Manual Seguridad Banner Finanzas

VII.
Procedimiento para la creación de jerarquía de aprobaciones
PROPÓSITO
El propósito de este procedimiento es establecer la forma en que se solicita y obtiene autorización para
que una unidad presupuestaria nombre funcionarios en la ruta de aprobación de transacciones financieras
definida para su presupuesto, acorde con la jerarquía de los funcionarios que administran dicho
presupuesto. De esta forma se mantienen los controles necesarios que garanticen la seguridad y la mejor
utilización del área de aprobaciones del Sistema Banner Finanzas.
El procedimiento, por ende establece las responsabilidades de los funcionarios que intervienen en el
proceso anterior.
PROCEDIMIENTO
1. El presupuesto de cada oficina u organización según se define en el sistema mecanizado, estará
asociado a una línea o jerarquía de aprobaciones por las cuales tendrá que pasar cada transacción
que se origine en dicha organización. Se tratará de no exceder los dos pasos de aprobación en la
medida posible.
2. Los funcionarios en quien estos deleguen, determinan la necesidad de establecer la jerarquía de
aprobaciones de una unidad presupuestaria en su institución.
3. Se establecen los niveles que habrá dentro de la jerarquía de esa organización y los límites de dinero
a aprobar que tiene las personas asignadas a cada uno de los niveles. Se recomienda un máximo de
dos niveles de aprobación por organización.
4. Como regla general, ningún usuario tendrá acceso a información fuera de su organización, excepto en
casos en que se justifique.
5. La creación de la jerarquía de aprobaciones se solicita a la Ayudante Ejecutiva en Finanzas a cargo
de Banner, a través del documento Perfil de Acceso al Sistema Financiero.
6. La Ayudante Ejecutiva en Finanzas evalúa las peticiones para la creación de jerarquía de aprobaciones
por organización, asegurándose de que cumplan con lo establecido en este procedimiento.
7. Cuando por alguna razón, ya sea que no se cumplió con este procedimiento o por cualquiera otra, la
Ayudante Ejecutiva de Finanzas, desaprueba una solicitud para la creación de una jerarquía de
aprobaciones y lo comunica al solicitante.
8. Cualquier circunstancia que no permita la autorización de una jerarquía de aprobación será resuelta
por la Ayudante Ejecutiva de Asuntos Financieros a cargo de Banner con los funcionarios
responsables de someter la solicitud de creación de la jerarquía de aprobaciones (Rectores y
Vicepresidentes).
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