GESTION DES COURS - HELMo Service Informatique

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Créé le : 05/11/2009 - Modifié le : 16/11/2011
ProEco
GESTION DES COURS
1 CREATION DES FICHES COURS
Les cours sont définis par année académique (cela signifie que lors de l’ouverture d’une
année académique, les cours de l’année académique précédente sont recopiés dans la
nouvelle année académique).
Chaque cours créé est lié à une année, une orientation et une école.
Une fiche cours = un cours
1.1. Onglet Cours supérieur
Encoder les données suivantes pour chaque cours créé :
• Ecole : n° de l’implantation
• Année : année d’études : B1, …
• Abréviation du cours (en 5 caractères): Chaque cours est unique par année
d’études et par implantation. Un même cours sur différentes années doit avoir la
même abréviation. L’abréviation ne doit reprendre ni l’année, ni l’implantation.
L’abréviation est unique dans une année d’études d’une implantation. Cette
abréviation ne peut être modifiée sous peine de problème lors de la récupération
des RN.
• Niveau du cours :
- C = Cours (cours officiels de la grille horaire spécifique)
- D = Division de cours (Théorie, Exercices, Pratique, Labo …) qui permet
une organisation interne (celle-ci n’apparaît pas dans les documents
officiels). Les divisions de cours ne sont utiles que pour les attributions
enseignants. Inutile donc d’en définir si ce n’est pas requis pour les
attributions. Utiliser de préférence les évaluations qui permettent
beaucoup de combinaisons.
- T = Thème (Regroupement sous un titre) puis O dans division car il sera
divisé en cours.
- E = ECTS (Regroupement ECTS)

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Si création d’un cours, mettre C dans la 1 re case puis choisir O ou N si l’on veut ou
non diviser le cours.
• Nom de code ECTS
• Orientation : orientation à laquelle le cours est relié.
• N° d’ordre : pour classer les cours dans un ordre particulier (ordre de la grille
spécifique = ordre sur les documents officiels). Infodidac conseille de numéroter
de 10 en 10.
• Type : Formation commune ( C ), optionnelle ( O ) ou liberté PO ( P )
• Cours à conférer : sur base des annexes 1, 2 et 3 du décret du 08/02/99
• Regroupement : Cours, Thèmes, Groupe ECTS. Suivant le regroupement à
effectuer, encoder l’abréviation du thème ou du cours à laquelle le cours ou la
division de cours doit être relié.
• Libellé en 160 (pour encoder l’intitulé exact) et 25 caractères (qui peuvent être
mis à jour)
• Crédits, Heures, Points: Nombre d’ECTS, nombre d’heures, quarts d’heure (QH à
compléter en complément lorsque le nombre d’heures n’est pas un nombre entier.
Exemple : 3 h 30 = 7H + 2QH), nombre d’heures par semaine, nombre de
périodes, de points… La pondération apparaît automatiquement en vert endessous
de la case « Nombre de points ». Encoder « $ » si vous ne souhaitez pas
encoder des points mais plutôt une abréviation (S = Satisfaisant, I = Insuffisant, E
= Echec). Encoder « / » pour les cours non cotés (dans ce cas, « NE »
automatiquement dans la grille de notes). Si pas d’ECTS : possibilité d’encoder
« / ».
• Janvier : ? pour obtenir la liste d’aide.
- N = Non évalué : pas d’examen en janvier pour ce cours.
- E = Evalué : mais pas comptabilisé dans le résultat global de janvier sauf si
la case « A la session de janvier, les cours « E » (simple évaluation) sont
comptabilisés dans les totaux » est cochée dans les paramètres délibés /
points et pourcentages. Si cette case n’est pas cochée, aucun pourcentage
et nombre d’échecs dans la grille de notes. La note de janvier n’est pas
reportée en juin et ne compte pas dans le résultat final.
- P = Partiel : la note peut être partiellement reportée en juin. Il est possible
dans ce cas de comptabiliser un pourcentage de cette note dans la note
finale.
- T = Terminé : le cours est terminé en janvier et la note est reportée en juin
(y compris les CM, ML, PP … Si l’examen est malgré tout organisé en juin
pour les étudiants ayant obtenu un CM, ML, … en janvier, cocher la petite
case). Le résultat constitue donc la note finale de la 1 re session.
- R = Terminé si réussite : le cours est terminé en janvier et la note est
reportée en juin en cas de réussite à 10/20 (cours de B1 inclus dans la
session dispensatoire de janvier). La note des cours réussis est reportée à
la session de juin. Par contre, l’échec est effacé et l’étudiant représente le
cours en juin.
• Langue du cours : langue dans laquelle le cours est donné (le cours de langue est
un cours donné en français) ou dans laquelle le cours est suivi (si cours suivis à
l’étranger dans le cadre d’échanges).
• Dispense entre sessions à partir de : mettre « 12 » au cours de maîtrise langue
(ne rien mettre signifie « 10 »).
• Nombre de points en janvier: Cette case est activée dans le cas des cours Partiels
(P) ou Evalués mais non comptabilisés (E) (exemple : le cours est noté sur 60,
l’examen de janvier représente 20 points du total).
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• Pas de 2 e session : case à cocher si le cours ne permet pas de 2 e session : pas
d’organisation de cet examen en septembre (cette case est très importante pour la
suite).
• Pré-requis nécessaire à la poursuite des études : case à cocher pour définir ce
cours comme pré-requis (utilisé dans le cadre des réussites à 48 crédits). Cette
réussite ne peut être prononcée que si les crédits résiduels (maximum 12 crédits
restants non acquis) ne concernent pas ces matières.
• Donné : cours utile cette année académique. Lorsqu’un cours n’est plus utilisé, il
est conseillé de décocher cette case plutôt que de supprimer le cours
définitivement.
• Optionnel : cours à option qui fera partie du menu
• Cocher si le cours est un stage ou un TFE (important car détermine certaines
décisions durant les délibérations (échec en stage, en TFE ..)
• Mobilité: cours conçu dans le cadre d’un programme de mobilité. Dans ce cas,
encoder l’intitulé dans la langue (intitulé officiel).
• Rattrapage: cours de remédiation prévu en cas d’étalement, partim ou
récupération d’un cours d’une autre année d’études (dans le cas des changements
de grille par exemple).
• A la carte: cours conçu dans le cadre d’un programme à la carte (même
dénomination mais nombre de crédits différents, pondération différente). Cette
case est appelée à disparaître étant donné qu’il est maintenant possible de
modifier directement la pondération dans la fiche de l’étudiant qui bénéficie d’un
programme personnalisé (case « Personnalisation des cours » à cocher dans onglet
Statut de la fiche étudiant).
• Pas de crédits anticipés : case à cocher si les étudiants ne peuvent demander des
crédits anticipés sur ce cours.
• Possibilité de dispense d’une année à l’autre : si les étudiants peuvent être
dispensés de ce cours en cas de redoublement (tous les cours sauf stages, AFP)
• Organisé en extérieur : si cours organisé à l’extérieur en cas de co-organisation de
section (cas du master en ingénierie et action sociales).
• Responsable du cours : s’il est encodé, il apparaît sur les feuilles d’encodage des
notes. Si vous encodez l’abréviation du professeur, et que celui-ci a dans sa fiche
une adresse mail, il est possible, au moment de l’exportation des feuilles de cotes,
de l’envoyer directement au professeur en cochant « envoi mail à l’enseignant »
dans l’écran d’exportation.
• Encodage points par prof : indiquer ici sur quoi doit s’appuyer le module
d’encodage des points par les enseignants. R = prof responsable encodé dans la
fiche cours dans champ « Responsable du cours » (voir ci-dessus), A = attribution
(voir plus loin « Groupes de cours et attributions »), E = professeur encodé dans
l’onglet évaluations de la fiche cours.
• Zones de réserves et de sélection par cours
• Remarque : Pour créer plusieurs cours, l’un à la suite de l’autre, cocher la case à
côté du bouton « OK ».
1.2. Onglet Evaluation
Pour un cours, il est possible de diviser la note de chacune des sessions en plusieurs
évaluations. La note finale de la session sera alors calculée automatiquement sur
base des répartitions demandées. Pour chacune des évaluations, il faudra donner le
type d’évaluation (P pour partiel, T pour Terminé, R pour Terminé et réussi ou N pour
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non évalué = codes utilisés pour la session de session), le pourcentage dans le total
de chacune des sessions ou le nombre de points (case à cocher dans le coin inférieur
gauche « définir en points et pas en % »). Il est également possible de préciser le
prof et le groupe dans les cas où plusieurs profs donnent une même évaluation
(colonne GE), de préciser le type de report entre les sessions de juin et de septembre
(colonne TS) …
Les évaluations sont là pour pouvoir encoder différentes notes sur les cours, différents
examens, différents sous-cours (autrefois nous utilisions les divisions de cours) et
laisser ProEco recalculer la note totale du cours.
Remarque : Ne mettre qu’une seule évaluation à un cours est un non-sens, autant ne
pas en mettre et encoder immédiatement la note globale qui ne pourra être
qu’identique.
Voici quelques exemples ou cas particuliers :
2 ENCODAGE DES EVALUATIONS
2.1.1 Cas d’un cours « T » en janvier avec évaluation « T »
Ce cours est terminé en janvier et les 4 évaluations également.
En janvier, accès aux 4 évaluations de janvier. Chaque évaluation pèse pour 25% dans la
note finale de janvier et de juin.
En juin, pas d’accès aux 4 évaluations de juin puisque la note de janvier est reportée en juin.
2.1.2 Cas d’un cours « R » en janvier avec évaluation « R »
Ce cours est terminé en janvier (note reportée si réussite) et les 2 évaluations également.
En janvier, accès aux 2 évaluations de janvier. La première évaluation pèse pour 20% dans
la note finale de janvier et la 2 e pèse pour le reste (80%).
En juin, plusieurs cas possibles :
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• L’étudiant a raté les 2 évaluations de janvier : en juin, accès aux 2 évaluations.
• L’étudiant a réussi les 2 évaluations de janvier : en juin, les évaluations et la note
finale sont reportées en juin.
• L’étudiant a réussi la 1 re évaluation mais pas la seconde : en juin, accès à la 2 e
évaluation mais pas à la 1 re où la note de la 1 re évaluation réussie est reportée. La
note finale de juin sera recalculée sur base de la nouvelle note de la 2 e évaluation.
2.1.3 Cas d’un cours « P » en janvier avec évaluation « P »
Ce cours est partiel en janvier et est réparti sur 3 évaluations, dont une est partielle, la 2 e
non évaluée et la 3 e terminée en janvier.
En janvier :
• Accès aux 1 re et 3 e évaluations.
• La 1 re évaluation pèse pour 4 points dans la note finale de janvier et la 3 e évaluation
pèse pour 4 points également. La note de janvier vaut 8 points au total.
• La note de la 2 e évaluation (non évaluée) sera « SO » = sans objet.
En juin :
• Accès aux 1 re et 2 e évaluations.
• La 1 re évaluation pèse pour 4 points dans la note finale de juin, la 2 e évaluation est
uniquement évaluée en juin et pèse pour 2 points dans la note finale de juin, et la 3 e
évaluation qui pèse pour 4 points dans la note finale de juin a été reportée de janvier
(car cours terminé en janvier). La note de juin vaut 10 points au total.
2.1.4 Cas d’un cours « P » en janvier avec évaluation « T »
Ce cours est partiel en janvier et est réparti sur 2 évaluations, dont une est terminée en
janvier et la 2 e non évaluée = 2 évaluations, une en janvier et une en juin.
En janvier :
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• Accès à la 1 re évaluation qui vaut 100% des points de janvier.
• La note de la 2 e évaluation (non évaluée) sera « SO » = sans objet.
En juin :
• La 1 re évaluation de janvier est reportée en juin et pèse pour 40% dans la note finale
de juin. Nous n’avons donc pas accès à la 1 re évaluation en juin.
• La 2 e évaluation est uniquement évaluée en juin et pèse pour 60% dans la note finale
de juin. Lorsque la 2 e évaluation est encodée, ProEco recalcule la note finale de juin
(40% de PA1 + 60% de PA2).
2.1.5 Cas d’un cours « P » en janvier avec évaluation « P » + répartition entre
janvier et juin
Ce cours est partiel en janvier et est réparti sur 3 évaluations partielles qui comptent pour
une partie dans la note de juin.
En janvier :
• Accès aux 3 évaluations.
• La 1 re évaluation pèse pour 20% dans la note finale de janvier, la 2 e pour 30% et la 3 e
pour 50%.
En juin :
• Accès aux 3 évaluations.
• La 1 re évaluation de janvier vaut 25% des points de la note finale de la 1 re évaluation
de juin (PA1 en juin vaut donc 75% de PA1 finale), la 2 e évaluation de janvier vaut
50% des points de la note finale de la 2 e évaluation de juin (PA2 en juin vaut donc
50% de PA2 finale) et la 3 e 20% (PA3 en juin vaut donc 80% de PA3 finale).
• La note finale de la 1 re évaluation (PA1) vaut pour 30 % dans la note finale de juin, la
note finale de la 2 e évaluation (PA2) vaut pour 30 % dans la note finale de juin et la
note finale de la 3 e évaluation (PA3) vaut pour 40 % dans la note finale de juin.
• 25% de PA1 janvier + 75% de PA1 juin = PA1
50% de PA2 janvier + 50% de PA2 juin = PA2
20% de PA3 janvier + 80% de PA3 juin = PA3
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30% de PA1 + 30% de PA2 + 40% de PA3 = note finale de juin
2.1.6 Cas d’un cours « P » en janvier avec évaluation « T » et « P » + répartition
entre janvier et juin
Ce cours est partiel en janvier et est réparti sur 3 évaluations dont l’une est partielle et
compte pour une partie dans la note de juin, l’autre est terminée en janvier et la 3 e non
évaluée en janvier.
En janvier :
• Accès aux 2 premières évaluations.
• La 1 re évaluation pèse pour 70% dans la note finale de janvier, la 2 e pour 30% et la 3 e
n’est pas évaluée « SO » = sans objet.
En juin :
• Accès aux 3 évaluations.
• La 1 re évaluation de janvier vaut 45% des points de la note finale de la 1 re évaluation
de juin (PA1 en juin vaut donc 55% de PA1 finale) qui comptera pour 40% de la note
finale de juin.
• La 2 e évaluation de janvier est reportée en juin puisque cours terminé et comptera
pour 20% de la note finale de juin.
• La 3 e évaluation est encodée en juin puisque non évaluée en janvier et comptera pour
40% de la note finale de juin.
• 40% de PA1 finale (= 45% de PA1 janvier + 55% de PA1 juin) + 20% de PA2 janvier
+ 40% de PA3 juin = note finale de juin.
3 ENCODAGE DES GROUPES DANS LES EVALUATIONS
Il est possible d’attribuer plusieurs professeurs à une même évaluation.
Dans la colonne GE, vous devez déterminer que l’évaluation ne s’applique pas à tous les
groupes mais uniquement à un groupe d’étudiants (= groupe de cours en lien avec les
attributions des profs).
Ce système permet de gérer les cas où selon l’enseignant, les règles de pondération ou les
règles de report de juin à septembre ne sont pas identiques.
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Remarques : si le cours est non divisé, les attributions s’encodent sur le cours lui-même,
ainsi que les groupes. Si le cours est divisé, les attributions s’encodent sur les cours « D »
ainsi que les groupes mais dans ce cas, il est indispensable que les codes évaluations soient
les mêmes que l’abréviation 5 caractères des divisions de cours.
4 ENCODAGE DU TYPE DE REPORT ENTRE SESSIONS
Il est également possible de déterminer le type de report des notes à effectuer entre la
session de juin et la session de septembre. Il existe 3 valeurs possibles :
• RE : Recommencer (= valeur par défaut)
• RR : Report si Réussite dans le cas où l’évaluation est considérée comme un cours
indépendant par l’enseignant et où la réussite en juin de cette évaluation est reportée
en septembre.
• RT : Report Toujours dans le cas où l’évaluation (labo, exercices …) a eu lieu en cours
d’année et n’est donc pas « rattrapable » en 2 e session. La note de juin de cette
évaluation est donc toujours reportée en septembre.
Remarques : Il est possible de neutraliser les évaluations des sessions de septembre et de
prolongation. Ceci dans le cas où le cours divisé en plusieurs évaluations en janvier et en
juin mais qu’en septembre, un seul examen remplace le tout. Cela est possible en mettant
dans la colonne septembre (ou prolongation) un 100% à la 1 re évaluation Dès qu’une
évaluation vaut 100%, ProEco estime qu’il n’y en a pas et revient à un encodage simple d’une
note globale.
Exemple : Un cours divisé en 3 évaluations dont 2 d’entre elles sont données par 2
professeurs (chaque professeur enseigne à un groupe d’étudiants différents).
En janvier :
• Accès aux 1 re (INFS1) et 3 e évaluations (INFS3).
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• La 1 re évaluation pèse pour 50% dans la note finale de janvier, et la 3 e pour 50%
également. La 2 e évaluation (INFS2) n’est pas évaluée en janvier « SO » = sans
objet.
• Il y a 2 professeurs différents qui donnent cette 3 e évaluation à des groupes
d’étudiants différents. Donc, chaque étudiant recevra une note pour l’évaluation
INFS1 du professeur AMD et chaque étudiant recevra une note pour l’évaluation
INFS3, les étudiants du groupe A recevront la note du professeur IDT et les étudiants
du groupe B recevront la note du professeur CPP.
En juin :
• Accès aux 3 évaluations (INFS1, INFS2 et INFS3).
• La 1 re évaluation de janvier (INFS1) vaut 50% des points de la note finale de la 1 re
évaluation de juin (INFS1 en juin vaut donc 50% de INFS1 finale) qui comptera pour
50% de la note finale de juin.
• La 2 e évaluation (INFS2 qui n’a pas été évaluée en janvier) est donnée par 2
professeurs à 2 groupes d’étudiants différents. Les étudiants du groupe A recevront la
note du professeur BAHFA et les étudiants du groupe B recevront la note du
professeur BALLA. Cette 2 e évaluation compte pour 30 % de la note finale de juin.
• La 3 e évaluation de janvier (INFS3) vaut 50% des points de la note finale de la 3 e
évaluation de juin (INFS3 en juin vaut donc 50% de INFS3 finale) qui comptera pour
20% de la note finale de juin. Les étudiants du groupe A recevront la note du
professeur IDT et les étudiants du groupe B recevront la note du professeur CPP.
• 50% de INFS1 finale (= 50% de INFS1 janvier + 50% de INFS1 juin) + 30% de
INFS2 juin + 20% de INFS3 finale (= 50% de INFS3 janvier + 50% de INFS3 juin) =
note finale de juin.
En septembre :
• Idem juin pour la répartition des points.
• Si le cours est en échec et que l’étudiant doit représenter ce cours en seconde
session :
o Il devra représenter obligatoirement la 1 re évaluation (INFS1 = RE).
o Il ne devra pas représenter la 3 e
professeur.
évaluation (INFS3 = RT) peu importe le
o Il devra représenter la 2 e évaluation (INFS2 = RR) si échec dans cette partie en
juin.
L’écran d’encodage des points par cours ci-après reprend les différentes évaluations de notre
exemple ci-dessus.
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Si nous prenons la 1 re étudiante (ALFAN Loubna) :
• Note INFS1 : en janvier, l’étudiante a obtenu un 4/20 et en juin, elle a obtenu un
11/20. La note de janvier compte pour 50% et la note de juin pour 50%. Cette
étudiante a donc une note finale de juin de 7.5/20 pour l’évaluation INFS1. Cette
note de 7.5/20 compte pour 50% de la note finale totale de juin du cours INFSA.
• Note INFS2 : en janvier, cette évaluation n’était pas évaluée et en juin, l’étudiante a
obtenu un 15/20 du professeur BAHFA car elle était dans le groupe A. Cette étudiante
a donc une note finale de juin de 15/20 pour l’évaluation INFS2. Cette note de 15/20
compte pour 30% de la note finale totale de juin du cours INFSA.
• Note INFS3 : en janvier, l’étudiante a obtenu un 14/20 et en juin, elle a obtenu un
11/20 du professeur IDT car elle était dans le groupe A. La note de janvier compte
pour 50% et la note de juin pour 50%. Cette étudiante a donc une note finale de juin
de 12.5/20 pour l’évaluation INFS3. Cette note de 12.5/20 compte pour 20% de la
note finale totale de juin du cours INFSA.
• Pour le cours de INFSA, elle obtient donc la note finale totale de juin suivante:
18.75/50 (= 7.5/20 pour INFS1) + 22.5/30 (= 15/20 pour INFS2) + 12.5/20 (pour
INFS3) = 53.75/100 qui donne 10.75/20 arrondi au dixième donc 10.80/20. Le cours
est réussi.
Si nous prenons la 26 e étudiante (TINNECEL Coralie) :
• Note INFS1 : en janvier, l’étudiante a obtenu un 2/20 et en juin, elle a obtenu un
4/20. La note de janvier compte pour 50% et la note de juin pour 50%. Cette
étudiante a donc une note finale de juin de 3/20 pour l’évaluation INFS1. Cette note
de 3/20 compte pour 50% de la note finale totale de juin du cours INFSA.
• Note INFS2 : en janvier, cette évaluation n’était pas évaluée et en juin, l’étudiante a
obtenu un 16/20 du professeur BAHFA car elle était dans le groupe A. Cette étudiante
a donc une note finale de juin de 16/20 pour l’évaluation INFS2. Cette note de 16/20
compte pour 30% de la note finale totale de juin du cours INFSA.
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• Note INFS3 : en janvier, l’étudiante a obtenu un 16/20 et en juin, elle a obtenu un
12/20 du professeur IDT car elle était dans le groupe A. La note de janvier compte
pour 50% et la note de juin pour 50%. Cette étudiante a donc une note finale de juin
de 14/20 pour l’évaluation INFS3. Cette note de 14/20 compte pour 20% de la note
finale totale de juin du cours INFSA.
• Pour le cours de INFSA, elle obtient donc la note finale totale de juin suivante: 7.5/50
(= 3/20 pour INFS1) + 24/30 (= 16/20 pour INFS2) + 14/20 (pour INFS3) =
45.5/100 qui donne 9.1/20. Le cours est donc échoué.
• En septembre, si elle échoue, elle devra représenter :
o La 1 re évaluation (INFS1) car elle doit être obligatoirement représentée (RE).
o La 2 e évaluation (INFS2) est réussie, la note réussie (RR) sera donc reportée en
septembre pour l’évaluation INFS2.
o La 3 e évaluation (INFS3) est toujours reportée en septembre (RT).
5 CREATION D’UN BULLETIN AVEC EVALUATIONS
Pour voir apparaître ces évaluations sur le bulletin, il suffit de demander au Service des
affaires académiques de créer un bulletin avec évaluations. Voici comment procéder :
Dans un document qui contient déjà un défilement sur les cours (ex un bulletin) :
1) passer en mode expert
2) prendre Insérer / Défilement, cliquer sur le document => la bande vient se placer tout en dessous
3) dans les propriétés de la nouvelle bande défilement :
3a) indiquer Table = QEval29 => la nouvelle requête créée ci-dessus
3b) indiquer Maître = DefilementCours => ceci déplace la bande en dessous du défilement cours et en
fait un sous-défilement
3c) décocher "Imprimer si vide" => ne doit s'imprimer que si il y a des évaluations
4) la reformater, y déposer les données du thème 20
4a) dont transformation sur le numéro d'évaluation
6 VERROUILLAGE / DEVERROUILLAGE ENCODAGE DES
POINTS PAR LES ENSEIGNANTS
Un nouveau bouton a été ajouté dans le module d’encodage des points par les
enseignants qui permet de verrouiller leurs cours. En appuyant sur ce bouton, les
professeurs vous signalent que l’encodage des notes pour leurs cours est terminé. Pour
déverrouiller leurs cours, ils sont alors obligés de repasser par le secrétariat qui a seul
accès au déverrouillage du cours.
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Comment le secrétariat peut-il verrouiller ou déverrouiller un cours ?
Via la fiche du cours, vous trouverez cette information à côté des informations sur la
session d'examens en cours. Un 2e "feu" a été ajouté et celui-ci signale si le cours est
totalement terminé (bleu) ou non terminé (gris, feu éteint). En double-cliquant sur ce
feu, un écran de détail apparaît dans lequel il est possible de voir ce qui est ou non
"terminé" et en double-cliquant sur les différents éléments présents (suivant le type
d'encodage choisi : R=Responsable, E=Evaluations A=Attributions) de passer d'un état
terminé à non terminé et inversement.
Comment le secrétariat peut-il verrouiller tous les cours d’une section lorsqu’il
décide de clôturer l’encodage ?
Cette opération de "terminer" ou mettre en état "non terminé" peut se faire globalement
(pour tous les cours de la sélection, donc par exemple les cours d'une orientation juste
avant la délibé) au moyen d'un nouvel outil disponible dans le menu "Utilitaires" du menu
"Cours".
7 SELECTION DES FICHES COURS
Possibilité de sélection par division de cours : divisé ou non divisé, par cours, par
division ou par thème … Possibilité de sélection des élèves par groupe cours,
étudiants dispensés ou non dispensés, avec report de notes …
• Soit sélection d’un cours : Entrer l’année d’études et l’abréviation et déterminer
éventuellement des critères spéciaux.
• Soit sélection de plusieurs cours : Entrer l’année d’études ou utiliser le choix
manuel, déterminer si sélection de cours, de division de cours … Choisir l’ordre de
tri, déterminer les bornes de sélection et les critères complémentaires si
nécessaires. Possibilité de déterminer également des critères spéciaux.
• Soit sélection de plusieurs cours par nom : Entrer l’implantation, l’année d’études
et l’abréviation des différents cours à sélectionner.
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8 SELECTION RAPIDE D’UNE FICHE COURS
Si vous souhaitez accéder rapidement à une fiche cours de la grille d’une section afin
de la modifier :
• Sélectionner tous les cours d’une année et d’une section (voir sélection de
plusieurs cours ci-dessus).
• Cliquer sur « Liste prédéfinie » pour obtenir la liste des différents cours
sélectionnés.
• Double-cliquer sur le cours souhaité pour accéder à sa fiche en modification.
9 MODIFICATION DES FICHES COURS
Après sélection des cours désirés, vous pouvez modifier les fiches de ceux-ci.
Vous pouvez modifier toutes les données encodées lors de la création du cours (sauf
l’abréviation qui permet la récupération des RN).
Dans la fiche de modification des cours, 2 onglets ont été ajoutés :
• L’onglet Texte : comprend 5 zones de texte par cours pour pouvoir y encoder
les objectifs des cours, les prérequis, aperçu général, la méthodologie et
l’évaluation (pour ECTS).
• L’onglet Evaluations : Possibilité de mettre plusieurs cotes pour obtenir une
cote globale en mettant le pourcentage de chacune des cotes dans la cote
globale et ce, pour les 3 sessions (1 re , 2 e session et prolongation).
ATTENTION :
• Si le cours est terminé en janvier (et qu’il est donc impossible d’encoder une
note en juin) et que l’étudiant repasse en juin car il a obtenu un CM en janvier,
passer par la fiche du cours et cocher la case « Un examen est malgré tout
organisé en juin pour les étudiants en CM ou ML en janvier » (case à côté de
Janvier). Le cours sera alors réouvert pour la session de juin.
• Il est fortement déconseillé de changer les pondérations :
Lorsque des points sont déjà encodés au niveau des étudiants.
Sélectionner les étudiants, réinitialiser le contenu des écrans (Etudiants
/ Utilitaires / Initialisation automatique des cours) et recalculer les
notes par l’écran de délibé et passer avec « Enter » sur toutes les
notes de l’étudiant ou par l’encodage des points par cours
(resauvegarder le cours).
Lorsque les RN ont déjà été récupérés. Dans ce cas, pour recalculer
les RN, aller dans le bouton « RN » dans l’onglet cours de la fiche
étudiant et passer avec « Enter » sur tous les RN de l’étudiant. Si le
message « Note impossible en juin cours XXX », cela signifie que les
RN n’ont pas été recalculés.
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10 GROUPES DE COURS ET ATTRIBUTIONS
Dans la fiche cours, le bouton « Attributions » permet d’encoder des groupes de
cours et les enseignants associés. Ce bouton n’est actif que pour les cours non divisé
ou pour une division de cours.
Ce bouton est également accessible via le menu Cours / Encodage des attributions et
permet d’encoder les attributions de plusieurs cours les unes à la suite des autres.
Lorsqu’un enseignant donne un cours, même à une classe entière, c’est à cet endroit
que l’on peut l’indiquer. Sur base de ces informations, il sera alors possible d’obtenir
les attributions d’un enseignant, d’encoder les groupes cours aux étudiants et ainsi
obtenir des listes d’étudiants par prof.
• Grp : nom du groupe. Il est constitué de 2 caractères maximum (lettres et/ou
chiffres). Il est possible de donner plusieurs fois le même nom de groupe (utile
si plusieurs enseignants donnent un cours à un groupe car un seul enseignant
par ligne).
• AbrEnseign : encoder l’abréviation du professeur (utiliser si possible le menu
d’aide « ? » pour être sûr de l’abréviation utilisée dans le ProEco. Cela peut
éviter des problèmes ultérieurs). On peut retrouver plusieurs fois un même
enseignant dans le tableau puisqu’il peut donner plusieurs fois le même cours à
des groupes différents.
• HrD : Heures/année de cours données par l’enseignant au groupe.
• HrR : Encodage des heures regroupées dans le cas d’un enseignant qui
donnerait cours à 2 groupes de 2 cours différents (exemple un groupe cours
regroupent des étudiants de 2 sections différentes, 2 cours différents. Le cours
de « Soins en chambre » de Sage-femme est regroupé avec le cours « Soins de
base » de Soins infirmiers).
• HrN : Heures non subventionnées. A utiliser pour les heures non
comptabilisées dans les heures de cours réellement données (mission, stages
…).
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• CrsConf : Code du cours à conférer. Taper « ? » pour obtenir la liste des
codes.
Remarque : pour qu’une ligne « attribution » soit validée, les champs Grp, AbrEnseign et
Hr doivent être complétés.
11 MODIFICATION DES COURS EN TABLEAU
Après sélection des cours désirés, Menu Cours/Modification en tableau, la liste des
cours apparaît sous forme de tableau et les cours peuvent être modifiés après avoir
été triés soit par ordre alphabétique du nom de cours, soit par ordre d’implantation,
soit par ordre d’orientation
12 SUPPRESSION D’UNE FICHE COURS
Menu Cours/Suppression : entrer l’année d’études et l’abréviation du cours puis OK.
Plutôt que de supprimer définitivement un cours, il est fortement conseillé de
décocher la case « donné ». En effet, avec ce système, il est possible de réutiliser ce
cours à tout moment.
13 GESTION DES GRILLES
La grille de cours est l’ensemble des cours obligatoires d’une orientation dans une
année d’études = grille horaire spécifique.
Premièrement, vous devez regrouper tous les cours obligatoires d’une même année
d’études et d’une même orientation (inutile de regrouper les divisions ou thèmes de
cours puisque le ProEco sait qu’il y a des divisions et des thèmes attachés aux cours)
dans une grille et ce, par le menu Cours / Grilles / Création.
• Ecole : n° de l’implantation
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• Année : année d’études
• Code grille : Donner le nom de l’orientation à la grille pour plus de facilité (en
effet lors du passage à l’année suivante, le nom de la grille attribuée à
l’étudiant ne change pas).
• Orientation : indiquer l’orientation à laquelle la grille est liée.
• Remarque : texte libre
• Libellés : Le libellé en 160 caractères (Abr160) permet d’encoder le titre exact
de la grille. Si l’on coche la case « Filles », il est possible d’encoder un libellé
différent qui pourra être affiché dans les documents relatifs aux filles. Le libellé
en 25 caractères (Abr25) est utile lorsque l’on dispose de moins de place dans
certains documents. Dans ce dernier champ, presser F2 pour obtenir les 25
premiers caractères du libellé 160.
Reprend dans la grille tous les cours liés à l’année et à
l’orientation.
Insertion ou suppression d’un cours dans une grille
« ? » pour consulter le liste des cours de l’année demandée
La corbeille vous permet de vider la grille.
La grille reprend tous les cours, le nombre d’heures et le nombre d’ECTS. Si l’on place
la souris sur un code ; une bulle d’aide affiche le nom du cours.
Une fois la grille créée, il est possible de la modifier via la menu Cours / Grilles /
Modifier en précisant l’année d’études et le nom de la grille. Pour supprimer une
grille, menu Cours / Grilles / Supprimer.
Il est également possible d’obtenir une liste des grilles créées dans le ProEco pour
toutes les années d’études (menu Cours / Grilles / Liste) avec leur contenu (codes des
cours).
Un double-clic sur la zone d’une grille de la liste, ouvre cette grille en modification.
Cette liste peut aussi être imprimée.
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Remarque : si un cours doit être ajouté à la grille alors que l’on a déjà attribué les
grilles et encodé des points :
• Créer le cours
• Ajouter ce cours à la fin de la grille
• Sélectionner les étudiants
• Menu Etudiants / Utilitaires / Initialisation automatique des cours /
Réinitialisation automatique des cours.
• Les cours seront ajoutés au bas de la grille, les D, les RN et les points seront
conservés.
14 GESTION DES MENUS
Le menu de cours est l’ensemble des cours à option de l’année (par année, toutes
orientations confondues). Il faut les regrouper (cours à option, cours de langues…)
dans un menu (programmation à la carte) par le Menu Cours / Menus / Création.
Le fonctionnement de cette fenêtre est semblable à la fenêtre de création d’une grille
de cours. Le menu est relatif à une année d’études (l’orientation n’est pas
concernée), il suffira donc de préciser l’année d’études pour modifier, supprimer ou
imprimer un menu.
Reprend dans le menu tous les cours à option liés à l’année
d’études.
15 IMPRESSION DE LA GRILLE HORAIRE
Après sélection des cours désirés, vous pouvez imprimer la liste de ceux-ci.
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• Sélectionner tous les cours de l’année en cochant « Plusieurs cours », déterminer
l’année et l’orientation et mettre « O » dans le champ « Donné » afin de ne
prendre que les cours existants et donnés durant cette année académique puis
valider votre sélection.
• Imprimer. Soit en choisissant la liste prédéfinie, soit en créant une liste vousmême
en reprenant les champs dont vous avez besoin dans le thème « Cours ».
16 ATTRIBUTION AUTOMATIQUE DES COURS
En général, tous les étudiants d’une même année d’études d’une même orientation
reçoivent une grille commune. C’est pourquoi il est possible d’attribuer
automatiquement une même grille à tous les étudiants d’une sélection.
Pour attribuer automatiquement une grille aux étudiants :
• Sélectionner les étudiants désirés.
• Menu Elèves/Utilitaires/Initialisation automatique des cours des élèves
• Point 2 : Remplacement du contenu des écrans (pour attribuer une grille aux
étudiants qui n’en ont pas encore ou pour remplacer la grille actuelle)
• Encoder l’année d’études (B1-B2 …). Cette donnée a 2 fonctions : proposer
uniquement les grilles de l’année ET assurer une vérification minimale à savoir,
parmi les sélectionnés, seuls les étudiants de l’année choisie se verront
attribuer la grille.
• Remplacer la grille par : indiquer ici le nom de la grille que l’on souhaite
attribuer (le code entré doit obligatoirement être celui d’une grille relative à
l’année d’études précisée dans le champ Année ci-dessus) ou taper « ? » pour
obtenir une liste des grilles possibles.
• Et/Ou Remplacer le menu par : indiquer ici le nom du menu (= cours à option).
• Tenter de conserver les groupes cours existants (mais pas sûr, il faut donc
revérifier si tout s’est bien passé)
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• Tenter de conserver les groupes de cours existants : Dans le cas où l’étudiant
possédait déjà une grille de cours que l’on souhaite remplacer, ProEco gardera
dans la mesure du possible, les groupes de l’étudiant pour les cours qui
resteront. Attention, cette fonctionnalité n’est pas assurée à 100% : pour peu
que le code cours ou l’intitulé aient été modifié, le groupe ne sera pas
conservé.
• Tenter de conserver les reports de notes et les dispenses (pas sûr mais aucun
problème jusqu’à présent).
Attention : les modifications s’effectuent uniquement lorsque l’onglet cours de
l’étudiant n’est pas verrouillé. Si vous souhaitez effectuer les modifications même
lorsque l’onglet cours est verrouillé, cocher « Ignorer la protection de verrouillage de
l’écran ».
L’option « Verrouiller les écrans des élèves après opération » (case à cocher) permet,
comme son nom l’indique, de verrouiller l’onglet cours de la fiche étudiant après lui
avoir attribué sa grille (suivant droit d’accès).
Pour modifier automatiquement une grille attribuée aux étudiants : Si vous effectuez
des changements dans la grille horaire après avoir attribué celle-ci aux étudiants (en
cas d’ajout ou de suppression de cours ou encore de changement d’abréviation) et
désirez répercuter cette modification au niveau des étudiants :
• Sélectionner les étudiants désirés.
• Menu Elèves/Utilitaires/Initialisation automatique des cours des élèves
• Point 1 : Réinitialisation du contenu des écrans
Remarque : La modification d’une abréviation cours (champ « Abréviation », à ne pas
confondre avec les champs « Abr25 » ou « Abr160 » qui peuvent être modifiés)
requiert la redistribution de ce cours (dans les grilles, les menus) au niveau des
étudiants (onglet cours), alors que les attributions des enseignants ne sont pas
perturbées. De plus, les reports de notes des cours dont on modifie le champ
« Abréviation » ne pourront être récupérés.
ATTENTION :
• Il n’est pas utile de réinitialiser en cas de changement du nombre
d’heures de cours, du statut de stage ou non, du statut de dispense
possible ou non et de changement de libellé. Par contre, il est
fortement conseillé d’effectuer une réinitialisation du contenu des
écrans (Etudiants / Utilitaires) et si des notes sont encodées, un
recalcul des sommes (soit par délibés, soit par utilitaires, soit par
encodage des points par cours, pouir les RN, utiliser le bouton RN dans
l’onglet cours de la fiche étudiant).
17 ETUDIANTS EN ETALEMENT
Dans l’onglet Statuts de la fiche étudiant, cocher le point « article 31 05/08/95 :
étalement ». Indiquer ensuite le nombre d’années durant lequel s’étend l’étalement,
et l’état de l’étalement (1 re année ou 2 e année d’étalement).
Dans l’onglet cours, définir les cours suivis chaque année de l’étalement dans la
colonne « E » (1 pour les cours suivis la 1 re année, 2 pour les cours suivis la 2 e année
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…). La 2 e année de l’étalement, attribuer la grille à l’étudiant. Les cours à suivre (2)
seront reportés automatiquement lors du transfert de RN.
18 ATTRIBUTION DES COURS ETUDIANT PAR ETUDIANT
Pour les cas particuliers, une fois la grille attribuée, vous pouvez ajouter (ou
supprimer) des cours d’une autre année d’études. Par exemple, un étudiant arrive
chez vous en 2 e sur base d’un article 23 et doit suivre un programme personnalisé
avec un complément de formation de 1 re année. Un étudiant, bénéficiant de
Dispenses ou de Reports de notes, veut prendre des cours en Crédits anticipés.
La première chose à faire est d’encoder correctement le statut de l’étudiant. Vous ne
pourrez pas ajouter des cours de 1 re à un étudiant de 2 e s’il n’est pas article 23, ou
article 12 … L’onglet « Statut » de la fiche étudiant doit donc d’abord être
correctement complété.
Le « + » vous permet d’ajouter des cours d’une autre année académique et le « -«
d’en retirer.
Ces renseignements vous indiquent, en
fonction des données encodées dans l’onglet
Statut, si vous êtes autorisés à ajouter des
cours de l’année inférieure, supérieure ou de
l’année de l’étudiant.
En appuyant sur OK, les cours correspondants à votre demande apparaissent et il
vous reste alors à les cocher pour les ajouter à la grille de l’étudiant.
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Si vous sélectionnez trop de crédits par rapport au nombre de crédits disponibles,
ProEco n’insèrera pas les cours sélectionnés dans la fiche de l’étudiant.
19 AFFECTATION DES GROUPES DE COURS AUX ETUDIANTS
Il y a 2 manières d’encoder les groupes de cours aux étudiants :
• Par l’onglet cours de la fiche étudiant.
• Par le menu Etudiants / Encodages des horaires / Groupes de cours, qui permet
de travailler par cours sur un plus grand nombre d’étudiants.
Dans la zone de gauche, encoder l’année d’études et l’orientation puis OK, la liste des
cours apparaît. Cocher ensuite le ou les (ou tous les) cours puis OK.
Sélectionner tous les cours
Désélectionner tous les cours
Classe les cours par ordre alphabétique du code cours
Classe les cours par ordre dumérique du code cours
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• La bande supérieure de l’écran contient le n° de l’implantation, l’année
d’études, le code, le libellé et le nombre d’heures du cours, le nombre de cours
sélectionnés, le nombre d’étudiants sélectionnés et le nombre d’étudiants
correspondant au cours affiché.
• La zone de gauche reprend la liste des étudiants (ceux-ci sont numérotés) qui
suivent le cours. A leur droite se trouve le code de l’orientation et une case qui
peut contenir le groupe de cours attribué à l’étudiant. Cette liste reprend tous
les étudiants non RN et non D. Si vous souhaitez voir apparaître ceux-ci dans
la liste, Menu Etudiants / Paramètres étudiants / Onglet Divers et cochez les
cases « Encodage de groupes aux étudiants en RN » et « Encodage de groupes
aux étudiants en D ».
• La partie de droite contient les informations et fonctionnalités qui vont
permettre d’attribuer le groupe de cours :
Accès à la fiche du cours en consultation.
Accès aux attributions du
cours (si l’on modifie une
attribution par ce biais, il
faudra passer au cours
suivant puis revenir sur ce
cours pour voir l’effet de la
modification sur ce cours).
• Le pavé grisé supérieur :
Accès à la fiche du cours en
modification.
Nombre d’étudiants dans
chaque groupe
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Nom des groupes créés
Code des enseignants qui
donnent ce cours.
• Pour afficher ou non le code des enseignants
• Tris Etudiants :
Tri par ordre alphabétique
Tri par groupe de cours
Tri par classe
Tri par groupe élèves
Tri par orientation
Lorsque l’on choisit le tri par classe, groupe, …, les étudiants sont en ordre
alphabétique dans chaque classe, groupe …
• Case « SsGrp » : si coché, affiche le sous-groupe
• Tris cours :
Tri par ordre alphabétique
des codes
Tri par ordre numérique
des codes
Tri par ordre personnalisé
des codes
Réinitialisation de l’ordre
personnalisé par orientation
et numéros ou par ordre
alphabétique
Définition du tri personnalisé
(voir fenêtre ci-dessous)
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Sélectionner un cours et utiliser les
flèches (en bas à gauche de cet
écran) pour déplacer ce cours vers le
haut ou vers le bas.
Cliquer sur OK pour valider l’ordre
défini.
Pour que cet ordre soit pris en
compte, utiliser le bouton « P ? » de
la barre Tris Cours.
Pour réinitialiser l’ordre des cours,
utiliser un des points de la barre Tris
Cours.
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• Remplir groupes
Ce bouton permet de vider les
groupes à tous les étudiants.
Ce bouton permet d’attribuer
automatiquement les groupes par un
découpage. S’il y a 3 groupes
définis pour le cours, le groupe
d’étudiants est découpé en 3. Le
groupe 1 est attribué au premier
tiers, le groupe 2 au 2 e tiers et le
groupe 3 au reste.
Ce bouton permet de recopier la
classe de l’étudiant suivie du nom du
sous-groupe dans la case groupe.
ATTENTION : fonctionne si les
groupes sont définis de manière à
correspondre parfaitement (en
nombre et en nom) aux ensembles
« classe-groupe ».
Ce bouton permet de reprendre un
découpage en groupe déjà défini dans un
autre cours. Une fenêtre s’ouvre qui
permet de préciser le code du cours dont
les groupes sont à reprendre.
Ce bouton permet de recopier la
classe de l’étudiant dans la case
groupe. ATTENTION : fonctionne s’il
y a le même nombre de classes que
de groupes et que ceux-ci portent le
même nom.
ATTENTION : la reprise des groupes
fonctionne si le cours « modèle » possède
le même nombre de groupes
identiquement nommés que le cours
initial.
Toujours enregistrer le travail avant de passer au cours suivant !!! car le
passage d’un cours à l’autre n’enregistre pas les modifications effectuées.
A effectuer régulièrement lors d’un encodage plus long.
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