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PROCESO: GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOSMANUAL DE CONSERVACIÓNPREVENTIVA EN LOS ARCHIVOS DE LASECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIALCódigo: M-BS-100Versión: 1Fecha: Enero de2013Página: 50 de 776 CAPITULO VIADECUACIÓN Y AMUEBLAMIENTO DE DEPÓSITOS DE ARCHIVO6.1 INTRODUCCIÓNLos requerimientos generales, básicos para la adecuación de espacios de los depósitosy para garantizar la conservación y buen funcionamiento de los archivos de laSecretaría Distrital de Integración Social, se presenta con base en el “Diagnóstico parael mejoramiento de la gestión documental en las subdirecciones locales” elaborado porla archivista Eda Lucía Feria, y demás informes sobre la capacidad de almacenamientodocumental con la que cuentan las diferentes sedes de archivo de la Secretaría, en loscuales se identificaron las necesidades más relevantes para la conservacióndocumental, entre éstas, la carencia de espacios para el depósito de documentos, elalmacenamiento inadecuado, la falta de mobiliario de archivo, condicionesmedioambientales de iluminación, ventilación y humedad inadecuadas para laconservación de documentos. Asimismo, se identificó la ausencia o carencia de áreasy personal para el servicio y administración de los archivos. Se presenta “InformeEjecutivo del Estado de los Archivos en las Subdirecciones Locales de la Secretaría deIntegración Social”.El presente manual hace parte fundamental de la Implementación del SistemaIntegrado de Conservación de los Archivos de la Secretaría, el cual busca establecerparámetros para la adecuación de depósitos y amueblamiento de los archivosproporcionando una adecuada conservación y organización de los documentos, elbuen servicio y seguridad de los mismos como también proporcionar un ambienteadecuado para la salud ocupacional del personal a cargo.MARCO NORMATIVO:Uno de los principales factores de deterioro de los archivos de la Secretaría Distrital deIntegración Social ha sido la falta de espacio y de mobiliario para su ubicación yfuncionamiento. Por esta razón, es importante incluir la asignación de espacios ymobiliario exclusivamente destinados para el funcionamiento de los archivos de laSecretaría en los planes, programas y/o proyectos de readecuación, reforzamientoestructural y construcción de nuevas sedes, que lleve a cabo la Subdirección dePlanta Física, y por otra parte, el control y destino del mobiliario que asigne el área deinventario, para tal fin. Cabe anotar que la producción documental es una acciónpermanente dentro de la Secretaría, que cada sede es un laboratorio de produccióndocumental y recibo de documentos, y que por lo tanto requiere de un espacio para suadecuado almacenamiento, procesamiento técnico, préstamo y consulta brindando unoportuno y digno servicio a los servidores y servidoras de la Secretaría como a laciudadanía en general.Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 19550F-F-003b
PROCESO: GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOSMANUAL DE CONSERVACIÓNPREVENTIVA EN LOS ARCHIVOS DE LASECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIALCódigo: M-BS-100Versión: 1Fecha: Enero de2013Página: 51 de 77ACUERDO 049 DEL 2000, Normas publicadas por el Archivo General de la Nación:por el cual se desarrolla el artículo 61 del capítulo 7 “Conservación de Documentos” delreglamento general de archivos sobre “Condiciones de edificios y locales destinados aarchivos”: Artículos 1, 3 y 5 referidos a edificios de archivo, áreas de depósito ycondiciones ambientales y técnicas.ACUERDO 037 DE 2002 DE SEPTIEMBRE 20: por el cual se establecen lasespecificaciones técnicas y los requisitos para la contratación de los servicios dedepósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivoen desarrollo de los artículos 13 y 14 y sus Parágrafos 1 y 3 de la Ley General deArchivos 594 de 2000.NORMATIVIDAD: LEY GENERAL DE ARCHIVOS. CAPITULO VIIACUERDO No. 011 (22 de mayo de 1996)ACUERDO No. 5 (Julio 24 de 1997).ACUERDO No.037 (Septiembre 20 de 2002).6.2 PROCEDIMIENTO PARA LA SELECCIÓN Y ADECUACIÓN LOCATIVA DE UNNUEVO ARCHIVO.a. Solicitud al área administrativa, emitida por parte del área de GestiónDocumental, para la adquisición del espacio solicitado por el áreainteresada.b. Autorización por parte del área administrativa: Para proceder a labúsqueda, selección y adquisición del espacio solicitado por parte del áreade Gestión Documental.c. Medición del volumen total y relación del material documental atrasladar, indicando la cantidad, tipo de unidades de almacenamiento,ubicación actual y futura y cualquier otro dato que permita controlar elmovimiento y reubicación del material.d. Hacer una relación del mobiliario de archivo a trasladar indicado tipode mobiliario, medidas, ubicación actual y futura, número de placa deinventario y cualquier otro dato que permita controlar el movimiento yreubicación del material.Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 19551F-F-003b
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