PLAN 2009-5 - Ordre des ingénieurs du Québec

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SIGNATURE NUMÉRIQUE Dorénavant, on signera numériquement au sein d'Hydro-Québec Distribution Par Katry-Ann Beaudoin, webmestre éditoriale, en collaboration avec Claude Tremblay, ingénieur Hydro-Québec Distribution Hydro-Québec compte quatre grandes divisions. Claude Tremblay, ingénieur de projets, œuvre à la direction Projets et services de la division Distribution. La direction Projets et services a pour mission de répondre aux demandes de modification ou de prolongement de réseau de façon optimale, afin d'assurer à l'entreprise un réseau de distribution intégré à l'environnement, fiable et performant sur les plans de la maintenance, de l'exploitation et de la sécurité, et ce, au moindre coût global possible. Ses produits au point avec AutoCAD il y a environ huit ans et était utilisée par quelques ingénieurs. Toutefois, avec l'entrée en vigueur des nouvelles lignes directrices de l'Ordre, cette méthode n'était plus conforme puisque les documents n'étaient pas liés à une signature numérique lorsqu'on les envoyait à un tiers, par exemple Bell Canada ou la Commission des services électriques de Montréal. C'était donc là une belle occasion de se conformer aux nouvelles exigences de l'Ordre, d'adopter de nouvelles pratiques sécuritaires et d'aller de l'avant vers une sensibilisation C'ÉTAIT DONC LÀ UNE BELLE OCCASION DE SE CONFORMER AUX NOUVELLES EXIGENCES DE L'ORDRE, D'ADOPTER DE NOUVELLES PRATIQUES SÉCURITAIRES ET D'ALLER DE L'AVANT VERS UNE SENSIBILISATION À DE NOUVEAUX RÉFLEXES DE SAUVEGARDE DE DOCUMENTS. ce qui ne faisait pas partie des habitudes. Ainsi, il faut standardiser le mode de sauvegarde sur des réseaux sécurisés. Au sein de notre direction, il y aura d'ici la fin du mois de juin de nouveaux processus à diffuser aux 30 ingénieurs et aux 300 techniciens et projeteurs. En une deuxième étape, la Direction compte implanter, d'ici deux ans, un système logiciel permettant la gestion documentaire. Cela nous assurera de retrouver plus facilement les éléments de notre réseau visés par un projet. Cependant, nous aurons déjà un protocole de sauvegarde incluant une méthode de nomenclature et d'archivage», spécifie Claude Tremblay. Le nouveau mode de sauvegarde, une fois entièrement implanté, éliminera les problèmes liés à la distance, l'apposition des signatures par sceau et plusieurs manipulations. À la direction Projets et services, on vise avoir achevé l'implantation le 1 er juillet 2009, ce qui veut dire que les méthodes d'archivage seront au point et que les usagers auront reçu la formation requise. et services comprennent la conception, la gestion et la réalisation des plans et devis des projets pour l'ensemble de la vice-présidence Réseau de distribution. Se simplifier le travail tout en s'adaptant à la réglementation C'est en 2007 que Claude Tremblay et quelques confrères ingénieurs assumant la direction technique des techniciens et projeteurs ont lancé l'idée d'adopter un processus de signature numérique. Son département, qui comptait une trentaine d'ingénieurs en province, se soumettait à un processus fastidieux d'échange et d'archivage de plans et de devis. De plus, il fallait se conformer aux nouvelles Lignes directrices concernant les documents d'ingénierie publiées en mai 2008 par l'Ordre des ingénieurs du Québec. Celles-ci stipulent, entre autres, que la signature numérique garantit l'identité d'un signataire, l'intégrité, la non-répudiation et la confidentialité d'un document. Depuis plusieurs années, au sein de la direction Projets et services d'Hydro-Québec Distribution, l'apposition du sceau et de la signature manuscrite était le principe à la base de l'authentification des documents papier. Une application permettant l'apposition d'une image de sceau et de signature avait été mise à de nouveaux réflexes de sauvegarde de documents. La signature en déploiement : l'occasion de réviser ses procédures En novembre 2008, à la suite d'un essai de la signature numérique, Claude Tremblay et son collègue Yves Tardif ont pu recommander avec confiance l'apposition de la signature numérique au comité de gestion de leur département. La majorité des ingénieurs ont pu commencer, dès février 2009, à se familiariser avec les aspects opérationnels et fonctionnels de la signature numérique. Le gain majeur, selon Claude Tremblay : l'archivage. Jusqu'à présent, retrouver les documents devenait parfois un procédé long et pénible, les délais de récupération d'un dossier transféré à un centre d'entreposage de documents physique pouvant parfois aller jusqu'à un mois. «En implantant la signature numérique, le transit de document est instantané et facilite l'approbation d'un plan, un avantage considérable et une des raisons pour lesquelles la signature a été fortement recommandée», explique Claude Tremblay. La signature numérique mène également la direction Projets et services à revoir son processus de sauvegarde. «La signature numérique requiert que les techniciens et projeteurs produisent des fichiers en format PDF, Hydro-Québec : vers une expansion de cette pratique Claude Tremblay est membre du comité Déontologie et pratique d'Hydro-Québec; il nous confie que d'autres directions d'Hydro- Québec Distribution, dont la direction Expertise et soutien à la réalisation des travaux, s'intéressent à la signature numérique. L'unité fonctionnelle Expertise aérienne, responsable de la normalisation, a officialisé l'implantation de la signature numérique au mois d'août 2008. «Certes, d'autres divisions ont un nombre d'utilisateurs potentiels plus élevé qu'Hydro-Québec Distribution, mais en fonction des tâches, dans un avenir rapproché, nous pouvons penser qu'une centaine d'usagers de notre division utiliseront la signature numérique», indique Claude Tremblay. «La division Hydro-Québec Équipement, qui avait testé le logiciel il y a deux ans, semble également porter un intérêt marqué pour la Trousse de signature numérique et tente actuellement un projet pilote. Nous pouvons croire que la pratique technologique de signature ne cessera de croître au sein d'Hydro-Québec», conclut Claude Tremblay. Pour plus d'information, contactez Notarius au 514 281-1442 ou au 1 800 567-6703 (sans frais), ou visitez le site [http://ingenieur.notarius.com]. 30 : PLAN : JUIN-JUILLET 2009
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