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PROCESO: GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOSMANUAL DE CONSERVACIÓNPREVENTIVA EN LOS ARCHIVOS DE LASECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIALCódigo: M-BS-100Versión: 1Fecha: Enero de2013Página: 40 de 77CAPITULO V5 EMBALAJE Y TRASLADO DE ARCHIVO5.1 INTRODUCCIÓNEl presente capítulo de este manual, corresponde al protocolo de traslado de archivos,el cual está basado en la sistematización de la experiencia del traslado del ArchivoCentral de la antigua sede calle 11 a su nueva sede ubicada en la Carrera 5 durante elaño 2008 y 2009, así como en la bibliografía especializada en el tema la cual seencuentra referenciada en este mismo documento, el cual va dirigido a las personasque custodian los archivos de la Secretaría.El objeto principal de este protocolo es el de garantizar la conservación de losdocumentos durante las trasferencias y trasteos de archivos mediante la normalizaciónde la secuencia de actividades para el traslado de documentos de un depósito o sede aotro.MARCO NORMATIVOLas normas de las cuales se rige este protocolo son:LEY GENERAL DE ARCHIVOS. CAPITULO VIIACUERDO No. 011 (22 de mayo de 1996)ACUERDO No. 5 (Julio 24 de 1997)ACUERDO No.037 (Septiembre 20 de 2002)Acuerdo 049 de 2000.5.2 REQUISITOS Todo el traslado, debe hacerse bajo la dirección del conservador y archivista,responsables. El personal debe tener la dotación de insumos de seguridad industrial.Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 19540F-F-003b
PROCESO: GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOSMANUAL DE CONSERVACIÓNPREVENTIVA EN LOS ARCHIVOS DE LASECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIALCódigo: M-BS-100Versión: 1Fecha: Enero de2013Página: 41 de 77 Para la manipulación y limpieza, se debe tener en cuenta “Capítulo I,Manipulación de documentos” y “Capitulo IV, Limpieza de Unidades deAlmacenamiento, Mobiliario y Espacios de Depósitos Archivo” de este Manual. La adquisición de bienes y servicios requeridos para el traslado tales comolocales, trasporte, mantenimiento, desmonte y montaje de mobiliario de archivo,insumos, entre otros, mediante Procedimiento de Gestión Contractual, o biensolicitarlo al área correspondiente. La adecuación de los espacios de archivo se debe tener en cuenta el “CapítuloVI, Adecuación y Amueblamiento de Depósitos de Archivo”. El Saneamiento se debe hacer según “Capítulo III, Bioseguridad y SaludOcupacional”. Aprobación por parte del área administrativa de la Secretaría para adquirir elespacio solicitado mediante la figura legal determinada por la administración:arrendamiento, préstamo, comodato.5.3 ETAPASFase I Solicitud de traslado, selección locativa del archivo y medicióndocumentos a trasladara. Solicitud de traslado por parte del área interesada dirigido al área de GestiónDocumental (opcional).Selección y adecuación locativa del espacio de archivo según “Capítulo VI,Adecuación y Amueblamiento de depósitos de Archivo”.b. Medición del volumen total y relación del material documental atrasladar, indicando la cantidad, tipo de unidades de almacenamiento,ubicación actual y futura y cualquier otro dato que permita controlar elmovimiento y reubicación del material.c. Hacer una relación del mobiliario de archivo a trasladar (opcional)indicado tipo de mobiliario, medidas, ubicación actual y futura, número deplaca de inventario y cualquier otro dato que permita controlar el movimientoy reubicación del material.d. Solicitud a dependencias competentes para la adquisición de bienes yservicios requeridos para los traslados requeridos, estableciendo condicionesCra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 19541F-F-003b
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