MANUAL Diseno Editorial

3.4.3.5. Base de datos
¿Qué es la base de datos?
Es normalmente una aplicación de hoja de cálculo, donde
los archivos de origen de datos deben guardarse en formato
de texto delimitado por comas (.csv) o por tabulaciones
(.txt).
En los archivos de texto delimitados por comas o por
tabulaciones, los registros están separados con saltos de
párrafo y los campos con comas o tabulaciones.
El archivo de origen de datos también puede incluir texto
o rutas de acceso a imágenes en disco.
¿Cuál es el procedimiento?
1. Se combina un archivo de origen de datos con un documento
de destino.
El archivo de origen de datos contiene la información
como los nombres y direcciones de los destinatarios de
un formulario de carta, por el contrario un archivo de
origen de datos se compone de campos y registros.
Los campos son grupos de información específica, como
nombres de empresas o códigos postales, mientras que
los registros son filas de conjuntos completos de información,
como el nombre, la dirección, la ciudad, el estado
y el código postal de una empresa.
Un archivo de origen de datos puede estar delimitado
por comas (.csv) o por tabulaciones (.txt), en este archivo,
cada dato se separa por una coma o una tabulación
respectivamente.
• El documento de destino es un documento de InDesign
que contiene los marcadores de campos de datos, además
de todo el material repetitivo, texto y otros elementos
que permanecen en cada repetición del documento combinado.
• El documento combinado es el documento resultante
de InDesign que contiene la información repetitiva del
documento de destino tantas veces como sea necesario
para incluir todos los registros del origen de datos.
Combinación de datos
A. Archivo de origen de datos B. Documento de destino C.
Documento combinado
Pasos básicos para combinar datos
1. Determine qué campos de datos utilizará en los documentos
de origen y destino:
Determine qué aspecto desea que tenga el documento final
para saber qué campos necesitará para realizar la combinación.
Por ejemplo, si crea una tarjeta postal para enviar
a clientes, puede utilizar los siguientes campos de datos:
,
Ejemplo de archivo de datos
2. Guarde el archivo de origen de datos (normalmente
es un archivo de hoja de cálculo o base de datos) como
archivo de texto delimitado por comas (.csv) o por
tabulaciones (.txt):
Asegúrese de que el archivo de origen de datos esté
estructurado de tal forma que pueda incluir los campos
correspondientes en el documento de destino. Por ejemplo,
la fila superior de una hoja de cálculo debe contener los
nombres de campo que utilizará en el documento de
destino, como “Empresa” o “Dirección”.