Manual de Conservación Preventiva en los Archivos - Página principal

PROCESO: GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOSMANUAL DE CONSERVACIÓNPREVENTIVA EN LOS ARCHIVOS DE LASECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIALCódigo: M-BS-100Versión: 1Fecha: Enero de2013Página: 1 de 77MANUAL DE CONSERVACIÓN PREVENTIVA EN LOS ARCHIVOS DELA SECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIALSISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓNSUBSISTEMA INTERNO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO(SIGA)SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIALBOGOTÁ, D.C.2013Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 1951F-F-003b

PROCESO: GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOSMANUAL DE CONSERVACIÓNPREVENTIVA EN LOS ARCHIVOS DE LASECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIALCódigo: M-BS-100Versión: 1Fecha: Enero de2013Página: 3 de 77CAPITULO IMANIPULACIÓN DE DOCUMENTOS1.1 INTRODUCCIÓNA continuación se presenta una guía de manipulación de documentos dirigida a todaslas personas que deben manipular documentos a partir de roles relacionados con: laproducción, el trámite, archivo, limpieza, conservación, saneamiento, transporte,reproducción y consulta, entre otros.Su objetivo es aprender la adecuada manipulación de los documentos de tal maneraque se minimicen los deterioros ocasionados durante su producción, trámite, archivo yconsulta, esto para garantizar la conservación de su integridad física durante el tiemporequerido por sus valores primarios y secundarios, teniendo en cuenta los diferentestipos de soportes, técnicas y formato.MARCO NORMATIVOLa guía de manipulación se rige bajo la siguiente normatividad:LEY 594 de 2000, LEY GENERAL DE ARCHIVOS. CAPITULO VII: Salida deDocumentos.ACUERDO No. 011 (22 de mayo de 1996): Por el cual se establecen criterios deconservación y organización de documentos.ACUERDO No. 5 (Julio 24 de 1997): Por el cual se establecen los requisitos mínimospara las personas naturales o jurídicas de derecho privado, que presten los servicios deorganización de archivos, elaboración de tablas de retención y almacenaje o bodegajede la documentación de las entidades públicas.Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 1953F-F-003b

PROCESO: GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOSMANUAL DE CONSERVACIÓNPREVENTIVA EN LOS ARCHIVOS DE LASECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIALCódigo: M-BS-100Versión: 1Fecha: Enero de2013Página: 5 de 77 La documentación con deterioro biológico, debe manipularse de una formacontrolada, abriendo con cuidado cada folio del expediente o libro con el fin deevitar la propagación de los agentes contaminantes al medio ambiente, lo quepodría afectar a la documentación aledaña y a las personas que la estánmanipulando. Colocar al momento de iniciar los procesos técnicos, una hoja blanca comosoporte en los folios que presentan un nivel avanzado de biodeterioro, demanera que los aísle, controle la manipulación y la contaminación al personal. Se recomienda cambiar las unidades de almacenamiento (carpetas y cajascontaminadas), para realizar procesos técnicos a la documentación, en caso deno ser posible, aislar cada grupo de documentos con hojas blancas. No guardar el material contaminado en bolsas plásticas, utilice pliegos de papelperiódico o Kraft® para su empaque.1.2 LAVADO DE MANOS Lavarse las manos antes y después de manipular la documentación, resulta seruna medida preventiva para la salud del usuario. Estos son los pasos a seguirpara una buena rutina de lavado de manos:a. Retirar todos los objetos que se tenga en las manos como por ejemplo anillos,relojes, pulseras, entre otros.b. Humedecer las manos y aplicar 5c.c. del jabón antiséptico; frotandovigorosamente dedo por dedo, haciendo énfasis en los espacios interdigitales.c. Frotar palmas y dorso de las manos, cinco (5) cm. por encima de la muñeca.d. Enjuague las manos con abundante agua para que el barrido sea efectivo.e. Finalice secando con toalla desechable.f. Lavar las mucosas nasales con suero fisiológico.Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 1955F-F-003b

PROCESO: GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOSMANUAL DE CONSERVACIÓNPREVENTIVA EN LOS ARCHIVOS DE LASECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIALCódigo: M-BS-100Versión: 1Fecha: Enero de2013Página: 6 de 771.3 CONDICIONES DEL ESPACIO PARA MANIPULACIÓN DE DOCUMENTOS ENCONSULTA Y PROCESOS TÉCNICOS El espacio de trabajo para el desarrollo del procesamiento técnico o consulta delos documentos, debe contar con: superficies de trabajo amplias de tal maneraque permitan la manipulación holgada de la documentación acorde con elformato, igualmente debe contar con mobiliario auxiliar para almacenamiento deunidades en proceso. Las superficies deben ser lisas y suaves de manera que se eviten deterioros detipo físico causados por abrasión 1 , preferiblemente metálicas inoxidables o defórmica (estas últimas forradas con papel periódico no impreso u otro materialque pueda reemplazarlo). Estos materiales permiten fácil limpieza y desinfección.1.4 MANIPULACIÓN DURANTE PROCESOS TÉCNICOS Y CONFORMACIÓN DEEXPEDIENTESDisminuir situaciones de riesgo sobre la documentación, por fuera de sus lugares dealmacenamiento.Productos recomendados para intervenciones menores en documentos conrasgaduras, cortes, roturas, fragmentos y de formato pequeño Se debe evitar usar cintas adhesivas o cualquier otro tipo de producto adhesivopara unir rasgaduras y fragmentos en el soporte (papel) de los documentos que1Abrasión (abration): Daño causado por acción de la fricción o frotado en la superficie del papel por unmaterial duro, áspero o pegajoso. Puede ser accidental, por descuido o deliberado, incluyendo elresultado de una limpieza. La abrasión de una superficie puede ser desde áreas mate, fibras levantadashasta áreas rasguñadas. (Book and Paper Group, 1992)Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 1956F-F-003b

PROCESO: GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOSMANUAL DE CONSERVACIÓNPREVENTIVA EN LOS ARCHIVOS DE LASECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIALCódigo: M-BS-100Versión: 1Fecha: Enero de2013Página: 7 de 77no sea indicado por un profesional conservador. En este caso se debe pedir laayuda al área de gestión documental para dar las correspondientes indicacionesde uso de materiales de conservación y métodos de intervención en este tipo dedeterioros. Para la intervención de estos deterioros usar los siguientes productos:Cinta autoadhesiva Filmoplast P, transparente, libre de ácido y pulpa mecánicacon buffer de carbonato de calcio para hacer los puentes de unión en papelestransparentes, como es el caso del papel copia.Cinta autoadhesiva Filmoplast P90, color blanco, libre de ácido y pulpamecánica con buffer de carbonato de calcio para hacer puentes de unión enpapeles opacos como los son el bond, acuarela, trazo, entre otros.Eliminación de ganchos metálicos de cocedora Evite los ganchos de cocedora, estos deterioran los documentos por el óxido queproducen, además de rasgar los documentos cuando son retirados. Si es necesario sel uso de ganchos, antes coloque en el sitio donde realizará laperforación un pequeño recorte de hoja reciclada agarrando los documentos aperforar como a manera de un sanwiche. Para eliminar los ganchos de cocedora, se debe usar un quita ganchos y seguirlos siguientes pasos:a. Levante las puntas del gancho por la parte posterior del documento, dejándolas en ángulo recto.Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 1957F-F-003b

K. Interkingdom Rules Committee for Amtgard Representative (IRCA Rep)The EH IRCA Rep’s primary responsibilities are to represent and tender voteson behalf of the Emerald Hills to the IRCA1. As stipulated in the IRCA Charter, the EH IRCA Rep must:••••••Be a member of the Emerald HillsBe EH kingdom level reeve qualifiedBe at least 18 years of ageHave an email address they check regularlyHave a phoneNot hold the office of Monarch2. IRCA Rep term is one year. Elections are to be held the first week of July,with the new Rep taking office on the last Monday of July. (This is to allowthe incoming Rep a chance for a full 1 year term as Oracle should he/shebe elected to that position by the IRCA)3. Shall keep the IRCA notified of who the current Emerald Hills Monarch is4. Shall perform all duties required of him/her as denoted in the IRCA charter5. Shall consult with three of the following Kingdom Level Club officers beforevoting on IRCA rule issues. Whenever possible said consultation shalloccur at least 2 weeks prior to the voting deadline• Monarch•••Guildmaster of ReevesPrime MinisterChampion (Only to be consulted in the event the IRCA Rep holds oneof the above offices)After consultation the Rep may vote as he will unless all three consultantsagree to overrule (not merely disagree) with his decision. In which case,the Rep must vote as they dictate. The Rep must ensure that consultantsare aware of one another’s opinions and his pending vote at least 1 weekbefore the voting deadline so that they have an opportunity to overrule asnecessary6. May be removed by a 2/3rds vote at an Althing held at the behest of theMonarch and Prime MinisterIII. Royal Grounds Keepers (RGK)The RGK oversees the development and management of the Emerald Hills leasedreal estate (Tanglewood Forest) in Silver City, NavarroCounty, Texas.A. The RGK Membership is made up of seven duespaid club members. The RGK Seats are filled asfollows:1. Three seats are filled via open ballot at thePM elections for one-year terms. The annualterms shall be staggered so that there isalways at least one member who was activeduring the preceding six months.The land known as TanglewoodForest is owned and leasedfrom David Hall AKAEwen McFadden. As of thisdate (20JAN2002) he may bereached at:1722 UvaldeMesquite, TX 75150972-686-7755McFadden@MidnightSun.orgEmerald Hills Corpora Page 8 (of 20) Revision: 24MARCH2005

PROCESO: GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOSMANUAL DE CONSERVACIÓNPREVENTIVA EN LOS ARCHIVOS DE LASECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIALCódigo: M-BS-100Versión: 1Fecha: Enero de2013Página: 9 de 77b. Perfore el grupo de documentos usando siempre como guía el centro de la hoja tamaño oficio.Agrupación de folios en unidades específicas de almacenamiento(Véase Capitulo II “Insumos para la Agrupación y Almacenamiento de Documentos”) Un expediente puede estar compuesto por una o varias carpetas, cada una deellas debe tener como máximo 220 folios para evitar el deterioro pordesgarramiento de éstos durante su manipulación debido al peso y volumen quese genera al existir más folios de los que puede soportar una carpeta de estascaracterísticas. Para la agrupación de los folios se deben usar ganchos plásticos legajadores depolipropileno, con el fin de evitar las manchas y deterioros producidos por laoxidación, cuando se usan ganchos metálicos. Para el caso de agrupar documentos de formato pequeño en un expediente, serecomienda que estos sean adheridos a una hoja de papel bond tamaño carta ensu parte superior por medio de una cinta filmoplast. Unir cada esquina deldocumento en la hoja. Los pasos requeridos para la agrupación y encarpetado de documentos son:a. Colocación adecuada del gancho en la carátula por su reverso, en la pestaña en telaCra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 1959F-F-003b

PROCESO: GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOSMANUAL DE CONSERVACIÓNPREVENTIVA EN LOS ARCHIVOS DE LASECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIALCódigo: M-BS-100Versión: 1Fecha: Enero de2013Página: 10 de 77b. Introducir cronológicamente el folio del más antiguo al más reciente por fecha o si viene foliado,de menor número a mayor número como por ejemplo un libro.c. Colocar la tapa o contra carátula colocando el gancho desde su parte externa, en la pestaña entela y una vez ubicados todos los folios.d. Posteriormente ubicar el pisador del ganchoe. Cruzar los filamentos del gancho e insertarlos en las ranuras del pisadorCra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 19510F-F-003b

PROCESO: GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOSMANUAL DE CONSERVACIÓNPREVENTIVA EN LOS ARCHIVOS DE LASECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIALCódigo: M-BS-100Versión: 1Fecha: Enero de2013Página: 11 de 77Agrupación de carpetas en unidades generales de almacenamiento(Vease Capítulo II “Insumos para la Agrupación y Almacenamiento de Documentos”). Introducir las carpetas de forma vertical paralelas unas con otras, con el lomohacia la base de la caja X200, asegurándose que el rótulo quede hacia la parteexterna junto a la tapa para que en el momento de abrir la tapa, el rótulo se veavisible fácilmente durante la búsqueda del expediente. Dentro de la caja X200 no debe haber más de 1000 folios para facilitar lamanipulación de las carpetas y de la misma caja.Rotulación de cajas y carpetas Las cajas X200 se deben rotular sobre la parte frontal de las tapas, o en laparte frontal de la caja en el caso de X300. La rotulación de las carpetas debe hacerse en la parte inferior izquierda demanera que se pueda consultar el rótulo de la carpeta sin necesidad de sacarlatotalmente. La rotulación de cajas y carpetas debe hacerse con rótulos adhesivos blancospre impresos, preferiblemente mediante impresoras láser con tinta negra. Cuando la rotulación se hace a mano se debe usar marcador de tinta negraestable.a. Impresión del rótulo en rótulos autoadhesivos color blanco y en presentación hoja tamaño cartaCra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 19511F-F-003b

PROCESO: GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOSMANUAL DE CONSERVACIÓNPREVENTIVA EN LOS ARCHIVOS DE LASECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIALCódigo: M-BS-100Versión: 1Fecha: Enero de2013Página: 12 de 77b. Colocación de rótulo en la carpeta1.5 MANIPULACIÓN DURANTE EL ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS ENDEPÓSITOS DE ARCHIVO Las cajas X200 deben estar ubicadas en la estantería de acuerdo a su formatodejando la parte frontal visible hacia la parte externa de la estantería. Lascarpetas deben ser ubicadas en las cajas de forma vertical, con el lomo haciaabajo. No se debe agrupar más de cuatro (4) cajas unas sobre otras de formato X200, yno más de cinco (5) cajas de formato X300 ya que se deformarían por el peso,esto para el caso de ser apiladas sobre estibas. Para retirar o reubicar la documentación en bandejas o entrepaños situadosfuera del alcance (quinto nivel en adelante, aproximadamente), se debe haceruso de escalerillas de dos o más peldaños. La documentación o las unidades de almacenamiento (cajas, carpetas, AZ,libros), una vez retiradas de la estantería, deben ser colocadas sobre mesas,estanterías auxiliares, o sobre estibas plásticas a 15cm de altura, nuncadirectamente sobre el suelo.1.6 MANIPULACIÓN DURANTE LA CONSULTA DE DOCUMENTOSCondiciones generales Durante la consulta de documentos no se debe apoyar los codos y manos oelementos ajenos sobre el documento.Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 19512F-F-003b

PROCESO: GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOSMANUAL DE CONSERVACIÓNPREVENTIVA EN LOS ARCHIVOS DE LASECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIALCódigo: M-BS-100Versión: 1Fecha: Enero de2013Página: 13 de 77 Manipular la documentación siempre con ambas manos, libres de cualquierelemento corto punzante, bolígrafos, marcadores, comida y bebidas. Las unidades encuadernadas deben retirarse de la estantería, agarrando la partecentral del lomo, con el fin de evitar desgarros en el empaste. Si la unidad documental contiene material anexo como planos, mapas odocumentos que sobrepasan las dimensiones de su formato original, disponerlosobre una superficie horizontal y desplegarlo sobre ésta. Una vez consultados los documentos que están doblados, se deben volver adoblar siguiendo los pliegues originales para no crear nuevos pliegues, queexpongan la documentación a deterioros físico-mecánicos como rasgaduras,roturas o pérdida de soporte. Evitar abrir varios documentos al tiempo durante la consulta. Materiales como acetatos, fotografías, negativos, material fílmico, material digitaly planos deben ser manipulados con guantes de algodón color blanco o guantesde nitrilo durante su consulta.Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 19513F-F-003b

PROCESO: GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOSMANUAL DE CONSERVACIÓNPREVENTIVA EN LOS ARCHIVOS DE LASECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIALCódigo: M-BS-100Versión: 1Fecha: Enero de2013Página: 14 de 77 Durante la consulta de un documento, verifique antes de recibirlo y entregarlo,que éste se encuentre completo y organizado conforme a la lista de chequeo.Asimismo, la documentación debe estar en el mismo estado físico conforme acomo fue recibida por el solicitante. Por ningún motivo, las carpetas y folios deben ser alterados por inscripciones,tachones, suciedad, rasgaduras, marcas, manchas, repujados, y perforaciones,como también entregados en desorden y con folios faltantes.Sacar folios de un expediente Para sacar folios de un expediente agrupado con ganchos, se debe procurarextraerlos suavemente con ambas manos, en pequeños grupos, con el ganchoabierto en ángulo recto, evitando jalar el folio.Pasar folios Los folios se deben pasar tomándolos desde la parte superior o central delcuerpo del folio, sosteniéndolos con la palma de la mano, sin jalar ni doblar susbordes. Para pasar los folios, evite siempre, usar saliva, agua u otro tipo de sustancias,recomendadas por el comercio, para untar los dedos. Cuando se requiera, sepuede usar la ayuda de la punta de un borrador de nata o borrador de lápiz o undedal de caucho.1.7 PRODUCCIÓN, IMPRESIÓN, COPIADO Y/O DIGITALIZACIÓN DEDOCUMENTACIÓN Para la impresión y fotocopiado de documentos utilizar papel bond blanco de75gm/mt 2 aprox., con reserva alcalina y tintas negras. En el momento de elaborar un documento cualquiera que este sea (memorando,formato, otros) respetar siempre el margen uno de sus lados de 4cm, ya que esteserá perforado para ser encarpetado. Evite usar formatos no convencionales, es decir hojas que superen el tamañooficio y carta. Cualquier documento que sea escaneado no debe presentar ganchos, ni debeestar en mal estado de conservación, como roturas.Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 19514F-F-003b

PROCESO: GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOSMANUAL DE CONSERVACIÓNPREVENTIVA EN LOS ARCHIVOS DE LASECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIALCódigo: M-BS-100Versión: 1Fecha: Enero de2013Página: 16 de 772 CAPITULO IIINSUMOS PARA LA AGRUPACIÓN Y ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS2.1 UNIDADES DE ALMACENAMIENTO PARA AGRUPACIÓN DE DOCUMENTOSSe recomienda consultar los acuerdos referentes a unidades de almacenamiento dedocumentos, en la NTC 5397 “Materiales para documentos de Archivo con soportepapel” y la NTC 4436: 1999 “Papel para documentos de archivo. Requisitos para lapermanencia y durabilidad” donde se hace referencia a materiales para documentos dearchivo con soporte papel y en las “Guías para la Gestión Normalizada de Documentos”del Archivo de Bogotá y las "Especificaciones Técnicas para Cajas y Carpetas deArchivo" del Archivo General de la Nación.UNIDADES ESPECÍFICAS DE ALMACENAMIENTOCarpetas en cartón yute de 600gr y 350gr: Juego de carátulas y contra carátulastamaño oficio, elaboradas en cartón rígido de yute de 600 gramos (para almacenar 220folios máximo) y de 350 gramos (para almacenar 40 folios máximo) ambas con refuerzoen tela coleta; (debe tener refuerzo para gancho por dentro). Debe tener impresión auna cara y una tinta color negro con logo oficial de la entidad y un remarco para lacolocación de un rotulo en la parte inferior derecha.Cada carátula debe presentar unas pestañas en tela coleta con dos perforacionescirculares para introducir los ganchos y a su vez los folios. Estas pestañas debendoblarse (troquelado) hacia la parte interior, sin perder el tamaño de la carpeta (oficio),reforzando el lomo del expediente en donde se agrupan los documentos con el gancho.Tamaño del ancho de la carpeta sin dobles: 28cm.El acabado del cartón debe ser liso, suave y libre de partículas abrasivas u otrasimperfecciones.Carpetas en propalcote: Compuestas por carátula y contra carátula en propalcote de350 gramos, color blanco, en tamaño oficio. Cada carátula presenta unas pestaña conlas perforaciones para introducir los ganchos y a su vez los folios. Estas pestañasdeben doblarse (troquelado) hacia la parte interior donde van los documentos,reforzando el lomo del expediente en donde se agrupan los documentos con el gancho.Este tipo de carpeta se usa como contra tapa aislante de las carpetas en yute, estopara la conservación de los documentos que deben ser conservados de manerapermanente en el tiempo, como es el caso de las Historias Laborales y otros que debanser transferidos al Archivo de Bogotá, porque representan un valor histórico.Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 19516F-F-003b

PROCESO: GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOSMANUAL DE CONSERVACIÓNPREVENTIVA EN LOS ARCHIVOS DE LASECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIALCódigo: M-BS-100Versión: 1Fecha: Enero de2013Página: 17 de 77Carpetas en propalcote cuatro aletas: en propalcote de 350 gramos, color blanco,tamaño oficio. Este tipo de carpeta se utiliza para documentos de conservaciónpermanente que serán transferidos al Archivo de Bogotá, por ejemplo o para aquellosexpedientes donde el soporte de papel se encuentre supremamente debilitado y nosoporte ser legajado.Ganchos Legajadores: Ganchos plásticos de polipropileno compuestos por 2 piezas,una de filamento mediano o largo, la otra como pisador de cierre lateral.Insumos para agrupación y encarpetado de documentos---------------------Contra carátula----------------------------------Pisador del gancho-----------------------------Gancho de polipropileno de filamento largo----------------- Pestañas del lomo con refuerzo entela coleta----------------------Carátula con logo institucional SDIS------------------Recuadro para rotuloUNIDADES GENERALES DE ALMACENAMIENTOCajas X200: Caja para archivo, elaborada en cartón rígido tipo Kraft corrugado de doblepared de calibre de 790gr; espesor de 4.1 milímetros aprox. Su construcción debe sermixta, es decir que debe ir ensamblado y adherido en una de sus partes, con grafadointermitente para permitir los dobles del cartón a 180° y con grafado sencillo parapermitir los dobles del cartón a 90 °. Su tapa debe ser frontal de ala lateral con aperturahacia la derecha (tipo nevera). La tapa debe ir impresa a una tinta, en color negrollevando el logo de la entidad y un recuadro para el número de la caja únicamente.Medidas externas de la caja: 40cm de largo, 21cm de ancho y 26.5cm de alto. LasMedidas internas de la caja: 39cm de largo, 20cm de ancho y 25cm de alto.El cartón debe tener un acabado liso, suave y libre de partículas abrasivas u otrasimperfecciones.El cartón corrugado de las cajas debe tener una resistencia mínima a la compresiónvertical (RCV) de 790 ó 930 Kgf/m y una resistencia mínima al aplastamiento horizontalde 2Kgf/cm2.Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 19517F-F-003b

PROCESO: GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOSMANUAL DE CONSERVACIÓNPREVENTIVA EN LOS ARCHIVOS DE LASECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIALCódigo: M-BS-100Versión: 1Fecha: Enero de2013Página: 19 de 77los formatos carta y oficio, incluyendo aquellos soportes de tamaño no convencional alos indicados.Refuerzo del Lomo:- Tela: En Tela coleta (liencillo en algodón) o tyvec®.- Adhesivo: Como adhesivo debe usarse el polivinilo sintético o PVA para papel, estedebe ser resistencia, reversible al aplicar humedad, no alcalino y bajo en ácidos. Elmás recomendado, es SUPERTACK papel.Volumen por tomo: Cada libro debe tener máximo de 500 folios (5cm). En caso desuperar el número de folios, se debe dividir el volumen proporcionalmente.Características de calidad de la encuadernación de conservación a tener encuenta:Cada libro o tomo debe ser homogéneo y su costura debe permitir la apertura ampliapara una lectura clara y sin dejar hojas por fuera del formato de encuadernación.Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 19519F-F-003b

PROCESO: GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOSMANUAL DE CONSERVACIÓNPREVENTIVA EN LOS ARCHIVOS DE LASECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIALCódigo: M-BS-100Versión: 1Fecha: Enero de2013Página: 20 de 773 CAPITULO IIIBIOSEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL3.1 INTRODUCCIÓNDentro del marco del Sistema Integrado de Conservación, están los lineamientos debioseguridad y salud ocupacional requeridos para la manipulación de documentos,como también el monitoreo ambiental, saneamiento ambiental, control y erradicación deplagas y roedores en los depósitos de archivo.La bioseguridad está definida como el conjunto de actividades y procedimientos deseguridad ambiental, ocupacional y de un individuo que garantizan el control del riesgoy mejoran la calidad de vida, reduciendo así sobre costos a la Secretaría por dañosgenerados por descuido y malas prácticas en dicho ámbito.El saneamiento y monitoreo ambiental, el control y erradicación de plagas tales comoinsectos y ratones, son medidas preventivas y curativas, que brindan un apoyo alprograma de salud y seguridad ocupacional y a los procesos archivísticos deorganización que están siendo llevados a cabo por la Secretaría, dentro del marco deImplementación del Sistema Integrado de Conservación.La presencia de indicadores de hongos, bacterias, insectos, roedores y gasescontaminantes en los depósitos de archivo, se pueden generar debido a la falta deperiodicidad y adecuado mantenimiento y limpieza que se les realiza, la inadecuadaubicación interna y externa de un depósito, como las inadecuadas condicionesambientales de humedad, temperatura, iluminación y ventilación.El presente capítulo es un protocolo cuyo objeto es conocer y aplicar los lineamientosde bioseguridad y salud ocupacional que deben tenerse en cuenta para prevenir eldeterioro de documentos y el riesgo de enfermedades ocupacionales en el trabajo dearchivo. El monitoreo de biocontaminación ambiental, el saneamiento preventivoambiental y el control y erradicación de plagas en depósitos de archivo son parte deeste Sistema Integrado de Conservación.MARCO NORMATIVOLa normatividad de la cual se sustenta este tema es la siguiente:Ley 100 de 1993 estableció la estructura de la Seguridad Social en el país, la cualconsta de tres componentes como son:El Régimen de PensionesAtención en SaludSistema General de Riesgos Profesionales.Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 19520F-F-003b

PROCESO: GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOSMANUAL DE CONSERVACIÓNPREVENTIVA EN LOS ARCHIVOS DE LASECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIALCódigo: M-BS-100Versión: 1Fecha: Enero de2013Página: 21 de 77Cada uno de los anteriores componentes tiene su propia legislación y sus propios entesejecutores y fiscales para su desarrollo.En el caso específico del Sistema de Riesgos Profesionales, existe un conjunto denormas y procedimientos destinados a prevenir, proteger y atender a los trabajadoresde los efectos de las enfermedades profesionales y los accidentes que puedanocurrirles con ocasión o como consecuencia del trabajo que desarrollan, además demantener la vigilancia para el estricto cumplimiento de la normatividad en SaludOcupacional.Decreto Ley 1295 de 1994, busca establecer las actividades de promoción yprevención tendientes a mejorar las condiciones de trabajo y salud de los trabajadores,fijar las prestaciones de atención en salud y las prestaciones económicas derivadas delas contingencias de los accidentes de trabajo y enfermedad profesional, vigilar elcumplimiento de cada una de las normas de la Legislación en Salud Ocupacional y elesquema de administración de Salud Ocupacional a través de las ARP.El Decreto 1295 en su Artículo 21 Literal D, obliga a los empleadores a programar,ejecutar y controlar el cumplimiento del programa de Salud Ocupacional en la empresay su financiación. En el Artículo 22 Literal D, obliga a los trabajadores a cumplir lasnormas, reglamentos e instrucciones del programa de Salud Ocupacional de lasempresas.Resolución 001016 de 1989 en el Artículo 4 y Parágrafo 1, se obliga a losempleadores a contar con un programa de Salud Ocupacional, específico y particular,de conformidad con sus riesgos potenciales y reales y el número de los trabajadores.También obliga a los empleadores a destinar los recursos humanos financieros yfísicos, indispensables para el desarrollo y cumplimiento del programa de SaludOcupacional, de acuerdo a la severidad de los riesgos y el número de trabajadoresexpuestos. Igualmente los programas de Salud Ocupacional tienen la obligación desupervisar las normas de Salud Ocupacional en toda la empresa, y en particular, encada centro de trabajo.A continuación se describen los principales Decretos y Resoluciones que reglamentanla Salud Ocupacional en Colombia:Ley 9a. De 1979, es la Ley marco de la Salud Ocupacional en Colombia.Resolución 2400 de 1979, conocida como el "Estatuto General de Seguridad".Decreto 614 de 1984, que crea las bases para la organización y administración de laSalud Ocupacional.Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 19521F-F-003b

PROCESO: GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOSMANUAL DE CONSERVACIÓNPREVENTIVA EN LOS ARCHIVOS DE LASECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIALCódigo: M-BS-100Versión: 1Fecha: Enero de2013Página: 22 de 77Resolución 2013 de 1986, que establece la creación y funcionamiento de los Comitésde Medicina, Higiene y Seguridad Industrial en las empresas.Resolución 1016 de 1989, que establece el funcionamiento de los Programas de SaludOcupacional en las empresas.Decreto 1295 de 1994, que establece la afiliación de los funcionarios a una entidadAseguradora en Riesgos Profesionales (ARP).Decreto1346 de 1994, por el cual se reglamenta la integración, la financiación y elfuncionamiento de las Juntas de Calificación de Invalidez.Decreto 1772 de 1994, por el cual se reglamenta la afiliación y las cotizaciones alSistema General de Riesgos Profesionales.Decreto 1832 de 1994, por el cual se adopta la Tabla de Enfermedades Profesionales.Decreto 1834 de 1994, por el cual se reglamenta el funcionamiento del ConsejoNacional de Riesgos Profesionales.LEY 594 de 2000, LEY GENERAL DE ARCHIVOS. CAPITULO VII: Salida deDocumentos.ACUERDO No. 011 (22 de mayo de 1996): Por el cual se establecen criterios deconservación y organización de documentos.ACUERDO No. 05 (Julio 24 de 1997): Por el cual se establecen los requisitos mínimospara las personas naturales o jurídicas de derecho privado, que presten los servicios deorganización de archivos, elaboración de tablas de retención y almacenaje o bodegajede la documentación de las entidades públicas.ACUERDO No.037 (Septiembre 20 de 2002): Por el cual se establecen lasespecificaciones técnicas y los requisitos para la construcción de los servicios dedepósitos, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos dearchivo en desarrollo de los artículos 13 y 14 y sus parágrafos 1 y 3 de la Ley Generalde Archivos 594 de 2000.ACUERDO 07 (1994): Por el cual se adopta y se expide el Reglamento General deArchivos del Archivo General de la Nación. Capitulo VII, Conservación de documentos.Articulo 64, prevención de deterioro de los documentos de archivo y situaciones deriesgo.ACUERDO No. 047 (5 de mayo de 2000) Por el cual se desarrolla el artículo 43 delCapítulo V “Acceso a los Documentos de Archivo”, del AGN del Reglamento General deArchivos sobre “Restricciones por razones de conservación”. Artículos 5 y 6.DECRETO4110 DE 2004 (Diciembre 9). Por el cual se reglamenta la Ley 872 de 2003 y seadopta la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública.Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 19522F-F-003b

PROCESO: GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOSMANUAL DE CONSERVACIÓNPREVENTIVA EN LOS ARCHIVOS DE LASECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIALCódigo: M-BS-100Versión: 1Fecha: Enero de2013Página: 23 de 773.2 PRINCIPALES LINEAMIENTOS DE BIOSEGURIDAD EN ÁREAS DE ARCHIVO El personal que manipule la documentación especialmente aquella conbiodeterioro, no debe presentar cuadros clínicos respiratorios como asma oalergias entre otros y problemas en la piel como dermatitis. Estas enfermedadespueden agravarse en el desarrollo del proceso técnico, comprometiendo la saluddel trabajador. El personal debe realizar descansos de 15 minutos, después de dos horas detrabajo en intervención técnica de documentos. Utilizar siempre los elementos de protección personal como por ejemplo batas,guantes, cofias, entre otros, y restringir su uso solamente al área de trabajo. Mantener los elementos de protección en óptimas condiciones de aseo en unlugar seguro diferente al área de trabajo y que sea de fácil acceso Mantener siempre cerrados el overol o la bata de trabajo. Lavarse siempre las manos y la cara con jabón líquido antibacterial, esteprocedimiento permite reducir la flora normal y remover la flora transitoria paradisminuir la diseminación de microorganismos infecciosos. Colocar la ropa de trabajo en una bolsa y lavar esta dotación periódicamente(semanalmente) con hipoclorito de sodio (comercialmente: loros® o Decol®),aparte de la ropa de uso personal. No consumir alimentos, ni fumar, ni aplicar cosméticos en el área de trabajo, yaque de los microorganismos que se encuentran en el aire pueden permanecerpor mucho tiempo en el aire después de culminar un procedimiento.3.2.1 INDICADORES DE DETERIORO BIOLÓGICOLa presencia de manchas con coloración rosada, verdosa o puntos negros sonindicadores de contaminación de hongos y bacterias sobre el soporte de papel de undocumento.De igual manera, el olor desagradable en un documento, ver en un papel o libro suspuntas carcomidas, o con perforaciones a manera de galerías, son otros indicadores depresencia de roedores e insectos.Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 19523F-F-003b

PROCESO: GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOSMANUAL DE CONSERVACIÓNPREVENTIVA EN LOS ARCHIVOS DE LASECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIALCódigo: M-BS-100Versión: 1Fecha: Enero de2013Página: 25 de 77aire, por lo que se considera como fuente de infección y vehículo de transmisiónde éstos. Gafas de protección transparentes ajustables (monogafas), lentes enpolicarbonato transparente y protección lateral, montura en nylon, plantillagraduable y rachet para ajuste, antiempañantes y antirayadura.1.2 LIMPIEZA DE UNIDADES DE ALMACENAMIENTO DOCUMENTAL YDEPÓSITOS DE ARCHIVOManipulación durante la limpieza de unidades de almacenamiento documental (cajasref. x200 y ref. x300):La limpieza superficial o la retirada de polvo sin abrasionar las unidades dealmacenamiento, se debe hacer en seco, usando aspiradora con filtro de agua. Elcepillo, de cerdas suaves, se debe usar desplazándolo en un mismo sentido. Luego sepuede completar la tarea con bayetillas blancas secas. Véase “Capitulo IV “Limpiezade Unidades de Almacenamiento, Mobiliario y Espacios de depósitos de Archivo”. La limpieza se realizará de acuerdo con las instrucciones dadas en el Capítulo IVde este Manual, “Limpieza de Unidades de Almacenamiento, Mobiliario yEspacios de depósitos de Archivo”. Cabe resaltar, que la limpieza de unidades de almacenamiento documental,mobiliario de archivo y espacio del mismo, es una condición para poder efectuarun saneamiento y/o desinsectación para mayor eficacia de los productosaplicados en estos procesos.Condiciones de asepsia en espacios de depósitos y áreas de trabajo de archivos Disponer de un sitio específico y aislado del resto de documentación, para lamanipulación de este tipo de material. El sitio debe ser ventilado, con buenailuminación natural y artificial – en lo posible bombillas de luz fluorescente condifusores. Evitar mobiliario de madera (estanterías o escritorios) para su almacenamiento,es preferible el uso de estantería y superficies de trabajo metálicas o plásticas. Las superficies de trabajo deben ser suficientemente amplias y forradas conpapel periódico, el cual debe eliminarse al terminar cada jornada de trabajo. La puerta de acceso debe estar señalizada, indicando que es un sitio exclusivopara la realización de procesos técnicos de material contaminado pormicroorganismos.Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 19525F-F-003b

PROCESO: GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOSMANUAL DE CONSERVACIÓNPREVENTIVA EN LOS ARCHIVOS DE LASECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIALCódigo: M-BS-100Versión: 1Fecha: Enero de2013Página: 26 de 77 El área de procesos técnicos debe ser señalizada debidamente, indicando dondese encuentra el material contaminado (utilizar señalización de riesgo biológico),el que se encuentra en proceso de saneamiento y al que ya se encuentrasaneado, con el fin de evitar confusión y reproceso.Señalización de contaminación biológica3.3 MONITOREO DE BIOCONTAMINACIÓN, SANEAMIENTO AMBIENTAL,CONTROL Y ERRADICACIÓN DE PLAGAS EN DEPÓSITOS DE ARCHIVOEl tema que a continuación se expone, tiene por objeto establecer la periodicidad parael monitoreo de biocontaminación y saneamiento ambiental, el control y erradicación deinsectos y ratones logrando sitios de depósito y de trabajos técnicos de archivo salubrespara trabajadores y usuarios como para la conservación de la documentación.Requisitos El monitoreo de biocontaminación y saneamiento ambiental, la desinsectación ydesratización son acciones que deben ajustarse a los lineamientos deconservación dados por un conservador, un microbiólogo, un físico y/o químico. Durante el proceso de saneamiento y desinsectación, las unidades dealmacenamiento (cajas) y área de depósito de archivo deben estar limpios, sinpolvo y organizados según Instructivo de Limpieza. De ser posible, las tapas de las unidades de almacenamiento deben quedarabiertas durante el proceso de saneamiento y desinsectación. No debe haber presencia de personal ni elementos comestibles en el área arealizar el saneamiento y la desinsectación. Deben permanecer puertas, ventanas y extractores serrados durante dichosprocesos.Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 19526F-F-003b

PROCESO: GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOSMANUAL DE CONSERVACIÓNPREVENTIVA EN LOS ARCHIVOS DE LASECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIALCódigo: M-BS-100Versión: 1Fecha: Enero de2013Página: 27 de 77 El saneamiento ambiental y monitoreo de biocontaminación, la desinsectación ydesratización son acciones que deben realizarse de forma periódica ycontrolada mediante la solicitud de un profesional en conservación dedocumentos del área de Gestión Documental de la Secretaría y un microbiólogoy químico o físico del Archivo de Bogotá. El proceso de saneamiento y desinsectación debe emplear un método y unproducto que no afecte la conservación de los documentos alterando laspropiedades físicas y químicas de los materiales que componen los diferentestipos de soporte documental y los materiales que componen los diferentes tintastanto impresas como manuscritas, que no afecte la salud del personal quemanipula la documentación tratada y que permita un amplio espectro de eficaciadejando un efecto residual en el ambiente y en la documentación garantizandosu eficacia. Se recomienda emplear la nebulización como método para la aplicación deproductos para el saneamiento y desinsectación en archivos.3.4 CICLOS DE MONITOREO DE BIOCONTAMINACIÓN, SANEAMIENTOAMBIENTAL, DESINSECTACIÓN Y DESRATIZACIÓN De acuerdo a recomendaciones dadas por el Archivo de Bogotá, el saneamientoambiental para depósitos de archivo, debe realizarse mínimo una vez al año. La desinsectación para depósitos de archivo y áreas de procesos técnicos deberealizarse mínimo una vez al año. Para los archivos con mayor tiempo de retención de documentos como lo es elArchivo Central, es recomendable que el saneamiento preventivo y ladesinsectación se realicen dos veces al año. En caso de notarse alguna afección respiratoria o brote en el personal o usuariosdel servicio de archivo, haber indicadores en la documentación y/o unidades dealmacenamiento documental de manchas y/o micelio por hongos, indicadoresde huellas y/o excrementos de insectos, presencia de insectos, excremento deratones y/o presencia de éstos, inmediatamente el responsable del archivo debehacer una solicitud al profesional en conservación del área de GestiónDocumental, Archivo y Correspondencia de la Secretaría. Se debe realizar saneamiento preventivo antes de realizar los procesos técnicosde fondos acumulados, para lo cual el archivista responsable de la intervencióndel fondo deberá hacer una solicitud anticipada de al menos 3 meses alprofesional en conservación del área de Gestión Documental, Archivo yCra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 19527F-F-003b

PROCESO: GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOSMANUAL DE CONSERVACIÓNPREVENTIVA EN LOS ARCHIVOS DE LASECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIALCódigo: M-BS-100Versión: 1Fecha: Enero de2013Página: 28 de 77Correspondencia de la Secretaría con el objeto de gestionar con el Archivo deBogotá esta actividad. La desratización debe hacerse únicamente en los casos en que haya un riesgopotencial de ingreso de ratones en las áreas de archivo dependiendo de lascondiciones de salubridad de sus alrededores, y en los casos de haberindicadores de excremento o presencia de éstos. Como medida preventiva de la presencia de roedores en depósitos de archivo,es recomendable la instalación de dispositivos de ultrasonido, los cuales aíslanlos ratones impidiendo que estos ingresen al sitio. La eficacia de estosdispositivos depende del número que se coloque de acuerdo al área y a suubicación en el espacio, ya que columnas, muros anchos o divisiones interfierenen la eficacia de estos El profesional de conservación hará una visita de inspección al archivo afectadopor cualquiera de los casos presentados, y debe dar un diagnóstico general deconservación para gestionar y recomendar las medidas preventivas y/ocorrectivas necesarias. Según el caso de afectación, el profesional en conservación de la Secretaríahará solicitud a la Subdirección de Plantas Físicas y/o Archivo de Bogotá.Trámite para el monitoreo medioambiental, de biocontaminación y saneamientoambientalUna de las estrategias de control de la enfermedad ocupacional en archivos, dada laproblemática, es el saneamiento ambiental, el cual debe ser obligatorio para lasentidades que se encuentran en procesos de organización documental y para aquellasque han implementado el Sistema Integrado de Conservación.El monitoreo ambiental, permite medir las condiciones de humedad relativa HR,temperatura, iluminación, carga de polvo y contaminación, en cuanto que el monitoreode bicontaminación mide la carga microbiana del ambiente. El monitorea que se haceen los diferentes niveles de archivo de la Secretaría Distrital de Integración Social tienecomo finalidad determinar si las condiciones ambientales que presentan sonapropiadas para la conservación de los documentos y para la salud del personal quelabora en estos. Así mismo, determina las acciones correctivas y preventivas que seannecesarias aplicar para mejorar las condiciones ambientales, estas acciones puedenser el saneamiento ambiental, las limpiezas y readecuaciones físicas del espacioprincipalmente.Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 19528F-F-003b

PROCESO: GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOSMANUAL DE CONSERVACIÓNPREVENTIVA EN LOS ARCHIVOS DE LASECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIALCódigo: M-BS-100Versión: 1Fecha: Enero de2013Página: 29 de 77Monitoreo medioambiental y de biocontaminación en depósitos de Archivo de la SDIS.El trámite para llevar a cabo el saneamiento y monitoreo se hace bajo el marco delconvenio Interinstitucional vigente con el Archivo de Bogotá y consta de los siguientespasos:PASOS ACTIVIDADES DESCIPCIÓN FORMATOREQUERIDO1 Programación monitoreo y Solicitud de programación Oficiosaneamiento de Archivos al Archivo monitoreo medioambiental y elde Bogotá o mediante la saneamiento preventivo y/ oSubdirección de Plantas Físicas de curativo según el caso, para ella SDIS, por parte del área de depósito o los depósitos deGestión Documental de la SDIS. archivo que así lo requieran.2 Respuesta de programación, porparte del Archivo de Bogotá, demonitoreo y saneamiento dearchivos de la SDIS.3 Visita de reconocimiento al archivoo archivos que requieren delservicio, por parte del Archivo deBogotá4 Emisión Concepto del Archivo deBogotá sobre aprobación,aplazamiento o desaprobación delmonitoreo y saneamiento ambientalal área de Gestión Documental(archivista y conservadorresponsables de la gestión).5 Suministro por parte de la SDIS alArchivo de Bogotá, de alcohol etílicoProgramación de visita dereconocimiento en lasinstalaciones de archivos querequieren el servicio.Se reúnen profesionales delArchivo de Bogotá (microbiólogoy/o físico o químico) con losprofesionales de GestiónDocumental (Conservador yarchivista) para establecer losacuerdos, compromisos.En caso de ser aprobados elmonitoreo y/o saneamiento, elconcepto puede presentar laprogramación y recomendacionespertinentes para el desarrollo deestas actividades.El Archivo de Bogotá determina lacantidad de alcohol requeridoOficioActa de ReuniónOficioActa de recibo yentregaCra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 19529F-F-003b

PROCESO: GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOSMANUAL DE CONSERVACIÓNPREVENTIVA EN LOS ARCHIVOS DE LASECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIALal 96% de pureza parasaneamiento.6 Entrega de equipos de medición decondiciones medioambientales porparte del Archivo de Bogotá alarchivo de la SDIS, que así lorequiera. Opcional.7 Solicitud por parte del responsabledel o los archivos de la SDIS al áreade Apoyo Logístico para acceso depersonal del Archivo de Bogotá.8 Entrega de la autorización deingreso al servicio de vigilancia.9 Solicitud por parte de gestióndocumental al área de ApoyoLogístico, el servicio de transporte.10 Comunicado por parte del área deapoyo logístico a todo el NivelCentral en coordinación con GestiónDocumental.11 Monitoreo ambiental y/o debiocontaminaciónpara el saneamiento.Se entregan los equipos alencargado o encargados de estosarchivos.Acceso del personal del Archivode Bogotá o empresa contratadapor la SDIS para saneamiento ymonitoreo.Entrega en la correspondientesede de archivo.Transporte requerido para elpersonal del Archivo de Bogotáencargados del Saneamiento yMonitoreo.Suspensión del servicio dearchivos por saneamiento,adjuntando los días y horas nodisponibles a razón de esaactividad.Realizado por parte del Archivode Bogotá, en él o los archivos dela Secretaría que así lo requieran.12 Saneamiento ambiental Realizado por parte del Archivode Bogotá, en él o los archivos dela Secretaría que así lo requieran.13 Monitoreo ambiental y/o debiocontaminación, por parte delArchivo de Bogotá.Se hace posterior al saneamientoen él o los archivos de laSecretaría que así lo requirieron.Código: M-BS-100Versión: 1Fecha: Enero de2013Página: 30 de 77Acta de recibo yentregaSolicitud por Correoelectrónico conrelación de nombresy apellidos, númerosde cédula y equiposrequeridos.Formato deautorización deingreso.Correo electrónicoCorreo electrónico14 Devolución de equipos demonitoreo al Archivo de Bogotá15 Informe presentado por el Archivode Bogotá al área de GestiónDocumental de la Secretaría.16 Informe del profesional enConservación presentado a laSubdirección Administrativa yFinanciera.Se hará una vez los solicite,mediante. Generalmente losequipos son reintegrados alArchivo de Bogotá una vezrealizado el saneamiento.Descripción de la ubicación ycondiciones físicas del archivo,resultados del monitoreoambiental y Saneamiento,recomendaciones.Informe sobre observaciones yrecomendaciones necesariaspara la adecuada conservaciónde los documentos, segúninforme del archivo de Bogotá.Acta de recibo yentregaOficio con informeanexo.Memorandoinforme anexoconCra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 19530F-F-003b

PROCESO: GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOSMANUAL DE CONSERVACIÓNPREVENTIVA EN LOS ARCHIVOS DE LASECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIALCódigo: M-BS-100Versión: 1Fecha: Enero de2013Página: 31 de 77Saneamiento ambiental en depósitos de archivo de la SDISTrámite para el control y erradicación de plagas (insectos y ratones).PASOS ACTIVIDADES DESCIPSIÓN FORMATO REQUERIDO1 Solicitud de desinsectación y/o Solicitud al profesional de Correo electrónicodesratización.conservación del área deGestión Documental por partedel responsable del Archivo2 Visita de inspección al archivopor parte del profesional deconservación.3 Emisión de concepto por partedel profesional conservador alarchivista responsable delarchivo afectado.afectado.Programación de visita y visitaal archivo afectado.Concepto sobre el estado deconservación general de ladocumentación potencialmenteafectada.Concepto4 Solicitud de desinsectación y/odesratización al área demantenimiento de laSubdirección de Plantas Físicas.5 Coordinar visita previa al archivoafectado con el responsable deéste y la empresa que presta elservicio.6 Solicitud por parte delresponsable del o los archivosde la SDIS al área de ApoyoLogístico para acceso depersonal del Archivo de Bogotáy/o empresa de fumigacióncontratada por la SDIS.7 Entrega de la autorización deingreso al servicio de vigilancia.Para la eliminación de insectosy roedores.Programación de visita dereconocimiento al archivoafectado si es requerida.Acceso del personal del Archivode Bogotá o empresa defumigación contratada por laSDIS.Entrega en la correspondientesede de archivo.Formato Solicitud deFumigación (F-BS-002),Correo electrónicoSolicitud por Correoelectrónico con relaciónde nombres y apellidos,números de cédula yequipos requeridos.Formato de autorizaciónde ingreso.Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 19531F-F-003b

PROCESO: GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOSMANUAL DE CONSERVACIÓNPREVENTIVA EN LOS ARCHIVOS DE LASECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIAL8 Comunicado por parte del áreade apoyo logístico a todo el NivelCentral en coordinación conGestión Documental.9 Desinsectación y/o desratizacióndel archivo afectado.10 Informe sobre la desinsectacióny desratización11 Informe realizado por elprofesional de conservación delárea de Gestión Documental.Suspensión del servicio dearchivos por fumigación y/odesratización, adjuntando losdías y horas no disponibles arazón de esa actividad.Código: M-BS-100Versión: 1Fecha: Enero de2013Página: 32 de 77Correo electrónicoInforme presentado por la Informeempresa contratada para elservicio, cuyo original quedaráen la Subdirección de PlantasFísicas.Informe de actividades.Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 19532F-F-003b

PROCESO: GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOSMANUAL DE CONSERVACIÓNPREVENTIVA EN LOS ARCHIVOS DE LASECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIALCódigo: M-BS-100Versión: 1Fecha: Enero de2013Página: 33 de 77CAPITULO IV4 LIMPIEZA DE UNIDADES DE ALMACENAMIENTO, MOBILIARIO Y ESPACIOSDE DEPÓSITOS DE ARCHIVO4.1 INTRODUCCIÓNEste capítulo es un instructivo que dentro del marco del Sistema Integrado deConservación presenta las normas básicas de limpieza y mantenimiento, establecidaspor el Archivo de Bogotá, según su “Protocolo de Limpieza”, y los parámetrosestablecidos, para Salud Ocupacional de archivos, para que sean aplicadas por lasempresas contratadas para las labores de aseo y por el personal de archivo,capacitados para tal fin.Con la limpieza superficial, se busca la conservación de los documentos de archivo,mediante el adecuado mantenimiento de las áreas de depósito, mobiliario y unidadesde almacenamiento, de los archivos de gestión y central de la Secretaría Distrital deIntegración Social.El instructivo de limpieza tiene por objeto establecer la periodicidad o ciclos y el uso delas técnicas correspondientes para la limpieza superficial de los depósitos de archivo,el mobiliario y las unidades de almacenamiento, teniendo en cuenta las característicasfísicas de la documentación y el espacio en el que se encuentra almacenado, con el finde lograr sitios de depósito, procesos técnicos, administración y servicios salubres paratrabajadores y usuarios.MARCO NORMATIVOLa normatividad de la cual se rige este instructivo es la siguiente:NORMATIVIDAD: LEY 594 de 2000, LEY GENERAL DE ARCHIVOS. CAPITULO VII:Salida de Documentos.ACUERDO No. 011 (22 de mayo de 1996): Por el cual se establecen criterios deconservación y organización de documentos.Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 19533F-F-003b

PROCESO: GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOSMANUAL DE CONSERVACIÓNPREVENTIVA EN LOS ARCHIVOS DE LASECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIALCódigo: M-BS-100Versión: 1Fecha: Enero de2013Página: 34 de 77ACUERDO No. 5 (Julio 24 de 1997): Por el cual se establecen los requisitos mínimospara las personas naturales o jurídicas de derecho privado, que presten los servicios deorganización de archivos, elaboración de tablas de retención y almacenaje o bodegajede la documentación de las entidades públicas.ACUERDO No.037 (Septiembre 20 de 2002): Por el cual se establecen lasespecificaciones técnicas y los requisitos para la construcción de los servicios dedepósitos, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos dearchivo en desarrollo de los artículos 13 y 14 y sus parágrafos 1 y 3 de la Ley Generalde Archivos 594 de 2000.4.2 REQUISITOSLa limpieza es una acción que debe ajustarse a los lineamientos de conservacióndados por un conservador y un archivista. Para lo cual el área de apoyo logístico quecontrata los servicios generales de aseo de la Secretaría, debe coordinar los términos yrequerimientos con los responsables del área de Gestión Documental, archivo ycorrespondencia.Durante el proceso de limpieza, las unidades de almacenamiento a limpiar, debenmanipularse según “La Guía de Manipulación de Documentos”, y demás instructivos yprotocolos establecidos para los procedimientos de conservación preventiva, para locual el personal responsable del archivo, sus auxiliares y técnicos, como el personal deservicios generales de aseo, deben recibir capacitación por parte de área de GestiónDocumenta sobre los procesos técnicos descritos en este instructivo, y a las normas debioseguridad establecidas para la manipulación y limpieza Véase “Capitulo III,Bioseguridad y Salud Ocupacional”.Las condiciones a tener en cuenta para el desarrollo de la limpieza son: Durante el proceso de limpieza se debe procurar retirar de la estantería, sólo lasunidades de almacenamiento que correspondan a un entrepaño, con el fin dedisminuir situaciones de riesgo sobre la documentación, que queda por fuera desus lugares de almacenamiento durante el procedimiento. El espacio de trabajo para el desarrollo de la limpieza de las unidades dealmacenamiento, en cualquiera de los archivos, debe contar con: superficies detrabajo amplias de tal manera que permitan la manipulación holgada de lasunidades acorde con su formato mobiliario auxiliar para almacenamiento deunidades en proceso de limpieza, y equipos de limpieza tales como aspiradorasemindustrial con filtro de agua, la cual purifica el aire y mejoran las condicionesmedioambientales que inciden en la salud. Las superficies pueden ser mesas forradas en fórmica o de metal. Esta mesa nodebe obstaculizar la circulación de las personas que trabajan en el archivo, yCra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 19534F-F-003b

PROCESO: GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOSMANUAL DE CONSERVACIÓNPREVENTIVA EN LOS ARCHIVOS DE LASECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIALCódigo: M-BS-100Versión: 1Fecha: Enero de2013Página: 35 de 77debe limpiarse diariamente una vez terminada la jornada con una mezcla deagua y alcohol isopropílico industrial. El espacio donde se realice la limpieza debe ser lo suficientemente ventilado, detal manera que permita la circulación de aire renovado. Las superficies deben ser lisas y suaves de manera que se eviten deterioros detipo físico causados por abrasión 3 , preferiblemente metálicas inoxidables o defórmica (estas últimas forradas con papel periódico no impreso u otro materialque pueda reemplazarlo). Debido a que estos materiales permiten fácil limpieza ydesinfección. Las labores de limpieza superficial de unidades de almacenamiento y mobiliariode archivo no deben interferir en el préstamo y circulación de la documentaciónen la entidad, por lo que estas labores debe hacerse programada y concertadacon las personas que tienen a cargo la consulta, y comunicarse a los usuariosinternos con la debida antelación.4.3 CICLOS DE LIMPIEZA Control de limpieza: Se debe realizar la limpieza de los depósitos de archivo degestión, ubicados en todas las sedes y dependencias de la Secretaría deIntegración Social, de manera regular, es decir, todos los días. Mantenimiento preventivo en archivos de gestión: Se debe realizar la limpiezatres (3) veces al año del mobiliario y unidades de almacenamiento documental.Se debe aprovechar movimientos tales como traslados, adecuaciones dedepósitos y eliminaciones programadas para que de manera simultánea se hagala limpieza. Mantenimiento preventivo Archivo Central: Se debe hacer como mínimo una vezal año. De ser programadas actividades tales como adecuaciones ointervenciones físicas del depósito de archivo, el refaccionamiento y/ omantenimiento de mobiliario de archivo, se recomienda hacer la limpieza en elmomento de llevar a cabo una de estas actividades.4.4 EQUIPOS E INSUMOS REQUERIDOS PARA LA LIMPIEZALos equipos, materiales y productos, usados en la limpieza, deben ajustarse a lospropuestos por las normas de conservación de documentos, estos son:3 Abrasión (abration): Daño causado por acción de la fricción o frotado en la superficie del papel por un material duro,áspero o pegajoso. Puede ser accidental, por descuido o deliberado, incluyendo el resultado de una limpieza. Laabrasión de una superficie puede ser desde áreas mate, fibras levantadas hasta áreas rasguñadas. (Book and PaperGroup, 1992)Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 19535F-F-003b

PROCESO: GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOSMANUAL DE CONSERVACIÓNPREVENTIVA EN LOS ARCHIVOS DE LASECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIALCódigo: M-BS-100Versión: 1Fecha: Enero de2013Página: 36 de 77 Insumos de seguridad industrial. Véase “Capítulo III, Bioseguridad y SaludOcupacional” Bayetillas blancas, no de color. Alcohol etílico al 70% industrial. Aspiradora semi industrial o industrial con filtro de agua provista de cepilloredondo de cerda larga y suave. Aspersores o atomizadores Timsen® o jabón de pH neutro Jabón líquido anti bacterial para lavado de manos y cara antes y después de lalimpieza. Toallas desechablesEquipo de protección y limpiezaTraje de protección personal, aspersor, bayetilla y aspiradora con filtro de agua4.1 LIMPIEZA LOCATIVA DE DEPÓSITO, UNIDADES DE ALMACENAMIENTO, YMOBILIARIOa. Previo al inicio de la limpieza de las áreas de depósito de archivo, asegurarse deque el piso esté totalmente despejado sin que haya documentos o cajas(unidades de almacenamiento documental) sobre este ya que se puede mojar.b. Para limpieza de uniones de techos y paredes, los rincones, marcos de ventanasy claraboyas, rendijas entre otros se debe realizar la limpieza en seco con unaaspiradora con filtro de agua, usando una mezcla de 50% de agua limpia y 50%de Timsen® o jabón neutro, cubriendo toda la zona.c. Igualmente al realizar la limpieza en húmedo de las estanterías y demásmobiliario de archivo asegurarse que esté totalmente despejado sin unidades dealmacenamiento sobre este mobiliario.Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 19536F-F-003b

PROCESO: GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOSMANUAL DE CONSERVACIÓNPREVENTIVA EN LOS ARCHIVOS DE LASECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIALCódigo: M-BS-100Versión: 1Fecha: Enero de2013Página: 37 de 77Limpieza en seco de estantes con aspiradora de filtro de aguad. La limpieza se debe hacer a las superficies de las unidades de almacenamiento,por ejemplo cajas, tapas de encuadernaciones, carpetas, etc. y no delexpediente en su interior4.e. Se procederá a la limpieza de las unidades generales dispuestas en las primerasestanterías, para terminar en la parte final del depósito, siempre siguiendo elnúmero consecutivo con que cuentan las unidades.f. Antes de iniciar la limpieza se debe procurar retirar la cantidad total de unidadesalmacenadas en una bandeja, y colocarlas sobre la mesa, en la que va se va ahacer la limpieza.g. Limpiar cada una de las unidades de almacenamiento (cajas), con la aspiradora defiltro de agua, el cual debe estar provisto de una mezcla de 80% de agua limpia y20% de alcohol isopropílico industrial, utilizando el cepillo redondo de cerda larga.Nunca aplicar ninguna clase de producto directamente sobre la unidad dealmacenamiento ni repasar sus superficies con trapo humedecido.4 Si la documentación requiere limpieza interna, es necesario contar con el concepto del Conservador ycon el Grupo de Conservación, Restauración y Reprografía del Archivo de Bogotá quienes indicarán lospasos a seguir.Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 19537F-F-003b

PROCESO: GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOSMANUAL DE CONSERVACIÓNPREVENTIVA EN LOS ARCHIVOS DE LASECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIALCódigo: M-BS-100Versión: 1Fecha: Enero de2013Página: 38 de 77h. La unidad de almacenamiento se limpia por todas las caras, girándola sobre símisma, sin levantarla de la mesa.i. Debe limpiarse la bandeja ocupada por las unidades de almacenamiento que se hanlimpiado, antes de reubicarlas en el mobiliario.j. Si no es posible, realizar la limpieza de la estantería con aspiradora, puede utilizarseaspersor con la misma mezcla recomendada en el numeral anterior, y repasar conbayetilla blanca. Teniendo cuidado de retirar previamente las cajas ubicadas en losentrepaños vecinos, o de cubrir las unidades de almacenamiento con un plásticoprotector.Limpieza en húmedo de estanteríasCra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 19538F-F-003b

PROCESO: GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOSMANUAL DE CONSERVACIÓNPREVENTIVA EN LOS ARCHIVOS DE LASECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIALCódigo: M-BS-100Versión: 1Fecha: Enero de2013Página: 39 de 77k. Limpiar en zigzag y cubriendo toda la superficie de la bandeja, con tela de algodón obayetilla blanca ligeramente húmeda con la mezcla mencionada.l. Repasar con tela de bayetilla blanca seca la misma zona, dejar secarcompletamente la bandeja antes de colocar las unidades (cajas) limpias.m. Una vez terminada la limpieza de este grupo de unidades, se dispondrán en sulugar siguiendo estrictamente el orden en el que se encontraban y se proseguirácon la siguiente bandeja.Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 19539F-F-003b

PROCESO: GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOSMANUAL DE CONSERVACIÓNPREVENTIVA EN LOS ARCHIVOS DE LASECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIALCódigo: M-BS-100Versión: 1Fecha: Enero de2013Página: 40 de 77CAPITULO V5 EMBALAJE Y TRASLADO DE ARCHIVO5.1 INTRODUCCIÓNEl presente capítulo de este manual, corresponde al protocolo de traslado de archivos,el cual está basado en la sistematización de la experiencia del traslado del ArchivoCentral de la antigua sede calle 11 a su nueva sede ubicada en la Carrera 5 durante elaño 2008 y 2009, así como en la bibliografía especializada en el tema la cual seencuentra referenciada en este mismo documento, el cual va dirigido a las personasque custodian los archivos de la Secretaría.El objeto principal de este protocolo es el de garantizar la conservación de losdocumentos durante las trasferencias y trasteos de archivos mediante la normalizaciónde la secuencia de actividades para el traslado de documentos de un depósito o sede aotro.MARCO NORMATIVOLas normas de las cuales se rige este protocolo son:LEY GENERAL DE ARCHIVOS. CAPITULO VIIACUERDO No. 011 (22 de mayo de 1996)ACUERDO No. 5 (Julio 24 de 1997)ACUERDO No.037 (Septiembre 20 de 2002)Acuerdo 049 de 2000.5.2 REQUISITOS Todo el traslado, debe hacerse bajo la dirección del conservador y archivista,responsables. El personal debe tener la dotación de insumos de seguridad industrial.Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 19540F-F-003b

PROCESO: GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOSMANUAL DE CONSERVACIÓNPREVENTIVA EN LOS ARCHIVOS DE LASECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIALCódigo: M-BS-100Versión: 1Fecha: Enero de2013Página: 41 de 77 Para la manipulación y limpieza, se debe tener en cuenta “Capítulo I,Manipulación de documentos” y “Capitulo IV, Limpieza de Unidades deAlmacenamiento, Mobiliario y Espacios de Depósitos Archivo” de este Manual. La adquisición de bienes y servicios requeridos para el traslado tales comolocales, trasporte, mantenimiento, desmonte y montaje de mobiliario de archivo,insumos, entre otros, mediante Procedimiento de Gestión Contractual, o biensolicitarlo al área correspondiente. La adecuación de los espacios de archivo se debe tener en cuenta el “CapítuloVI, Adecuación y Amueblamiento de Depósitos de Archivo”. El Saneamiento se debe hacer según “Capítulo III, Bioseguridad y SaludOcupacional”. Aprobación por parte del área administrativa de la Secretaría para adquirir elespacio solicitado mediante la figura legal determinada por la administración:arrendamiento, préstamo, comodato.5.3 ETAPASFase I Solicitud de traslado, selección locativa del archivo y medicióndocumentos a trasladara. Solicitud de traslado por parte del área interesada dirigido al área de GestiónDocumental (opcional).Selección y adecuación locativa del espacio de archivo según “Capítulo VI,Adecuación y Amueblamiento de depósitos de Archivo”.b. Medición del volumen total y relación del material documental atrasladar, indicando la cantidad, tipo de unidades de almacenamiento,ubicación actual y futura y cualquier otro dato que permita controlar elmovimiento y reubicación del material.c. Hacer una relación del mobiliario de archivo a trasladar (opcional)indicado tipo de mobiliario, medidas, ubicación actual y futura, número deplaca de inventario y cualquier otro dato que permita controlar el movimientoy reubicación del material.d. Solicitud a dependencias competentes para la adquisición de bienes yservicios requeridos para los traslados requeridos, estableciendo condicionesCra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 19541F-F-003b

PROCESO: GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOSMANUAL DE CONSERVACIÓNPREVENTIVA EN LOS ARCHIVOS DE LASECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIALCódigo: M-BS-100Versión: 1Fecha: Enero de2013Página: 42 de 77técnicas. Tales como número de viajes, tipo de camión, cantidades deunidades documentales a trasladar por viaje, entre otras.e. Hacer un plano de distribución de documentos y mobiliario de archivo, en surespectivo depósito.f. Hacer cronograma de traslado.g. Solicitar a apoyo logístico apoyo en los trámites requeridos por Inventariospara movilizar y distribuir el mobiliario de archivo si es el caso (opcional).h. Recibir de apoyo logístico relación de traslado de bienes (opcional).Fase II Alistamiento de los bienes documentales y mobiliario de Archivoa. Numerar de manera secuencial todas las unidades de almacenamiento, encaso de que dichas unidades no presenten esta numeración.b. Numerar los estantes y otras unidades de instalación, en el caso de trasladode mobiliario de archivo.c. Hacer la limpieza del depósito, mobiliario y unidades de almacenamiento delarchivo. Para esta actividad se debe hacer una solicitud a apoyo logísticopara apoyo de personal de aseo (servicios generales).Limpiezad. Como acción de conservación preventiva, si lo requiere el archivo, porindicadores de manchas de hongos y bacterias en los documentos, solicitarconcepto al personal de conservación del área de Gestión Documental paraCra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 19542F-F-003b

PROCESO: GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOSMANUAL DE CONSERVACIÓNPREVENTIVA EN LOS ARCHIVOS DE LASECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIALCódigo: M-BS-100Versión: 1Fecha: Enero de2013Página: 43 de 77que ésta a su vez solicite el Monitoreo Ambiental y Saneamiento Preventivo yCurativo al Archivo Bogotá según Ver, “Capitulo III, Bioseguridad y SaludOcupacional”.e. Como acción de conservación preventiva, si lo requiere el archivo, porindicadores de presencia de insectos y de ratones, solicitar al área deMantenimiento de la Subdirección de Plantas Físicas mediante Formato deFumigación, Desinfección, Desinsectación y Desratización (GI-FM-001), eltratamiento preventivo y curativo que corresponda a cada caso.f. Si se requiere la adecuación del depósito de archivo donde se trasladará ladocumentación, ver “Capitulo VI Adecuación y Amueblamiento de Depósitosde Archivo”.Fase III Embalajea. Empacar las unidades de almacenamiento en orden consecutivo, encontendores rígidos e impermeables 5 tales como canastillas 6 de plástico, noperforadas. Nunca deben ir sueltas directamente en el furgón, para evitarmovimientos y golpes durante el traslado.b. Para el embalaje de planos si se requiere tener en cuenta el “Protocolo deAlistamiento de Planos” del Archivo de Bogotá.c. Se debe hacer entre dos superficies rígidas (cara y contra cara), aislando losdocumentos de las superficies mediante cartulina u otro material similar yplástico de burbuja, u otro material inocuo similar, para prevenir el movimientode los planos y proteger de la humedad.d. Cada uno de estos paquetes debe ir identificado con un número consecutivodebidamente rotulado.e. Rotulación de canastillas: se rotulan marcando número de canastilla y rangode unidades de almacenamiento que contiene.5 Todos los materiales empleados para el embalaje, deben ser inocuos para garantizar que no produzcanalteraciones o deterioros a los documentos6 Las medidas de canastillas apropiadas para el embalaje, encontradas en el mercado, son deaproximadamente 60X40X41cm, las cuales permiten embalar adecuadamente dos cajas X200 o una cajaX300.Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 19543F-F-003b

PROCESO: GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOSMANUAL DE CONSERVACIÓNPREVENTIVA EN LOS ARCHIVOS DE LASECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIALProceso de alistamiento en canastillas y rotulaciónCódigo: M-BS-100Versión: 1Fecha: Enero de2013Página: 44 de 77Procedimiento de embalaje de planosCra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 19544F-F-003b

PROCESO: GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOSMANUAL DE CONSERVACIÓNPREVENTIVA EN LOS ARCHIVOS DE LASECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIALCódigo: M-BS-100Versión: 1Fecha: Enero de2013Página: 45 de 77FASE IV Desarme, mantenimiento y montaje del mobiliario correspondiente.El desarme y montaje de la estantería debe corresponder al orden en que va a serarmada en la nueva sede, según el plano de distribución de documentos ymobiliario para el amueblamiento.En todos los casos debe comprobarse la nivelación de los pisos en los locales en losque se va a armar la estantería. Ver “Capitulo VI, Adecuación y Amueblamiento deDepósitos de Archivo”.Desarme, mantenimiento y arme de mobiliario rodanteAntigua SedeArme de mobiliario en Sede NuevaCra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 19545F-F-003b

PROCESO: GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOSMANUAL DE CONSERVACIÓNPREVENTIVA EN LOS ARCHIVOS DE LASECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIALCódigo: M-BS-100Versión: 1Fecha: Enero de2013Página: 46 de 77FASE IV TrasladoRequisitos para el traslado: Para el caso del trámite de correspondencia, es indispensable transportar ladocumentación en sobres o valijas de material impermeable, con cierrehermético y de formato mayor al de una hoja oficio. Cuando el número de expedientes, así lo requiera, la documentación debe sertransportada en canastillas de plástico, y estas ubicadas en carro transportadorde documentos 7 . Para trasportar planos en un carro transportador, se debe usar como soporte unasuperficie flexible, que sirva como auxiliar de manipulación y traslado 8 . Esto en elcaso que no se requiera embalar un plano.7 Este carro debe brindar una operación cómoda y funcional al cargue y descargue de la documentacióntextual, igualmente su tamaño debe garantizar la perfecta circulación por los pasillos, puertas yascensores de carga.8 Esta superficie puede ser fabricada en lámina de poliestireno o policarbonato, máximo de 2 mm, segúnrecomendación del Archivo de Bogotá.Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 19546F-F-003b

PROCESO: GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOSMANUAL DE CONSERVACIÓNPREVENTIVA EN LOS ARCHIVOS DE LASECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIALCódigo: M-BS-100Versión: 1Fecha: Enero de2013Página: 47 de 77 El ritmo de traslado, acorde al cronograma, debe evitar en cualquier casoaglomeraciones o apilamientos de las unidades de almacenamiento y mobiliarioen lugares de empaque y recibo del material. Los responsables del traslado deben definir la ruta de viaje y los horarios másapropiados. Los transportadores no podrán desviarse de la ruta establecida, nipodrán detenerse a lo largo de la ruta sin permiso de los responsables técnicosde área. Durante el traslado no se deben abrir ningún contenedor. Si cae y losdocumentos se desparraman, se debe avisar inmediatamente a un miembro delpersonal del archivo. Los furgones deben ir cerrados durante el traslado. Las canastillas de embalaje no deben quedar sueltas dentro del furgón delvehículo de transporte para prevenir eventuales caídas. El interior de los vehículos debe disponer de piso antideslizante y deben tenerforrados metálicos en su interior. Se debe garantizar la comunicación permanente entre los vehículos y los puntosde cargue y descargue para solucionar cualquier eventualidad. Los responsables del traslado deben definir la ruta de viaje y los horarios detraslado más apropiados. Los transportistas no podrán desviarse de la rutaestablecida, ni podrán detenerse a lo largo de la ruta sin permiso de losresponsables técnicos de área.Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 19547F-F-003b

PROCESO: GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOSMANUAL DE CONSERVACIÓNPREVENTIVA EN LOS ARCHIVOS DE LASECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIALCódigo: M-BS-100Versión: 1Fecha: Enero de2013Página: 48 de 77 La zona de carga y descargue, estará en todo momento limpio y libre deresiduos. Las dimensiones de los vehículos deben permitir su arribo lo más cerca posibleal acceso de los depósito de cargue o descargue. Si la zona de operación está al aire libre, se deben cubrir con carpas, de talforma que las operaciones de carga y descargue queden completamenteprotegidas de las inclemencias atmosféricas. En caso necesario la zona de descargue debe prepararse con estivas plásticas,organizadas por secciones, dejando corredores de acceso para fácil ubicación ymanipulación de la documentación.Tramitea. Memorando al área de inventarios o por correo electrónico, informando eldestino, la fecha y hora del traslado del mobiliario y material de archivo, con surespectivo inventario anexo.b. Verificación por Inventarios de Apoyo Logístico y autorización de salida de losbienes a trasladar.c. Solicitud y autorización de área de parqueo si se requiere, indicando númerode placa vehículo, nombre completo y cédula del chofer y auxiliares delvehículo.d. Traslado y control de números de traslados y material trasladado, mediante unaPlanilla de control de envío y recibo.e. Una vez embaladas las unidades de almacenamiento, las canastillas, se carganen el camión de izquierda a derecha y de abajo hacia arriba, de tal manera quela unidad de almacenamiento con el número topográfico mayor quede en elfondo del camión y la unidad con el número menor en el frente y arriba.Descargue y re almacenamiento El descargue y verificación del material entregado debe hacerse mediante laplanilla de control de envío y recibo y firma de acta de traslado. El material debe ser descargado de los vehículos, y verificado, una vez lleguen alsitio de destino.Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 19548F-F-003b

PROCESO: GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOSMANUAL DE CONSERVACIÓNPREVENTIVA EN LOS ARCHIVOS DE LASECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIALCódigo: M-BS-100Versión: 1Fecha: Enero de2013Página: 49 de 77 El descargue se realiza siguiendo estrictamente el orden inverso a aquél en quefueron estibadas las unidades de almacenamiento, de tal forma que en lascolumnas de unidades de almacenamiento, la numeración menor quede sobre lamayor y pueda ser reubicada en orden numérico secuencial. Las unidades de almacenamiento se almacenan en la estantería, teniendo encuenta el diseño preestablecido y siguiendo el orden numérico secuencial, deizquierda a derecha, de arriba hacia abajo dejando la primera caja en la partesuperior izquierda, conforme se lee un párrafo de un libro.Descargue y ubicación en estivas y en estanteríasCra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 19549F-F-003b

PROCESO: GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOSMANUAL DE CONSERVACIÓNPREVENTIVA EN LOS ARCHIVOS DE LASECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIALCódigo: M-BS-100Versión: 1Fecha: Enero de2013Página: 50 de 776 CAPITULO VIADECUACIÓN Y AMUEBLAMIENTO DE DEPÓSITOS DE ARCHIVO6.1 INTRODUCCIÓNLos requerimientos generales, básicos para la adecuación de espacios de los depósitosy para garantizar la conservación y buen funcionamiento de los archivos de laSecretaría Distrital de Integración Social, se presenta con base en el “Diagnóstico parael mejoramiento de la gestión documental en las subdirecciones locales” elaborado porla archivista Eda Lucía Feria, y demás informes sobre la capacidad de almacenamientodocumental con la que cuentan las diferentes sedes de archivo de la Secretaría, en loscuales se identificaron las necesidades más relevantes para la conservacióndocumental, entre éstas, la carencia de espacios para el depósito de documentos, elalmacenamiento inadecuado, la falta de mobiliario de archivo, condicionesmedioambientales de iluminación, ventilación y humedad inadecuadas para laconservación de documentos. Asimismo, se identificó la ausencia o carencia de áreasy personal para el servicio y administración de los archivos. Se presenta “InformeEjecutivo del Estado de los Archivos en las Subdirecciones Locales de la Secretaría deIntegración Social”.El presente manual hace parte fundamental de la Implementación del SistemaIntegrado de Conservación de los Archivos de la Secretaría, el cual busca establecerparámetros para la adecuación de depósitos y amueblamiento de los archivosproporcionando una adecuada conservación y organización de los documentos, elbuen servicio y seguridad de los mismos como también proporcionar un ambienteadecuado para la salud ocupacional del personal a cargo.MARCO NORMATIVO:Uno de los principales factores de deterioro de los archivos de la Secretaría Distrital deIntegración Social ha sido la falta de espacio y de mobiliario para su ubicación yfuncionamiento. Por esta razón, es importante incluir la asignación de espacios ymobiliario exclusivamente destinados para el funcionamiento de los archivos de laSecretaría en los planes, programas y/o proyectos de readecuación, reforzamientoestructural y construcción de nuevas sedes, que lleve a cabo la Subdirección dePlanta Física, y por otra parte, el control y destino del mobiliario que asigne el área deinventario, para tal fin. Cabe anotar que la producción documental es una acciónpermanente dentro de la Secretaría, que cada sede es un laboratorio de produccióndocumental y recibo de documentos, y que por lo tanto requiere de un espacio para suadecuado almacenamiento, procesamiento técnico, préstamo y consulta brindando unoportuno y digno servicio a los servidores y servidoras de la Secretaría como a laciudadanía en general.Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 19550F-F-003b

PROCESO: GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOSMANUAL DE CONSERVACIÓNPREVENTIVA EN LOS ARCHIVOS DE LASECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIALCódigo: M-BS-100Versión: 1Fecha: Enero de2013Página: 51 de 77ACUERDO 049 DEL 2000, Normas publicadas por el Archivo General de la Nación:por el cual se desarrolla el artículo 61 del capítulo 7 “Conservación de Documentos” delreglamento general de archivos sobre “Condiciones de edificios y locales destinados aarchivos”: Artículos 1, 3 y 5 referidos a edificios de archivo, áreas de depósito ycondiciones ambientales y técnicas.ACUERDO 037 DE 2002 DE SEPTIEMBRE 20: por el cual se establecen lasespecificaciones técnicas y los requisitos para la contratación de los servicios dedepósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivoen desarrollo de los artículos 13 y 14 y sus Parágrafos 1 y 3 de la Ley General deArchivos 594 de 2000.NORMATIVIDAD: LEY GENERAL DE ARCHIVOS. CAPITULO VIIACUERDO No. 011 (22 de mayo de 1996)ACUERDO No. 5 (Julio 24 de 1997).ACUERDO No.037 (Septiembre 20 de 2002).6.2 PROCEDIMIENTO PARA LA SELECCIÓN Y ADECUACIÓN LOCATIVA DE UNNUEVO ARCHIVO.a. Solicitud al área administrativa, emitida por parte del área de GestiónDocumental, para la adquisición del espacio solicitado por el áreainteresada.b. Autorización por parte del área administrativa: Para proceder a labúsqueda, selección y adquisición del espacio solicitado por parte del áreade Gestión Documental.c. Medición del volumen total y relación del material documental atrasladar, indicando la cantidad, tipo de unidades de almacenamiento,ubicación actual y futura y cualquier otro dato que permita controlar elmovimiento y reubicación del material.d. Hacer una relación del mobiliario de archivo a trasladar indicado tipode mobiliario, medidas, ubicación actual y futura, número de placa deinventario y cualquier otro dato que permita controlar el movimiento yreubicación del material.Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 19551F-F-003b

PROCESO: GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOSMANUAL DE CONSERVACIÓNPREVENTIVA EN LOS ARCHIVOS DE LASECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIALCódigo: M-BS-100Versión: 1Fecha: Enero de2013Página: 52 de 77e. Selección del inmueble y el espacio destinado para el nuevo archivomediante concepto emitido por el profesional de Conservación del área deGestión Documental.f. Solicitar al Archivo de Bogotá, una visita en conjunto con el profesional enConservación del área de Gestión Documental y un profesional arquitectodel área de Plantas Físicas de la Secretaría, para evaluar lascondiciones físicas y ambientales del espacio interior del inmuebleseleccionado y de su entorno exterior.g. Emisión de concepto por parte del Archivo de Bogotá sobre la idoneidaddel espacio del inmueble seleccionado y su entorno exterior comodepósito de archivo para garantizar el acceso, conservación y seguridadde los documentos.h. Adquirir a través de la dependencia competente, el espacio seleccionado.i. Hacer un plano de distribución de documentos y mobiliario de archivo,en su respectivo depósito.j. Solicitar adecuaciones a Plantas Físicas mediante formato de Solicitudde Mantenimiento GI-MTO-001, al área de Sistemas y Apoyo Logístico,para adecuaciones del espacio que va a albergar el archivo, segúnrequisitos de conservación, procesos archivísticos y servicios, si serequiere.k. La Subdirección de Plantas Físicas, a través del área de mantenimiento,realizará las modificaciones o reparaciones requeridas para la adecuaciónde la nueva sede, minimizando los factores de riesgo de deterioro de ladocumentación y enviará un memorando informando sobreadecuaciones realizadas.l. Gestión documental solicitará garantía de las adecuaciones realizadas ydiligenciará el formato de Recibo a satisfacción de adecuacionessolicitadas. (Formato de Solicitud de Garantías de Obra GI-GO-001 yFormato de satisfacción del cliente GI-SC-001)m. El área de Sistemas adecuará los puntos de red e instalaciones de luzreguladas, así como aquellos otros requerimientos tecnológicos para elnormal funcionamiento de los servicios de archivo y enviará unmemorando informando sobre adecuaciones realizadas.Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 19552F-F-003b

PROCESO: GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOSMANUAL DE CONSERVACIÓNPREVENTIVA EN LOS ARCHIVOS DE LASECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIALCódigo: M-BS-100Versión: 1Fecha: Enero de2013Página: 53 de 77n. Solicitud a dependencias competentes para la adquisición de bienes yservicios requeridos para los traslados de los documentos y del mobiliariode archivo a la nueva sede, con base en las condiciones técnicas del“Capitulo V, Embalaje y Traslado de Archivos”.o. Solicitar a apoyo logístico los trámites requeridos por inventarios paramovilizar y distribuir el material documental y el mobiliario de archivo ainstalar, si es el caso.p. Recibir de apoyo logístico relación de traslado de mobiliario de archivoa instalar, si es el caso.q. Solicitar, a través del profesional de conservación del área de GestiónDocumental, el Monitoreo Ambiental y Saneamiento Preventivo y Curativoal Archivo Bogotá en la nueva sede o área adecuada de archivo una vezesté ocupado de forma organizada y limpia. Ver “Capítulo V, Embalaje yTraslados de Archivos” y “Capitulo III, Bioseguridad y Salud Ocupacional”.r. Como acción de conservación preventiva, si lo requiere el archivo, porindicadores de presencia de insectos y de ratones, solicitar al área deMantenimiento de la Subdirección de Plantas Físicas mediante Formatode Fumigación, Desinfección, Desinsectación y Desratización (GI-FM-001), el tratamiento preventivo y curativo que corresponda a cada caso.s. Realizar un informe sobre las adecuaciones realizadas por parte delprofesional en conservación y archivista del área de gestión documental.t. En caso de requerirse la compra e instalación de nuevo mobiliario dearchivo hacer solicitud a la dependencia competente, para suadquisición, teniendo en cuenta las especificaciones técnicas del material,su funcionalidad y su instalación especificadas en este protocolo.u. Presentar informe sobre la adquisición e instalación de mobiliariorequerido para el almacenamiento documental del depósito de archivo alcual se le haya asignado.Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 19553F-F-003b

PROCESO: GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOSMANUAL DE CONSERVACIÓNPREVENTIVA EN LOS ARCHIVOS DE LASECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIALCódigo: M-BS-100Versión: 1Fecha: Enero de2013Página: 54 de 77Archivo Central Nueva sede Carrera 5Antes de la adecuaciónDespués de la adecuación6.3 CONDICIONES DE LA INFRAESTRUCTURAEl Archivo de Bogotá ha impartido especificaciones técnicas para las áreas y mobiliariode Archivo 9 .Características estructurales“El Archivo de Bogotá hace énfasis en la ubicación de los archivos centrales en elprimer piso, de acuerdo con las recomendaciones generales dadas para la adecuaciónde archivos” 10 Para el caso de archivos ubicados en plantas altas, debe tomarse encuenta el peso y tipo del mobiliario de archivo, puesto que su peso puede generarfallas estructurales en la edificación. No se recomienda cargas puntuales, tales comolas producidas por un mobiliario rodante, por el contrario, se recomienda estantes fijosdistribuidos en diferentes partes del área asignada para el depósito.9 A) “Especificaciones técnicas en las áreas de archivo central de las Alcaldías Locales”, elaborado por laconservadora Natalia Barón, Archivo de Bogotá, 2007B) “Especificaciones técnicas de estantería fija. Grupo de Conservación, Restauración y Reprografía.Archivo de Bogotá, 2007.C) “Especificaciones técnicas de estantería rodante. Grupo de Conservación, Restauración yReprografía. Archivo de Bogotá, 2007.10 “Especificaciones técnicas en las áreas de archivo central de las Alcaldías Locales”, elaborado por laconservadora Natalia Barón, Archivo de Bogotá, 2007Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 19554F-F-003b

PROCESO: GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOSMANUAL DE CONSERVACIÓNPREVENTIVA EN LOS ARCHIVOS DE LASECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIALCódigo: M-BS-100Versión: 1Fecha: Enero de2013Página: 55 de 77En las construcciones nuevas, donde el área de archivo requiera ser ubicada en unaplanta superior de la edificación, debe realizarse los reforzamientos estructurales parasoportar el peso del archivo, esto, si el estudio estructural previo, dado por elingeniero(a) a cargo de la obra lo determina necesario. Asimismo, la distribución decargas del archivo en el área asignada, debe ser asesorada por el ingeniero(a)responsable.Las placas de pisos y techos del área de archivo, deben estar aisladas del sistemahidráulico y sanitario, con el objeto de evitar posibles filtraciones y minimizar los riesgosde inundación. Por esta razón, es importante implementar sistemas que recojan ycanalicen las posibles filtraciones que se presenten en el área.Para el caso de áreas de archivo ubicadas en una edificación de una sola planta, esnecesaria la impermeabilización de techos, adecuación de canales para el desagüe y elmantenimiento periódico de las mismas.Características del nivel freáticoPara los depósitos de archivo ubicados en un área del edificio que presenta nivelesfreáticos 11 altos, se recomienda contrarrestar las humedades ocasionadas en los murosdebido a éste factor, mediante la construcción de canales de agua a nivel del piso en lazona externa de la edificación.En edificaciones que se encuentran en un terreno inclinado, con varios niveles deconstrucción, quedando algunas de estas zonas en contacto con el terreno, se puedecontemplar la opción de un doble-muro en los muros externos de la zona de archivo,para aislar las condiciones ambientales externas del lugar y propiciar condicionesclimáticas más controladas que contribuyan a la conservación de los documentos.Condiciones de las Dimensiones de los depósitos 12 Por término medio, los depósitos ocupan el 60% de la superficie construida.11 Agua procedente del suelo que por acción capilar asciende por los muros. Cantidad de agua retenidaen éstos.12 Tema 9.- Retención y conservación. Unidad Didáctica II: Operaciones y herramientas. Universidad deGranada.- Necesidades, condiciones infraestructuras para el almacenamiento.- Las instalaciones.Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 19555F-F-003b

PROCESO: GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOSMANUAL DE CONSERVACIÓNPREVENTIVA EN LOS ARCHIVOS DE LASECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIALCódigo: M-BS-100Versión: 1Fecha: Enero de2013Página: 56 de 77 No deben ser muy grandes para no dificultar los controles que deben llevarse acabo, tanto ambientales como de seguridad y anti incendio. Las medidas, según las recomendaciones internacionales de seguridad, deberánestar entre 200 y 250 metros cuadrados, que con estanterías fijas podríanalbergar unos 1500 metros lineales de documentación. Esta área permite ladistribución adecuada del mobiliario, el ordenamiento de la documentación, lacirculación y manipulación segura del material documental entre las seccionesdel mobiliario de archivo. Si es necesario más espacio, se puede tener varios depósitos contiguos de lasmismas medidas; y separados por muros y puertas preferiblemente cortafuegos. La altura promedio recomendada para el depósito de archivo puede ser de2.70mts y 3.00 máximo. Las posibilidades de riesgo a causa de los techos y cielorasos bajos, se minimizan cuanto mayor sea la altura. La altura recomendada genera un espacio prudencial entre la parte superior delmobiliario de archivo y el cielo raso, permitiendo la circulación de aire y ladisminución de los deterioros que pueden causar las luminarias en ladocumentación por el calor y la intensidad de los rayos UV (ultravioleta) queéstas producen. Igualmente, ésta altura evita que la documentación se encuentre cerca al sistemaeléctrico, minimizando los riesgos de humedad, incendio por cortos circuitos orecalentamiento de luminarias en el material de archivo y aumento de latemperatura ambiente.Distribución y dimensiones de áreas anexas a los depósitos de archivo Las áreas destinadas para la custodia de la documentación deben contar con loselementos de control y aislamiento que garanticen la seguridad de los acervos. Las zonas de trabajo archivístico, consulta y, prestación de servicios estaránfuera de las de almacenamiento tanto por razones de seguridad como deregulación y mantenimiento de las condiciones ambientales en las áreas dedepósito. Las áreas técnicas tendrán relación con el del depósito, tomando en cuenta elnecesario aislamiento que debe existir en cuanto a la función desarrollada, asícomo las relaciones de éstas con las zonas de custodia, recepción, organizacióny tratamiento de los documentos.Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 19556F-F-003b

PROCESO: GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOSMANUAL DE CONSERVACIÓNPREVENTIVA EN LOS ARCHIVOS DE LASECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIALCódigo: M-BS-100Versión: 1Fecha: Enero de2013Página: 57 de 77 Se requiere de un área adicional de 8.00mts² aproximadamente, para elfuncionamiento del puesto de trabajo del responsable del archivo, elfuncionamiento de procesamiento técnico de documentos y para la consulta deusuarios. Si se trata de un archivo de gran producción documental, y si el tamaño del áreadonde se encuentra lo permite, es recomendable dividirla por muros o módulos,se requerirá de la colocación de módulos divisorios o falsos muros puesto quecada función debe contemplar un puesto de trabajo y consulta independientes,separados del depósito de archivo como tal, por razones de salud ocupacional.Cabe anotar que el puesto de trabajo debe contemplar un área para la ubicaciónde la fotocopiadora y/o impresora.6.4 CARACTERÍSTICAS DE LAS CONDICIONES MEDIOAMBIENTALESPara cada tipo de soporte documental, se han establecido diferentes rangos dehumedad relativa y temperatura para mantener la conservación de los mismos.Humedad Relativa.Los depósitos de archivos, cuya documentación está soportada en papel, debenmantener una humedad relativa entre 50% y 60% HR, evitándose grandesfluctuaciones puesto que éstas afectan la estabilidad estructural de los soportes.TemperaturaLa temperatura recomendada de los depósitos de archivo, cuya documentaciónestá soportada en papel, debe estar entre los 18°C y 20°C. Al igual que lahumedad relativa, es importante evitar fluctuaciones drásticas en la temperatura,puesto que causan deterioros estructurales y biológicos en los soportes.IluminaciónLa iluminación natural que ingresa por las ventanas de los depósitos de losarchivos no puede ser directa, ya que los rayos ultra violeta generan deteriorosirreversibles en los documentos de archivo, se recomienda uso de filtros oliencillos puestos a manera de cortina.6.5 SISTEMAS DE CONTROL DE HUMEDAD, TEMPERATURA E ILUMINACIÓNVENTILACIÓN La ventilación de los archivos debe garantizar la renovación de aire, es decir elaire que ingresa, circula y sale de forma controlada. La circulación de aire en unespacio serrado, no es recomendable porque no propicia la renovación delmismo. Los ductos de aire y/o ventanerías deben ir con rejillas con instalaciónde filtros de carbono o similares para que capturen y retengan las partículas depolvo y las esporas del ambiente que se depositan y acumulan sobre lassuperficies. La pureza del aire depende en gran parte del mantenimiento yCra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 19557F-F-003b

PROCESO: GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOSMANUAL DE CONSERVACIÓNPREVENTIVA EN LOS ARCHIVOS DE LASECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIALCódigo: M-BS-100Versión: 1Fecha: Enero de2013Página: 58 de 77limpieza periódica de los filtros. Otro sistema de filtro es el uso de tela llamadagante sostenida por un bastidor acondicionado al tamaño de puertas y ventanas,es una alternativa que permite mantener abierta puertas o ventanas si serequiere que haya circulación de aire 13 .Tratamiento de muros El material de construcción de los muros debe aislarse con productoshidrofugantes para repeler la humedad que pueda estar en el ambiente y asíevitar que ésta sea absorbida, ocasionando problemas a largo plazo. Serecomienda que los muros sean pañetados y recubiertos con pintura de tipovinilo por su propiedad ignífuga. Para el cuidado del archivo durante la aplicación de pintura en los muros, sedebe contar con un material de protección que cubra totalmente las estanterías,planotecas y unidades generales de almacenamiento de los documentos. Para el caso de construcciones nuevas, es necesario conocer las característicasespecíficas de los materiales, ya que existe la opción de dejar los materiales delos muros a la vista siempre y cuando cumplan con especificaciones técnicasespeciales tales como baja porosidad, no emitir material particulado, presentarestabilidad, es decir, que no represente un riesgo para el espacio en el que se vaa contener la documentación. Es necesario contemplar la posibilidad de la aplicación de productos queproporcionen barrera ante la humedad del ambiente externo para evitar que seatransmitida al interior, promoviendo cambios en la humedad relativa delambiente de la zona de archivo. Así mismo, el material del piso no debe expelermaterial particulado.Instalación de cielo raso Se recomienda utilizar cielos rasos que permitan asilar las instalacioneseléctricas y cambios térmicos. Su material no debe expeler material particulado,debe ser un material ignífugo y debe ser un aislante térmico. Puede usarsemateriales tales como el Drywall o el PVC.13 “Acciones Preventivas de Conservación en Reservas Visitables y Salas de Exposición”. GuíaGeneral No I Portal de Museos, Sistema de Patrimonio y Museos, Universidad Nacional deColombia.Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 19558F-F-003b

PROCESO: GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOSMANUAL DE CONSERVACIÓNPREVENTIVA EN LOS ARCHIVOS DE LASECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIALCódigo: M-BS-100Versión: 1Fecha: Enero de2013Página: 59 de 77Instalación de cielo raso Archivo CentralAntes de la adecuación de cielo rasoDespués de la adecuación de cielo rasoInstalación de pisos La placa del piso debe estar recubierta con materiales ignífugos (nocombustibles), de tráfico pesado. Para algunos casos es recomendable recubrircon un acabado de concreto endurecido y esmaltado o el uso de baldosacerámica.Proceso de instalación de piso del Archivo Central Carrera 5, depósito 1Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 19559F-F-003b

PROCESO: GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOSMANUAL DE CONSERVACIÓNPREVENTIVA EN LOS ARCHIVOS DE LASECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIALCódigo: M-BS-100Versión: 1Fecha: Enero de2013Página: 60 de 77IluminaciónSe deben emplear sistemas de barrera que ayuden a producir sombraminimizando la entrada directa de los rayos solares. Los sistemas de barrerapueden ser colocados sobre la fachada del edificio o en los vidrios de ventanascomo es el caso de los filtros UV.En las ventanas se deben colocar filtros contra los rayos ultravioleta opersianas para re direccionar y minimizar el impacto de los rayos solares.Además, ayuda a mantener el espacio con una temperatura controlada,contribuyendo a la conservación documental.Se puede usar luminarias fluorescentes, éstas requieren de un filtro o difusorpara minimizar los rayos UV. Se recomienda que la instalación de las lámparas oluminarias sea a una distancia prudencial entre el último entrepaño superior de laestantería y el cielo raso, aproximadamente entre 80cm y un 1.00mt de distanciacomo mínimo.La exposición permanente de luz produce acumulación de radiación, la cualproduce deterioro irreversible en la documentación. Por esta razón, es necesariola instalación de dimmers, los cuales contribuyen a disminuir la intensidad de laluz. Los sistemas de foto celdas de encendido y apagado automáticos ayudan areducir el tiempo de encendido controlando la intensidad de luz que llega a ladocumentación.La instalación eléctrica La iluminación debe ser suficiente pero sin excesos. En los depósitos, un puntode luz de 60w cada dos metros en los pasillos entre estanterías, y de 75w cadacuatro o cinco metros en los pasillos centrales es suficiente. Los puntos de luz deben ir en los cielos rasos y bien distribuidos con el fin deevitar zonas de sombra. Debe existir un interruptor general en la entrada, así como varios más parcialesen pasillos y paredes. Debe existir tomas de electricidad con cubiertas de seguridad.Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 19560F-F-003b

PROCESO: GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOSMANUAL DE CONSERVACIÓNPREVENTIVA EN LOS ARCHIVOS DE LASECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIALCódigo: M-BS-100Versión: 1Fecha: Enero de2013Página: 61 de 776.6 CONDICIONES DE ACCESOCon relación a la puerta de acceso o de ingreso al área de depósito, ésta debe sermetálica para que cumpla con las funciones de corta fuego y debe estar recubierta conpintura ignífuga y electrostática. La puerta debe tener una medida aproximada de90cms de ancho, como mínimo, y 2.00mts de altura. Los corredores de salida debenestar señalizados.6.7 CONDICIONES DE SEGURIDADLa zona de archivo debe tener un sistema de seguridad que alerte las emergencias,imprevistos e irregularidades como medida indispensable de un plan de emergencias.Debe señalizarse las zonas de extintores, de alto voltaje, y las restricciones tales comono fumar y no comer, no ingreso a áreas restringidas.6.8 PREVENCIÓN DE RIESGOSSe recomienda la instalación de detectores de humo, equipo de gabinete extintorestipo Solkaflan, descartar el uso de sprinkers que al activarse esparce agua causandodaños irreversibles en los documentos. (Ver capítulo III de Bioseguridad y SaludOcupacional).Asimismo es importante conocer y aplicar el “Plan de Conservación Preventiva yAcciones Ante Riesgos de Pérdida de los Archivos de la Secretaría Distrital deIntegración Social”, el cual se encuentra dentro del Plan de Riesgo de la Secretaría.6.9 CARACTERÍSTICAS DEL MOBILIARIO PARA DOCUMENTOS DE ARCHIVOY SU DISTRIBUCIÓN14En concordancia con la producción documental de la oficina, debe planearse ladisposición del mobiliario. Como principio, la estantería o mobiliario de archivo, debeestar acorde con las necesidades de la documentación y no al contrario. Si ladocumentación sobrepasa los 400 metros lineales, es mejor la utilización de estanteríametálica y agrupar los documentos en cajas de archivo y carpetas recomendadasanteriormente. Si el volumen es igual o superior a los 1000 metros lineales dedocumentación, se recomienda la estantería rodante con el fin de ahorrar espacio endepósitos y oficinas.14 A) “Especificaciones técnicas de estantería fija. Grupo de Conservación, Restauración y Reprografía.Archivo de Bogotá, 2007.B) “Especificaciones técnicas de estantería rodante. Grupo de Conservación, Restauración yReprografía. Archivo de Bogotá, 2007.Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 19561F-F-003b

PROCESO: GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOSMANUAL DE CONSERVACIÓNPREVENTIVA EN LOS ARCHIVOS DE LASECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIALCódigo: M-BS-100Versión: 1Fecha: Enero de2013Página: 62 de 77Lo anterior está determinado por el presupuesto con que cuente la entidad, teniendo encuenta que una inversión actual en estos elementos, evitará gastos posteriores entratamiento de conservación. Es importante aclarar que la estantería rodante requierede una estructura en la edificación y en consecuencia en el piso, muy resistentes parapoder ser instalada, como por ejemplo en un primer piso de placa en concreto.Estantería fija. Los parales de cada cuerpo de estantería deben ser construidos en perfil de ColdRolled Calibre 14 en “U”, troquelados tipo cremallera para garantizar máximautilización. Los entrepaños de cada cuerpo de estantería deben ser construidos en ColdRolled calibre 20 con refuerzos para soportar una carga de 100 Kg. porentrepaño, graduables, de extracción frontal y aprovechamiento del 100% de susdimensiones. El piso y el techo de cada cuerpo, construido en Cold Rolled calibre 20, debencontar con refuerzos para soportar una carga de 100 kg cada uno, estos a su vezestarán acoplados a los parales laterales con tornillo hexagonal y tuerca. La estabilidad de cada cuerpo de estantería se debe garantizar con la instalaciónde tensores con mecanismos que permitan su graduación. El tipo de pintura debe ser epoxi poliéster electrostática, color gris claro igual almobiliario existente en el Archivo de Bogotá, la pintura será aplicada en lassuperficies debidamente desfosfatizadas y desoxidadas. Las medidas estándar de cada cuerpo de estantería son: 220cm de alto (desdeel piso en concreto endurecido a parte superior de la tapa), 90cm. de frente útil,40 cm. de fondo útil, seis (6) entrepaños de 2.5cm.de altura y 10cm. libres bajo elúltimo para efectuar labores de limpieza.Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 19562F-F-003b

PROCESO: GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOSMANUAL DE CONSERVACIÓNPREVENTIVA EN LOS ARCHIVOS DE LASECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIALCódigo: M-BS-100Versión: 1Fecha: Enero de2013Página: 63 de 77 El oferente debe efectuar la modulación exacta de acuerdo con las medidassuministradas y los planos entregados, para determinar el número de módulosque se pueden instalar en cada recinto. Se deben tener en cuenta las medidas del corredor de circulación principalmínimo de 100cm. y espacios para desplazamiento entre módulos mínimo 70cm.de ancho. Con respecto a los muros del depósito, la estantería debe estar separada 20cm;lo que permite una buena circulación del aire. Se requiere una visita previa de los oferentes, para verificar las medidas de lasinstalaciones donde va a ser instalado el mobiliario.Estantería Rodante Los parales de cada cuerpo de estantería deben ser construidos en perfil de ColdRolled Calibre 14 en “U”, troquelados tipo cremallera para garantizar máximautilización. Los entrepaños de cada cuerpo de estantería deben ser construidos en ColdRolled calibre 20 con refuerzos para soportar una carga de 100 Kg. porentrepaño, graduables, de extracción frontal y aprovechamiento del 100% de susdimensiones. El piso y el techo de cada cuerpo, construido en Cold Rolled calibre 20, debencontar con refuerzos para soportar una carga de 100 kg cada uno, estos a su vezestarán acoplados a los parales laterales con tornillo hexagonal y tuerca. Las tapas laterales de cada modulo deben ser en Cold Rolled Calibre 20. La puerta debe tener el mismo acabado de los cuerpos de estantería y cerraduratipo CISA.Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 19563F-F-003b

PROCESO: GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOSMANUAL DE CONSERVACIÓNPREVENTIVA EN LOS ARCHIVOS DE LASECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIALCódigo: M-BS-100Versión: 1Fecha: Enero de2013Página: 64 de 77 Visor identificador metálico con lamina acrílica transparente adosada en la tapalateral, dos (2) por cada modulo. Manija metálica para accionamiento manual del sistema de manera que eldesplazamiento de cada modulo de estantería sea suave sin necesidad deimprimir demasiada fuerza. El sistema de tracción (carro, base, ruedas, rodamientos, cadena) debe operar alo largo de todo el modulo (cuerpos de seis (6) y siete (7) unidades de consulta)que deben ser accionados desde el corredor de circulación en cada depósito, detal forma que rueden uniformemente sobre el riel. El riel metálico en acero podrá ser anclado o no al piso, dependiendo del sistemade cada proponente, debe ser antivuelco evitando que los carros o módulos sesalgan de su curso normal, los rodamientos deben tener un sistema quedisminuya la vibración con el objeto de prevenir desajustes en el sistema. La estabilidad de cada cuerpo de estantería se debe garantizar con la instalaciónde tensores con mecanismos que permitan su graduación. El tipo de pintura debe ser epoxi poliéster electrostática, color gris claro igual almobiliario existente en el Archivo de Bogotá, la pintura será aplicada en lassuperficies debidamente desfosfatizadas y desoxidadas. Se debe anexar la explicación técnica y o manual de operación, para garantizaruna segura utilización de la estantería en condiciones normales o en caso decatástrofe (sismo) o cualquier otra eventualidad. Se debe entregar una probeta correspondiente a la lámina con su respectivoacabado (pintura electrostática) para efectuar pruebas de rayado, para asegurarla calidad de este y evitar problemas de oxidación. Las medidas estándar de cada cuerpo de estantería de una sola consulta son:220 cm. de alto (desde el piso en concreto endurecido a parte superior de latapa), 90 cm de frente útil, 40 cm de fondo útil, seis (6) entrepaños de 2.5 cm dealtura y 10cm. libres bajo el último para efectuar labores de limpieza. Las medidas de cada cuerpo de estantería de doble consulta serán las mismasde los cuerpos de una consulta, salvo que el fondo útil debe ser de 80cm. El oferente debe efectuar la modulación exacta de acuerdo con las medidassuministradas y los planos entregados, para determinar el número de módulosque se pueden instalar en cada recinto.Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 19564F-F-003b

PROCESO: GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOSMANUAL DE CONSERVACIÓNPREVENTIVA EN LOS ARCHIVOS DE LASECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIALCódigo: M-BS-100Versión: 1Fecha: Enero de2013Página: 65 de 77 Se debe respetar la modulación indicada en los planos, en la cual ya sedeterminó corredor de circulación principal, espacios para desplazamiento demódulos y separación contra muro, entre otros. La distancia de los pasillos internos entre cada cuerpo de la estantería deberáser de 70cm de ancho, y los pasillos principales de circulación entre 100cm y120cm; distancia mínima para permitir el paso del personal. Con respecto a los muros del depósito, la estantería debe estar separada 20 cm;lo que permite una buena circulación del aire. Se requiere una visita técnica de los oferentes, a las instalaciones del depósitode archivo de las sedes la Secretaría para verificar las características ydimensiones del espacio donde se realizaría la instalación del mobiliario. Se deben anexar los diseños de la propuesta, con el fin de evaluar su sistemaconstructivo.6.10 REABILITACIÓN DE MOBILIARIO DE ARCHIVO: MANTENIMIENTO YREFACCIÓN DE MOBILIARIO RODANTESe debe realizar un mantenimiento del mobiliario rodante una vez por año comomínimo, y las respectivas refacciones que requiera en cuanto a cambio de piezas serefiere, esto con el propósito de prevenir cualquier evento que ponga en riesgo lavida del personal del depósito de archivo y la pérdida e inaccesos de ladocumentación. Eventos como el descarrilamiento y caída de un rodante, pérdida defreno en la apertura y cierre de los carros y el trabado de los mismos en su aperturay cierre, son algunos de los eventos más comunes.Es importante destacar que en parte, el mantenimiento de un rodante depende desu cuidado periódico en la limpieza, control en el peso, es decir no sobrecargar unrodante con más unidades de almacenamiento de las que se pueden disponersegún su capacidad, y por último, en la forma de colocación de las unidades dealmacenamiento sobre sus estantes.Procedimiento para la solicitud de rehabilitación de mobiliario de archivo:a. Solicitar a la subdirección administrativa de la SDIS mediante justificacióny estudio de mercado, la contratación para el mantenimiento yrefaccionamiento del mobiliario de archivo teniendo en cuenta que quien lorealice debe tener experiencia calificada para esta labor, garantizando la calidaddel servicio prestado.Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 19565F-F-003b

PROCESO: GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOSMANUAL DE CONSERVACIÓNPREVENTIVA EN LOS ARCHIVOS DE LASECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIALCódigo: M-BS-100Versión: 1Fecha: Enero de2013Página: 66 de 77b. Presentar reporte de mantenimiento y refaccionamiento realizado en elmobiliario de archivo del correspondiente depósito de archivo.4.2 CARACTERÍSTICAS DEL MOBILIARIO DE ARCHIVO PARA DOCUMENTOSDIGITALES Y PLANOSSoportes ópticos y magnéticosLos discos ópticos son más seguros que los magnéticos en cuanto a la conservación delos datos, debido a que el material donde se almacena la información es inmune a loscampos magnéticos y está protegida de la corrosión ambiental, la manipulación, etc.,sin embargo, a veces se deterioran, dañándose por cambios de la tensión eléctrica, unacaída, un virus informático, o una mala manipulación. A pesar de ser más seguros, lasuperficie de los dispositivos ópticos debe salvaguardarse del polvo y debe protegersepara que no sufra daños, por eso generalmente llevan unas fundas o cajas plásticasque los aíslan del exterior. Como se leen con luz, su desgaste físico no es un problemafundamental.La conservación de la información depende exclusivamente de las propiedades delmaterial que la soporta y de las condiciones de almacenamiento de ese material y, eneste sentido, la humedad y la temperatura son parámetros fundamentales a tener encuenta en la conservación de soportes ópticos. Los cambios bruscos pueden provocargraves desgastes debido a que las diferentes capas que los componen tienendiferentes coeficientes térmicos de expansión. Las normas internacionales señalan quela permanencia se garantiza manteniendo los discos a una temperatura máxima de 23grados centígrados y de 50% de humedad relativa.Es recomendable que los archivos digitales magnéticos (discos duros), y ópticos (CDSy DVD) ya existentes, que contienen una valiosa información documental para laSecretaría, sean conservados de manera adecuada, para lo cual se recomienda: Los dispositivos ópticos deben cuidarse del polvo y su superficie debe protegersepara que no sufran daños, por eso generalmente poseen fundas o cajasprotectoras. En este sentido, los DVD son más sensibles que los CD, sus capasprotectoras son más finas, por lo tanto están más expuestas a ralladuras. Comose leen con luz, su desgaste físico no es un gran problema. La permanencia dela información almacenada en ellos depende de las propiedades del material quela soporta y de las condiciones de su almacenamiento. La humedad y la temperatura son causas de deterioro en lo soportes ópticos, porlo cual, se deben controlar en el almacenamiento. Los cambios bruscos dehumedad y temperatura pueden causar deterioros importantes en los CD Y DVD,porque los componentes de las diferentes capas que los conforman tienendiferentes coeficientes térmicos de expansión.Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 19566F-F-003b

PROCESO: GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOSMANUAL DE CONSERVACIÓNPREVENTIVA EN LOS ARCHIVOS DE LASECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIALCódigo: M-BS-100Versión: 1Fecha: Enero de2013Página: 67 de 77 Para el almacenamiento de CD y DVD, la temperatura en depósitos debe estarentre 16ºC a 20ºC y una humedad relativa entre 30٪ a 40٪. La manera de almacenamiento más adecuada para CD y DVD, es la utilizaciónde cajas plásticas, las cuales son contenedores que permiten la colocación ensentido vertical de estos soportes documentales en una estantería. La estantería o cajonera para el almacenamiento de estos soportes electrónicosdebe presentar las mismas características técnicas de los materiales con queestán elaboradas las estanterías fijas o rodantes. Las estanterías o cajoneras deben presentar dimensiones que se ajusten altamaño de las cajas de CD O DVD, u otro tipo de cintas magnéticas como elVHS, permitiendo que su almacenamiento sea de pié, (en sentido vertical), defácil y segura colocación y extracción en la estantería. Proveer de espacio físico con las condiciones ambientales idóneas y el mobiliarioadecuado para conservar los documentos en soporte electrónico. El área de consulta de los documentos en soporte electrónico debe tener lasmismas condiciones atmosféricas que los depósitos en donde se almacenan. Encaso contrario, los soportes magnéticos se deben climatizar lentamente. Conservar los soportes en lugares libres de polvo y suciedad. Evitar colocar los soportes de tipo magnético, como los discos duros, cerca decampos magnéticos porque producen deterioro. Mantener por lo menos una copia de seguridad de los documentos producidospor medios digitales en depósitos situados en diferentes áreas geográficas. Tener cuidado especial en las labores de consulta y recuperación de documentosproducidos por medios digitales y en la manipulación de sus soportes paragarantizar su integridad y su conservación. Disponer de un programa de revisión y limpieza frecuente de estos soportes, conel objeto de minimizar el riesgo de daños por su uso constante.Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 19567F-F-003b

PROCESO: GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOSMANUAL DE CONSERVACIÓNPREVENTIVA EN LOS ARCHIVOS DE LASECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIALCódigo: M-BS-100Versión: 1Fecha: Enero de2013Página: 68 de 77Sistemas de almacenamiento de Planos:Mueble para almacenamiento de CDS El tipo de planoteca más recomendado, es la planoteca horizontal, en lo posiblesus medidas deben ajustarse a los planos de mayor formato que la Secretaríaproduce. Para mayor aprovechamiento del espacio, en donde los depósitos tienen alturasuperior a los 2.50mt, son recomendables las planotecas horizontales de dosmetros de altura. Las planotecas deben ser del mismo tipo de metal y acabado del mobiliario paraarchivo. Los planos de mayor formato al pliego, deben ir enrollados sobre tubos de PVC uotro material inerte.Planoteca horizontal de doble cuerpoCra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 19568F-F-003b

PROCESO: GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOSMANUAL DE CONSERVACIÓNPREVENTIVA EN LOS ARCHIVOS DE LASECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIALCódigo: M-BS-100Versión: 1Fecha: Enero de2013Página: 69 de 77Recomendaciones: No es conveniente que en la producción de planos, estos superen el tamañopliego ya que para ello debe contarse con un mobiliario y por lo tanto espaciosmuy amplio para su almacenamiento y consulta, además de dificultar sumanipulación corriendo el riesgo de deterioro. Los planos deben ir clasificados por técnica y formato en el momento de seralmacenados, además de ir cada cinco planos en una carpeta elaborada encartón de pH neutro o en propalcote por separado para facilitar su manipulación. Los planos deben ir escaneados, esto para facilitar su consulta y para generaruna copia de seguridad.789Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 19569F-F-003b

PROCESO: GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOSMANUAL DE CONSERVACIÓNPREVENTIVA EN LOS ARCHIVOS DE LASECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIAL10Código: M-BS-100Versión: 1Fecha: Enero de2013Página: 70 de 77BIBLIOGRAFÍAARCHIVO DE BOGOTÁ. Protocolo de Transferencia.ARCHIVO DE BOGOTÁ, Sistema Integrado de Conservación, Experiencias del Archivode Bogotá. Colección Instrumentos Técnicos. Bogotá, Secretaría General, AlcaldíaMayor, 2011.BARÓN NATALIA. Especificaciones técnicas en las áreas de archivo central de lasAlcaldías Locales. Archivo de Bogotá, 2007.CAICEDO SANTACRUZ, JORGE. Archivos Fotográficos: Pautas para su Organización.Archivo General de la Nación, Bogotá, 1995.CONSEJERÍA DE EDUCACIÓN Y CULTURA. Pliego de prescripciones técnicas para lacontratación y ejecución del traslado de los fondos documentales de archivo, lacolección bibliográfica y la colección hemerográfica desde los diferentes centros ydepósitos del archivo general de Navarra a la nueva sede del Palacio de los Reyes deNavarra. Murcia. España, 2007.ESLAVA VÉLEZ, NATASHA. Conservación Preventiva en Archivos. Guías ArchivoGeneral de la Nación. Bogotá, 2009.FERIA, EDA LUCÍA. Diagnóstico para el mejoramiento de la gestión documental en lassubdirecciones locales. SDIS. Bogotá, 2008FERIA EDA LUCÍA, MASSY VALESKA. Informe Ejecutivo del Estado de los Archivos enlas Subdirecciones Locales de la Secretaría de Integración Social, Bogotá, abril de2009.GRUPO CONSERVACIÓN, RESTAURACIÓN Y REPROGRAFÍA, DIRECCIÓNARCHIVO DE BOGOTÁ. Lineamientos de Bioseguridad y Salud Ocupacional paraManipulación de Documentos. Versión: 24/12/08GRUPO DE CONSERVACIÓN, RESTAURACIÓN Y REPROGRAFÍA, ARCHIVO DEBOGOTÁ. Especificaciones técnicas de estantería fija y rodante. 2007.LOAIZA, MIRYAM. Instructivo de Almacenamiento de Centros de Documentación, Áreade Conservación, Restauración y Reprografía, Archivo de Bogotá.Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 19570F-F-003b

PROCESO: GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOSMANUAL DE CONSERVACIÓNPREVENTIVA EN LOS ARCHIVOS DE LASECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIALCódigo: M-BS-100Versión: 1Fecha: Enero de2013Página: 71 de 77LOAIZA, MYRIAM. Protocolo de Limpieza Superficial De Unidades De AlmacenamientoY Mobiliario. Área de Conservación, Restauración y Reprografía, Archivo de Bogotá,agosto de 2007.LOAIZA, MYRIAM. Protocolo de manipulación de documentos Textuales, gráficos ycartográficos en procesos técnicos. Área de Conservación, Restauración y Reprografía.Archivo de Bogotá, Julio de 2007.PAEZ, FABIO ENRIQUE. Guía para la conservación preventiva en archivos. ArchivoGeneral de la Nación. Bogotá, 1997.PAPER CONSERVATION CATALOG. The American Institute for Conservation ofHistoric and Artistic Works. Books and Paper Group. 1989POLITÉCNICO COLOMBIANO JAIME ISAZA CADAVID. Procedimiento para laorganización y transferencia de archivos.SIMONET Barrio, Julio Enrique. Recomendaciones para la edificación de archivos.Archivo General de la Nación, Santafé de Bogotá, D.C., 1996.UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA. Acciones Preventivas de Conservación enReservas Visitables y Salas de Exposición”. Guía General No I Portal de Museos,Sistema de Patrimonio y Museos.UNIVERSIDAD DE GRANADA, Tema 9.- Retención y conservación. Unidad DidácticaII: Operaciones y herramientas.VILLA AYALA, GILBERTO ALEJANDRO. Depósitos de Archivo: ConsideracionesBásicas para su Gestión. Serie Guías y Manuales No 2, División de ProgramasEspeciales, Archivo General de la Nación, Bogotá, 1995.VILLALBA, LUZ STELLA. Lineamientos en Salud Ocupacional. Área de Conservación yRestauración, Archivo de Bogotá.Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 19571F-F-003b

PROCESO: GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOSMANUAL DE CONSERVACIÓNPREVENTIVA EN LOS ARCHIVOS DE LASECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIALCódigo: M-BS-100Versión: 1Fecha: Enero de2013Página: 72 de 77GLOSARIOAdministración de Archivos: son operaciones administrativas y técnicas relacionadascon la planeación, dirección, organización, control, evaluación, conservación,preservación y servicios de todos los archivos de una institución.Biodeterioro: Cambio no deseado en las propiedades de los materiales de archivo porla acción de organismos tales como hongos y bacterias.Carga de Polvo: Peso de material particulado que se deposita en una unidad de área yunidad de tiempo.Carga Microbiana: Número de unidades Formadoras de Colonias (U.F.C.) demicroorganismos (Hongos y bacterias) presentes en un volumen (m³) de aire analizado.Condiciones Medioambientales: se refiere a los agentes ambientales directamenterelacionados con la conservación de los documentos tales como la humedad, la luz, latemperatura y polución.Conservación Preventiva de Documentos: Conjunto de estrategias y medidas deorden técnico, político y administrativo orientadas a evitar o reducir el riesgo dedeterioro de los documentos de archivo, preservando su integridad y estabilidad. Elmonitoreo y control del medioambiente, manipulación de los documentos, sualmacenamiento, control de plagas, preparación ante desastres y reprografía son parteesencial de este conjunto.Contenedores: recipiente de carga para el transporte aéreo, marítimo o terrestre. Lasdimensiones del contenedor se encuentran normalizadas para facilitar su manipulación.Es un embalaje cuyas dimensiones y material permiten transportar objetos voluminososo pesados.Desinsectación: Eliminación de insectos que afectan los soportes documentales,especialmente el papel y cartón.Desratización: Eliminación de ratones.Depósito de Archivo: Espacio destinado al almacenamiento ordenado y conservaciónde los fondos documentales que se custodian en el archivo de una entidad. Sucapacidad, dotación y muebles, deben corresponder al volumen y las característicasfísicas de los documentos, así como a su servicio.Local especialmente equipado y adecuado para el almacenamiento y la conservaciónde los documentos de archivo.Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 19572F-F-003b

PROCESO: GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOSMANUAL DE CONSERVACIÓNPREVENTIVA EN LOS ARCHIVOS DE LASECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIALCódigo: M-BS-100Versión: 1Fecha: Enero de2013Página: 73 de 77Dispositivos de transporte: son aquellos medios o mecanismos utilizados para elmovimiento horizontal de los materiales embalados, en el trayecto desde los depósitosde los archivos al vehículo de mudanza y desde éste al depósito nuevo.Documentos de archivo: registro de información producida o recibida por una personao entidad en razón de sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal,legal, científico, económico, histórico o cultural y debe ser objeto de conservación.Durabilidad: Resistencia de los materiales al uso, la manipulación y al deteriorocuando son sometidos a esfuerzos físico mecánicos.Eliminación de Documentos: es la destrucción de los documentos que han perdido suvalor administrativo, jurídico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor histórico o quecarecen de relevancia para la ciencia y la tecnología.Embalaje: son todos los materiales, procedimientos y métodos que sirven paraacondicionar, presentar, manipular, almacenar, conservar y transportar materialdocumental. El embalaje debe satisfacer tres requisitos: ser resistente, proteger yconservar el producto (impermeabilidad e higiene). Adicionalmente debe informar sobresus condiciones de manejo y composición básicamente.Especificaciones técnicas de las Unidades de Almacenamiento Generales,Específicas y de agrupación de documentos:- De Instalación: para referirnos a los estantes, archivadores o muebles para archivo.- Generales: Contenedores en los que se almacenan otras unidades Ejemplo: una cajade archivos es una unidad general cuando contiene carpetas.- Específicas: Carpetas para almacenamiento de folios.- De agrupación: Ganchos legajadores.Estabilidad: Propiedad de los materiales de conservar sus propiedades físicas yquímicas en condiciones ambientales estables.Expediente: conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por unaoficina productora en la resolución de un mismo asunto.Factores de Deterioro: Sistemas con capacidad de inducir cambios en lascaracterísticas propias a la naturaleza de los materiales, son denominados tambiéncausas de deterioro y pueden ser internos o externos a los materiales.Gestión documental: conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes ala planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por lasentidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilizacióny conservación.Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 19573F-F-003b

PROCESO: GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOSMANUAL DE CONSERVACIÓNPREVENTIVA EN LOS ARCHIVOS DE LASECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIALCódigo: M-BS-100Versión: 1Fecha: Enero de2013Página: 74 de 77Humedad Relativa: Es la relación porcentual entre la cantidad de vapor de agua realque contiene el aire en un volumen determinado y la que necesitaría contener parasaturarse a una misma temperatura.Indicadores de Deterioro: Todas aquellas manifestaciones mediante las cuales sepuede determinar o deducir los procesos deteriorantes.Indicadores de Deterioro Biológico por Hongos:- Micelio: Conjunto de hifas que forman la colonia de hongos y puede versemicroscópicamente de textura algodonosa o aterciopelada y de manera superficialsobre los soportes documentales.- Pigmentación: Producto del metabolismo de los microorganismos sobre el soporte,pueden ser ácidos orgánicos, inorgánicos o mico toxinas que varían de color desdevioleta, marrón, amarillo, ocre hasta gris.Indicadores de Deterioro Biológico por Insectos:- Abrasión: Degradación mecánica superficial del soporte, causada principalmente porel insecto Lepisma saccarina (pescadito de plata). Inicialmente el deterioro essuperficial, pero su avance puede ocasionar faltantes y pérdida total del documento.- Galerías: Perforaciones de tamaño irregular, que pueden involucrar lasencuadernaciones o el cuerpo de la unidad, realizadas por los insectos durante suproceso de alimentación del material.Indicadores de Deterioro Químico:- Cambio Cromático de los Soportes: Variación del color original de los soportesdebido a la degradación de los materiales constitutivos como consecuencia de sunaturaleza ácida y a su reacción frente a factores medioambientales de deterioro.- Acidez por Contacto: Alteración cromática parcial o generada por la migración porcontacto de la acidez de soportes de mala calidad, al documento.Indicadores de Deterioro Físico:- Manchas: Acumulaciones de diversa procedencia que llegan al documento poraccidente o por haberse agregado intencionalmente, son frecuentes las manchas dehumedad, tintas, por contacto con material metálico, adhesivos, entre otras.- Roturas: Son aquellas que se producen dentro de los formatos sin comprometer losbordes, causando rompimientos y con frecuencia se extienden hasta producir faltantesó pérdida de soporte.- Rasgaduras: Son separaciones que se inician en los bordes del papel y que a vecesllegan hasta fragmentar o separar en dos, o más partes el soporte.- Faltantes: Pérdida parcial del soporte ocasionado por esfuerzos mecánicos oagresivos sobre el material.Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 19574F-F-003b

PROCESO: GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOSMANUAL DE CONSERVACIÓNPREVENTIVA EN LOS ARCHIVOS DE LASECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIALCódigo: M-BS-100Versión: 1Fecha: Enero de2013Página: 75 de 77- Deformación de plano: Consiste en la alteración o modificación de la superficie planao regular del documento, que en algunos tipos de papeles deja marcas irreversibles.Ésta puede ser total cuando sucede en todo el documento, o localizada en una zonaespecífica.- Suciedad: Se refiere a la acumulación sobre el soporte de polvo, hollín, huellas depisadas y demás partículas sólidas que se depositan sobre la superficie y que por loregular está asociado a la falta de mantenimiento o descuido.Inocuo: nos referimos al material que no hace daño o causa deterioro a ladocumentación, es un material estable ante el medio ambiente.Limpieza Documental: Eliminación mecánica de todo material particulado (polvo,hollín, entre otros.) que se deposita sobre la superficie de la unidad documental.Limpieza Mecánica: Método por el cual se remueve con aspiradora, brocha o bisturí,los restos de micelio de hongos y suciedad consistente, con el fin de que el proceso desaneamiento sea eficiente.Limpieza Superficial: Acción de conservación preventiva de unidades dealmacenamiento y mobiliario de archivo, la cual no implica una alteración en laestructura física de los documentos, unidades de almacenamiento y del mobiliario.Mancha: Área con tonalidad y características diferentes a la del soporte, comoconsecuencia de la acción de microorganismos, humedad, entre otros.Mantenimiento Correctivo: Acción tomada para eliminar la causa de un problemadetectado u otra situación no deseable.Mantenimiento Preventivo: Conjunto de medidas para mitigar las causas de unproblema potencial u otra situación no deseable.Material Particulado: son micro partículas de polvo y metales que se encuentran en elambiente, las cuales se acumulan en la superficie de los documentos, unidades dealmacenamiento y mobiliario de archivo.Monitoreo Ambiental: Realizar mediciones periódicas de parámetros físicos ymicrobiológicos en un área determinada.Nivel Freático: Agua procedente del suelo que por acción capilar asciende por losmuros. Cantidad de agua retenida en éstos.Pieza Documental: unidad mínima que reúne todas las características necesarias paraser considerada documento. Son ejemplos de piezas documentales, entre otros, unacta, un oficio, un informe. Véase unidad documental.Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 19575F-F-003b

PROCESO: GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOSMANUAL DE CONSERVACIÓNPREVENTIVA EN LOS ARCHIVOS DE LASECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIALCódigo: M-BS-100Versión: 1Fecha: Enero de2013Página: 76 de 77Plan de Transferencias: Es la programación preparada por el Archivo Central, pararealizar los traslados de documentos de los archivos de gestión al archivo central y quedebe ser difundida y acatada por los responsables del proceso para la correctaaplicación de las Tablas de Retención Documental, TRD.Salud Ocupacional: Programa dentro de una entidad encargado de proteger lacapacidad productiva de los trabajadores, mediante acciones de promoción,mantenimiento y recuperación de la salud, a través de intervenciones orientadas a laidentificación, evaluación y control de riesgos laborales. Cuenta con los siguientessubprogramas: Medicina Preventiva, Higiene Ocupacional, Seguridad Ocupacional,Comité Paritario y Sistema de Vigilancia Epidemiológico.Conjunto de medidas tendientes a prevenir la enfermedad laboral.Saneamiento: aplicación de sustancias activas, aplicadas mediante diferentes métodoscon el objeto de destruir, contrarrestar, neutralizar, impedir la acción o ejercer un controlsobre organismos y microorganismos biológicos causantes del deterioro de ladocumentación y de enfermedades a servidores públicos.Conjunto de técnicas, servicios o dispositivos, destinados a reducir la carga microbiana,con el objeto de conservar la salud, prevenir las enfermedades y preservar ladocumentación.Saneamiento Ambiental: Proceso establecido para reducir la carga microbianaambiental, garantizar un espacio salubre y evitar procesos posteriores de biodeterioroen la documentación mediante la aplicación de sustancias activas, aplicadas por mediode diferentes métodos con el objeto de destruir, contrarrestar, neutralizar, impedir laacción o ejercer un control sobre organismos y microorganismos biológicos causantesdel deterioro de la documentación y de enfermedades al personal que labora en laentidad.Saneamiento Documental: Eliminación de los agentes biológicos (microorganismos oinsectos) deteriorantes de los soportes documentales por métodos físicos ó químicos anivel puntual o masivo.Sistema Integrado de Conservación: Conjunto de estrategias de conservaciónpreventiva, tiene como principal objetivo garantizar la conservación y permanencia delos acervos documentales, producidos y custodiados por las entidades del Distrito, enlas diferentes fases del ciclo vital del documento.Suciedad: Se refiere a la acumulación sobre el soporte de polvo, hollín, huellas depisadas y demás partículas sólidas que se depositan sobre la superficie y que por loregular está asociado a la falta de mantenimiento o descuido.Tipo documental: unidad documental simple. (Véase: Pieza Documental).Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 19576F-F-003b

PROCESO: GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOSMANUAL DE CONSERVACIÓNPREVENTIVA EN LOS ARCHIVOS DE LASECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIALCódigo: M-BS-100Versión: 1Fecha: Enero de2013Página: 77 de 77Transferencia de archivos: es el traslado de los documentos y series documentalesde un nivel de archivo a otro.Unidades de Almacenamiento: Las unidades de almacenamiento las denominaremos:- De Instalación: para referirnos a los estantes, archivadores o muebles para archivo.- Generales: Contenedores en los que se almacenan otras unidades Ejemplo: una cajade archivos es una unidad general cuando contiene carpetas.- Específicas y de agrupación: Carpetas tamaño oficio para almacenamiento de foliosy ganchos legajadores de polipropileno.ELABORÓ REVISÓ APROBÓNOMBREVALESKA MASSY SÁNCHEZ CARMEN ELENA MARTINEZ GARCIA TATIANA PIÑEROS LAVERDEPROFESIONAL EN RESTAURACIÓNDE BIENES MUEBLESSUBSISTEMA INTERNO DE GESTIÓNDOCUMENTAL Y ARCHIVO (SIGA)SUBDIRECTORA ADMINISTRATIVA YFINANCIERADIERCTORA DE GESTIÓNCORPORATIVALIDERESA DEL PROCESO DEGESTIÓN DE BIENES YSERVICIOSOSCAR HERNAN SERRATO GONZALEZCARGOASESOR SUBSISTEMA INTERNO DEGESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO(SIGA)Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 19577F-F-003b