Manual de Conservación Preventiva en los Archivos - Página principal

PROCESO: GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOSMANUAL DE CONSERVACIÓNPREVENTIVA EN LOS ARCHIVOS DE LASECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIALCódigo: M-BS-100Versión: 1Fecha: Enero de2013Página: 16 de 772 CAPITULO IIINSUMOS PARA LA AGRUPACIÓN Y ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS2.1 UNIDADES DE ALMACENAMIENTO PARA AGRUPACIÓN DE DOCUMENTOSSe recomienda consultar los acuerdos referentes a unidades de almacenamiento dedocumentos, en la NTC 5397 “Materiales para documentos de Archivo con soportepapel” y la NTC 4436: 1999 “Papel para documentos de archivo. Requisitos para lapermanencia y durabilidad” donde se hace referencia a materiales para documentos dearchivo con soporte papel y en las “Guías para la Gestión Normalizada de Documentos”del Archivo de Bogotá y las "Especificaciones Técnicas para Cajas y Carpetas deArchivo" del Archivo General de la Nación.UNIDADES ESPECÍFICAS DE ALMACENAMIENTOCarpetas en cartón yute de 600gr y 350gr: Juego de carátulas y contra carátulastamaño oficio, elaboradas en cartón rígido de yute de 600 gramos (para almacenar 220folios máximo) y de 350 gramos (para almacenar 40 folios máximo) ambas con refuerzoen tela coleta; (debe tener refuerzo para gancho por dentro). Debe tener impresión auna cara y una tinta color negro con logo oficial de la entidad y un remarco para lacolocación de un rotulo en la parte inferior derecha.Cada carátula debe presentar unas pestañas en tela coleta con dos perforacionescirculares para introducir los ganchos y a su vez los folios. Estas pestañas debendoblarse (troquelado) hacia la parte interior, sin perder el tamaño de la carpeta (oficio),reforzando el lomo del expediente en donde se agrupan los documentos con el gancho.Tamaño del ancho de la carpeta sin dobles: 28cm.El acabado del cartón debe ser liso, suave y libre de partículas abrasivas u otrasimperfecciones.Carpetas en propalcote: Compuestas por carátula y contra carátula en propalcote de350 gramos, color blanco, en tamaño oficio. Cada carátula presenta unas pestaña conlas perforaciones para introducir los ganchos y a su vez los folios. Estas pestañasdeben doblarse (troquelado) hacia la parte interior donde van los documentos,reforzando el lomo del expediente en donde se agrupan los documentos con el gancho.Este tipo de carpeta se usa como contra tapa aislante de las carpetas en yute, estopara la conservación de los documentos que deben ser conservados de manerapermanente en el tiempo, como es el caso de las Historias Laborales y otros que debanser transferidos al Archivo de Bogotá, porque representan un valor histórico.Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 19516F-F-003b