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DEMANDER CONSEIL ET SIGNALER LES PROBLÈMES Vous êtes encouragé(e) à demander conseil. Ce Code ne saurait apporter de réponse définitive à toutes les questions. De ce fait, nous devons nous fier en dernier ressort au bon sens de chacun concernant ce qui est nécessaire pour respecter les normes rigoureuses de la Société, y compris quant à l’opportunité de demander conseil sur un aspect spécifique. Dans la plupart des cas, n’hésitez pas à porter vos questions relatives aux principes directeurs décrits dans ce Code à l’attention de votre supérieur hiérarchique direct ou de l’Organisation juridique internationale. À leur tour, ceux-ci pourront saisir leur supérieur hiérarchique, un autre juriste de l’Organisation juridique internationale, le département international Déontologie et conformité ou le département des Ressources humaines de l’unité ou de la division concernée. Vous pouvez également contacter vous-même des niveaux hiérarchiques supérieurs ou le département international Déontologie et conformité, soit directement, soit au moyen de la ligne d’assistance pour le Code de conduite, comme indiqué ci-après. Vous devez signaler les manquements éventuels. Si vous avez connaissance d’une violation du code ou d’autres principes directeurs de la Société, ou si vous avez de bonnes raisons de soupçonner qu’une telle violation a eu lieu, vous devez en informer sur-le-champ votre supérieur hiérarchique, les Ressources humaines ou l’Organisation juridique internationale. Vous devez également vous sentir tout à fait libre de vous adresser à des niveaux hiérarchiques supérieurs ou au département international Déontologie et conformité, sans crainte de représailles. Colgate n’exercera aucunes représailles à l’encontre de quiconque communiquant de bonne foi des informations relatives à une violation éventuelle, ou participant à une enquête ou une procédure de la Société ou des pouvoirs publics, à moins qu’il ne soit avéré que l’intéressé(e) ait intentionnellement fourni des informations erronées. La Société prendra également toutes les mesures requises pour préserver la confidentialité de l’identité de la personne et des informations communiquées par celle-ci, et ne divulguera ces informations qu’en cas de nécessité absolue, c’est-à-dire : • lorsque cela est indispensable pour mener une enquête efficace et prendre des mesures appropriées ou • lorsque le droit en vigueur le requiert. Vous pouvez contacter la ligne d’assistance pour le Code de conduite du département international Déontologie et conformité. Le but de la ligne d’assistance pour le Code de conduite de Colgate-Palmolive est : • d’offrir des conseils aux collaborateurs de Colgate et d’expliquer de quelle manière le Code de conduite peut s’appliquer à des situations spécifiques ; et • d’offrir un autre moyen de communication aux personnes désireuses d’attirer l’attention de la Société sur des infractions au droit en vigueur ou des activités contrevenant au Code de conduite. Vous pouvez contacter le département international Déontologie et conformité par le biais de la ligne d’assistance pour le Code de conduite de Colgate-Palmolive disponible 24h/24 au 1-800-778-6080 (Amérique du Nord) ou au 1-212-310-2330 (numéro gratuit depuis tous les autres pays). Vous pouvez également contacter le département international Déontologie et conformité par courrier postal, e-mail ou télécopie. L’adresse postale est la suivante : Global Ethics and Compliance Colgate-Palmolive Company 300 Park Avenue, 8th Floor New York, NY 10022 – États-Unis 28 CODE DE CONDUITE L’adresse e-mail confidentielle est la suivante : ethics@colpal.com. Le numéro de téléphone/fax confidentiel est le : 1-212-310-3745.
Nous vous encourageons à contacter le département international Déontologie et conformité pour poser des questions au sujet du code de conduite ou signaler les violations éventuelles de celui-ci. Nous prenons vos préoccupations au sérieux et toutes les infractions signalées feront l’objet d’une enquête dans les délais les plus rapides. Il est essentiel que les personnes signalant un problème s’abstiennent de mener leur propre enquête, car les investigations peuvent impliquer des aspects juridiques complexes. En agissant de votre propre chef, vous pourriez compromettre l’intégrité d’une enquête, ce qui pourrait avoir des conséquences négatives pour Colgate et pour vous. Nous vous encourageons à vous identifier lorsque vous appelez la ligne d’assistance pour le Code de conduite, afin de faciliter l’enquête et le suivi. Lorsque le droit local le permet, vous pourrez communiquer des informations sur la base de l’anonymat. Dans certains pays, le droit en vigueur limite le type d’informations que vous pouvez signaler. Si ces lois s’appliquent à votre situation, un représentant du département international Déontologie et conformité vous renverra vers une personne, au sein de votre unité fonctionnelle, qui pourra vous apporter une assistance en liaison avec votre question ou préoccupation. Il peut être nécessaire, en liaison avec une violation avérée ou éventuelle du Code de conduite ou des Principes directeurs applicables aux pratiques commerciales, de transférer dans un autre pays, notamment les États-Unis, des données personnelles collectées dans un pays particulier. En outre, toute violation avérée ou éventuelle du Code ou des Principes directeurs applicables aux pratiques commerciales peut donner lieu à un rapport transmis au département international Déontologie et conformité, lequel pourra comporter des données à caractère personnel. Dans ce cas, des données personnelles peuvent être utilisées par des employés de la Société et des entités de Colgate participant aux opérations du département international Déontologie et conformité pour étudier le rapport, mais uniquement durant une période raisonnablement nécessaire à cette fin (et par la suite, ces données personnelles seront détruites ou conservées conformément à la politique de la Société ou au droit en vigueur). Des sanctions disciplinaires peuvent être imposées. La politique de la Société en matière d’agissements non conformes au Code de conduite ou aux Principes directeurs applicables aux pratiques commerciales est la « tolérance zéro ». C’est-à-dire, dans le cas d’une violation constatée, des mesures proportionnées à la nature et à l’envergure de l’infraction seront prises. En conséquence, la Société s’efforce de prévenir les comportements non conformes au Code ou aux Principes directeurs applicables aux pratiques commerciales et de mettre fin dès que possible après leur découverte aux conduites de ce type. Les collaborateurs de Colgate contrevenant au Code ou aux Principes directeurs applicables aux pratiques commerciales pourront faire l’objet de sanctions disciplinaires allant jusqu’au licenciement, sous réserve des lois locales. Le Code s’applique à tous les collaborateurs de Colgate et à toutes les activités de la Société. Le Code s’applique à toute personne travaillant pour la Société Colgate-Palmolive et ses filiales, y compris les dirigeants, ainsi qu’aux administrateurs et agents de la Société conformément au droit en vigueur. Des exemplaires du Code, disponibles auprès du département international Déontologie et conformité, doivent être mis à la disposition des personnes ou entités recrutées ou autorisées à agir au nom de la Société, dans les domaines dans lesquels s’applique le Code. Les collaborateurs de Colgate dans le monde entier démontrent leur engagement envers la conformité et les normes éthiques de la Société en participant, chaque année, à la formation au Code et à la procédure de certification qui s’ensuit. Colgate-palmolive company 29
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