Manual de Conservación Preventiva en los Archivos - Página principal

PROCESO: GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOSMANUAL DE CONSERVACIÓNPREVENTIVA EN LOS ARCHIVOS DE LASECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIALCódigo: M-BS-100Versión: 1Fecha: Enero de2013Página: 56 de 77 No deben ser muy grandes para no dificultar los controles que deben llevarse acabo, tanto ambientales como de seguridad y anti incendio. Las medidas, según las recomendaciones internacionales de seguridad, deberánestar entre 200 y 250 metros cuadrados, que con estanterías fijas podríanalbergar unos 1500 metros lineales de documentación. Esta área permite ladistribución adecuada del mobiliario, el ordenamiento de la documentación, lacirculación y manipulación segura del material documental entre las seccionesdel mobiliario de archivo. Si es necesario más espacio, se puede tener varios depósitos contiguos de lasmismas medidas; y separados por muros y puertas preferiblemente cortafuegos. La altura promedio recomendada para el depósito de archivo puede ser de2.70mts y 3.00 máximo. Las posibilidades de riesgo a causa de los techos y cielorasos bajos, se minimizan cuanto mayor sea la altura. La altura recomendada genera un espacio prudencial entre la parte superior delmobiliario de archivo y el cielo raso, permitiendo la circulación de aire y ladisminución de los deterioros que pueden causar las luminarias en ladocumentación por el calor y la intensidad de los rayos UV (ultravioleta) queéstas producen. Igualmente, ésta altura evita que la documentación se encuentre cerca al sistemaeléctrico, minimizando los riesgos de humedad, incendio por cortos circuitos orecalentamiento de luminarias en el material de archivo y aumento de latemperatura ambiente.Distribución y dimensiones de áreas anexas a los depósitos de archivo Las áreas destinadas para la custodia de la documentación deben contar con loselementos de control y aislamiento que garanticen la seguridad de los acervos. Las zonas de trabajo archivístico, consulta y, prestación de servicios estaránfuera de las de almacenamiento tanto por razones de seguridad como deregulación y mantenimiento de las condiciones ambientales en las áreas dedepósito. Las áreas técnicas tendrán relación con el del depósito, tomando en cuenta elnecesario aislamiento que debe existir en cuanto a la función desarrollada, asícomo las relaciones de éstas con las zonas de custodia, recepción, organizacióny tratamiento de los documentos.Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 19556F-F-003b