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PROCESO: GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOSMANUAL DE CONSERVACIÓNPREVENTIVA EN LOS ARCHIVOS DE LASECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIALCódigo: M-BS-100Versión: 1Fecha: Enero de2013Página: 10 de 77b. Introducir cronológicamente el folio del más antiguo al más reciente por fecha o si viene foliado,de menor número a mayor número como por ejemplo un libro.c. Colocar la tapa o contra carátula colocando el gancho desde su parte externa, en la pestaña entela y una vez ubicados todos los folios.d. Posteriormente ubicar el pisador del ganchoe. Cruzar los filamentos del gancho e insertarlos en las ranuras del pisadorCra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 19510F-F-003b
PROCESO: GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOSMANUAL DE CONSERVACIÓNPREVENTIVA EN LOS ARCHIVOS DE LASECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIALCódigo: M-BS-100Versión: 1Fecha: Enero de2013Página: 11 de 77Agrupación de carpetas en unidades generales de almacenamiento(Vease Capítulo II “Insumos para la Agrupación y Almacenamiento de Documentos”). Introducir las carpetas de forma vertical paralelas unas con otras, con el lomohacia la base de la caja X200, asegurándose que el rótulo quede hacia la parteexterna junto a la tapa para que en el momento de abrir la tapa, el rótulo se veavisible fácilmente durante la búsqueda del expediente. Dentro de la caja X200 no debe haber más de 1000 folios para facilitar lamanipulación de las carpetas y de la misma caja.Rotulación de cajas y carpetas Las cajas X200 se deben rotular sobre la parte frontal de las tapas, o en laparte frontal de la caja en el caso de X300. La rotulación de las carpetas debe hacerse en la parte inferior izquierda demanera que se pueda consultar el rótulo de la carpeta sin necesidad de sacarlatotalmente. La rotulación de cajas y carpetas debe hacerse con rótulos adhesivos blancospre impresos, preferiblemente mediante impresoras láser con tinta negra. Cuando la rotulación se hace a mano se debe usar marcador de tinta negraestable.a. Impresión del rótulo en rótulos autoadhesivos color blanco y en presentación hoja tamaño cartaCra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 19511F-F-003b
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