Manuel du Grand Chevalier

Si votre système ne répond pas à ces exigences, il existe un programme
FSPC pour MS-DOS.
Les informations de commande sont contenues dans le Cahier de
Commandes de Fournitures (No. 1264) des Chevaliers de Colomb. On
peut également les obtenir en contactant directement soit le
Département des Fournitures soit le Département des Archives
d’Adhésion.
MÉTHODE DE COMMANDE DE FOURNITURES
Le grand chevalier a la responsabilité d’enseigner à ses officiers,
directeurs et présidents la manière correcte et efficace de procéder
pour obtenir de la documentation ou des fournitures auprès du bureau
du Conseil Suprême. Votre secrétaire financier peut aussi aider dans ce
domaine parce que c’est lui qui est essentiellement responsable de la
commande du matériel nécessaire pour les programmes.
Les directeurs de Programmes de Service qui ont besoin de
matériel pour réaliser certains projets devraient donc passer commande
en passant par le secrétaire financier. Ils ne devraient pas commander
pour les autres directeurs. Une telle commande non autorisée, bien que
bien intentionnée, pourrait aller à l’encontre d’un travail efficace et produirait
inévitablement une duplication de lettres, commandes, efforts et
expéditions.
Par exemple, si on planifie un programme de recrutement, le
directeur du recrutement ou un représentant désigné par celui-ci peut
commander les dépliants, livrets, formulaires, etc., en passant par le
secrétaire financier. Personne d’autre ne doit intervenir à moins qu’il n’y
ait accord spécifique pour que cette personne ne le fasse.
Le bureau du Conseil Suprême distribue aux conseils, sur une
base annuelle, des exemplaires du “Cahier de Commandes de
Fournitures” (No. 1264) et du “Catalogue de Cadeaux et de
Promotions” (No. 1427) contenant la liste des articles disponibles
auprès du Département des Fournitures. Mettez ces catalogues à la
disposition de vos directeurs et de vos présidents de comité. Ils contiennent
une liste complète de la documentation et des articles promotionnels
de Programmes de Service du Conseil Suprême.
Tous les directeurs devraient être informés que chaque commande
devrait comporter le nom, l’adresse, le numéro du conseil et son
emplacement ainsi que le titre de la personne envoyant la commande.
Toutes les commandes devant être débitées sur le compte du conseil
au bureau du Conseil Suprême doivent comporter la signature
du grand chevalier ou du secrétaire financier et doivent être sur
une Formule de Commande No. 1. Toute commande qui ne serait
pas reçue sur une telle formule sera renvoyée.
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