PROTOCOLO PARA EMBALAJE Y TRASLADO ... - PÃ¡gina principal

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2INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................ 31. OBJETIVO ........................................................................................................................... 32. ALCANCE............................................................................................................................ 33. REQUISITOS....................................................................................................................... 34. ETAPAS ............................................................................................................................... 44.1 Selección locativa para la nueva sede de archivos........................................... 44.2 Alistamiento .............................................................................................................. 54.3 Embalaje..................................................................................................................... 64.4 Desarme, mantenimiento y montaje del mobiliario correspondiente. ........... 94.5 Traslado ................................................................................................................... 104.6 Descargue y realmacenamiento .......................................................................... 12BIBLIOGRAFÍA ........................................................................................................................ 15ANEXOS.................................................................................................................................... 16GLOSARIO................................................................................................................................ 16Dirección de Gestión Corporativa Cll 11 No. 8 - 49 Of. 401PBX 3446400 Ext. 1301 – 1302 -1307 www.integracionsocial.gov.co
3INTRODUCCIÓNEl presente protocolo de traslado de archivos se basa en la sistematización de laexperiencia del traslado del archivo Central a su nueva sede, así como enbibliografía especializada en el tema, referenciada en la bibliografía.1. OBJETIVONormalizar la secuencia de actividades para el traslado de documentos de undepósito o sede a otro.2. ALCANCEVa dirigido a las personas que custodian los archivos de la Secretaría. Buscagarantizar la conservación de los documentos durante las trasferencias y trasteosde archivos.3. REQUISITOS‣ Todo el traslado, debe hacerse bajo la dirección del conservador yarchivista, responsables.‣ El personal debe tener la dotación de insumos de seguridad industrial.‣ Para la manipulación y limpieza, se debe tener en cuenta la “Guía de Manipulaciónde documentos” y “Protocolo de Limpieza de documentos”‣ La adquisición de bienes y servicios requeridos para el traslado tales comolocales, trasporte, mantenimiento, desmonte y montaje de mobiliario dearchivo, insumos, entre otros, mediante Procedimiento de GestiónContractual, o bien solicitarlo al área correspondiente.‣ La adecuación de los espacios de archivo se debe tener en cuenta el“Protocolo de adecuación de depósitos y mobiliario de almacenamientopara archivos”.‣ El saneamiento se debe hacer según “Protocolo de Saneamiento,desinsectación y desratización”:‣ Aprobación por parte del área administrativa de la Secretaría para adquirirel espacio solicitado mediante la figura legal determinada por laadministración,: arrendamiento, préstamo, comodatoDirección de Gestión Corporativa Cll 11 No. 8 - 49 Of. 401PBX 3446400 Ext. 1301 – 1302 -1307 www.integracionsocial.gov.co
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