Manual de Conservación Preventiva en los Archivos - Página principal

PROCESO: GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOSMANUAL DE CONSERVACIÓNPREVENTIVA EN LOS ARCHIVOS DE LASECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIALCódigo: M-BS-100Versión: 1Fecha: Enero de2013Página: 34 de 77ACUERDO No. 5 (Julio 24 de 1997): Por el cual se establecen los requisitos mínimospara las personas naturales o jurídicas de derecho privado, que presten los servicios deorganización de archivos, elaboración de tablas de retención y almacenaje o bodegajede la documentación de las entidades públicas.ACUERDO No.037 (Septiembre 20 de 2002): Por el cual se establecen lasespecificaciones técnicas y los requisitos para la construcción de los servicios dedepósitos, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos dearchivo en desarrollo de los artículos 13 y 14 y sus parágrafos 1 y 3 de la Ley Generalde Archivos 594 de 2000.4.2 REQUISITOSLa limpieza es una acción que debe ajustarse a los lineamientos de conservacióndados por un conservador y un archivista. Para lo cual el área de apoyo logístico quecontrata los servicios generales de aseo de la Secretaría, debe coordinar los términos yrequerimientos con los responsables del área de Gestión Documental, archivo ycorrespondencia.Durante el proceso de limpieza, las unidades de almacenamiento a limpiar, debenmanipularse según “La Guía de Manipulación de Documentos”, y demás instructivos yprotocolos establecidos para los procedimientos de conservación preventiva, para locual el personal responsable del archivo, sus auxiliares y técnicos, como el personal deservicios generales de aseo, deben recibir capacitación por parte de área de GestiónDocumenta sobre los procesos técnicos descritos en este instructivo, y a las normas debioseguridad establecidas para la manipulación y limpieza Véase “Capitulo III,Bioseguridad y Salud Ocupacional”.Las condiciones a tener en cuenta para el desarrollo de la limpieza son: Durante el proceso de limpieza se debe procurar retirar de la estantería, sólo lasunidades de almacenamiento que correspondan a un entrepaño, con el fin dedisminuir situaciones de riesgo sobre la documentación, que queda por fuera desus lugares de almacenamiento durante el procedimiento. El espacio de trabajo para el desarrollo de la limpieza de las unidades dealmacenamiento, en cualquiera de los archivos, debe contar con: superficies detrabajo amplias de tal manera que permitan la manipulación holgada de lasunidades acorde con su formato mobiliario auxiliar para almacenamiento deunidades en proceso de limpieza, y equipos de limpieza tales como aspiradorasemindustrial con filtro de agua, la cual purifica el aire y mejoran las condicionesmedioambientales que inciden en la salud. Las superficies pueden ser mesas forradas en fórmica o de metal. Esta mesa nodebe obstaculizar la circulación de las personas que trabajan en el archivo, yCra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 19534F-F-003b