Informe Final Auditoría Interna Proceso de Análisis y Seguimiento ...

PROCESO: MEJORA CONTINUAPROCEDIMIENTO: EJECUCION DE AUDITORIA INTERNAFORMATO: INFORME DE AUDITORIACódigo: F-MC-SI-005Versión: 2Fecha: 19/09/2012Página: 1 de 5Auditoria a: SCI X SGC X SIGA X SGSIS&SO SRS SGA1. INFORMEAUDITORIA INTERNA AL PROCESO DE ANALISIS Y SEGUIMIENTO DE POLITICAS2. CRITERIOS DE AUDITORÍA Constitución Política de Colombia. Plan de Desarrollo Económico, Social, Ambiental y de Obras Públicas 2008-2012. Plan Estratégico/Plan de Desarrollo Institucional 2008-2012. Ley 87 del 29 de noviembre de 1993 "Por la cual se establecen normas para el ejercicio de control interno enla entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones". Ley 872 de 2003 y se adopta la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública" - NTCGP 1000:2009. Decreto 4110 de diciembre 9 de 2004 de la Presidencia de la República, "Por el cual se reglamenta la Ley 872de 2003, por la cual se adopta la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública" - NTCGP 1000:2009. Decreto 1599 de mayo 20 de 2005 de la Presidencia de la República, "Por el cual se adopta el ModeloEstándar de Control Interno para el Estado Colombiano" MECI 1000:2005. Decreto 607de diciembre 28 de 2007, "Por el cual se determina el Objeto, la Estructura Organizacional yFunciones de la Secretaría Distrital de Integración Social". Decreto Distrital 176 de 2010 "Por el cual se definen los lineamientos para la conformación articulada de unSistema Integrado de Gestión en las entidades del Distrito Capital y se asignan unas funciones" Acuerdo 257 de noviembre 30 de 2006 del Concejo de Bogotá, D.C., "Por el cual se dictan normas básicassobre la estructura, organización y funcionamiento de los organismos y de las entidades de Bogotá D.C. y seexpiden otras disposiciones". Resolución 1699/2011 “Por la cual se ajusta el Sistema Integrado de Gestión en la Secretaría Distrital deIntegración Social en armonía con lo previsto en el Decreto 176 de 2010, se definen las instancias delsistema y se deroga la Resolución 438/2007” Circular 025 del 25 de noviembre de 2009 “Por la cual se adopta la caracterización del Proceso de Análisis ySeguimiento de Políticas Sociales y procedimientos relacionados. Hallazgos vigentes de anteriores auditorias, Administración del Riesgo e Indicadores del Pproceso (medición yconsistencia). Guía Práctica para Operativización y Sostenibilidad del Sistema de Control Interno Veeduría Distrital. Normatividad vigente aplicable.3. LÍDER-ESA DEL PROCESOHarold Gómez Martínez - Subsecretario4. EQUIPO AUDITORIris Maria Cordoba Davila - AuditoraAdriana Morales Jiménez - Auditora5. OBJETIVOEvaluar la conformidad del Proceso de Análisis y Seguimiento de Políticas Sociales, con los requisitosestablecidos en el MECI, NTCGP-1000 2009, las disposiciones legales, planes, programas y procedimientosCra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 195

PROCESO: MEJORA CONTINUAPROCEDIMIENTO: EJECUCION DE AUDITORIA INTERNAFORMATO: INFORME DE AUDITORIACódigo: F-MC-SI-005Versión: 2Fecha: 19/09/2012Página: 2 de 5aplicables y establecer el grado de avance en el marco del Sistema Integrado de Gestión de la SDIS.6. ALCANCE DE LA AUDITORÍAEstablecer el nivel de mejora en el último año, en las etapas del proceso “Análisis y Seguimiento de Políticas” 1.Definición de variables, categorías y niveles de análisis para la medición, control y monitoreo. 2. Analizar,evaluar y comparar y 3. Producción de conocimiento social. Verificando los diferentes elementos y productosprevistos en las normas MECI y NTC GP 1000 2009, a partir de la "Herramienta para verificar la sostenibilidad yoperación del Sistema de Control Interno" elaborada por la Veeduría Distrital, con especial énfasis en riesgos,procedimientos, flujos de información del proceso, coordinación interinstitucional, indicadores y acciones demejora.7. METODOLOGIALa auditoria se realizó mediante revisión y análisis documental, entrevista a la asesora y gestor del procesodelegados por el Subsecretario de la Entidad, aplicando listas de verificación para establecer la conformidad ynivel de mejora del proceso. De esta manera se elaboró el presente informe para mayor comprensión de laspartes interesadas.8. PERIODO DE EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA11 al 21 de diciembre de 20129. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROCESOEl Proceso de Análisis y Seguimiento de Políticas Públicas hace parte de los procesos misionales de la entidad;tiene por objetivo realizar acciones de monitoreo y control que permitan avaluar las políticas sociales, entérminos de su eficacia, correspondencia y coherencia con el enfoque de ciudad, generando conocimiento yaprendizajes que contribuyan a la formulación e implementación de las mismas en los diferentes territorios. Esteconsidera las siguientes etapas:Definición de variables, categorías y niveles de análisis para la medición, control y monitoreo.Analizar, evaluar y comparar, yProducción de conocimiento social.La caracterización del proceso fue adoptada de manera inicial mediante Circular 0025 de 25 de noviembre/09 yajustada con Circular 044 del 19 de diciembre del 2012, la cual tiene previsto un objetivo que orienta sudesarrollo; un alcance que delimita el accionar y recibe insumos para su correspondiente trasformación, ensalidas dirigidas a las partes interesadas o destinatarios.10. HALLAZGOSSe enuncian inicialmente las FORTALEZAS, o sea, aquellas actuaciones relevantes detectadas por el EquipoAuditor en el transcurso de la auditoria; luego, se mencionan la OPORTUNIDADES DE MEJORA, situacionesque no implican incumplimientos de requisitos, pero que deben ser tenidas en cuenta para realizar mejoras enlos procesos o mitigar posibles riesgos, y por último se plasman las NO CONFORMIDADES que sonincumplimientos de requisitos del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano – MECI1000:2005, Norma Técnica de Gestión de la Calidad NTCGP-1000:2009, Requisitos Legales y manual deCra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 195

PROCESO: MEJORA CONTINUAPROCEDIMIENTO: EJECUCION DE AUDITORIA INTERNAFORMATO: INFORME DE AUDITORIACódigo: F-MC-SI-005Versión: 2Fecha: 19/09/2012Página: 3 de 5procedimientos del proyecto.Como resultado de la auditoria es /preciso elaborar un plan de mejoramiento en el cual se deben incorporar tantolas acciones preventivas en relación con las oportunidades de mejora como las correcciones y accionescorrectivas correspondientes a las no conformidades, las cuales deben prever las responsabilidades tanto de lasdependencias como de los procesos.10.1. FORTALEZASNo se identificaron fortalezas durante el ejercicio auditor10.2. OPORTUNIDADES DE MEJORAHACER10.2.1 El MECI, en el numeral 1.2.1, señala que los “Planes y Programas, materializan las estrategias de laorganización establecidas para dar cumplimiento a la función de la Entidad, en un periodo de tiempodeterminado, asegurando adicionalmente los recursos necesarios para el logro de los fines de la organización…”Al verificar la oportunidad en la ejecución del Plan de Trabajo del Proceso se observó que:Las actividades 1.5 y 1.6 “Desarrollo del Subsistema…” y “Consolidación final de documento e instructivos…”, nose realizaron. Hecho que incide de manera desfavorable en el desempeño del proceso y el beneficio que pudohaber generado en el objetivo institucional que consiste en “Hacer el seguimiento, evaluación y monitoreo de laspolíticas públicas sociales en Bogotá …”.10.2.2 El MECI, en el numeral 1.2.1, señala que los “Planes y Programas, materializan las estrategias de laorganización establecidas para dar cumplimiento a la función de la Entidad, en un periodo de tiempodeterminado, asegurando adicionalmente los recursos necesarios para el logro de los fines de laorganización…”En el ejerció auditor y al verificar el Plan de Acción del Sistema Integrado de Gestión, se estableció que elproceso no cumplió con la actividad “Implementación del proceso de análisis y seguimiento de políticassociales” en el marco del MECI, afectando la productividad del sistema en relación con la eficiencia, eficacia yefectividad prevista para su mantenimiento y mejoramiento.10.2.3 El elemento del MECI 1.1.3 Estilo de Dirección se constituye en la forma adoptada por el nivel directivopara guiar y orientar las acciones de la entidad. En este contexto el equipo auditor observó que el Proceso atenido durante el periodo de la auditoria cinco (5) lideres y cuatro (4) gestores, situación que ha limitado elavance del proceso y el cumplimiento de la Resolución 1699 del 2011, por la cual se ajusta el Sistema Integradode Gestión en la SDIS, específicamente en el art. 7 funciones de los líderes y las lideresas de proceso, así comoel y art. 11 funciones de los gestores de proceso.10.3. NO CONFORMIDADESHACER10.3.1. En atención a lo normado en el MECI, numeral 2, el “Subsistema de Control de Gestión, estáconformado por un conjunto de componentes de control, que al interrelacionarse bajo la acción de los niveles deautoridad y/o responsabilidad correspondientes, aseguran el control a la ejecución de los procesos de la entidadpública, orientándola a la consecución de los resultados y productos necesarios para el cumplimiento de suCra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 195

PROCESO: MEJORA CONTINUAPROCEDIMIENTO: EJECUCION DE AUDITORIA INTERNAFORMATO: INFORME DE AUDITORIACódigo: F-MC-SI-005Versión: 2Fecha: 19/09/2012Página: 4 de 5misión….”En correspondencia con este postulado normativo, durante el ejercicio de la auditoria se evidenció que lacaracterización del proceso fue ajustada y aprobada mediante Circular 044 del 19 de diciembre del 2012. Sinembargo, para la implementación correspondiente el proceso no cuenta con procedimientos, flujos deinformación e indicadores; y, los riesgos identificados no están aprobados por la Dirección de Análisis y DiseñoEstratégico.VERIFICAR - ACTUAR10.3.2. El numeral 3.3. del MECI establece que los Planes de Mejoramiento, promueven los procesos internosde las Entidades para desarrollar en forma eficiente y transparente a través de la adopción y cumplimiento de lasacciones correctivas y a la implementación de metodologías orientadas al mejoramiento continúo.En el seguimiento al Plan de Mejoramiento del Proceso, como resultado de anteriores auditorias, se identificó lafalta de implementación de las acciones de mejora establecidas por parte de los responsables del mismo. Es asícomo a la fecha continúa un (1) hallazgo abierto de la auditoria realizada en el 2010, el cual tiene un avance del0%, y la columna de alerta esta en rojo, debido al vencimiento del periodo establecido para su ejecución.Así mismo, de la vigencia del 2011, dos (2) hallazgos están cerrados y uno (1) continúa abierto; presentando unavance del 50% en las acciones previstas para subsanar la inconformidad. Lo anterior dificulta elestablecimiento de mecanismos eficaces que conlleven al mejoramiento y por ende a la implementación ycumplimiento del objetivo del proceso.11. RIESGOSLa Subsecretaría, mediante memorando INT 60882 del 13 de diciembre de 2012, envió a DADE una propuestade mapa de riesgo para su correspondiente aprobación metodología y adopción oficial. Al cierre de la auditoriano se observó respuesta por parte de esta dependencia a esta solicitud.12. CONCLUSIONESAl evaluar la conformidad y nivel de mejora del PASPS con los requisitos establecidos en el MECI, la NTCGP-1000 2009, las disposiciones legales, los planes, los programas y los procedimientos aplicables en el marco delSistema Integrado de Gestión de la SDIS, el equipo auditor identificó oportunidades de mejora.Es decir, situaciones que deben ser tenidas en cuenta para realizar las mejoras con el propósito de mitigarposibles riesgos, las cuales en su mayoría están orientadas a poner en operación el proceso para garantizar undesempeño articulado y armónico, en cumplimiento de la misión y objetivos institucionales, y del SistemaIntegrado de Gestión de la entidad.13. RECOMENDACIONESEn cumplimiento a lo dispuesto en el Decreto 689 del 30 de diciembre de 2011, por el cual se adopta la “Guíapara la formulación, implementación y evaluación de Políticas Públicas Distritales”, se hace perentorio que seCra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 195

PROCESO: MEJORA CONTINUAPROCEDIMIENTO: EJECUCION DE AUDITORIA INTERNAFORMATO: INFORME DE AUDITORIACódigo: F-MC-SI-005Versión: 2Fecha: 19/09/2012Página: 5 de 5realicen las adecuaciones correspondientes desde un enfoque de procesos, para cumplir con lo señalado en lamencionada norma, la cual considera el seguimiento y evaluación de las políticas implementadas como unproceso de apoyo a la gestión institucional.EQUIPO AUDITORIris Cordoba DavilaAdriana Morales JiménezFirma(s):JEFE-A OFICINA DE CONTROL INTERNOLUZ MARY ZULUAGA GOMEZFirma:FECHA DE ENTREGA 21 de diciembre de 2012Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 195