INSTRUCTIVO: CAJAS MENORES SDIS

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14PROCESO: ADQUISICIONESPROCEDIMIENTO: CAJA MENORINSTRUCTIVO: CAJAS MENORES SDISCódigo: INSTR-AD-CMVersión: 1Fecha: Diciembre 2010Página: 14 de 26NO CUMPLESi no cumple se devuelve aContabilidad para su ajuste.OficioDevoluciónDADEA5.SI CUMPLE –Notificar AprobaciónSe notifica a Contabilidad suaprobaciónOficioAprobaciónDADEH6.SOLICITUD ARESPONSABLESDE PROYECTOENVIO DEDISPONIBILIDADPRESUPUESTALCon la aprobación, el área decontabilidad envía oficio a losresponsables de los proyectos, yenvió de disponibilidadpresupuestal.OficioSub áreaContabilidad / ÁreaFinancieraH7.RECEPCION YCONSOLIDACIONDISPONBILIDADESPRESUPUESTALESSe reciben las disponibilidades lascuales se incorporan en el proyectode resoluciónCDPSSub áreaContabilidad / ÁreaFinancieraH8.SOLICITUD DECERTIFICACIÒN DEAMPARO DEPOLIZA GLOBALEXPEDIDO PORAPOYO LOGISTICOSe solicita la certificación comoinsumo al proyecto de Resolución.OficioSub áreaContabilidad / ÁreaFinancieraH9.CERTIFICACION DEAMPARODocumento que sirve de insumo alProyecto de ResoluciónCertificación Apoyo Logístico H10.INCORPORAR YDEFINIRPROYECTO DERESOLUCIÓNElaborar proyecto de resolucióncon los insumos recibidosProyecto deResoluciónSub áreaContabilidad / ÁreaFinancieraHREMISIÓN DEPROYECTO DERESOLUCIÓNPARA REVISIÓNJURÍDICAIncorporados los insumos de lasdiferentes áreas se remite elProyecto de Resolución pararevisión y aprobación.oficioSub áreaContabilidad / ÁreaFinancieraH11. VERIFICACIÓNLa oficina Jurídica verifica sicumple o no con los parámetroslegalesOficina JurídicaVNO CUMPLEDevolución para ajustes a laactividad 10.OficioDevoluciónOficina JurídicaA12.SI CUMPLE –Notificar por escritosu sprobaciónNotificación de la aprobación de laresoluciónOficioAprobaciónOficina JurídicaH13.TRAMITAR FIRMADE DESPACHOSe remite a despacho laResolución revisada para firma yaprobación.ResoluciónSub áreaContabilidad / ÁreaFinancieraH14.DIVULGAR YSOCIALIZACION DELA RESOLUCIONSe procede a Oficializar laResolución legalizadaOficio /ResoluciónSub áreaContabilidad / ÁreaFinancieraHCra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 195F-I-001
PROCESO: ADQUISICIONESCódigo: INSTR-AD-CM1515.16.17.18.ELABORAR YENVIÓ DE LACIRCULARSOLICITUDNOMBREPROFESIONAL DEAPOYO PARA ELMANEJO DE LACAJA MENORENVÍODESIGNACIÓN DELPROFESIONAL DEAPOYO PARA ELMANEJO DE LACAJA MENORVERIFICACIONNO CUMPLESI CUMPLE –Certificarcumplimiento derequisitosPROCEDIMIENTO: CAJA MENORINSTRUCTIVO: CAJAS MENORES SDISDentro de los cinco días siguientesa la expedición de la Resolución seelabora y envía la circular pormedio de la cual se informan lasbases y demás lineamientostributarios y contables y se solicitael cumplimiento delINSTRUCTIVO.Se solicita el nombre delprofesional de apoyo para elmanejo de la caja menordesignado por le Ordenador delGasto.Las Dependencia facultada para elmanejo de la caja menor envía ladesignación del profesional deapoyo para el manejo de la cajamenor.Se verifica el cumplimiento derequisitos de los responsablesdesignados para el manejo de cajamenorSe notifica y se devuelve a laactividad 16.Se expide Certificación decumplimiento.CircularOficioOficioDesignaciónoficioCertificaciónSub áreaContabilidad / ÁreaFinancieraSub áreaContabilidad / ÁreaFinancieraSegún ProyectosSub áreaContabilidad / ÁreaFinancieraSub áreaContabilidad / ÁreaFinancieraSub áreaContabilidad / ÁreaFinancieraVersión: 1Fecha: Diciembre 2010Página: 15 de 26HHHVAHFINFIN3.15.2. ACTIVIDADES PARA REEMBOLSO DE CAJA MENORNo DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD Dependencia Responsable1 Radica en el área Financiera (Contabilidad) el reembolso decaja menor con los documentos soportes, conciliacionesbancarias (mes anterior), CD información exógena,debidamente archivados con los comprobantes de gastosdefiniendo los montos por los rubros presupuestalesutilizados.2 Revisar la relación de gastos del reembolso de la caja menorla cual debe coincidir con los soportes de las facturasadjuntas, fechas del período del reembolso. Verifica que losgastos que afectan los rubros contemplados dentro loestablecido en la Resolución de Constitución, normaspresupuestales y que los valores de descuentos de ley,beneficiario, fecha, NIT y concepto de las facturas y/o recibossean iguales a los reportados en la planilla. Si encuentrainconsistencias devuelve con memorando al responsable delmanejo de la caja menor para que se realicen los ajustes.DependenciacompetenteÁrea de ContabilidadOrdenador delgasto de cadacaja menorServidor(a)Área decontabilidad.FinancieraObservaciónLa solicitud dereembolso seEfectuará una vez almes.Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 195F-I-001
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