Manual de Conservación Preventiva en los Archivos - Página principal

PROCESO: GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOSMANUAL DE CONSERVACIÓNPREVENTIVA EN LOS ARCHIVOS DE LASECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIALCódigo: M-BS-100Versión: 1Fecha: Enero de2013Página: 61 de 776.6 CONDICIONES DE ACCESOCon relación a la puerta de acceso o de ingreso al área de depósito, ésta debe sermetálica para que cumpla con las funciones de corta fuego y debe estar recubierta conpintura ignífuga y electrostática. La puerta debe tener una medida aproximada de90cms de ancho, como mínimo, y 2.00mts de altura. Los corredores de salida debenestar señalizados.6.7 CONDICIONES DE SEGURIDADLa zona de archivo debe tener un sistema de seguridad que alerte las emergencias,imprevistos e irregularidades como medida indispensable de un plan de emergencias.Debe señalizarse las zonas de extintores, de alto voltaje, y las restricciones tales comono fumar y no comer, no ingreso a áreas restringidas.6.8 PREVENCIÓN DE RIESGOSSe recomienda la instalación de detectores de humo, equipo de gabinete extintorestipo Solkaflan, descartar el uso de sprinkers que al activarse esparce agua causandodaños irreversibles en los documentos. (Ver capítulo III de Bioseguridad y SaludOcupacional).Asimismo es importante conocer y aplicar el “Plan de Conservación Preventiva yAcciones Ante Riesgos de Pérdida de los Archivos de la Secretaría Distrital deIntegración Social”, el cual se encuentra dentro del Plan de Riesgo de la Secretaría.6.9 CARACTERÍSTICAS DEL MOBILIARIO PARA DOCUMENTOS DE ARCHIVOY SU DISTRIBUCIÓN14En concordancia con la producción documental de la oficina, debe planearse ladisposición del mobiliario. Como principio, la estantería o mobiliario de archivo, debeestar acorde con las necesidades de la documentación y no al contrario. Si ladocumentación sobrepasa los 400 metros lineales, es mejor la utilización de estanteríametálica y agrupar los documentos en cajas de archivo y carpetas recomendadasanteriormente. Si el volumen es igual o superior a los 1000 metros lineales dedocumentación, se recomienda la estantería rodante con el fin de ahorrar espacio endepósitos y oficinas.14 A) “Especificaciones técnicas de estantería fija. Grupo de Conservación, Restauración y Reprografía.Archivo de Bogotá, 2007.B) “Especificaciones técnicas de estantería rodante. Grupo de Conservación, Restauración yReprografía. Archivo de Bogotá, 2007.Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 19561F-F-003b