Manual de Conservación Preventiva en los Archivos - Página principal
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PROCESO: GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOSMANUAL DE CONSERVACIÓNPREVENTIVA EN LOS ARCHIVOS DE LASECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIALCódigo: M-BS-100Versión: 1Fecha: Enero <strong>de</strong>2013Página: 73 <strong>de</strong> 77Dispositivos <strong>de</strong> transporte: son aquel<strong>los</strong> medios o mecanismos utilizados para elmovimi<strong>en</strong>to horizontal <strong>de</strong> <strong>los</strong> materiales embalados, <strong>en</strong> el trayecto <strong>de</strong>s<strong>de</strong> <strong>los</strong> <strong>de</strong>pósitos<strong>de</strong> <strong>los</strong> archivos al vehículo <strong>de</strong> mudanza y <strong>de</strong>s<strong>de</strong> éste al <strong>de</strong>pósito nuevo.Docum<strong>en</strong>tos <strong>de</strong> archivo: registro <strong>de</strong> información producida o recibida por una personao <strong>en</strong>tidad <strong>en</strong> razón <strong>de</strong> sus activida<strong>de</strong>s o funciones, que ti<strong>en</strong>e valor administrativo, fiscal,legal, ci<strong>en</strong>tífico, económico, histórico o cultural y <strong>de</strong>be ser objeto <strong>de</strong> conservación.Durabilidad: Resist<strong>en</strong>cia <strong>de</strong> <strong>los</strong> materiales al uso, la manipulación y al <strong>de</strong>teriorocuando son sometidos a esfuerzos físico mecánicos.Eliminación <strong>de</strong> Docum<strong>en</strong>tos: es la <strong>de</strong>strucción <strong>de</strong> <strong>los</strong> docum<strong>en</strong>tos que han perdido suvalor administrativo, jurídico, legal, fiscal o contable y que no ti<strong>en</strong><strong>en</strong> valor histórico o quecarec<strong>en</strong> <strong>de</strong> relevancia para la ci<strong>en</strong>cia y la tecnología.Embalaje: son todos <strong>los</strong> materiales, procedimi<strong>en</strong>tos y métodos que sirv<strong>en</strong> paraacondicionar, pres<strong>en</strong>tar, manipular, almac<strong>en</strong>ar, conservar y transportar materialdocum<strong>en</strong>tal. El embalaje <strong>de</strong>be satisfacer tres requisitos: ser resist<strong>en</strong>te, proteger yconservar el producto (impermeabilidad e higi<strong>en</strong>e). Adicionalm<strong>en</strong>te <strong>de</strong>be informar sobresus condiciones <strong>de</strong> manejo y composición básicam<strong>en</strong>te.Especificaciones técnicas <strong>de</strong> las Unida<strong>de</strong>s <strong>de</strong> Almac<strong>en</strong>ami<strong>en</strong>to G<strong>en</strong>erales,Específicas y <strong>de</strong> agrupación <strong>de</strong> docum<strong>en</strong>tos:- De Instalación: para referirnos a <strong>los</strong> estantes, archivadores o muebles para archivo.- G<strong>en</strong>erales: Cont<strong>en</strong>edores <strong>en</strong> <strong>los</strong> que se almac<strong>en</strong>an otras unida<strong>de</strong>s Ejemplo: una caja<strong>de</strong> archivos es una unidad g<strong>en</strong>eral cuando conti<strong>en</strong>e carpetas.- Específicas: Carpetas para almac<strong>en</strong>ami<strong>en</strong>to <strong>de</strong> folios.- De agrupación: Ganchos legajadores.Estabilidad: Propiedad <strong>de</strong> <strong>los</strong> materiales <strong>de</strong> conservar sus propieda<strong>de</strong>s físicas yquímicas <strong>en</strong> condiciones ambi<strong>en</strong>tales estables.Expedi<strong>en</strong>te: conjunto <strong>de</strong> docum<strong>en</strong>tos g<strong>en</strong>erados orgánica y funcionalm<strong>en</strong>te por unaoficina productora <strong>en</strong> la resolución <strong>de</strong> un mismo asunto.Factores <strong>de</strong> Deterioro: Sistemas con capacidad <strong>de</strong> inducir cambios <strong>en</strong> lascaracterísticas propias a la naturaleza <strong>de</strong> <strong>los</strong> materiales, son <strong>de</strong>nominados tambiéncausas <strong>de</strong> <strong>de</strong>terioro y pue<strong>de</strong>n ser internos o externos a <strong>los</strong> materiales.Gestión docum<strong>en</strong>tal: conjunto <strong>de</strong> activida<strong>de</strong>s administrativas y técnicas, t<strong>en</strong>di<strong>en</strong>tes ala planificación, manejo y organización <strong>de</strong> la docum<strong>en</strong>tación producida y recibida por las<strong>en</strong>tida<strong>de</strong>s, <strong>de</strong>s<strong>de</strong> su orig<strong>en</strong> hasta su <strong>de</strong>stino final, con el objeto <strong>de</strong> facilitar su utilizacióny conservación.Cra. 7 No. 32-16 Ciuda<strong>de</strong>la San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 19573F-F-003b
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