ville de la chaux-de-fonds rapport de gestion 2008

ChancellerieCHANCELLERIESuite au départ du chancelier en mai 2008, une chancelière lui a succédé dès le 1er septembre 2008. Entre ces deuxdates, l‘intérim a été assumé par le vice-chancelier et l‘adjointe du chancelier.L‘organisation de la chancellerie a été clarifiée au moyen d‘un organigramme et de cahiers des tâches.Le secrétariat des conseils compte à fin 2008, 6 personnes, à savoir l‘adjointe du chancelier (100%), un poste desecrétaire de direction occupé en job sharing par 2 personnes respectivement à 40 et 50%, travaillant partiellement pourla chancellerie et partiellement pour le dicastère du conseiller communal en charge de l‘instruction publique, des affairessociales et de l‘intégration, une secrétaire à 70%, une secrétaire-rédactrice du Conseil général à 25% et une apprentie de3ème année.La Chancellerie a assuré tout au long de l‘année les tâches habituelles qui lui sont dévolues, à savoir :a) le secrétariat du Conseil communal, de sa Présidence et du de la chancelier chancelière (préparation des ordres dujour de la séance hebdomadaire, participation du de la chancelier chancelière ou du vice-chancelier aux séances,établissement du procès-verbal des séances, suivi des décisions, relecture et rédaction de rapports et de courriers,…) ;b) le secrétariat du Conseil général (préparation des ordres du jour de la séance mensuelle, impression et distributionaux conseillers généraux et à la presse des rapports du Conseil communal et des ordres du jour, établissement duprocès-verbal intégral des séances, …) ;c) le protocole (organisation des réceptions annuelles ou semestrielles des nouveaux habitants, des naturalisés, desjeunes citoyens, des anciens conseillers communaux, organisation des rencontres avec le Conseil d'Etat et lesConseils communaux d'autres villes, …) ;d) le secrétariat du secteur communication (communiqués de presse, conférences de presse, annonces dans lesjournaux, organisation de séances d'informations publiques, site Internet,…)e) la publication de divers documents officiels, la mise à jour du Recueil systématique et l‘organisation de latraditionnelle Fête de mai.La chancelière communale siège dans plusieurs groupes de travail, en particulier dans le cadre des nouvelles structures enmatière de communication :La commission de cohérence nouvellement mise en place en matière de communication, une foispar semaine ;Le groupe internet chargé de la refonte du site internet de la VillePar ailleurs, dans le cadre de ses fonctions, le chancelier, puis la chancelière, ont, comme à l‘habitude, accompagné leConseil communal dans l‘ensemble de ses déplacements in corpore ainsi que de ses séances et visites. Il en va de mêmedes séances du Conseil général. La Chancelière s‘est également beaucoup impliquée dans l‘organisation de la journée auvert avec les cadres dédiée au programme de législature ainsi que dans la rédaction de celui-ci.CommunicationAu cours de l‘exercice, le chargé de communication, en collaboration avec la Chancellerie et différents responsables del‘administration, a assuré une présence importante du Conseil communal et des services de la Ville dans les médias écrits,parlés et télévisés. La Ville a ainsi organisé 28 conférences et points de presse pour les médias et le public, publiantchaque fois aussi un communiqué. Elle a diffusé 79 communiqués hors des conférences de presse. A quelques reprises etsous mandat du Conseil communal, le chargé de communication a également organisé des rendez-vous ou descommuniqués de presse pour quelques collectivités publiques réunies, dont évidemment la Ville de La Chaux-de-Fonds.Le chargé de communication s‘est également investi dans de nombreux dossiers ponctuels de conseil et de collaborationavec les conseillers communaux. Avec les services concernés de l‘administration, il a préparé et coordonné différentesséances et actes d‘information, de communication et de promotion, à savoir :Séances publiques d‘information sur les chantiers.Participation de la Ville au nouveau Calendrier géant de l‘Avent, de Vivre La Chaux-de-Fonds.Réorganisation des groupes de travail interne en matière d‘information et de communication (avec lachancelière).Préparation du programme de législature (avec la chancelière).Animation des Séances d‘accueil des personnes naturalisées, des nouveaux habitants et des jeunes entrant dansleur majorité.Organisation du déplacement des Autorités à Winterthur, en l‘absence temporaire de chancelier.22