PROTOCOLO PARA EMBALAJE Y TRASLADO ... - Página principal

44. ETAPAS4.1 Selección y adecuación locativa‣ Solicitud de traslado por parte del área interesada dirigido al área deGestión Documental (opcional)‣ Solicitud al área administrativa, para la adquisición del espacio solicitadopor el área interesada, emitido por parte del área de Gestión Documental, sise requiere.‣ Autorización por parte del área administrativa: Para proceder a laadquisición del espacio solicitado (opcional).‣ Medición del volumen total y relación del material documental atrasladar, indicando la cantidad, tipo de unidades de almacenamiento,ubicación actual y futura y cualquier otro dato que permita controlar elmovimiento y reubicación del material.‣ Hacer una relación del mobiliario de archivo a trasladar indicado tipo demobiliario, medidas, ubicación actual y futura, número de placa deinventario y cualquier otro dato que permita controlar el movimiento yreubicación del material.‣ Selección de espacio para archivo (opcional)‣ Solicitar al Archivo de Bogotá, una visita en conjunto con el profesionalConservador del área de Gestión Documental, para evaluar y emitir unconcepto sobre el área evaluada.‣ Adquirir a través de la dependencia competente del espacio seleccionado(opcional)‣ Solicitud a dependencias competentes para la adquisición de bienes yservicios requeridos para los traslados estableciendo condiciones técnicas.‣ Hacer un diagrama de distribución de unidades de instalación y dentro deéstas la distribución de las unidades de almacenamiento.Dirección de Gestión Corporativa Cll 11 No. 8 - 49 Of. 401PBX 3446400 Ext. 1301 – 1302 -1307 www.integracionsocial.gov.co