LA CARTE D'ACHAT PRATIQUE - CNRS Alsace

LA CARTE D’ACHAT PRATIQUE
Christine SCHMITT et Cyrielle SCHUH

INFORMATIONS UTILES ET FICHES
PRATIQUES :
L’ achat
L’engagement : Geslab et carte d’achat
Le(s) contrôle(s)

INFORMATIONS UTILES ET FICHES
PRATIQUES :
L’ACHAT
•Les vérifications préalables à l’achat
•Les bons réflexes lors de l’achat

L’ACHAT : LES 4 QUESTIONS
PRÉALABLES
Une seule réponse négative à l’une des 4 questions suivantes interdit le recours
à la carte d’achat
1. La dépense est-elle bien d’ordre professionnel
• Carte d’achat = délégation de commande, dans le cadre
de l’activité professionnelle du porteur
• Usage abusif = sanction disciplinaire
2. La dépense est-elle régulière
• quant à l’éthique du CNRS
• quant aux procédures d’achat :
S’assurer qu’il n’y a pas de marché en cours portant sur
le même objet (ex : ordinateurs)
S’assurer qu’une mise en concurrence n’est pas
nécessaire

L’ACHAT : LES 4 QUESTIONS
PRÉALABLES
3. La dépense peut-elle être prise en charge par le
laboratoire
‣ Carte d’achat = moyen de paiement immédiat avec
engagement d’une commande postérieure à l’achat
‣ S’assurer de la disponibilité des crédits avant utilisation
de la carte !
4. La dépense est-elle effectuée dans le cadre
d’une mission
‣ Seule la carte Corporate (affaires) peut servir dans ce
cadre

L’ACHAT : LES BONS RÉFLEXES
1. Faire établir une facture avec indication de la TVA
Jusqu’à 19,6% d’économie pour le laboratoire !
2. Distinguer les dépenses d’équipement et les
dépenses de fonctionnement
Contrainte liée à l’outil :
1 transaction carte d’achat = 1 commande Geslab = 1 seule nature de
dépense (fonctionnement OU équipement)
Régler séparément les matériels inventoriables !
Rappel : seuil d’immobilisation : prix unitaire de 800,00 €HT et durée
de vie supérieure à un an

L’ACHAT : LES BONS RÉFLEXES
3. Achat en ligne auprès de fournisseurs
intracommunautaires :
Penser à indiquer le n°VAT du CNRS !
FR40180089013

LA CARTE D’ACHAT : AVANTAGES
ET OBJECTIF
• Achats en ligne possibles 24h/24, 7 j/7
• La carte d’achat est NOMINATIVE = ce n’est pas la carte du
laboratoire
• Toujours privilégier l’achat par carte d’achat lorsque c’est
possible
Objectif national : 20% des commandes
éligibles par carte d’achat

INFORMATIONS UTILES ET FICHES
PRATIQUES :
L’ENGAGEMENT : Geslab et carte d’achat
•Création des cartes dans Geslab
•Saisie des commandes sur carte d’achat

GESLAB ET CARTE D’ACHAT : la
création des cartes
ENJEU : le rapprochement transaction/commande dans le ROP
Dossier administration / paramétrage/ contacts
N° de carte :
exclusivement les 4
derniers chiffres
Date de fin de validité :
au format mmaaaa

GESLAB ET CARTE D’ACHAT :
la création des cartes
ENJEU : le rapprochement transaction/commande dans le ROP
Dossier administration / paramétrage/ contacts
Nom du porteur : 10
caractères maxi, sans
espace, sans
apostrophe, sans
tiret
(concordance entre GESLAB et BNPP nécessaire)

GESLAB ET CARTE D’ACHAT :
la création des cartes
ENJEU : le rapprochement transaction/commande dans le ROP
Où trouver les informations dans le ROP :
EXPORTER LES DONNÉES :
!!! Attention au
format inversé de
la date d’échéance
de la carte

GESLAB ET CARTE D’ACHAT :
la saisie des commandes
Commande prévisionnelle - pas de service fait (l’achat est déjà réalisé)
pas de facture en création :
intégration de la saisie de la ligne ROP
correspondante traitée en délégation

GESLAB ET CARTE D’ACHAT :
la saisie des commandes
FOURNISSEUR : CELUI DE L’ACHAT (PAS PAYPAL, ou autre
intermédiaire de paiement)
Comme pour toute commande : s’assurer de l’existence du fournisseur dans
COUGUAR (BFC) avant la commande, dans la négative le faire créer, en précisant
qu’il s’agit d’un fournisseur carte d’achat (coordonnées bancaires inutiles)

GESLAB ET CARTE D’ACHAT :
la saisie des commandes
NATURE DE LA COMMANDE :
Plafond par transaction = 2000 € TTC (dépenses de fonctionnement ou
dépenses d’équipement)
DEPENSE D’EQUIPEMENT :
Penser à adresser au SFC une copie de la facture,
avec mention du numéro d’inventaire

GESLAB ET CARTE D’ACHAT :
la saisie des commandes
LIGNE DE LA COMMANDE :
Mono ligne : avec montant
exact de la transaction
Mono code : le plus représentatif
de l’achat
TVA :
récupérable si
précisée sur la
facture et si la
facture est
libellée au nom
du CNRS (et si
taux unique)
!!!!!!! RATTACHÉE A LA CARTE D’ACHAT DU PORTEUR

GESLAB ET CARTE D’ACHAT :
la saisie des commandes
LES ALERTES DANS GESLAB :
COMMANDE EXCLUSIVEMENT PREVISIONNELLE

GESLAB ET CARTE D’ACHAT :
la saisie des commandes
LES ALERTES DANS GESLAB :
COMMANDE EXCLUSIVEMENT MONOLIGNE

INFORMATIONS UTILES ET FICHES
PRATIQUES :
LES CONTROLES
•La plate-forme BNP Paribas : l’essentiel
•L’outil ROP : les principales causes de non
rapprochement
•Les contrôles a posteriori

LES CONTROLES : l’essentiel de la
plate-forme BNP Paribas
https://www.service-carte-achat.com
Identifiant :
communiqué par
mél par le GPCA
Mot de passe :
communiqué par mél
par BNP Paribas
Oubli du mot
de passe :
envoi
immédiat par
mél
3 erreurs successives de saisie
de mot de passe = compte
invalidé
les méls à recevoir de BNP Paribas
(mot de passe, relevés mensuels….)
ont pour adresse expéditeur
« purchasing@atosorigin.com » : il
ne s’agit pas de spam, ne pas jeter
les messages à la corbeille !

LES CONTROLES : l’essentiel de la
plate-forme BNP Paribas
SUIVI D’ACTIVITÉ – Autorisations
Présentation des transactions pour la
période sélectionnée :
Effectuer le contrôle régulier des transactions….avec possibilité d’export et
d’impression

LES CONTROLES : l’essentiel de la
plate-forme BNP Paribas
SUIVI D’ACTIVITÉ – Encours
Synthèse des plafonds et des montants disponibles

LES CONTROLES : l’essentiel de la
plate-forme BNP Paribas
SUIVI D’ACTIVITÉ – Synthèse
Données générales sur le porteur : plafonds, fin de validité de la carte….

LES CONTROLES : l’essentiel de la
plate-forme BNP Paribas
SUIVI D’ACTIVITÉ - Relevés
Accès aux relevés mensuels… avec possibilité d’export et d’impression

LES CONTROLES : l’essentiel de la
plate-forme BNP Paribas
« Mon compte utilisateur »
A partir de la rubrique « Mon compte
utilisateur », il est possible de modifier
son mot de passe…….
….. Il sera par la suite
nécessaire de le changer
tous les 2 mois

LES CONTROLES dans le ROP: les
causes de non rapprochement
1 – la commande Geslab n’a pas encore parcouru le trajet Geslab / BFC / NOUBA (2 jours)
Attendre…
2 – la commande Geslab est bien intégrée dans BFC mais n’est pas formatée « carte
d’achat » (oubli de saisie du n° de la carte)
3 – aucune commande n’a encore été crée dans Geslab
Saisir une commande conforme
Créer la commande….ou
déclarer l’utilisation
frauduleuse de la carte

LES CONTROLES dans le ROP: les
causes de non rapprochement
4– la commande Geslab formatée « carte d’achat » n’est pas du montant exact de la
transaction
Modifier le montant de la commande
Transaction effectuée en devises : attendre son apparition sur le ROP et saisir la
commande avec le montant converti en euros indiqué

LES CONTROLES dans le ROP:
Communication avec la délégation :
L’application ROP inclut un outil pratique d’échange d’informations entre
gestionnaire et SFC, la colonne « NOTE » :
Chaque utilisateur peut
laisser un commentaire,
l’effacer, le modifier pour
communiquer avec son
interlocuteur

LES CONTROLES dans le ROP: aide
en ligne
Rubrique d’aide,
accessible en
permanence

LES CONTROLES A POSTERIORI
Carte d’achat = délégation de confiance suppression des contrôles a priori
OBLIGATION POUR LE LABORATOIRE : conservation des relevés signés par le
directeur et des pièces justificatives
+
Factures,
facturettes,
affichage de pages
web…
Ces pièces seront à communiquer au SFC lors de contrôles a posteriori :
• contrôle périodiques dans le cadre du CICF (échantillon de transactions
sélectionnées sur le ROP mensuel)
• audits sur place dans le cadre du plan d’audits (réalisé sur 3 à 4 ans)

MERCI DE VOTRE ATTENTION