Manual de ConservaciÃ³n Preventiva en los Archivos - PÃ¡gina principal

More documents

Recommendations

Info

PROCESO: GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOSMANUAL DE CONSERVACIÓNPREVENTIVA EN LOS ARCHIVOS DE LASECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIALCódigo: M-BS-100Versión: 1Fecha: Enero de2013Página: 72 de 77GLOSARIOAdministración de Archivos: son operaciones administrativas y técnicas relacionadascon la planeación, dirección, organización, control, evaluación, conservación,preservación y servicios de todos los archivos de una institución.Biodeterioro: Cambio no deseado en las propiedades de los materiales de archivo porla acción de organismos tales como hongos y bacterias.Carga de Polvo: Peso de material particulado que se deposita en una unidad de área yunidad de tiempo.Carga Microbiana: Número de unidades Formadoras de Colonias (U.F.C.) demicroorganismos (Hongos y bacterias) presentes en un volumen (m³) de aire analizado.Condiciones Medioambientales: se refiere a los agentes ambientales directamenterelacionados con la conservación de los documentos tales como la humedad, la luz, latemperatura y polución.Conservación Preventiva de Documentos: Conjunto de estrategias y medidas deorden técnico, político y administrativo orientadas a evitar o reducir el riesgo dedeterioro de los documentos de archivo, preservando su integridad y estabilidad. Elmonitoreo y control del medioambiente, manipulación de los documentos, sualmacenamiento, control de plagas, preparación ante desastres y reprografía son parteesencial de este conjunto.Contenedores: recipiente de carga para el transporte aéreo, marítimo o terrestre. Lasdimensiones del contenedor se encuentran normalizadas para facilitar su manipulación.Es un embalaje cuyas dimensiones y material permiten transportar objetos voluminososo pesados.Desinsectación: Eliminación de insectos que afectan los soportes documentales,especialmente el papel y cartón.Desratización: Eliminación de ratones.Depósito de Archivo: Espacio destinado al almacenamiento ordenado y conservaciónde los fondos documentales que se custodian en el archivo de una entidad. Sucapacidad, dotación y muebles, deben corresponder al volumen y las característicasfísicas de los documentos, así como a su servicio.Local especialmente equipado y adecuado para el almacenamiento y la conservaciónde los documentos de archivo.Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 19572F-F-003b
PROCESO: GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOSMANUAL DE CONSERVACIÓNPREVENTIVA EN LOS ARCHIVOS DE LASECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIALCódigo: M-BS-100Versión: 1Fecha: Enero de2013Página: 73 de 77Dispositivos de transporte: son aquellos medios o mecanismos utilizados para elmovimiento horizontal de los materiales embalados, en el trayecto desde los depósitosde los archivos al vehículo de mudanza y desde éste al depósito nuevo.Documentos de archivo: registro de información producida o recibida por una personao entidad en razón de sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal,legal, científico, económico, histórico o cultural y debe ser objeto de conservación.Durabilidad: Resistencia de los materiales al uso, la manipulación y al deteriorocuando son sometidos a esfuerzos físico mecánicos.Eliminación de Documentos: es la destrucción de los documentos que han perdido suvalor administrativo, jurídico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor histórico o quecarecen de relevancia para la ciencia y la tecnología.Embalaje: son todos los materiales, procedimientos y métodos que sirven paraacondicionar, presentar, manipular, almacenar, conservar y transportar materialdocumental. El embalaje debe satisfacer tres requisitos: ser resistente, proteger yconservar el producto (impermeabilidad e higiene). Adicionalmente debe informar sobresus condiciones de manejo y composición básicamente.Especificaciones técnicas de las Unidades de Almacenamiento Generales,Específicas y de agrupación de documentos:- De Instalación: para referirnos a los estantes, archivadores o muebles para archivo.- Generales: Contenedores en los que se almacenan otras unidades Ejemplo: una cajade archivos es una unidad general cuando contiene carpetas.- Específicas: Carpetas para almacenamiento de folios.- De agrupación: Ganchos legajadores.Estabilidad: Propiedad de los materiales de conservar sus propiedades físicas yquímicas en condiciones ambientales estables.Expediente: conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por unaoficina productora en la resolución de un mismo asunto.Factores de Deterioro: Sistemas con capacidad de inducir cambios en lascaracterísticas propias a la naturaleza de los materiales, son denominados tambiéncausas de deterioro y pueden ser internos o externos a los materiales.Gestión documental: conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes ala planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por lasentidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilizacióny conservación.Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 19573F-F-003b
Page 1:
PROCESO: GESTIÓN DE BIENES Y SERVI
Page 5 and 6:
Page 7 and 8:
Page 9 and 10:
Page 11 and 12:
Page 13 and 14:
Page 16 and 17:
Page 19 and 20:
Page 21 and 22: PROCESO: GESTIÓN DE BIENES Y SERVI
Page 23: PROCESO: GESTIÓN DE BIENES Y SERVI
show all

Manual de ConservaciÃ³n Preventiva en los Archivos - PÃ¡gina principal

Create successful ePaper yourself

Delete template?

Save as template?