Manuel du Grand Chevalier
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À RECEVOIR DU TRÉSORIER…<br />
• Le Livre de Caisse <strong>du</strong> Trésorier<br />
• Le carnet de chèques, les relevés de compte bancaire, les<br />
chèques payés et les Justificatifs d’Autorisation pour la période<br />
de la vérification financière<br />
• Tous les livres de banque, quel que soit le but <strong>du</strong> compte<br />
• Tous les documents reflétant l’actif en liquide et les disponibilités<br />
tels qu’actions, bons, notes, etc.<br />
À RECEVOIR DE L’ ARCHIVISTE...<br />
• Le Livre de Procès-Verbaux<br />
EXÉCUTION DU RAPPORT DE VÉRIFICATION FINANCIÈRE<br />
Les trois sections <strong>du</strong> Rapport de Vérification Financière (No. 1295)<br />
doivent être remplies et la vérification doit être signée par le grand<br />
chevalier et au moins deux syndics. Si une entrée est sans objet, le mot<br />
“Nil” devrait apparaître sur la ligne. Le manquement à remplir toute section<br />
ou à apposer les signatures obligatoires exigera le renvoi <strong>du</strong> rapport<br />
au grand chevalier. Veuillez vous reporter à la page 31 pour un<br />
échantillon <strong>du</strong> Rapport de Vérification Financière.<br />
LISTE A – ÉTAT DES MEMBRES – Un objectif majeur de la vérification<br />
financière semestrielle <strong>du</strong> conseil est de faire concorder les rapports<br />
d’adhésions <strong>du</strong> conseil local avec ceux conservés par le<br />
Département des Archives d’Adhésion <strong>du</strong> Conseil Suprême. Les<br />
sources d’informations nécessaires pour remplir la Liste A <strong>du</strong> Rapport<br />
de Vérification Financière sont : (1) les dossiers que le secrétaire<br />
financier conserve sur des cartes de registre, des feuilles de registre ou<br />
des registres FSPC, en fonction <strong>du</strong> système de comptabilité utilisé par<br />
le conseil; (2) les Listes <strong>du</strong> Conseil semestrielles fournies par le bureau<br />
<strong>du</strong> Conseil Suprême; et (3) les États de Compte mensuels <strong>du</strong> Conseil<br />
envoyés de New Haven. Ces derniers sont particulièrement nécessaires<br />
pour les transactions d’associé à assuré, d’assuré à associé, pour les<br />
transferts hors <strong>du</strong> conseil et dans certains cas, pour les transactions<br />
<strong>du</strong>es au décès et enregistrées à la suite de revendications d’assurance.<br />
Tous les écarts entre les dossiers <strong>du</strong> conseil local et ceux <strong>du</strong> Conseil<br />
Suprême doivent être résolus, toutes les transactions d’adhésion<br />
nécessaires étant soumises au Département des Archives d’Adhésion<br />
ou … les dossiers <strong>du</strong> conseil local étant corrigés comme de besoin pour<br />
assurer la correspondance entre les deux.<br />
Seuls les membres pour lesquels les transactions d’adhésion pertinentes<br />
ont été enregistrées doivent figurer sur la vérification financière.<br />
S’il y a addition ou dé<strong>du</strong>ction en cours sans qu’il y ait eu suffisamment<br />
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