терапия

Четкая структура документов икоммуникации экономит время иденьгиАвтоответчикНикому не нравится общаться савтоответчиком. Поэтому неудивительно,что, согласно одному изисследований, до 60% звонившихвешают трубку, услышав сигнал автоответчика,и лишь 16% из оставившихсвое сообщение удаетсяидентифицировать. Несмотря наэто, понятно, что ваш автоответчикявляется одним из важнейших способоврекламы вашей практики.Что вы должны учитывать при записисообщения автоответчика?1. Включите свое имя в приветственнуючасть. Например:«Здравствуйте, это Джон Самплиз клиники (название)».2. Сгладьте ситуацию: «Спасибоза ваш звонок. Несмотря на то,что мы не можем ответить наваши вопросы в данную минуту,мы работаем для вас».3. Предложите действие: «Пожалуйста,не вешайте трубку и….»4. По завершении сообщения ещераз поблагодарите звонившегоза контакт.Ваше сообщение должно быть хорошоподготовленным и продуманным.Набросайте примерный текст ипрочтите его четким голосом и дружелюбнымтоном, разборчиво, ноне слишком медленно. Ваше сообщениедолжно «струиться» и не бытьслишком напористым, поэтомусконцентрируйтесь на том, о чем выговорите. Проверьте автоответчик,а затем прослушайте сообщение,позвонив самим себе. Из-за особенностейзаписи звук вашего голосабудет отличаться от вашего голосапри прямом разговоре. Пленки ваналоговых автоответчиках портятся.Не забывайте их периодическименять. Чтобы быть уверенным, чтовы получаете всю необходимую информацию,составьте для себя списокважнейших «К»-вопросов. Например:• Кто звонит? (имя)• Какова причина вашегозвонка?• Как можно с вами связаться?• Какое время наиболее удобнодля вас для контакта?Даже если вы не хотите давать пациентамвозможность оставить сообщение,ваш автоответчик долженсоздать у звонившеговпечатление о высоком профессиональномуровне вашей практики.Оптимизация ведения картбольногоВсегда полезно выявить возможностиулучшения организации вашейпрактики, включая ведениебольничных карт, на которое приплохо организованной системеможет уходить до половины рабочеговремени. Во избежание ненужныхзатрат следуйте нижеследующимправилам:1. Чем меньше файлов – тем быстреевы можете найти конкретнуюкарту. Храните всю информациюо конкретном пациентев одном месте!2. Сортируйте файлы регулярно.Невостребованные папки простоснижают скорость поиска.3. Алфавитизация всегда являетсялучшей системой храненияфайлов. Использование максимальнобольшего числа индексовв картотеке и табуляторовсущественно облегчает поискнеобходимой информации.4. Вводите полученную информациюв файловую систему такскоро, как можете. Не следуетоставлять ее вне системы врасчете на то, что вы введетеее «потом».5. Форматирование и маркированиефайлов следует производитьсистематически для того,чтобы вы всегда знали, куданужно заглянуть для получениянеобходимой информации.6. Использование более трехидентификационных символов(например, первая и втораябуквы имени, первая буква фамилии)делает поисковую системутяжеловесной.7. Табуляторы файлов или вставныекарточки следует применятьдля указания на состояниепациента.8. Документация должна пополнятьсясразу после оказанияуслуги. В этом случае продуманнаяи последовательнаяструктура играет важную роль.9. Для подготовки карт пациентоввам необходимо обзавестисьштампом с датой, шаблономдля диагностических отчетов ит.д. Карты, приготовленные длявызовов на дом, должны включатьформу бланка назначений.10. Быстрого взгляда на карту передсортировкой должно бытьдостаточно для того, чтобы убедиться,что все необходимыеданные введены.Если вы обладаете аппаратными техническим ноу-хау, в любыхслучаях избавляйтесь от соответствующихбумажных носителей информациикак можно быстрее. Выизбавитесь от огромного объемаадминистративной работы, есливоспользуетесь системой электроннойобработки данных (ЭОД).Во многих случаях оптимизациярабочих процессов требует дополнительныхвложений в новыесистемы ЭОД.|) 21Биологическая терапия №1, том 3 ) 2009