del objeto del gasto señalado en el acto decreación.k) Pagar gastos que no contengan los documentos soportes exigidos para su legalización.La ejecución de los recursos de la caja menor esta bajo la total responsabilidad del servidor(a)público(a) asignado(a) para tal fin.3.9. LEGALIZACION PARCIAL Y SOLICITUD DE REEMBOLSO3.9.1. SOLICITUD DE REEMBOLSO (ANEXO 1, 4, 5, 6 y 7)Estará conformado por los siguientes formatos:- Comprobante de egreso (anexo 1)- Relación de gastos del mes (anexo 4)- Relación de descuentos tributarios (anexo 5)- Información Exógena ( anexo 6)- Conciliación Bancaria (anexo) 7La solicitud de reembolso se efectuará una vez al mes en la cuantía de los gastos realizados sinexceder el 70% del monto total autorizado.Formato de relación de gastos (anexo 4) Esta deberá incluir como mínimo:a. Identificación de la CAJA MENOR para la cual se efectúa el reembolso.b. Cargo de la o el responsable.c. Período que cubre el reembolso.d. Valor giradoe. Relación consecutiva de los comprobantes de egreso por el año fiscal.f. El valor total a girar por cada concepto de gasto.La solicitud de reembolso, con todos sus soportes, la presentará la o el servidor públicoresponsable del manejo ante el ordenador del gasto, quien con su firma autorizará el reembolsocorrespondiente.Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 195F-I-001

PROCESO: ADQUISICIONESCódigo: INSTR-AD-CMPROCEDIMIENTO: CAJA MENORVersión: 110Fecha: Diciembre 2010INSTRUCTIVO: CAJAS MENORES SDISPágina: 10 de 26La Tesorería o Pagaduría Distrital girará al responsable del manejo de la CAJA MENOR el valorneto resultante del valor total de las adquisiciones y gastos efectuados en el período, menos elvalor de los descuentos tributarios realizados.El Formato de la relación de descuentos tributarios debe incluir.a. Identificación de la entidad receptora (S.D.I.S)b. Identificación de la CAJA MENOR para la cual se efectúa el reembolsoc. Período que cubre el reembolso.d. Relación consecutiva de proveedores a la cual se les afecto descuento tributarioindicando los siguientes puntos:- Razón social del proveedor- Identificación proveedor- Número del Documento Soporte (Factura, Recibo, Tiquete Registradora, etc.)- Concepto tributario (por compras o servicio)- Valor Bruto de la Compra o Servicio- Valor de los Descuentos, discriminando su naturaleza:a- Retención en la Fuente por comprasb- Retención en la Fuente por servicios,c- Retención en la Fuente de Industria y Comercio ICAd- Retención en la Fuente sobre el Valor Agregado IVA, entre otros- Valor total retenciones (suma de los descuentos tributarios)- El Valor Total por Columnas de cada rubro y por concepto.e. Firma, identificación y cargo del Responsable de La Caja Menor.Comprobante de egreso (ANEXO 1). Son los documentos como facturas, recibos,comprobantes de ingreso al almacén y demás soportes que justifiquen el gasto, estos debenincluir.a. Número consecutivo: Se numeran en orden ascendente y cronológico,correspondiente al año fiscalb. Beneficiarioc. Fechad. Forma de pago: efectivo o chequee. Número facturaf. Unidad operativa donde se realiza la compra o serviciog. Concepto de la compra o servicioh. Concepto de rubro que afecta según resolución de constitucióni. Valor Bruto de la Compra o Servicioj. Valor de descuentos afectadosk. Total descuentos tributariosl. Valor neto giradom. Valor en letras neto giradon. Firma responsable e identificacióno. Firma proveedor e identificación o NIT proveedorp. Aprobación ordenador del gastoCra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 195F-I-001

11PROCESO: ADQUISICIONESPROCEDIMIENTO: CAJA MENORINSTRUCTIVO: CAJAS MENORES SDISCódigo: INSTR-AD-CMVersión: 1Fecha: Diciembre 2010Página: 11 de 263.10. LEGALIZACION DEFINITIVADado que la Caja Menor opera únicamente durante una vigencia fiscal; su legalización definitivadeberá hacerse antes del 28 de Diciembre del año fiscal respectivo. La o el servidor públicoresponsable de la CAJA MENOR presentará una relación de los gastos diligenciando losformatos establecidos, anexando los comprobantes de pago con sus soportes, recibos de cajaexpedidos por Tesorería Distrital donde conste el reintegro de los dineros no ejecutados odescuentos tributarios.En la legalización definitiva se deben tener en cuenta las formalidades establecidas paragestionar un reembolso corriente, su diferencia consiste en indicar mediante una nota que dice:LEGALIZACIÓN DEFINITIVA SIN SITUACION DE FONDOS AFECTANDO PREDIS Y SINAFECTAR PAC.El responsable de la Caja Menor responderá fiscal y pecuniariamente por el incumplimiento enla oportuna legalización definitiva de la misma, situación que al cierre de la vigencia fiscal darálugar a que el o la Contadora de la Secretaría Distrital de Integración Social, registre el valor nolegalizado en el rubro de responsabilidades en proceso, dándole el tratamiento de faltantes defondos e informando a la Oficina de Control Interno.3.11. CANCELACION DE UNA CAJA MENORCuando se considere que el funcionamiento de una CAJA MENOR es innecesario, ésta podráser cancelada por disposición de la misma autoridad que ordenó su constitución por voluntadpropia o a petición de una autoridad competente.La cancelación se ordenará mediante resolución después de haberse legalizado todos losgastos que se hubieren realizado, de acuerdo con lo mencionado en el presente instructivo.3.12. ARQUEOS DE LA CAJA MENOR (Anexo 11)Se realizarán arqueos periódicos y sorpresivos por las y los servidores públicos del área deContabilidad, con el fin de garantizar que las operaciones estén debidamente sustentadas, quelos registros sean oportunos y adecuados y que los saldos correspondan; constatando losrecursos asignados a las cajas menores, realizando el conteo físico, el control y seguimiento acada uno de los rubros presupuestales autorizados en las respectiva Resolución deConstitución, independientemente de la verificación por parte de Control Interno o ContraloríaDistrital.De los resultados que se establezcan en los arqueos se debe dejar constancia en informesuscrito por la o el servidor público que practique el arqueo. La copia del informe se debe remitira la subdirección Administrativa y Financiera y Oficina de Control Interno.Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 195F-I-001

PROCESO: ADQUISICIONESCódigo: INSTR-AD-CMPROCEDIMIENTO: CAJA MENORVersión: 112Fecha: Diciembre 2010INSTRUCTIVO: CAJAS MENORES SDISPágina: 12 de 26En caso de presentarse diferencias por sobrantes o faltantes, la subdirección Administrativa yFinanciera informará de ser pertinente, a la Oficina de Control Interno o a la Oficina de AsuntosDisciplinarios para las investigaciones a que haya lugar.En los arqueos se debe tener en cuenta que la suma del efectivo, el saldo en bancos, loscomprobantes de egreso y los recibos provisionales, sean iguales al valor total autorizado.3.13. CONCILIACIONES BANCARIAS (anexo 7)Las y los Servidores Públicos responsables del manejo de la Caja Menor, serán los encargadosde elaborar la conciliación bancaria en el anexo establecido por la SDIS: que consiste enconfrontar el extracto bancario con el libro auxiliar de Bancos, lo cual se realizará paraestablecer diferencias si estas llegaran a presentarse; y deberán enviar mensualmente al áreade Contabilidad junto con los soportes del reembolso copia de la conciliación realizada del mesinmediatamente anterior al del reembolso.Las y los Servidores Públicos responsables del manejo de las cajas menores, responderándisciplinariamente, civil, tributaria, fiscal y penalmente por las acciones y omisiones resultantesde sus actuaciones, con respecto a la administración de estos recursos.3.14. REGISTROSTodo servidor y servidora responsable del manejo y administración de una Caja Menor deberállevar libros auxiliares que le permitan controlar las operaciones que realice con cargo a losrecursos del Fondo Fijo.3.14.1. LIBROS AUXILIARESSe debe abrir un libro auxiliar para manejar la parte en efectivo y un libro auxiliar para elcorrespondiente manejo en cuenta corriente.El libro auxiliar de bancos (anexo 8) se debitará con las consignaciones y se acreditará con lospagos efectuados en cheque.El libro de ingresos y gastos (anexo 9) se debitará con el giro bancario y se acreditará con losdiferentes gastos preestablecidos en la resolución de Constitución.3.14.2. SALDOS DIARIOSLos libros auxiliares deberán mostrar en su registro los saldos en forma diaria, a medida que sevayan utilizando los dineros de la Caja Menor.Mensualmente se efectuará el cierre de los libros, sumando débitos y créditos y determinandosu saldo final. Igualmente, al terminar cada vigencia, el funcionario responsable de la CajaCra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 195F-I-001

PROCESO: ADQUISICIONESCódigo: INSTR-AD-CMPROCEDIMIENTO: CAJA MENORVersión: 113Fecha: Diciembre 2010INSTRUCTIVO: CAJAS MENORES SDISPágina: 13 de 26Menor hará un corte contable, el cual implica el reintegro del efectivo y del saldo en cuentacorriente. El reintegro se podrá efectuar directamente en la Tesorería Distrital, cuyos recibosserán los soportes para el cierre definitivo.La sumatoria de los saldos diarios del libro de caja y de bancos, más los reintegros legalizadosserá igual al monto total del Fondo Fijo de Caja Menor.3.15. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO3.15.1. PROCEDIMIENTO APERTURA DE CAJA MENORNo. Actividad Detalles Registros Responsable.CICLOPHVAINICIO1Recepción dePresupuesto deCajas Menores delos puntoscorrespondientesCada año, los puntos de cajamenor que requieren ajustes,remiten a Contabilidad lacorrespondiente solicitud,debidamente justificada para suestudio y consolidación. Lospuntos que no solicitan ajustesespeciales, no remiten solicitud ysu presupuesto será de acuerdo alincremento del IPC autorizado.Oficio desolicitudSub áreaContabilidad / ÁreaFinancieraPVerificaciónPresupuestoVigenciaSe consolida la informaciónpresupuestal de Caja menor parala siguiente vigencia. Se verifica sicumple o no con los parámetrosestablecidos de justificación.Sub áreaContabilidad / ÁreaFinancieraVNO CUMPLEDevolución para ajustes por partede los Puntos de Caja Menor2. Realizar ajustesLas dependencias facultadas parael manejo de las cajas menoresdeben realizar los ajustesrespectivosOficio dedevoluciónSegún ProyectosA3.SI CUMPLE –Elaborar Proyecto deResoluciónElaboración del Proyecto deResolución con base en lainformación recaudada y verificada.ProyectoResoluciónSub áreaContabilidad / ÁreaFinancieraHENVIO A LA DADESe remite el proyecto deResolución para revisión yaprobaciónOficioremisorioSub áreaContabilidad / ÁreaFinancieraH4.VERIFICACIONPROYECTORESOLUCIONRevisan y conceptúan suaprobación o noDADEVCra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 195F-I-001

14PROCESO: ADQUISICIONESPROCEDIMIENTO: CAJA MENORINSTRUCTIVO: CAJAS MENORES SDISCódigo: INSTR-AD-CMVersión: 1Fecha: Diciembre 2010Página: 14 de 26NO CUMPLESi no cumple se devuelve aContabilidad para su ajuste.OficioDevoluciónDADEA5.SI CUMPLE –Notificar AprobaciónSe notifica a Contabilidad suaprobaciónOficioAprobaciónDADEH6.SOLICITUD ARESPONSABLESDE PROYECTOENVIO DEDISPONIBILIDADPRESUPUESTALCon la aprobación, el área decontabilidad envía oficio a losresponsables de los proyectos, yenvió de disponibilidadpresupuestal.OficioSub áreaContabilidad / ÁreaFinancieraH7.RECEPCION YCONSOLIDACIONDISPONBILIDADESPRESUPUESTALESSe reciben las disponibilidades lascuales se incorporan en el proyectode resoluciónCDPSSub áreaContabilidad / ÁreaFinancieraH8.SOLICITUD DECERTIFICACIÒN DEAMPARO DEPOLIZA GLOBALEXPEDIDO PORAPOYO LOGISTICOSe solicita la certificación comoinsumo al proyecto de Resolución.OficioSub áreaContabilidad / ÁreaFinancieraH9.CERTIFICACION DEAMPARODocumento que sirve de insumo alProyecto de ResoluciónCertificación Apoyo Logístico H10.INCORPORAR YDEFINIRPROYECTO DERESOLUCIÓNElaborar proyecto de resolucióncon los insumos recibidosProyecto deResoluciónSub áreaContabilidad / ÁreaFinancieraHREMISIÓN DEPROYECTO DERESOLUCIÓNPARA REVISIÓNJURÍDICAIncorporados los insumos de lasdiferentes áreas se remite elProyecto de Resolución pararevisión y aprobación.oficioSub áreaContabilidad / ÁreaFinancieraH11. VERIFICACIÓNLa oficina Jurídica verifica sicumple o no con los parámetroslegalesOficina JurídicaVNO CUMPLEDevolución para ajustes a laactividad 10.OficioDevoluciónOficina JurídicaA12.SI CUMPLE –Notificar por escritosu sprobaciónNotificación de la aprobación de laresoluciónOficioAprobaciónOficina JurídicaH13.TRAMITAR FIRMADE DESPACHOSe remite a despacho laResolución revisada para firma yaprobación.ResoluciónSub áreaContabilidad / ÁreaFinancieraH14.DIVULGAR YSOCIALIZACION DELA RESOLUCIONSe procede a Oficializar laResolución legalizadaOficio /ResoluciónSub áreaContabilidad / ÁreaFinancieraHCra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 195F-I-001

PROCESO: ADQUISICIONESCódigo: INSTR-AD-CM1515.16.17.18.ELABORAR YENVIÓ DE LACIRCULARSOLICITUDNOMBREPROFESIONAL DEAPOYO PARA ELMANEJO DE LACAJA MENORENVÍODESIGNACIÓN DELPROFESIONAL DEAPOYO PARA ELMANEJO DE LACAJA MENORVERIFICACIONNO CUMPLESI CUMPLE –Certificarcumplimiento derequisitosPROCEDIMIENTO: CAJA MENORINSTRUCTIVO: CAJAS MENORES SDISDentro de los cinco días siguientesa la expedición de la Resolución seelabora y envía la circular pormedio de la cual se informan lasbases y demás lineamientostributarios y contables y se solicitael cumplimiento delINSTRUCTIVO.Se solicita el nombre delprofesional de apoyo para elmanejo de la caja menordesignado por le Ordenador delGasto.Las Dependencia facultada para elmanejo de la caja menor envía ladesignación del profesional deapoyo para el manejo de la cajamenor.Se verifica el cumplimiento derequisitos de los responsablesdesignados para el manejo de cajamenorSe notifica y se devuelve a laactividad 16.Se expide Certificación decumplimiento.CircularOficioOficioDesignaciónoficioCertificaciónSub áreaContabilidad / ÁreaFinancieraSub áreaContabilidad / ÁreaFinancieraSegún ProyectosSub áreaContabilidad / ÁreaFinancieraSub áreaContabilidad / ÁreaFinancieraSub áreaContabilidad / ÁreaFinancieraVersión: 1Fecha: Diciembre 2010Página: 15 de 26HHHVAHFINFIN3.15.2. ACTIVIDADES PARA REEMBOLSO DE CAJA MENORNo DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD Dependencia Responsable1 Radica en el área Financiera (Contabilidad) el reembolso decaja menor con los documentos soportes, conciliacionesbancarias (mes anterior), CD información exógena,debidamente archivados con los comprobantes de gastosdefiniendo los montos por los rubros presupuestalesutilizados.2 Revisar la relación de gastos del reembolso de la caja menorla cual debe coincidir con los soportes de las facturasadjuntas, fechas del período del reembolso. Verifica que losgastos que afectan los rubros contemplados dentro loestablecido en la Resolución de Constitución, normaspresupuestales y que los valores de descuentos de ley,beneficiario, fecha, NIT y concepto de las facturas y/o recibossean iguales a los reportados en la planilla. Si encuentrainconsistencias devuelve con memorando al responsable delmanejo de la caja menor para que se realicen los ajustes.DependenciacompetenteÁrea de ContabilidadOrdenador delgasto de cadacaja menorServidor(a)Área decontabilidad.FinancieraObservaciónLa solicitud dereembolso seEfectuará una vez almes.Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 195F-I-001

PROCESO: ADQUISICIONESCódigo: INSTR-AD-CM16PROCEDIMIENTO: CAJA MENORINSTRUCTIVO: CAJAS MENORES SDISVersión: 1Fecha: Diciembre 2010Página: 16 de 26No DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD Dependencia ResponsableObservación3 Enviar oficio a la Asesoría de Apoyo Logístico para quetramitar la solicitud del registro presupuestal4 La Asesoría de Apoyo Logístico revisa las solicitudes yproyecta oficio al área de presupuesto para la expedición delos registros.5 Presupuesto expide un nuevo registro presupuestal paracubrir el reembolso, afectando el certificado dedisponibilidad, registra los gastos afectados en el reembolsosolicitado, envía a contabilidad6 Elaborar orden de pago y gira el valor de reembolsosolicitado.7 Se Inicia el registro de causación y cancelación contable delos gastos incurridos en el reembolso.CONTABILIDADAsesoría de ApoyoLogístico y DirecciónCorporativaÁrea de presupuestoÁrea de cuentasÁrea de ContabilidadÁrea decontabilidad.FinancieraAsesor ApoyoLogístico yDirectoraCorporativaServidor(a)Área depresupuestoFinancieraServidor(a)Área decuentas.FinancieraServidor(a)Área decontabilidad.FinancieraRegistropresupuestal ycertificado dedisponibilidad4.15.3. ACTIVIDADES LEGALIZACION DEFINITIVA DE CAJA MENORNo DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD DEPENDEN RESPONSABLE1 Radicar en el área financiera y/o área de contabilidadmemorando de legalización de caja menor anexando carpetade la caja menor, con todos sus documentos soportes a lospagos efectuados a la fecha de cierre y/o legalizacióndefinitiva en un 100% en los formatos establecidos; recibo decaja de Tesorería Distrital por el valor no ejecutado y pago deimpuestos.2 Radica carpeta con los soportesEl ordenadordel gasto dela caja menorVentanilla deárea de Cuentas3 Recibe, revisa y verifica que todos los soportes cumplan conlos requisitos para la legalización definitiva de la caja menor. Área deContabilidad4 Verifica que la totalidad del fondo autorizado haya quedadodebidamente soportado, de acuerdo a lo establecido en laresolución de constitución.ÁreaContabilidaddeEl ordenadordel gasto dela caja menorServidor(a) de laventanillaServidor(a)Área decontabilidad.FinancieraServidor(a) Áreade contabilidad.FinancieraObservaciónSi encuentra inconsistencias devuelve al responsable de lamisma con oficio, para que se realicen los ajustes necesarios.De lo contrario se realizan los asientos contables afectandolos valores de los gastos ocasionados en cada uno de losrubros.7 Presupuesto afecta la disponibilidad, compromiso y orden depago inicial que dieron origen a la creación de la caja menorafectando predis.ÁreapresupuestodeServidor(a)Áreapresupuesto.FinancieradeCra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 195F-I-001

PROCESO: ADQUISICIONESCódigo: INSTR-AD-CM17PROCEDIMIENTO: CAJA MENORINSTRUCTIVO: CAJAS MENORES SDISVersión: 1No DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD DEPENDEN RESPONSABLE8 Elabora la orden de pago sin situación de fondos es decir sinafectar PACCon la orden de pago Contabilidad registra la cancelacióndefinitiva de la cuenta contable 110502 “Cajas Menores”;afecta los gastos correspondientes, o ingresos en el caso desobrantes.Crea responsabilidades en el caso de valores faltantes porlegalizar9 Contabilidad envía las órdenes de pago sin situación defondos, recibos de caja por reintegros a la Tesorería Distritalpara su respectivo trámiteArchivar copia de la planilla relación de pagos de la cuenta deliquidación y documentos soporte según tablas de Retención10DocumentalFINÁreapresupuestoÁreaContabilidadÁreaContabilidadEquipoContabilidaddedededeServidor(a)Áreapresupuesto.FinancieraTesoreríaDistritalFecha: Diciembre 2010Página: 17 de 26deServidor(a) Áreade contabilidad.FinancieraObservaciónCra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 195F-I-001

18PROCESO: ADQUISICIONESPROCEDIMIENTO: CAJA MENORINSTRUCTIVO: CAJAS MENORES SDISAnexo 1- COMPROBANTE DE EGRESOCódigo: INSTR-AD-CMVersión: 1Fecha: Diciembre 2010Página: 18 de 26Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 195F-I-001

PROCESO: ADQUISICIONESCódigo: INSTR-AD-CM19PROCEDIMIENTO: CAJA MENORVersión: 1Fecha: Diciembre 2010INSTRUCTIVO: CAJAS MENORES SDISPágina: 19 de 26ANEXO 2 - DOCUMENTO EQUIVALENTE A LA FACTURACra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 195F-I-001

PROCESO: ADQUISICIONESCódigo: INSTR-AD-CM20PROCEDIMIENTO: CAJA MENORVersión: 1Fecha: Diciembre 2010INSTRUCTIVO: CAJAS MENORES SDISPágina: 20 de 26ANEXO 3 - RECIBO DE COMPRAS EN EFECTIVO MENORCUANTIACra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 195F-I-001

21PROCESO: ADQUISICIONESPROCEDIMIENTO: CAJA MENORINSTRUCTIVO: CAJAS MENORES SDISANEXO 4 - RELACION DE GASTOSCódigo: INSTR-AD-CMVersión: 1Fecha: Diciembre 2010Página: 21 de 26Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 195F-I-001

PROCESO: ADQUISICIONESCódigo: INSTR-AD-CM22PROCEDIMIENTO: CAJA MENORVersión: 1Fecha: Diciembre 2010INSTRUCTIVO: CAJAS MENORES SDISPágina: 22 de 26ANEXO 5 - RELACION DESCUENTOS TRIBUTARIOSCra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 195F-I-001

23PROCESO: ADQUISICIONESPROCEDIMIENTO: CAJA MENORINSTRUCTIVO: CAJAS MENORES SDISANEXO 6 - PLANILLA ARQUE DE CAJA MENORCódigo: INSTR-AD-CMVersión: 1Fecha: Diciembre 2010Página: 23 de 26Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 195F-I-001

24PROCESO: ADQUISICIONESPROCEDIMIENTO: CAJA MENORINSTRUCTIVO: CAJAS MENORES SDISANEXO 7 - CONCILIACION BANCARIACódigo: INSTR-AD-CMVersión: 1Fecha: Diciembre 2010Página: 24 de 26Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 195F-I-001

25PROCESO: ADQUISICIONESPROCEDIMIENTO: CAJA MENORINSTRUCTIVO: CAJAS MENORES SDISANEXO 8 - LIBRO AUXILIAR DE BANCOSCódigo: INSTR-AD-CMVersión: 1Fecha: Diciembre 2010Página: 25 de 26Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 195F-I-001

26PROCESO: ADQUISICIONESPROCEDIMIENTO: CAJA MENORINSTRUCTIVO: CAJAS MENORES SDISANEXO 9 - LIBRO AUXILIAR DE EFECTIVOCódigo: INSTR-AD-CMVersión: 1Fecha: Diciembre 2010Página: 26 de 26Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 195F-I-001

PROCESO: ADQUISICIONESCódigo: INSTR-AD-CM27PROCEDIMIENTO: CAJA MENORVersión: 1Fecha: Diciembre 2010INSTRUCTIVO: CAJAS MENORES SDISPágina: 27 de 26ANEXO 10 - PLANILLA GASTOS DE TRANSPORTECra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 195F-I-001

28PROCESO: ADQUISICIONESPROCEDIMIENTO: CAJA MENORINSTRUCTIVO: CAJAS MENORES SDISCódigo: INSTR-AD-CMVersión: 1Fecha: Diciembre 2010Página: 28 de 26La administración del Instructivo está a cargo de la dependencia que lo aprueba.NOMBREELABORO REVISO APROBOCecilia Cely EspinelMaria Stella Palacios- Jairo Pardo-Leonardo PintoNasly Milena Pisciotti DuqueGuillermo Cesar Saray RicoMiguel Angel Bernal RojasJavier Augusto Medina ParraLuis Alejandro Mendoza AcevedoCARGOContadora SDISProfesionales área ContabilidadGestora del procesoAsesor Subdirector Administrativa yFinancieraAsesor Recursos FinancierosSubdirector Administrativo yFinancieroDirector de Gestión CorporativaCra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 195F-I-001