Manual de Conservación Preventiva en los Archivos - Página principal

PROCESO: GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOSMANUAL DE CONSERVACIÓNPREVENTIVA EN LOS ARCHIVOS DE LASECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIALCódigo: M-BS-100Versión: 1Fecha: Enero de2013Página: 57 de 77 Se requiere de un área adicional de 8.00mts² aproximadamente, para elfuncionamiento del puesto de trabajo del responsable del archivo, elfuncionamiento de procesamiento técnico de documentos y para la consulta deusuarios. Si se trata de un archivo de gran producción documental, y si el tamaño del áreadonde se encuentra lo permite, es recomendable dividirla por muros o módulos,se requerirá de la colocación de módulos divisorios o falsos muros puesto quecada función debe contemplar un puesto de trabajo y consulta independientes,separados del depósito de archivo como tal, por razones de salud ocupacional.Cabe anotar que el puesto de trabajo debe contemplar un área para la ubicaciónde la fotocopiadora y/o impresora.6.4 CARACTERÍSTICAS DE LAS CONDICIONES MEDIOAMBIENTALESPara cada tipo de soporte documental, se han establecido diferentes rangos dehumedad relativa y temperatura para mantener la conservación de los mismos.Humedad Relativa.Los depósitos de archivos, cuya documentación está soportada en papel, debenmantener una humedad relativa entre 50% y 60% HR, evitándose grandesfluctuaciones puesto que éstas afectan la estabilidad estructural de los soportes.TemperaturaLa temperatura recomendada de los depósitos de archivo, cuya documentaciónestá soportada en papel, debe estar entre los 18°C y 20°C. Al igual que lahumedad relativa, es importante evitar fluctuaciones drásticas en la temperatura,puesto que causan deterioros estructurales y biológicos en los soportes.IluminaciónLa iluminación natural que ingresa por las ventanas de los depósitos de losarchivos no puede ser directa, ya que los rayos ultra violeta generan deteriorosirreversibles en los documentos de archivo, se recomienda uso de filtros oliencillos puestos a manera de cortina.6.5 SISTEMAS DE CONTROL DE HUMEDAD, TEMPERATURA E ILUMINACIÓNVENTILACIÓN La ventilación de los archivos debe garantizar la renovación de aire, es decir elaire que ingresa, circula y sale de forma controlada. La circulación de aire en unespacio serrado, no es recomendable porque no propicia la renovación delmismo. Los ductos de aire y/o ventanerías deben ir con rejillas con instalaciónde filtros de carbono o similares para que capturen y retengan las partículas depolvo y las esporas del ambiente que se depositan y acumulan sobre lassuperficies. La pureza del aire depende en gran parte del mantenimiento yCra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 19557F-F-003b