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5 - MISE EN PLACE D'UNE GED La GED est devenue une composante des systèmes d'information dans lesquelles elle introduit des fonctions de gestion ou de traitement des documents "vivants ". L'utilisateur est à la fois producteur et consommateur d'informations. Les difficultés : Toute organisation est naturellement hostile au changement et développe des routines défensives. La méconnaissance de l'offre et de l'étendue de ses possibilités pour l'utilisateur rendent nécessaire un accompagnement. Le mode de pilotage doit définir la mise en place de l’outil et de son appropriation, du projet (processus d’action qui génère les usages) et des valeurs directrices sous-jacentes au service d'une stratégie du changement, la prise en compte de l'évolutivité de l'environnement, du contexte et des besoins. Grâce aux nouveaux outils de développement rapides (RAD) et à la disponibilité sur le marché de composants de base intégrables sous forme d'API (OCR, pilote de scanner, indexation) la GED va se concevoir comme un ensemble de maquettes jetables et de processus itératifs incrémentaux. Chaque étape d'expression des besoins est validée par une maquette - qui structure la réflexion des acteurs et les aide à modifier leurs besoins au cours du temps en prenant en compte les champs de possibilité - qui sert de point d'accroche aux autres modules - qui constitue une réalisation concrète pour convaincre les hésitations. Les objectifs : - les objectifs relatifs au stockage : réduction du volume de transactions et de l'encombrement, accroissement de charges, diminution des risques (vols, incendies, pertes), diminution des duplications - objectifs liés à la gestion : diminution des délais de recherche, access à l'information par critères multiples, amélioration de la confidentialité, réduction des coûts - objectifs liés à la diffusion : diffusion interne ou externe, amélioration de l'access à l'information et de sa pertinence, sécurité d'accès, accès partagé, accès distant, décentralisation du traitement. - objectifs de communication et de coopération : travail collaboratif, communication rapide et continue, structure des échanges, procédures d'orchestration des échanges. - autres objectifs : objectifs intermédiaires ou d'étapes, objectifs cachés sousjacents, objectifs induits. En résumé, la gestion électronique documentaire (GED) consiste à mettre en place une structure logique, d’utilisation simplifiée qui est également personnalisable, adaptative au besoin individuel et qui soit évolutive.
Il devient banal de rappeler les progrès récents de l’informatique et le confort apporté à son utilisation : ordinateurs de bureau, sites internet, réseaux internet, réseaux intranet, interfaçage documentaires. APPLICATION AUX DISCIPLINES MEDICALES ET SCIENTIFIQUES 1 - L’ORIGINE DE LA DOCUMENTATION. Elle est très variée : - externe : sites internet, livres, tableaux, publications scientifiques - interne : observations personnelles, publications, cours, tableaux Il s’agit de textes, de photos, de diaporamas qui sont numérisés où qu’il est nécessaire de scanner pour intégrer dans un système informatique. Ces documents vont être intégré dans une base de connaissance dont ils formeront l’essentiel du contenu, et seront répartis en disciplines, modules, sections selon un classement horizontal réalisé selon le modèle de « Windows Explorer ». disciplines modules sous/modules sections MEDECINE Anatomie pathologique Bactériologie Sciences BIOLOGIE Biochimie Pharmacie Cancérologie Immunologie Dentaire Cardiologie Dermatologie HEMATOLOGIE Parasitologie Virologie cours d’hématologie Endocrinologie (documentation hématologie, Explorations tableaux hématologie, Hge fonctionnelles photos hématologie, plan hématologie, Ophtalmologie sites internets hématologie) Orl Pneumologie Radiologie Réanimation cours de parasitologie (documentation parasitologie, tableaux parasitologie, photos parasitologie, plan parasitologie, sites internets parasitologie) Les différents documents multimédias sont répartis dans les « tiroirs » correspondants selon qu’il s’agit de cours, de documentation, de tableaux, de photos ou de textes se rapportant à une discipline.
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