X. Solicitud de accesos para la Administración de Fondos Externos Los proyectos de Fondos Externos son actividades financiadas a través de fuentes externas incluyendo agencias federales, estatales, locales y privadas; los cuales requieren el desempeño de un trabajo o monitoreo de la actividad y los procesos de presupuesto entre otros. Norma y Procedimiento Todo asociado que trabaje con un Fondo Externo, deberá cumplir con el siguiente procedimiento. Toda solicitud de otorgación de accesos para proyectos subvencionados con fondos externos, el investigador principal o director del proyecto enviarán los documentos a la Vicepresidencia Auxiliar de Fondos Externos para validación y endoso, según lo establece el proceso de apertura de cuentas. Una vez el Contador de fondos externos certifica el documento, será responsable de referirlo al Help Desk vía correo electrónico. El Help Desk enviará a través de su sistema Service Desk el formulario a la Ayudante Ejecutiva en <strong>Finanzas</strong>, no más tarde del siguiente día laborable a partir de la fecha que recibe el mismo. Si el documento es referido y no cumple con los requisitos anteriores, la Ayudante Ejecutiva en <strong>Finanzas</strong> devolverá el mismo al Help Desk para el trámite correspondiente, a no más tarde del siguiente día laborable a partir de la fecha en que recibe el mismo. Solicitudes que pueden ser tramitadas: 1. Añadir o eliminar un fondo #2 en una cuenta de acceso Para solicitar algún fondo externo a su cuenta en <strong>Banner</strong> <strong>Finanzas</strong>, debe completar el formulario de Perfil de Acceso. Debe marcar con “X” en el encasillado correspondiente, el propósito requerido, ya sea añadir o eliminar el fondo a su cuenta de <strong>Banner</strong> <strong>Finanzas</strong>. En adición, debe marcar con una “X” si el fondo externo, es uno nuevo, o ya existente. Si el fondo es uno nuevo, será requisito definir los niveles de aprobación y completar el formulario de Perfil de Acceso. Una vez completado el documento en todas sus partes, deberá estar firmado por el Contable del área de Fondos Externos, encargado de ese fondo. 2. Nivel de Aprobación Deberá completar el formulario de Jerarquía de Aprobaciones de Fondos Externos, ya sea para crear una nueva jerarquía, o para añadir o eliminar a un asociado de una Jerarquía existente. Se establece que los niveles de aprobaciones para estos fondos, deberán tener dos asociados en el primer nivel. Este nivel incluirá al Director o Investigador de la Propuesta y Supervisor inmediato (sustituto). En adición, un segundo nivel de aprobación, con dos aprobadores. Este nivel incluirá al Rector, al Ayudante del Rector o la Vicerrectora de Asuntos Administrativos, según aplique. Los aprobadores tendrán la responsabilidad de manejar la totalidad del presupuesto aprobado, según la fuente de fondos. El contador es responsable de realizar el análisis de costo permitido, acorde con la reglamentación aplicable al presupuesto del proyecto. En el caso que el sustituto ejecute una aprobación dentro del sistema, deberá cursar un correo electrónico, en el cual el director o investigador principal de la propuesta autoriza dicha aprobación. Página 12
Cualquier excepción a esta norma, se deberá solicitar por escrito a la Ayudante Ejecutiva de <strong>Finanzas</strong> para la evaluación y aprobación correspondiente. 3. Solicitud de Clases u Objetos Las clases son agrupación de formas asignadas a un asociado acorde a las funciones de su puesto. Para determinar las clases a ser otorgadas, deberá revisar el Catálogo de Clases por Puesto. (Refiérase a la página 22 de este manual.) Página 13
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