PROTOCOLO PARA EMBALAJE Y TRASLADO ... - Página principal

1PROTOCOLO PARA EMBALAJE Y TRASLADO DE ARCHIVOS DE LASECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIALGestión Documental, Archivo y CorrespondenciaDirección de Gestión Corporativa Cll 11 No. 8 - 49 Of. 401PBX 3446400 Ext. 1301 – 1302 -1307 www.integracionsocial.gov.co

2INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................ 31. OBJETIVO ........................................................................................................................... 32. ALCANCE............................................................................................................................ 33. REQUISITOS....................................................................................................................... 34. ETAPAS ............................................................................................................................... 44.1 Selección locativa para la nueva sede de archivos........................................... 44.2 Alistamiento .............................................................................................................. 54.3 Embalaje..................................................................................................................... 64.4 Desarme, mantenimiento y montaje del mobiliario correspondiente. ........... 94.5 Traslado ................................................................................................................... 104.6 Descargue y realmacenamiento .......................................................................... 12BIBLIOGRAFÍA ........................................................................................................................ 15ANEXOS.................................................................................................................................... 16GLOSARIO................................................................................................................................ 16Dirección de Gestión Corporativa Cll 11 No. 8 - 49 Of. 401PBX 3446400 Ext. 1301 – 1302 -1307 www.integracionsocial.gov.co

3INTRODUCCIÓNEl presente protocolo de traslado de archivos se basa en la sistematización de laexperiencia del traslado del archivo Central a su nueva sede, así como enbibliografía especializada en el tema, referenciada en la bibliografía.1. OBJETIVONormalizar la secuencia de actividades para el traslado de documentos de undepósito o sede a otro.2. ALCANCEVa dirigido a las personas que custodian los archivos de la Secretaría. Buscagarantizar la conservación de los documentos durante las trasferencias y trasteosde archivos.3. REQUISITOS‣ Todo el traslado, debe hacerse bajo la dirección del conservador yarchivista, responsables.‣ El personal debe tener la dotación de insumos de seguridad industrial.‣ Para la manipulación y limpieza, se debe tener en cuenta la “Guía de Manipulaciónde documentos” y “Protocolo de Limpieza de documentos”‣ La adquisición de bienes y servicios requeridos para el traslado tales comolocales, trasporte, mantenimiento, desmonte y montaje de mobiliario dearchivo, insumos, entre otros, mediante Procedimiento de GestiónContractual, o bien solicitarlo al área correspondiente.‣ La adecuación de los espacios de archivo se debe tener en cuenta el“Protocolo de adecuación de depósitos y mobiliario de almacenamientopara archivos”.‣ El saneamiento se debe hacer según “Protocolo de Saneamiento,desinsectación y desratización”:‣ Aprobación por parte del área administrativa de la Secretaría para adquirirel espacio solicitado mediante la figura legal determinada por laadministración,: arrendamiento, préstamo, comodatoDirección de Gestión Corporativa Cll 11 No. 8 - 49 Of. 401PBX 3446400 Ext. 1301 – 1302 -1307 www.integracionsocial.gov.co

44. ETAPAS4.1 Selección y adecuación locativa‣ Solicitud de traslado por parte del área interesada dirigido al área deGestión Documental (opcional)‣ Solicitud al área administrativa, para la adquisición del espacio solicitadopor el área interesada, emitido por parte del área de Gestión Documental, sise requiere.‣ Autorización por parte del área administrativa: Para proceder a laadquisición del espacio solicitado (opcional).‣ Medición del volumen total y relación del material documental atrasladar, indicando la cantidad, tipo de unidades de almacenamiento,ubicación actual y futura y cualquier otro dato que permita controlar elmovimiento y reubicación del material.‣ Hacer una relación del mobiliario de archivo a trasladar indicado tipo demobiliario, medidas, ubicación actual y futura, número de placa deinventario y cualquier otro dato que permita controlar el movimiento yreubicación del material.‣ Selección de espacio para archivo (opcional)‣ Solicitar al Archivo de Bogotá, una visita en conjunto con el profesionalConservador del área de Gestión Documental, para evaluar y emitir unconcepto sobre el área evaluada.‣ Adquirir a través de la dependencia competente del espacio seleccionado(opcional)‣ Solicitud a dependencias competentes para la adquisición de bienes yservicios requeridos para los traslados estableciendo condiciones técnicas.‣ Hacer un diagrama de distribución de unidades de instalación y dentro deéstas la distribución de las unidades de almacenamiento.Dirección de Gestión Corporativa Cll 11 No. 8 - 49 Of. 401PBX 3446400 Ext. 1301 – 1302 -1307 www.integracionsocial.gov.co

5‣ Hacer cronograma de traslado.‣ Solicitar a apoyo logístico para hacer los trámites requeridos porinventarios para movilizar y distribuir el material si es el caso (opcional).‣ Recibir de apoyo logístico relación de traslado de bienes (opcional).‣ Solicitar adecuaciones a Plantas Físicas mediante formato de Solicitudde Mantenimiento GI-MTO-001, y a Sistemas y Apoyo Logístico, paraadecuaciones del espacio que va a albergar el archivo, según requisitos deconservación, procesos archivísticos y servicios, si se requiere.‣ La Subdirección de Planta Física, a través del área de mantenimiento,realizará las modificaciones o reparaciones requeridas para la adecuaciónde la nueva sede, minimizando los factores de riesgo de conservación de ladocumentación y enviará memorando informando sobre adecuacionesrealizadas.‣ Gestión documental solicitará garantía de las adecuaciones realizadas ydiligenciará el formato de Recibo a satisfacción de adecuacionessolicitadas. (Formato de Solicitud de Garantías de Obra GI-GO-001 yFormato de satisfacción del cliente GI-SC-001)‣ El área de Sistemas adecuará los puntos de red e instalaciones de luzreguladas, así como aquellos otros requerimientos tecnológicos para elnormal funcionamiento de los servicios de archivo y enviará unmemorando informando sobre adecuaciones realizadas.4.2 AlistamientoNumerar de manera secuencial todas las unidades de almacenamiento, en casode que dichas unidades no presenten esta numeración.Numerar los estantes y otras unidades de instalación, en el caso de traslado demobiliario de archivo.Hacer la limpieza del depósito, mobiliario y unidades de almacenamiento delarchivo y realizar solicitud a apoyo logístico para la limpieza.Dirección de Gestión Corporativa Cll 11 No. 8 - 49 Of. 401PBX 3446400 Ext. 1301 – 1302 -1307 www.integracionsocial.gov.co

6Hacer conservación preventiva si lo requiere el archivo, según concepto delArchivo de Bogotá, y del personal de conservación del área de Gestión Documental,a partir de una Solicitud al Archivo Bogotá para saneamiento preventivo.Solicitar a planta física mediante Formato de fumigación, desinfección,desinsectación y desratización (GI-FM-001).1. 2.Limpieza4.3 EmbalajeEmpacar las unidades de almacenamiento en orden consecutivo, en contendoresrígidos e impermeables 1 tales como canastillas 2 de plástico, no perforadas 3 . Nuncadeben ir sueltas directamente en el furgón, para evitar movimientos y golpesdurante el traslado.1 Todos los materiales empleados para el embalaje, deben ser inocuos paragarantizar que no produzcan alteraciones o deterioros a los documentos2 Las medidas de canastillas apropiadas para el embalaje, encontradas en el mercado,son de aproximadamente 60X40X41cm, las cuales permiten embalar adecuadamentedos cajas X200 o una caja X300.3 Todos los materiales empleados para el embalaje, deben ser inocuos paragarantizar que no produzcan alteraciones o deterioros a los documentosDirección de Gestión Corporativa Cll 11 No. 8 - 49 Of. 401PBX 3446400 Ext. 1301 – 1302 -1307 www.integracionsocial.gov.co

7Para el embalaje de planos si se requiere tenerAlistamiento de Planos” del Archivo de Bogotá.en cuenta el “Protocolo deSe debe hacer entre dos superficies rígidas (cara y contra cara), aislando losdocumentos de las superficies mediante cartulina u otro material similar y plásticode burbuja, u otro material inocuo similar, para prevenir el movimiento de losplanos y proteger de la humedad.Cada uno de estos paquetes debe ir identificado con un número consecutivo debidamenterotulado.Rotulación de canastillas: se rotulan marcando número de canastilla y rango deunidades de almacenamiento que contiene..3. 4. 5.Proceso de alistamiento en canastillas y rotulaciónDirección de Gestión Corporativa Cll 11 No. 8 - 49 Of. 401PBX 3446400 Ext. 1301 – 1302 -1307 www.integracionsocial.gov.co

8Procedimiento de embalaje de planos6. 7. 8.9. 10. 11.12.Dirección de Gestión Corporativa Cll 11 No. 8 - 49 Of. 401PBX 3446400 Ext. 1301 – 1302 -1307 www.integracionsocial.gov.co

94.4 Desarme, mantenimiento y montaje del mobiliario correspondiente.El desarme y montaje de la estantería debe corresponder al orden en que va a serarmada en la nueva sede, según el Diagrama de Distribución para elamoblamiento.En todos los casos debe comprobarse la nivelación de los pisos en los locales enlos que se va a armar la estantería. (Ver protocolo de adecuación de depósitos).13. 14. 15.Desarme, mantenimiento y arme de mobiliario rodante: Sede antigua16. 17. 18.Dirección de Gestión Corporativa Cll 11 No. 8 - 49 Of. 401PBX 3446400 Ext. 1301 – 1302 -1307 www.integracionsocial.gov.co

10Nueva sede19 20.4.5 Traslado.‣ Memorando al área de inventarios informando por correo electrónico eldestino, la fecha y hora del traslado del mobiliario y material de archivo, consu respectivo inventario anexo.‣ Verificación por Inventarios de Apoyo Logístico y autorización de salida de los bienes atrasladar.‣ Solicitud y autorización de área de parqueo si se requiere, indicando número de placavehículo, nombre completo y cédula del chofer y auxiliares del vehículo.‣ Traslado y control de números de traslados y material trasladado, medianteuna Planilla de control de envío y recibo.Dirección de Gestión Corporativa Cll 11 No. 8 - 49 Of. 401PBX 3446400 Ext. 1301 – 1302 -1307 www.integracionsocial.gov.co

11‣ Una vez embaladas las unidades de almacenamiento, las canastillas, secargan en el camión de izquierda a derecha y de abajo hacia arriba, de talmanera que la unidad de almacenamiento con el número topográfico mayorquede en el fondo del camión y la unidad con el número menor en el frentey arriba.21.‣ El ritmo de traslado, acorde al cronograma, debe evitar en cualquier casoaglomeraciones o apilamientos de las unidades de almacenamiento ymobiliario en lugares de empaque y recibo del material.‣ Los responsables del traslado deben definir la ruta de viaje y los horariosmás apropiados. Los transportadores no podrán desviarse de la rutaestablecida, ni podrán detenerse a lo largo de la ruta sin permiso de losresponsables técnicos de área.‣ Durante el traslado no se deben abrir ningún contenedor. Si cae y losdocumentos se desparraman, se debe avisar inmediatamente a unmiembro del personal del archivo.‣ Los furgones deben ir cerrados durante el traslado.‣ Las canastillas de embalaje no deben quedar sueltas dentro del furgón delvehículo de transporte para prevenir eventuales caídas.‣ El interior de los vehículos debe disponer de piso antideslizante y debentener forrados metálicos en su interior.Dirección de Gestión Corporativa Cll 11 No. 8 - 49 Of. 401PBX 3446400 Ext. 1301 – 1302 -1307 www.integracionsocial.gov.co

12‣ Se debe garantizar la comunicación permanente entre los vehículos y lospuntos de cargue y descargue para solucionar cualquier eventualidad.‣ Los responsables del traslado deben definir la ruta de viaje y los horariosde traslado más apropiados. Los transportistas no podrán desviarse de laruta establecida, ni podrán detenerse a lo largo de la ruta sin permiso de losresponsables técnicos de área.4.6 Descargue y realmacenamientoDescargue y verificación del material entregado mediante la planilla de control de envío y recibo.El material debe ser descargado de los vehículos, y verificado, una vez lleguen alsitio de destino.La zona de carga y descargue, estará en todo momento limpio y libre de residuos.Las dimensiones de los vehículos deben permitir su arribo lo más cerca posible alacceso de los depósito de cargue o descargue.Si la zona de operación está al aire libre, se deben cubrir con carpas, de tal formaque las operaciones de carga y descargue queden completamente protegidas delas inclemencias atmosféricas.En caso necesario la zona de descargue debe prepararse con estivas plásticas,organizadas por secciones, dejando corredores de acceso para fácil ubicación ymanipulación de la documentación.22. 23.Dirección de Gestión Corporativa Cll 11 No. 8 - 49 Of. 401PBX 3446400 Ext. 1301 – 1302 -1307 www.integracionsocial.gov.co

1324.El descargue se realiza en siguiendo estrictamente el orden inverso a aquél enque fueron estibadas las unidades de almacenamiento, de tal forma que en lascolumnas de unidades de almacenamiento la numeración menor quede sobre lamayor y pueda se ser reubicadas en orden numérico secuencial.Las unidades de almacenamiento se almacenan en la estantería, teniendo encuenta el diseño preestablecido y siguiendo el orden numérico secuencial, deizquierda a derecha, de arriba hacia abajo dejando la primera caja en la partesuperior izquierda, conforme se lee un párrafo de un libro.Descargue y ubicación en estivas y en estanterías25. 26.Dirección de Gestión Corporativa Cll 11 No. 8 - 49 Of. 401PBX 3446400 Ext. 1301 – 1302 -1307 www.integracionsocial.gov.co

1427.28. 29.Dirección de Gestión Corporativa Cll 11 No. 8 - 49 Of. 401PBX 3446400 Ext. 1301 – 1302 -1307 www.integracionsocial.gov.co

15BIBLIOGRAFÍA‣ Acuerdo 049 de 2000.‣ Procedimiento para la organización y transferencia de archivos. PolitécnicoColombiano Jaime Isaza Cadavid.‣ Protocolo de Transferencia, Archivo de Bogotá.‣ Pliego de prescripciones técnicas para la contratación y ejecución deltraslado de los fondos documentales de archivo, la colección bibliográfica yla colección hemerográfica desde los diferentes centros y depósitos delarchivo general de Navarra a la nueva sede del Palacio de los Reyes deNavarra. Consejería de Educación y Cultura. Murcia, España, 2007.‣ NORMATIVIDAD: LEY GENERAL DE ARCHIVOS. CAPITULO VIIACUERDO No. 011 (22 de mayo de 1996)ACUERDO No. 5 (Julio 24 de 1997ACUERDO No.037 (Septiembre 20 de 2002)‣ PAEZ, Fabio Enrique. Guía para la conservación preventiva en archivos.Archivo general de la Nación. Bogotá, 1997Realizó:Revisó:Valeska Massy SánchezProfesional en Restauración yConservaciónGestión DocumentalGloria Margarita Rendón CuartasCoordinadoraGestión DocumentalBogotá, Febrero 03 de 2009Dirección de Gestión Corporativa Cll 11 No. 8 - 49 Of. 401PBX 3446400 Ext. 1301 – 1302 -1307 www.integracionsocial.gov.co

16ANEXOSGLOSARIOConservación preventiva de documentos: Definida como conservaciónindirecta, es el grupo de acciones indirectas de conservación que se ocupan deprevenir, frenar y controlar el deterioro de los bienes documentales. Estasacciones son el monitoreo y control del medioambiente, manipulación de losdocumentos, almacenamiento, control de plagas, preparación ante desastres yreprografía.Sistema Integrado de Conservación: Conjunto de estrategias de conservaciónpreventiva, tiene como principal objetivo garantizar la conservación y permanenciade los acervos documentales, producidos y custodiados por las entidades delDistrito, en las diferentes fases del ciclo vital del documento.Condiciones medioambientales: se refiere a los agentes ambientalesdirectamente relacionados con la conservación de los documentos tales como lahumedad, la luz, la temperatura y polución.Saneamiento: Aplicación de sustancias activas, aplicadas mediante diferentesmétodos con el objeto de destruir, contrarrestar, neutralizar, impedir la acción oejercer un control sobre organismos y microorganismos biológicos causantes deldeterioro de la documentación y de enfermedades a servidores públicos.Desratización: Eliminación de ratasDesinfección: Eliminación de hongos y bacteriasDesinsectación: Eliminación de insectos.Biodeterioro: deterioro de la documentación causado por hongos y bacterias.Administración de Archivos: son operaciones administrativas y técnicasrelacionadas con la planeación, dirección, organización, control, evaluación,conservación, preservación y servicios de todos los archivos de una Institución.Dirección de Gestión Corporativa Cll 11 No. 8 - 49 Of. 401PBX 3446400 Ext. 1301 – 1302 -1307 www.integracionsocial.gov.co

17Documentos de archivo: registro de información producida o recibida por unapersona o entidad en razón de sus actividades o funciones, que tiene valoradministrativo, fiscal, legal, científico, económico, histórico o cultural y debe serobjeto de conservación.Eliminación de Documentos: es la destrucción de los documentos que hanperdido su valor administrativo, jurídico, legal, fiscal o contable y que no tienenvalor histórico o que carecen de relevancia para la ciencia y la tecnología.Expediente: conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente poruna oficina productora en la resolución de un mismo asunto.Gestión Documental: conjunto de actividades administrativas y técnicas,tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentaciónproducida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, conel objeto de facilitar su utilización y conservación.Pieza Documental: unidad mínima que reúne todas las características necesariaspara ser considerada documento. Son ejemplos de piezas documentales, entreotros, un acta, un oficio, un informe. Véase unidad documental.Plan de Transferencias: Es la programación preparada por el Archivo Central,para realizar los traslados de documentos de los archivos de gestión al archivocentral y que debe ser difundida y acatada por los responsables del proceso parala correcta aplicación de las Tablas de Retención Documental, TRD.Tipo documental: unidad documental simple. (Véase: Pieza Documental).Transferencia de archivos: es el traslado de los documentos y seriesdocumentales de un archivo a otro.Dispositivos de transporte: Son aquellos medios o mecanismos utilizados parael movimiento horizontal de los materiales embalados, en el trayecto desde losdepósitos de los archivos al vehículo de mudanza y desde éste al depósito nuevo.Dirección de Gestión Corporativa Cll 11 No. 8 - 49 Of. 401PBX 3446400 Ext. 1301 – 1302 -1307 www.integracionsocial.gov.co

18Embalaje: son todos los materiales, procedimientos y métodos que sirven paraacondicionar, presentar, manipular, almacenar, conservar y transportar materialdocumental. El embalaje debe satisfacer tres requisitos: ser resistente, proteger yconservar el producto (impermeabilidad e higiene). Adicionalmente debe informarsobre sus condiciones de manejo y composición básicamente.Contenedores: Un contenedor es un recipiente de carga para el transporte aéreo,marítimo o terrestre. Las dimensiones del contenedor se encuentran normalizadaspara facilitar su manipulación. Es un embalaje cuyas dimensiones y materialpermiten transportar objetos voluminosos o pesados.Unidades de almacenamiento: Las unidades de almacenamiento lasdenominaremos:- De Instalación: para referirnos a los estantes, archivadores o muebles paraarchivo.- Generales: Contenedores en los que se almacenan otras unidades Ejemplo: unacaja de archivos es una unidad general cuando contiene carpetas.Inocuo: nos referimos al material que no hace daño o causa deterioro a ladocumentación, es un material estable ante el medio ambiente.Dirección de Gestión Corporativa Cll 11 No. 8 - 49 Of. 401PBX 3446400 Ext. 1301 – 1302 -1307 www.integracionsocial.gov.co