INSTRUCTIVO: CAJAS MENORES SDIS

PROCESO: ADQUISICIONESCódigo: INSTR-AD-CMPROCEDIMIENTO: CAJA MENORVersión: 112Fecha: Diciembre 2010INSTRUCTIVO: CAJAS MENORES SDISPágina: 12 de 26En caso de presentarse diferencias por sobrantes o faltantes, la subdirección Administrativa yFinanciera informará de ser pertinente, a la Oficina de Control Interno o a la Oficina de AsuntosDisciplinarios para las investigaciones a que haya lugar.En los arqueos se debe tener en cuenta que la suma del efectivo, el saldo en bancos, loscomprobantes de egreso y los recibos provisionales, sean iguales al valor total autorizado.3.13. CONCILIACIONES BANCARIAS (anexo 7)Las y los Servidores Públicos responsables del manejo de la Caja Menor, serán los encargadosde elaborar la conciliación bancaria en el anexo establecido por la SDIS: que consiste enconfrontar el extracto bancario con el libro auxiliar de Bancos, lo cual se realizará paraestablecer diferencias si estas llegaran a presentarse; y deberán enviar mensualmente al áreade Contabilidad junto con los soportes del reembolso copia de la conciliación realizada del mesinmediatamente anterior al del reembolso.Las y los Servidores Públicos responsables del manejo de las cajas menores, responderándisciplinariamente, civil, tributaria, fiscal y penalmente por las acciones y omisiones resultantesde sus actuaciones, con respecto a la administración de estos recursos.3.14. REGISTROSTodo servidor y servidora responsable del manejo y administración de una Caja Menor deberállevar libros auxiliares que le permitan controlar las operaciones que realice con cargo a losrecursos del Fondo Fijo.3.14.1. LIBROS AUXILIARESSe debe abrir un libro auxiliar para manejar la parte en efectivo y un libro auxiliar para elcorrespondiente manejo en cuenta corriente.El libro auxiliar de bancos (anexo 8) se debitará con las consignaciones y se acreditará con lospagos efectuados en cheque.El libro de ingresos y gastos (anexo 9) se debitará con el giro bancario y se acreditará con losdiferentes gastos preestablecidos en la resolución de Constitución.3.14.2. SALDOS DIARIOSLos libros auxiliares deberán mostrar en su registro los saldos en forma diaria, a medida que sevayan utilizando los dineros de la Caja Menor.Mensualmente se efectuará el cierre de los libros, sumando débitos y créditos y determinandosu saldo final. Igualmente, al terminar cada vigencia, el funcionario responsable de la CajaCra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 195F-I-001