Saatavana elektronisessa muodossa - Tietojenkäsittelytieteiden ...

80ottaa tarkasteluun vieläkin pienempi osa kunnan toiminnoista yhteenprojektiin, jolloin toimintayksikön koko henkilöstö olisi saatu kiinteämminmukaan työhön. Tällöin prosessin aikana olisi jo saatu aikaan oppimista jatietoisuuden lisääntymistä tietoturvallisuuden perusasioista. Nyt, kunprosessissa oli mukana vain muutama tai vain yksi avainhenkilö usealtatoimialalta, jäi projekti irralliseksi toimintayksiköiden arkipäivän toiminnasta.Haasteena onkin nyt kehittämistoimenpiteiden jalkauttaminen siten, ettäjokainen työntekijä tiedostaa tietoturvallisuuden merkityksen ja myös sen,miten mittava projekti on aiheesta jo käyty organisaatiossa läpi. Tiedottamisellaja esimiesten painotuksilla on tässä suuri merkitys.Vaatimusten keräämisessä oli huomattavasti apuaarkistonmuodostussuunnitelmasta, jota laadittaessa on jo kertaalleenkartoitettu kunnassa käsiteltävät tiedot. Arkistonmuodostussuunnitelmankäyttö tässä vaiheessa nopeutti projektia merkittävästi ja toisaalta senkäyttäminen viestitti henkilöstölle, että arkistonmuodostussuunnitelmanlaatiminen aikanaan on ollut useita tietojenkäsittelytoimintoja palvelevaponnistus. Toivon, että tämä tutkimus saisi lukijat ajattelemaan tietohallintoa jaasiakirjahallintoa kiinteässä yhteistyössä toimivina palveluina. Tutkimuksenaikana on useasti noussut esiin arkistonmuodostussuunnitelma sekä asioidenkäsittelyprosessit, jotka ovat perinteisesti asiakirjahallinnon toimialuetta. Neovat kuitenkin tietohallinnon keskeisin asia: tiedot ja tietojen käsittely sekä asiatja asioiden käsittely tulisi siis nähdä yhtenä ja samana asiana, hieman erinäkökulmasta. Asiakasorganisaatiossa tämä asia nousi vahvasti esiin jaasiakkaalle kirjattiin myös kehittämiskohteeksi tietohallinnon jaasiakirjahallinnon sekä arkiston yhteistyön lisääminen. Lisäksiarkistonmuodostussuunnitelma nimettiin arkistonmuodostus- jatiedonhallintasuunnitelmaksi, joka palvelee myös tietohallintoa ja kaikkiatoimialoja organisaatiossa.Tietojen kerääminen tarkistuslistojen avulla oli selkeän suoraviivaista jajopa yksinkertaista. Tarkistuslistat on aikanaan laadittu VAHTI-julkaisuihinhuolella ja niiden vertailu muissa ohjeistoissa ja standardeissa olevien listojenkanssa osoitti, että VAHTIn tarkistuslistat ovat erittäin kattavat. Näin ollenmuiden ohjeistojen tarkistuslistoja ei ole tarpeen käydä läpi tietoturvallisuuttaarvioitaessa. Dokumentoinnin menetelmät ja muodot oli mietittävä erikseen,siihen ei löytynyt ohjeistoista apuvälineitä. Kuitenkin dokumentaationkäytettävyys on tärkeä seikka ja mallissa on nyt laadittuna yksinkertaisetdokumentointikäytännöt. Esimerkiksi arkistonmuodostussuunnitelmasiirrettiin tekstitiedostosta excel-tiedostoon, jotta sitä on jatkossa helpompiylläpitää ja tarvittaessa sitä voidaan hyödyntää tietokantana.