Portafolio de servicios Archivistas

AMINTA MENDOZA PABÓN
Técnico Profesional en Archivística
NIT: 60.405.712
PORTAFOLIO DE SERVICIOS
ARCHIVISTICOS
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Técnico Profesional en Archivística
NIT: 60.405.712
Contenido
MISIÓN .................................................................................................................................. 3
SERVICIOS ........................................................................................................................... 3
MARCO LEGAL ESENCIAL ............................................................................................... 4
RECUPERACIÓN FÍSICA Y CLASIFICACIÓN DEL MATERIAL ARCHIVÍSTICO
ACUMULADO Y DISPERSO. ............................................................................................. 6
RESTAURACIÓN DOCUMENTAL SIMPLE ................................................................. 7
ORGANIZACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ACUMULADA RECUPERADA .... 8
BODEGAJE DE LA DOCUMENTACIÓN ORGANIZADA ............................................... 8
DESCRIPCIÓN Y CATALOGACIÓN: Inventario Analítico ........................................... 9
DIGITACIÓN ..................................................................................................................... 9
ELABORACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN Y VALORACIÓN DOCUMENTAL 10
Pasos a realizar para realizar TRD .................................................................................... 11
Beneficios del uso de T.R.D en la archivacion: ................................................................ 11
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL (T.V.D) .............................................. 12
DIGITALIZACIÓN (ESCANEO DOCUMENTAL) .......................................................... 13
DIGITALIZACIÓN: ......................................................................................................... 14
RECICLAJE Y ELIMINACIÓN DE ARCHIVO ................................................................ 14
RECICLAJE Y ELIMINACIÓN ...................................................................................... 15
MATERIALES DE ARCHIVO ........................................................................................ 15
CAPACITACIÓN ................................................................................................................ 16
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MISIÓN
Aplicar e innovar con técnicas didácticas para el manejo de la organización de
archivos basados en la ley 594 del 2000 del AGN.
VISIÓN
Implementación de Leyes y Normas que rigen los procesos archivísticos, en las
Instituciones privadas y públicas manteniendo con ello la organización de los
archivos en las diferentes áreas de la Institución.
OBJETIVO GENERAL
Implementar los procesos archivísticos de clasificación, ordenación,
descripción y sus respectivas funciones para el mejoramiento del
funcionamiento de la logística en los archivos.
FUNDAMENTO
Mejorar la eficiencia del sector archivístico de la empresa teniendo como eje
fundamental la responsabilidad y compromiso que se debe tener con la
documentación y el papel esencial que ejecuta en la empresa.
SERVICIOS
Estudio documental
Clasificación documental
Ordenación archivos
Inventario archivos
Restauración documental primaria
Elaboración tablas retención documental TRD y TVD
Digitalización (escaneo documental)
Reciclaje y eliminación de archivo
Capacitación archivística
Asesoría en organización de archivos
Administración de archivos
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Venta de materiales de archivo
MARCO LEGAL ESENCIAL
La legislación colombiana es muy amplia y hoy en día más que nunca, pues
cada día hay una necesidad más santidad por el gobierno. El cual es cuidar y
velar por el Patrimonio Documental que le confiere el estado colombiano. A
saber, estas son en gran parte la jurisprudencia:
Ley 594 de 2000, LEY GENERAL DE ARCHIVOS
Ley 80 de 1989
Decreto 4124 de diciembre 10 de 2004
Acuerdo 060 de octubre 30 de 2001 sobre la administración de las
comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que
cumplen funciones públicas.
Acuerdo 042 de octubre 31 de 2002 establece los criterios para la
organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y privadas
que cumplen funciones públicas, regula el inventario único documental y se
desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos.
Código de Comercio, artículos 31, 32, 33 y 60, que versan sobre la
conservación de libros y papeles de comercio.
Ley 45 de 1923, artículo 99, sobre conservación de los asientos bancarios.
Decreto 1909 de 1992, en el artículo 32 habla sobre los documentos que se
han de conservar.
Decreto 653 de 1993 reglamenta la destrucción física de los títulos valores.
Decreto 2620 de 1993 sobre el procedimiento para la utilización de medios
técnicos adecuados para conservar los archivos de los comerciantes.
Régimen Financiero y Cambiario, en el artículo 96 habla sobre la
conservación de archivos y documentos
Ley 190 de 1995: Estatuto Anticorrupción
Ley 200 de 1995: Código Disciplinario Único
Resolución 4444 de 1995 del Ministerio de Hacienda: Plan General de
Contabilidad Pública
Decreto 2150 de 1995, trata sobre la regulación de procedimientos o trámites
innecesarios
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Decreto 1382 de 1995, sobre la reglamentación de la Ley 80 de 1989 y
transferencias documentales.
Acuerdos de Junta Directiva del ARCHIVO GENERAL DE LA NACION: El
No. 8 de 1995 que reglamenta las transferencias de documentación histórica de
los organismos del orden nacional. El Acuerdo No. 9 de 1995 sobre la
presentación de Tablas de retención documental al Archivo General de la
Nación. El Acuerdo No. 11 de 1995 sobre las tarifas por servicios de
consultoría. Acuerdo No. 046 de 2000 establece el procedimiento para la
eliminación documental. Acuerdo No. 047 de 2000 por el cual se desarrolla.
El artículo 43 del capítulo V “Acceso a los documentos de archivo”, del AGN
del Reglamento General de Archivos sobre “Restricciones por razones de
conservación”. Acuerdo No. 048 de 2000 por el cual se desarrolla el artículo 59
del capítulo 7 “Conservación de documentos”, del Reglamento General de
Archivos sobre “Conservación preventiva, conservación y restauración
documental”. El Acuerdo No. 049 de 2000 por el cual se desarrolla el artículo
61 del capítulo 7 “Conservación de documentos”, del Reglamento General de
Archivos sobre “Condiciones de edificios y locales destinados a archivos”.
Acuerdo No. 050 de 2000 por el cual se desarrolla el artículo 64 del título VII
“Conservación de documentos”, del Reglamento General de Archivos sobre
“Prevención de deterioro de los documentos de archivos y situaciones de
riesgo”. Acuerdo No. 060 de 2001 “Pautas para la administración de las
comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen
funciones públicas”.
Norma ISO 15489 – 30300 – 30301 – 27000 – 27001-13028
Circular externa 004 del 2010
Circular externa 0012 A.G.N. La Cultura Cero Papel determinada desde el
Gobierno Nacional en Colombia a través de la Directiva Presidencial 004 de
2012
Ley 527 de 1999 Digitalización certificada
Ley 1712 del 2014, ley de transferencia y Derecho a la información Pública
Ley 527 de 1999 Reglamentación del Acceso y uso de mensajes de datos
Ley 734 del 2002 Código Único Disciplinario, artículo 102.
Comunicaciones electrónicas
Decreto1515 del 2013
Decreto 2573 del 2014
Decreto 029 del 2015
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Acuerdo 004 del 2013 Elaboración de las T.R.D. y T.V.D
Acuerdo 005 del 2013
Acuerdo 003 del 2015
Resolución 8934 del 2014 Superintendencia de Industria y Comercio.
ACUERDO NÚMERO 004 DE 2015 (abril 21) por el cual se reglamenta la
administración integral, control, conservación, posesión, custodia y
aseguramiento de los documentos públicos relativos a los Derechos
Humanos y el Derecho Internacional Humanitario que se conservan en
archivos de entidades del Estado.
Ilustración 1: Compromisos del funcionario público en el archivo
RECUPERACIÓN FÍSICA Y CLASIFICACIÓN DEL MATERIAL
ARCHIVÍSTICO ACUMULADO Y DISPERSO.
Dependiendo de los estados en que se encuentren los archivos de las diferentes
Instituciones o empresas, se procederá en algunos casos de la siguiente manera:
Los libros, carpetas, expedientes, A-Z y cajas de documentos de los Archivos,
serán recuperados físicamente y clasificados, definiendo las tipologías y
unidades documentales que se requieran. Su orden se establecerá
fundamentalmente respetando y siguiendo el principio de procedencia o génesis
y estructura administrativa de la entidad que los produjo. Para ello han de
reconstruirse series cronológicas, previa limpieza y adecuación física de las
unidades o piezas documentales a tratar. Que se hallan en vía de deterioro
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orgánico a cargo de la suciedad, humedad, resequedad, cristalización, hongos,
polillas, insectos y microorganismos que afectan la pulpa de papel.
Ilustración 2: Ejemplificación del proceso de restauración
RESTAURACIÓN DOCUMENTAL SIMPLE
No es un descubrimiento, que luego de arduo proceso de clasificación y
organización de Fondos Acumulado, nos encontramos con documentos
rasgados o rotos debido a su manipulación poco adecuada. Por eso se harán
algunas restauraciones simples a aquellos documentos que por su valor fiscal o
testimonial lo ameriten.
Ilustración 3: Resultados de una restauración simple para el mejor manejo de datos
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ORGANIZACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ACUMULADA RECUPERADA
Cada una de las piezas documentales serán inventariadas de modo general, de
acuerdo a los datos esenciales que éstas contengan, tanto internos como
externos; como tipología documental, fechas, tradición documental, autor y
destinatario, asunto o materia, datos externos, signatura, cronología, orden
consecutivo, códigos, etc. El producto de dicho inventario será sistematizado
creando una base de datos operativa y funcional que permita realizar
automáticamente la búsqueda de uno o varios registros.
BODEGAJE DE LA DOCUMENTACIÓN ORGANIZADA
El material documental recuperado será bodegado en cajas porta documentos,
localizándolo en el depósito, reproduciendo la estructura administrativa de la
institucionalidad que los generó. Se ubicarán los consecutivos de cajas, tomos,
carpetas y/o legajos y folios de acuerdo a su estructura conceptual y sistemática.
Ilustración 4: Archivos después del almacenamiento propuesto en cajas especializadas para su conservación
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DESCRIPCIÓN Y CATALOGACIÓN:
Inventario Analítico
Cada libro, tomo, legajo, caja, plano, expediente y/o unidad documental será
descrita y catalogada de acuerdo a la clasificación y estructuración de los fondos
y series documentales establecidas a partir de los dos procesos iníciales.
La descripción y catalogación inventariar de documentos es un proceso en el
cual se capturan y registran minuciosamente cada uno de los datos que contenga
la pieza documental en su interioridad:
- Data: Lugar y fecha en que se registró el documento
- Personas o funcionarios involucrados en el acto administrativo
- Disposición y acto administrativo
- Resumen del documento o transacción realizada
- Tematización y asignación de descriptores de búsqueda
- Localización del documento (libro, tomo, legajo, plano, expediente).
Información que facilitará de una manera clara y rápida ubicar el documento
dentro de una unidad documental.
DIGITACIÓN
Las fichas descriptivas o catálogo inventariar obtenido en el proceso anterior
será digitado utilizando el sistema u hoja de cálculo Excel, creando una base de
datos (a diez columnas o campos de descripción) operativa a través de la cual
se podrán ubicar los documentos de una manera mucho más ágil y eficiente.
(Formato Inventario AGN)
Con esto se obtendrán además de la base de datos, los índices que se quieran
general, los cuales permitirán ubicar los documentos utilizando una palabra
clave o descriptor de búsqueda que se desee.
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ELABORACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN Y VALORACIÓN
DOCUMENTAL
Las tablas de retención documental referidas como “TRD” consisten en un
listado de series con sus correspondientes tipos documentales a las cuales se les
asigna tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
Su principal función es crear manejar un sistema más eficiente para la ubicación
y clasificación de los archivos.
A continuacion se puede apreciar un ejemplo de como estan compuestas las
tablas de retencion documental. Todo formato que se tome para el trabajo
archivístico aquí propuesto, son los establecidos por el órgano rector nacional,
el cual se ha describió anteriormente, con el fin de mantener el manejo del
archivo acorde a lo establecido por la norma nacional.
Ilustración 5: Ejemplo de una TRD
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Pasos a realizar para realizar TRD
* Compilación de la información en formato encuesta por oficinas
* Entrevista con los productos de los documentos a nivel organizacional
* Análisis e interpretación de la información recolectada
* Elaboración de la TRD
Beneficios del uso de T.R.D:
* Se facilita el manejo de la información al cliente interno y externo
* Contribuye a la racionalización de la producción documental
* Indica el tiempo de permanencia en los archivos para su investigación
* Garantizas la selección y conservación de los documentos
* Regulan las transferencias de los documentos
* Ayuda a la racionalización de los procesos administrativos
* Permite el manejo integral de los documentos
* Facilitan la organización de las tipologías y expedientes
* Son indicativos de producción documental
* Identifica y refleja los procesos archivísticos
* Son de ayuda a la depuración de los archivos de oficina
* Indica los tiempos de permanencia y fase final
* Contribuye a la transferencia documental al archivo central
Como beneficio fundamental la aplicación de las TRD permite un mejor
control de los documentos que llegan al archivo central como se puede
apreciar a continuación
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Doumentos
para archivo
central
Filtro para
controlar las
TRD de cada
archivo
El jefe de
archivo
aprueba o
rechaza la
entrada del
archivo con
base a la TRD
El archivo
que cumple
con todos los
requisitos en
su TRD es
enviado al
archivo
central
Se almacena
conforme a
unos
estandares
de
conservacion
del archivo
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL (T.V.D)
DEFINICIÓN DE TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL
Definidas por el Archivo General de Distrito AGD como:
Producto del análisis y organización de un fondo acumulado que presenta el
listado de agrupaciones documentales o series documentales con anotación de
sus fechas extremas, su valoración, su disposición final y los procedimientos a
seguir para aplicar la disposición final.
OBJETIVO
El objetivo de la Tabla de Valoración Documental es servir de instrumento de
soporte para recuperar la memoria institucional, mediante la aplicación de
criterios archivísticos y que permitan realizar el plan de transferencias
secundarias.
ALCANCE
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El alcance de la Tabla de Valoración Documental, como elemento archivístico,
es proporcionar el instrumento dentro del Programa de Gestión Documental que
describe en forma sencilla y clara la totalidad del fondo acumulado. Ésta se
convierte en la guía para la organización, selección y expurgo de los
documentos y se constituye en la base de las respectivas transferencias definidas
en el cronograma anual para la entidad.
Ilustración 6: Formato de tabla de valoración documental.
En la anterior ilustración se puede observar una muestra de cómo se manejarán los
Fondos Documentales, luego de su respectiva organización en la cual se
presta lo siguiente servicios:
- Custodia y conservación de los acervos administrativos
- Almacenamiento, custodia y conservación de la documentación
- Consulta y préstamo de los documentos de archivo
- Consulta en base de datos
DIGITALIZACIÓN (ESCANEO DOCUMENTAL)
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DIGITALIZACIÓN:
“Se encuentra definida en el Acuerdo 27 del 2006 y en el protocolo para
digitalización de documentos con fines probatorios.
Es el procedimiento tecnológico por medio del cual se convierte en soporte
análogo (papel) o electrónico, en una imagen digital.
Ilustración 7: Proceso de Digitalización
Integración Oficina Digital
Digitalizar documentos en todos los formatos, asignarles un respectivo
nombre (indexación) para cada documento o grupo de estos (expedientes),
según las necesidades del cliente.
Una vez que las imágenes obtenidas han superado el riguroso control de calidad
anteriormente referido, devolvemos la documentación en su estado original y
las imágenes en el soporte solicitado (Bases de datos o archivo en plataformas
digitales)
RECICLAJE Y ELIMINACIÓN DE ARCHIVO
Luego del proceso de selección y clasificación documental, de los Fondos
Documentales y Fondos Acumulados, son muchos los documentos que según
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su ciclo vital y bajo los parámetros de un programa de Gestión Documental que
nos indica los tiempos de retención, para su eventual descarte y eliminación de
archivos.
Por ende, es necesario hacer un uso adecuado del residuo del archivo y mediante
el proceso de reciclado aprovechar el papel de manera ecológicamente
responsable.
RECICLAJE Y ELIMINACIÓN
Ilustración 8: Proceso de Reciclaje siendo aplicado en centros de archivo.
MATERIALES DE ARCHIVO
El correcto almacenamiento del archivo asegura mantener la integridad del
papel y previene el deterioro del mismo por lo tanto consideramos necesario el
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uso de cajas como las que se pueden apreciar a continuación en la ilustración
9.
Ilustración 9: Cajas utilizadas para almacenar archivo
• Tapa lateral que permite acezar al contenido sin necesidad de retirarla
de la estantería.
• Paredes de cartón reforzado para una mayor resistencia.
• Perforaciones laterales de aireación para disminuir riesgos de hongos en
los documentos.
• Fácil armado sin necesidad de pegantes o grapas.
• Adecuada para archivar folders y carpetas tamaño oficio.
• Etiquetas autoadhesivas para rotulación del contenido.
CAPACITACIÓN
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Se fijará un horario de capacitación al personal acorde a las necesidades del
cliente para el correcto manejo de los puntos aquí propuestos el cual se
estructurará en los siguientes módulos:
1. Archivística básica
2. Tablas de Valoración Documental
3. Inventario y Base de Datos
4. Restauración Documental Simple
5. Administración de Archivos
RECOMENDACIONES Y BENEFICIOS
Para nosotros es muy importante la adecuación del edificio o área donde están
o van a quedar los archivos, por eso trabajamos sobre estos parámetros
establecidos por las normas reguladoras archivísticas a nivel nacional.
Para las entidades y servidores públicos
Procesos y servicios más eficaces y eficientes
Aumento de la productividad
Optimización de los recursos
Buenas prácticas en gestión documental
Disminución de los costos asociados a la administración de papel, tales
como almacenamiento e insumos
Mejorar el acceso a la información dentro y entre las entidades
Mayor control y seguridad en el manejo de la información
Eliminar la duplicidad de documentos
Disminuir los tiempos de localización de los archivos
Reducir las necesidades de espacio de almacenamiento
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TRAYECTORIA DE LA APLICACIÓN DE ESTA PROPUESTA
Por último, es esencial recalcar las instituciones por las que esa propuesta ha
sido aceptada con el fin de mejorar su eficiencia en el sector del archivo,
esperamos sirva como garante para demostrar cómo se conlleva a la práctica
lo mencionado a lo largo de este documento y sea prueba de los gratos
resultados que han beneficiado tanto al sector público como al privado
• ALCALDIA MUNICIPAL DE SALAZAR
• ALCALDÍA MUNICIPAL DE SAN JOSÉ DE CÚCUTA
• CÁMARA DE COMERCIO DE ARAUCA
• CONCEJO MUNICIPAL DE LOURDES
• PERSONERIA MUNICIPAL DE PUERTO SANTANDER
• ACADEMIA DE HISTORIA DE NORTE DE SANTANDER
• METROVIVIENDA
• ALCALDÍA MUNICIPAL DE TIBU
• PERSONERÍA MUNICIPAL DE ARBOLEDAS
• COLEGIO NUESTRA SEÑORA DE LAS MERCEDES
MUNICIPIO DE SARDINATA
Cordialmente,
AMINTA MENDOZA PABÓN
Técnico Profesional en Archivística
Tel: 3209777257
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