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PROCESO: GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOSMANUAL DE CONSERVACIÓNPREVENTIVA EN LOS ARCHIVOS DE LASECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIALCódigo: M-BS-100Versión: 1Fecha: Enero de2013Página: 52 de 77e. Selección del inmueble y el espacio destinado para el nuevo archivomediante concepto emitido por el profesional de Conservación del área deGestión Documental.f. Solicitar al Archivo de Bogotá, una visita en conjunto con el profesional enConservación del área de Gestión Documental y un profesional arquitectodel área de Plantas Físicas de la Secretaría, para evaluar lascondiciones físicas y ambientales del espacio interior del inmuebleseleccionado y de su entorno exterior.g. Emisión de concepto por parte del Archivo de Bogotá sobre la idoneidaddel espacio del inmueble seleccionado y su entorno exterior comodepósito de archivo para garantizar el acceso, conservación y seguridadde los documentos.h. Adquirir a través de la dependencia competente, el espacio seleccionado.i. Hacer un plano de distribución de documentos y mobiliario de archivo,en su respectivo depósito.j. Solicitar adecuaciones a Plantas Físicas mediante formato de Solicitudde Mantenimiento GI-MTO-001, al área de Sistemas y Apoyo Logístico,para adecuaciones del espacio que va a albergar el archivo, segúnrequisitos de conservación, procesos archivísticos y servicios, si serequiere.k. La Subdirección de Plantas Físicas, a través del área de mantenimiento,realizará las modificaciones o reparaciones requeridas para la adecuaciónde la nueva sede, minimizando los factores de riesgo de deterioro de ladocumentación y enviará un memorando informando sobreadecuaciones realizadas.l. Gestión documental solicitará garantía de las adecuaciones realizadas ydiligenciará el formato de Recibo a satisfacción de adecuacionessolicitadas. (Formato de Solicitud de Garantías de Obra GI-GO-001 yFormato de satisfacción del cliente GI-SC-001)m. El área de Sistemas adecuará los puntos de red e instalaciones de luzreguladas, así como aquellos otros requerimientos tecnológicos para elnormal funcionamiento de los servicios de archivo y enviará unmemorando informando sobre adecuaciones realizadas.Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 19552F-F-003b
PROCESO: GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOSMANUAL DE CONSERVACIÓNPREVENTIVA EN LOS ARCHIVOS DE LASECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIALCódigo: M-BS-100Versión: 1Fecha: Enero de2013Página: 53 de 77n. Solicitud a dependencias competentes para la adquisición de bienes yservicios requeridos para los traslados de los documentos y del mobiliariode archivo a la nueva sede, con base en las condiciones técnicas del“Capitulo V, Embalaje y Traslado de Archivos”.o. Solicitar a apoyo logístico los trámites requeridos por inventarios paramovilizar y distribuir el material documental y el mobiliario de archivo ainstalar, si es el caso.p. Recibir de apoyo logístico relación de traslado de mobiliario de archivoa instalar, si es el caso.q. Solicitar, a través del profesional de conservación del área de GestiónDocumental, el Monitoreo Ambiental y Saneamiento Preventivo y Curativoal Archivo Bogotá en la nueva sede o área adecuada de archivo una vezesté ocupado de forma organizada y limpia. Ver “Capítulo V, Embalaje yTraslados de Archivos” y “Capitulo III, Bioseguridad y Salud Ocupacional”.r. Como acción de conservación preventiva, si lo requiere el archivo, porindicadores de presencia de insectos y de ratones, solicitar al área deMantenimiento de la Subdirección de Plantas Físicas mediante Formatode Fumigación, Desinfección, Desinsectación y Desratización (GI-FM-001), el tratamiento preventivo y curativo que corresponda a cada caso.s. Realizar un informe sobre las adecuaciones realizadas por parte delprofesional en conservación y archivista del área de gestión documental.t. En caso de requerirse la compra e instalación de nuevo mobiliario dearchivo hacer solicitud a la dependencia competente, para suadquisición, teniendo en cuenta las especificaciones técnicas del material,su funcionalidad y su instalación especificadas en este protocolo.u. Presentar informe sobre la adquisición e instalación de mobiliariorequerido para el almacenamiento documental del depósito de archivo alcual se le haya asignado.Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 19553F-F-003b
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