Saatavana elektronisessa muodossa - Tietojenkäsittelytieteiden ...

69auditoinnissa sekä riskianalyysillä. Näiden vaatimusten perusteella voidaananalysoida, mitkä tiedot ja prosessit ovat organisaation toiminnalle tärkeimmätsekä mihin erilaisiin riskeihin tulee varautua. Vaiheesta 2 tuloksena syntyytiedonhallintasuunnitelma, jossa on luetteloitu ja luokiteltu organisaatiossakäsiteltävät tiedot sekä riskikartta.Kuva 14. Vaihe 2: Vaatimusten kerääminen.5.2.1. Tietojen auditointiTietojen tunnistaminen ja luokittelu on aloituskokouksessa asetettujentyöryhmien tehtävänä. Ennen kokoontumista tarkistetaan, onko kunnassaolemassa arkistonmuodostussuunnitelma (AMS) ja käytetään sitä tietojenluokittelun pohjana. Arkistonmuodostussuunnitelmaan on jo kertaalleentunnistettu organisaation tiedot ja samaa työtä ei ole mielekästä tehdäuudelleen. Periaatteessa jokaisesta kunnasta tulee jo arkistolain nojalla löytyäkyseinen suunnitelma. AMSista käydään läpi palvelukohtaisesti organisaationtietosisällöt ja ne luokitellaan. AMS päivitetään arkistonmuodostus- jatiedonhallintasuunnitelmaksi (THS), jonka pohjatiedostoksi voidaan käyttääexcel-tiedostoa. Excel-tiedostoa siksi, että tiedostoon on myöhemmin helppolisätä tietokenttiä ja siitä voidaan tuottaa tietokanta ja erilaisia raportteja jatulosteita. Vähintään seuraavat kentät tulee löytyä AMS/THS:sta:o Toiminto tai tehtäväryhmä (Esim. toimeentuloturva)o Tunnistekenttä, esimerkiksi luku ja alaluku