INSTRUCTIVO: CAJAS MENORES SDIS

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PROCESO: ADQUISICIONESCódigo: INSTR-AD-CM16PROCEDIMIENTO: CAJA MENORINSTRUCTIVO: CAJAS MENORES SDISVersión: 1Fecha: Diciembre 2010Página: 16 de 26No DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD Dependencia ResponsableObservación3 Enviar oficio a la Asesoría de Apoyo Logístico para quetramitar la solicitud del registro presupuestal4 La Asesoría de Apoyo Logístico revisa las solicitudes yproyecta oficio al área de presupuesto para la expedición delos registros.5 Presupuesto expide un nuevo registro presupuestal paracubrir el reembolso, afectando el certificado dedisponibilidad, registra los gastos afectados en el reembolsosolicitado, envía a contabilidad6 Elaborar orden de pago y gira el valor de reembolsosolicitado.7 Se Inicia el registro de causación y cancelación contable delos gastos incurridos en el reembolso.CONTABILIDADAsesoría de ApoyoLogístico y DirecciónCorporativaÁrea de presupuestoÁrea de cuentasÁrea de ContabilidadÁrea decontabilidad.FinancieraAsesor ApoyoLogístico yDirectoraCorporativaServidor(a)Área depresupuestoFinancieraServidor(a)Área decuentas.FinancieraServidor(a)Área decontabilidad.FinancieraRegistropresupuestal ycertificado dedisponibilidad4.15.3. ACTIVIDADES LEGALIZACION DEFINITIVA DE CAJA MENORNo DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD DEPENDEN RESPONSABLE1 Radicar en el área financiera y/o área de contabilidadmemorando de legalización de caja menor anexando carpetade la caja menor, con todos sus documentos soportes a lospagos efectuados a la fecha de cierre y/o legalizacióndefinitiva en un 100% en los formatos establecidos; recibo decaja de Tesorería Distrital por el valor no ejecutado y pago deimpuestos.2 Radica carpeta con los soportesEl ordenadordel gasto dela caja menorVentanilla deárea de Cuentas3 Recibe, revisa y verifica que todos los soportes cumplan conlos requisitos para la legalización definitiva de la caja menor. Área deContabilidad4 Verifica que la totalidad del fondo autorizado haya quedadodebidamente soportado, de acuerdo a lo establecido en laresolución de constitución.ÁreaContabilidaddeEl ordenadordel gasto dela caja menorServidor(a) de laventanillaServidor(a)Área decontabilidad.FinancieraServidor(a) Áreade contabilidad.FinancieraObservaciónSi encuentra inconsistencias devuelve al responsable de lamisma con oficio, para que se realicen los ajustes necesarios.De lo contrario se realizan los asientos contables afectandolos valores de los gastos ocasionados en cada uno de losrubros.7 Presupuesto afecta la disponibilidad, compromiso y orden depago inicial que dieron origen a la creación de la caja menorafectando predis.ÁreapresupuestodeServidor(a)Áreapresupuesto.FinancieradeCra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 195F-I-001
PROCESO: ADQUISICIONESCódigo: INSTR-AD-CM17PROCEDIMIENTO: CAJA MENORINSTRUCTIVO: CAJAS MENORES SDISVersión: 1No DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD DEPENDEN RESPONSABLE8 Elabora la orden de pago sin situación de fondos es decir sinafectar PACCon la orden de pago Contabilidad registra la cancelacióndefinitiva de la cuenta contable 110502 “Cajas Menores”;afecta los gastos correspondientes, o ingresos en el caso desobrantes.Crea responsabilidades en el caso de valores faltantes porlegalizar9 Contabilidad envía las órdenes de pago sin situación defondos, recibos de caja por reintegros a la Tesorería Distritalpara su respectivo trámiteArchivar copia de la planilla relación de pagos de la cuenta deliquidación y documentos soporte según tablas de Retención10DocumentalFINÁreapresupuestoÁreaContabilidadÁreaContabilidadEquipoContabilidaddedededeServidor(a)Áreapresupuesto.FinancieraTesoreríaDistritalFecha: Diciembre 2010Página: 17 de 26deServidor(a) Áreade contabilidad.FinancieraObservaciónCra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 195F-I-001
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