INSTRUCTIVO: CAJAS MENORES SDIS

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PROCESO: ADQUISICIONESCódigo: INSTR-AD-CMPROCEDIMIENTO: CAJA MENORVersión: 110Fecha: Diciembre 2010INSTRUCTIVO: CAJAS MENORES SDISPágina: 10 de 26La Tesorería o Pagaduría Distrital girará al responsable del manejo de la CAJA MENOR el valorneto resultante del valor total de las adquisiciones y gastos efectuados en el período, menos elvalor de los descuentos tributarios realizados.El Formato de la relación de descuentos tributarios debe incluir.a. Identificación de la entidad receptora (S.D.I.S)b. Identificación de la CAJA MENOR para la cual se efectúa el reembolsoc. Período que cubre el reembolso.d. Relación consecutiva de proveedores a la cual se les afecto descuento tributarioindicando los siguientes puntos:- Razón social del proveedor- Identificación proveedor- Número del Documento Soporte (Factura, Recibo, Tiquete Registradora, etc.)- Concepto tributario (por compras o servicio)- Valor Bruto de la Compra o Servicio- Valor de los Descuentos, discriminando su naturaleza:a- Retención en la Fuente por comprasb- Retención en la Fuente por servicios,c- Retención en la Fuente de Industria y Comercio ICAd- Retención en la Fuente sobre el Valor Agregado IVA, entre otros- Valor total retenciones (suma de los descuentos tributarios)- El Valor Total por Columnas de cada rubro y por concepto.e. Firma, identificación y cargo del Responsable de La Caja Menor.Comprobante de egreso (ANEXO 1). Son los documentos como facturas, recibos,comprobantes de ingreso al almacén y demás soportes que justifiquen el gasto, estos debenincluir.a. Número consecutivo: Se numeran en orden ascendente y cronológico,correspondiente al año fiscalb. Beneficiarioc. Fechad. Forma de pago: efectivo o chequee. Número facturaf. Unidad operativa donde se realiza la compra o serviciog. Concepto de la compra o servicioh. Concepto de rubro que afecta según resolución de constitucióni. Valor Bruto de la Compra o Servicioj. Valor de descuentos afectadosk. Total descuentos tributariosl. Valor neto giradom. Valor en letras neto giradon. Firma responsable e identificacióno. Firma proveedor e identificación o NIT proveedorp. Aprobación ordenador del gastoCra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 195F-I-001
11PROCESO: ADQUISICIONESPROCEDIMIENTO: CAJA MENORINSTRUCTIVO: CAJAS MENORES SDISCódigo: INSTR-AD-CMVersión: 1Fecha: Diciembre 2010Página: 11 de 263.10. LEGALIZACION DEFINITIVADado que la Caja Menor opera únicamente durante una vigencia fiscal; su legalización definitivadeberá hacerse antes del 28 de Diciembre del año fiscal respectivo. La o el servidor públicoresponsable de la CAJA MENOR presentará una relación de los gastos diligenciando losformatos establecidos, anexando los comprobantes de pago con sus soportes, recibos de cajaexpedidos por Tesorería Distrital donde conste el reintegro de los dineros no ejecutados odescuentos tributarios.En la legalización definitiva se deben tener en cuenta las formalidades establecidas paragestionar un reembolso corriente, su diferencia consiste en indicar mediante una nota que dice:LEGALIZACIÓN DEFINITIVA SIN SITUACION DE FONDOS AFECTANDO PREDIS Y SINAFECTAR PAC.El responsable de la Caja Menor responderá fiscal y pecuniariamente por el incumplimiento enla oportuna legalización definitiva de la misma, situación que al cierre de la vigencia fiscal darálugar a que el o la Contadora de la Secretaría Distrital de Integración Social, registre el valor nolegalizado en el rubro de responsabilidades en proceso, dándole el tratamiento de faltantes defondos e informando a la Oficina de Control Interno.3.11. CANCELACION DE UNA CAJA MENORCuando se considere que el funcionamiento de una CAJA MENOR es innecesario, ésta podráser cancelada por disposición de la misma autoridad que ordenó su constitución por voluntadpropia o a petición de una autoridad competente.La cancelación se ordenará mediante resolución después de haberse legalizado todos losgastos que se hubieren realizado, de acuerdo con lo mencionado en el presente instructivo.3.12. ARQUEOS DE LA CAJA MENOR (Anexo 11)Se realizarán arqueos periódicos y sorpresivos por las y los servidores públicos del área deContabilidad, con el fin de garantizar que las operaciones estén debidamente sustentadas, quelos registros sean oportunos y adecuados y que los saldos correspondan; constatando losrecursos asignados a las cajas menores, realizando el conteo físico, el control y seguimiento acada uno de los rubros presupuestales autorizados en las respectiva Resolución deConstitución, independientemente de la verificación por parte de Control Interno o ContraloríaDistrital.De los resultados que se establezcan en los arqueos se debe dejar constancia en informesuscrito por la o el servidor público que practique el arqueo. La copia del informe se debe remitira la subdirección Administrativa y Financiera y Oficina de Control Interno.Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 195F-I-001
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