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PROCESO: GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOSMANUAL DE CONSERVACIÓNPREVENTIVA EN LOS ARCHIVOS DE LASECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIALCódigo: M-BS-100Versión: 1Fecha: Enero de2013Página: 66 de 77b. Presentar reporte de mantenimiento y refaccionamiento realizado en elmobiliario de archivo del correspondiente depósito de archivo.4.2 CARACTERÍSTICAS DEL MOBILIARIO DE ARCHIVO PARA DOCUMENTOSDIGITALES Y PLANOSSoportes ópticos y magnéticosLos discos ópticos son más seguros que los magnéticos en cuanto a la conservación delos datos, debido a que el material donde se almacena la información es inmune a loscampos magnéticos y está protegida de la corrosión ambiental, la manipulación, etc.,sin embargo, a veces se deterioran, dañándose por cambios de la tensión eléctrica, unacaída, un virus informático, o una mala manipulación. A pesar de ser más seguros, lasuperficie de los dispositivos ópticos debe salvaguardarse del polvo y debe protegersepara que no sufra daños, por eso generalmente llevan unas fundas o cajas plásticasque los aíslan del exterior. Como se leen con luz, su desgaste físico no es un problemafundamental.La conservación de la información depende exclusivamente de las propiedades delmaterial que la soporta y de las condiciones de almacenamiento de ese material y, eneste sentido, la humedad y la temperatura son parámetros fundamentales a tener encuenta en la conservación de soportes ópticos. Los cambios bruscos pueden provocargraves desgastes debido a que las diferentes capas que los componen tienendiferentes coeficientes térmicos de expansión. Las normas internacionales señalan quela permanencia se garantiza manteniendo los discos a una temperatura máxima de 23grados centígrados y de 50% de humedad relativa.Es recomendable que los archivos digitales magnéticos (discos duros), y ópticos (CDSy DVD) ya existentes, que contienen una valiosa información documental para laSecretaría, sean conservados de manera adecuada, para lo cual se recomienda: Los dispositivos ópticos deben cuidarse del polvo y su superficie debe protegersepara que no sufran daños, por eso generalmente poseen fundas o cajasprotectoras. En este sentido, los DVD son más sensibles que los CD, sus capasprotectoras son más finas, por lo tanto están más expuestas a ralladuras. Comose leen con luz, su desgaste físico no es un gran problema. La permanencia dela información almacenada en ellos depende de las propiedades del material quela soporta y de las condiciones de su almacenamiento. La humedad y la temperatura son causas de deterioro en lo soportes ópticos, porlo cual, se deben controlar en el almacenamiento. Los cambios bruscos dehumedad y temperatura pueden causar deterioros importantes en los CD Y DVD,porque los componentes de las diferentes capas que los conforman tienendiferentes coeficientes térmicos de expansión.Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 19566F-F-003b
PROCESO: GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOSMANUAL DE CONSERVACIÓNPREVENTIVA EN LOS ARCHIVOS DE LASECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIALCódigo: M-BS-100Versión: 1Fecha: Enero de2013Página: 67 de 77 Para el almacenamiento de CD y DVD, la temperatura en depósitos debe estarentre 16ºC a 20ºC y una humedad relativa entre 30٪ a 40٪. La manera de almacenamiento más adecuada para CD y DVD, es la utilizaciónde cajas plásticas, las cuales son contenedores que permiten la colocación ensentido vertical de estos soportes documentales en una estantería. La estantería o cajonera para el almacenamiento de estos soportes electrónicosdebe presentar las mismas características técnicas de los materiales con queestán elaboradas las estanterías fijas o rodantes. Las estanterías o cajoneras deben presentar dimensiones que se ajusten altamaño de las cajas de CD O DVD, u otro tipo de cintas magnéticas como elVHS, permitiendo que su almacenamiento sea de pié, (en sentido vertical), defácil y segura colocación y extracción en la estantería. Proveer de espacio físico con las condiciones ambientales idóneas y el mobiliarioadecuado para conservar los documentos en soporte electrónico. El área de consulta de los documentos en soporte electrónico debe tener lasmismas condiciones atmosféricas que los depósitos en donde se almacenan. Encaso contrario, los soportes magnéticos se deben climatizar lentamente. Conservar los soportes en lugares libres de polvo y suciedad. Evitar colocar los soportes de tipo magnético, como los discos duros, cerca decampos magnéticos porque producen deterioro. Mantener por lo menos una copia de seguridad de los documentos producidospor medios digitales en depósitos situados en diferentes áreas geográficas. Tener cuidado especial en las labores de consulta y recuperación de documentosproducidos por medios digitales y en la manipulación de sus soportes paragarantizar su integridad y su conservación. Disponer de un programa de revisión y limpieza frecuente de estos soportes, conel objeto de minimizar el riesgo de daños por su uso constante.Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 19567F-F-003b
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