Manual de Conservación Preventiva en los Archivos - Página principal

PROCESO: GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOSMANUAL DE CONSERVACIÓNPREVENTIVA EN LOS ARCHIVOS DE LASECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIALCódigo: M-BS-100Versión: 1Fecha: Enero de2013Página: 27 de 77 El saneamiento ambiental y monitoreo de biocontaminación, la desinsectación ydesratización son acciones que deben realizarse de forma periódica ycontrolada mediante la solicitud de un profesional en conservación dedocumentos del área de Gestión Documental de la Secretaría y un microbiólogoy químico o físico del Archivo de Bogotá. El proceso de saneamiento y desinsectación debe emplear un método y unproducto que no afecte la conservación de los documentos alterando laspropiedades físicas y químicas de los materiales que componen los diferentestipos de soporte documental y los materiales que componen los diferentes tintastanto impresas como manuscritas, que no afecte la salud del personal quemanipula la documentación tratada y que permita un amplio espectro de eficaciadejando un efecto residual en el ambiente y en la documentación garantizandosu eficacia. Se recomienda emplear la nebulización como método para la aplicación deproductos para el saneamiento y desinsectación en archivos.3.4 CICLOS DE MONITOREO DE BIOCONTAMINACIÓN, SANEAMIENTOAMBIENTAL, DESINSECTACIÓN Y DESRATIZACIÓN De acuerdo a recomendaciones dadas por el Archivo de Bogotá, el saneamientoambiental para depósitos de archivo, debe realizarse mínimo una vez al año. La desinsectación para depósitos de archivo y áreas de procesos técnicos deberealizarse mínimo una vez al año. Para los archivos con mayor tiempo de retención de documentos como lo es elArchivo Central, es recomendable que el saneamiento preventivo y ladesinsectación se realicen dos veces al año. En caso de notarse alguna afección respiratoria o brote en el personal o usuariosdel servicio de archivo, haber indicadores en la documentación y/o unidades dealmacenamiento documental de manchas y/o micelio por hongos, indicadoresde huellas y/o excrementos de insectos, presencia de insectos, excremento deratones y/o presencia de éstos, inmediatamente el responsable del archivo debehacer una solicitud al profesional en conservación del área de GestiónDocumental, Archivo y Correspondencia de la Secretaría. Se debe realizar saneamiento preventivo antes de realizar los procesos técnicosde fondos acumulados, para lo cual el archivista responsable de la intervencióndel fondo deberá hacer una solicitud anticipada de al menos 3 meses alprofesional en conservación del área de Gestión Documental, Archivo yCra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 19527F-F-003b