Normes typographiques et charte bureautique - Idelux

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M o d è l e s bureautiques page 36 n Description de l’assistant courrier Mention spéciale : vous ajoutez une mention de type RAPPEL, RECOM- MANDÉ … ou toute autre mention personnelle. Lieu, date : vous sélectionnez la localité dans le menu déroulant ou vous en introduisez une autre. Le nom du lieu peut dépasser la longueur du champ. Destinataire, coordonnées… : il n’est pas indispensable de compléter tous les champs. Les champs non complétés n’apparaîtront pas « en blanc » dans votre document courrier. Civilité : vous pouvez choisir une mention existante ou ajouter la mention correspondant à votre destinataire. Suscription Le terme «Monsieur» est écrit en entier. Cette mention n’est pas obligatoire. Le prénom est indiqué de préférence en entier. Il précède le nom. Ce dernier est écrit en capitales. Le mot «rue» ne prend pas d’initiale majuscule contrairement au nom de la rue (voir p. 12). Le numéro, précédé d’une virgule, suit immédiatement le nom de la rue. La localité est dactylographiée comme le reste de la suscription : en capitales. Aucun élément de l’adresse ne peut être souligné. Les abréviations sont acceptées dans le texte, pas dans la suscription.
M o d è l e s bureautiques page 37 Autres mentions Recommandé, Mise en demeure, Transmis par fax au n°///, seront placées audessus de l’adresse (champ libre, Arial12, gras, aligné sur l’adresse) Contacts Source – menu déroulant + champ blanc Nos réf./vos réf. : champ blanc Votre contact : initiale du prénom-nom - téléphone + fonction sur une deuxième ligne sauf si la personne de contact est aussi celle qui signe. Cette mention est une obligation légale. Formule d’appellation – civilité pour une personne que l’on ne connaît pas : Monsieur, Madame, Mademoiselle ; pour une personne que l’on connaît : Cher Monsieur XXX, Chère Madame YYY. L’intitulé «Concerne» est préféré à «Objet». En effet, «Concerne» - un verbe - donne une idée d’action, plus dynamique. Corps de lettre : Arial 11, interligne 13pts., alignement américain (à la marge), justification. énumération et numérotation : voir pages 28 et 31 Le feuillet de suite - les références de la lettre sont indiquées en début de page : Suite de la lettre ... Le texte débute dans une zone variable de six à huit interlignes en dessous de la ligne d’identification de la lettre afin d’équilibrer la mise en page de la feuille. Dans le cas d’un courrier de plusieurs pages, il est conseillé de numéroter les pages pour que le destinataire puisse retrouver facilement une page isolée. La formule de politesse et les signatures ne seront jamais apposées seules sur une suite de lettre. Dans ce cas, aérez le corps de la lettre pour faire sauter un paragraphe avant la formule de politesse sur le feuillet de suite. Annexes et copies : mentions à placer en pied de page sous les signatures. L’impression recto/verso est déconseillée pour une question d’opacité du papier. En outre, l’impression recto facilite le classement du courrier. Signature normale Dans le cadre de la procédure SMQ, la double signature est obligatoire pour tout courrier. Les prénom + NOM de la personne qui détient la fonction la plus élevée sont placés à droite car celle-ci signera en dernier lieu. Le prénom et le nom de la personne, suivis d’une virgule, sont indiqués avant la fonction. Notion de fusion Le modèle courrier permet d’intégrer vos champs de fusion et de les éditer normalement. Pour faciliter les échanges de fichiers d’adresses, une structure de fichier excell reprenant des champs identiques, sera mise à disposition de toutes les secrétaires et assistantes sur le P/SMQ/charte bureautique. Signature par un intermédiaire - en cas d’absence de la personne habilitée à signer, la personne autorisée à signer inscrit «pour» ou «PP» ou «PO» ou « loco» en manuscrit et signe. Appositions d’autres logos (signatures graphiques) : Demander le logo dans le bon format : bureautique@idelux-aive.be (Jeannot ou Vinciane). Il s’appose en bas de page 1 à gauche.
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